公司往来邮件发送礼仪
关于主题
1.一定不要空白,这是最失礼的
2.简明扼要,不宜太长
3.写明来自“云智通”,不用注明时间
4.标题要反映文章内容和重要性,切忌使用含糊不清的标题,如“王先生收”
5.一封邮件只针对一个主题
6.回复邮件时,应根据回复内容更改标题,不要RE:RE:太多
7.千万不可出现错别字和不通顺
关于称呼与问候
1.恰当称呼收件人:先尊称对方职务,不清楚职务尊称“先生、小姐”,英文名可用“Hi.XX”
但不熟的话不要都用“Dear xxx”.
2.最简单的开头可用“Hi”,“您好”“你好”问候语是称呼后换行空两格
3.结尾常见“Best Regards”“祝您顺利”“此致敬礼等
正文
1.若是第一次通信,首先说明自己身份,然后说明事由,然后简明扼要说清楚事情。
2.如果事情复杂,最好用1.2.
3.4的罗列几个段落进行明确说明,确保每段简短
表
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达明确。
3.一次邮件把相关信息全部说清说准确,避免再发“补充”“更正”之类的邮件。
4.尽可能避免拼写错误和错别字,发送之前务必自己仔细阅读一遍,这是对别人的尊重。
5.在较长的邮件中,重要信息如:时间、金额、需要确认的信息用粗体或醒目的颜色进行
提示,但不要过多,影响阅读。
6.不要使用:)等字符表情,除非你确实需要强调轻松气氛的场合。
7.字体要用系统自带字体,中文用宋体或新宋体,英文用Verdana或Arial,字号用五号或
10号,不要用稀有字体,不要用背景信纸。
附件
1.如果邮件带附件,应在正文中提示收件人查看。
2.附件名应按内容命名。
3.如果多个附件,正文中应对附件内容做简要说明,如果特殊格式文字,正文明说明打开
方式。
结尾签名
1.设置电子签名档
2.不要只用一个签名档
回复技巧
1.及时回复邮件,销售人员设置手机邮箱,技术人员设置来件提醒,理想回复时间是2小
时内,最晚不要隔天。
2.如果无法及时确切回复,应及时回复邮件说明“邮件收到,我们正在处理,有结果会及
时回复”,要及时作出响应,哪怕只是确认收到了。
3.如果出差或休假,应设定自动回复,或事先把相关工作转交给其它人代理。
4.针对性回复,在一个事件上回复邮件时要确保之前的往来邮件内容信息完整,在对方列
出问题时,需要把问题复制再在后面加上你的回答,最好用颜色区分一下。
5.回复内容不得少于10个字,但对于较为复杂的问题也不要内容太多,可用电话沟通。
6.区分回复Reply和回复全部Reply All,如果对方邮件发送你还抄送了其它人,提出要求
作出结论响应,应该回复全部,不要让对方帮你完成这件事情,如果问题不清楚或仍有不同意见,则应与发件人单独沟通,不要把你们沟通过程发给他人。
7.主动控制邮件的来往,回复时在正文末加上“盼复”“全部办妥”“仅供参考,无需回复”
等语句。
正确使用发送TO、抄送CC、密送BCC及转发FW
1.TO是受理这封邮件所涉及的主要问题的人,应对邮件做出回复响应。
2.CC 是只需要知道这回事,没有义务对邮件做出响应,一般是发件人的团队同事、直属
领导或邮件内容相关的人。
3.BCC 是不想让收件人知道这封邮件发给了BCC的人。
4.TO和CC中各收件人应遵循一定规则排列,按部门、职位等级从高到低。
5.只给需要信息的人发送邮件。
6.转发邮件要突出信息,转发前要确保所有收件人需要此信息,此外,转发敏感或机密信
息要小心谨慎,如商业信息、公司信息、帐户信息等。不要把公司内部消息转发给外部人员,转发前要进行修改和整理。
工作邮件往来利于信息的留存和查询,更是事情进展的
记录
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,发送邮件时要明确邮件的目的,重要事情一定要邮件确认,以避免口头沟通后期无证可查,如需要同事或领导知晓、支持可CC给他们,事情开始、阶段性发展和结论一定要CC直属领导和相关同事。养成良好的收发邮件习惯是一个人专业程度的直接体现,也是一个公司整体形像的重要组成部分。
浙公网安备 33021202002483