办公文秘办公软件基础知识培训(doc 13页)

第一课(windows)一、鼠标的使用鼠标分为左右键，左键用来执行命令，单击左键可以选定一个项目，双击左键可以打开一个项目；右键用来调命令，指向不同项目单击右键将弹出与该项目有关的命令。二、如何进入资源管理器①指向我的电脑单击右键→点击资源管理器②点开始→程序→附件→资源管理器三、如何选定①单击左键可以选定一个项目（文件、文件夹）②按住CTRL再单击左键，可以选定多个不相邻的文件③按住上档键（SHIFT）可以选定多个相邻的文件。④CTRL+A全选四、如何打开文件①选定文件→双击左键②选定文件→单击右键→打开③选定文件→按回车五、如何删除文件①选定文件→点工具栏上的删除（×）②选定文件→单击右键→点删除③选定文件→按Delete键六、如何创建文件夹选定要建文件夹的位置(如：桌面、我的文档)→点文件菜单→新建→文件夹七、文件夹或文件重命名选定文件夹或文件→单击右键→重命名→输入新名称八、移动文件①选定文件→编辑→剪切→选定目标文件夹→编辑→粘贴②选定文件→击右键→剪切→选定目标文件夹→击右键→粘贴③选定文件→按快捷键CTRL+X→选定目标文件夹→CTRL+V九、复制文件①选定文件→编辑→复制→选定目标文件夹→编辑→粘贴②选定文件→击右键→复制→选定目标文件夹→击右键→点粘贴③选定文件→按快捷键CTRL+C→选定目标文件夹→CTRL+V十、回收站(即是垃圾桶)①还原文件：选定文件→单击右键→还原②清空回收站:指向回收站击右键→点清空回收站十一、画图、计算器点开始→程序→附件→画图或计算器第二课(常识课)一、桌面背景1、在桌面空白处→单击右键→属性→背景→选择所需背景→或点浏览→找到图片所在的文件夹→选定图片文件→打开→确定二、显示时钟开始→设置→任务栏和开始菜单→显示时钟→确定三、修改日期\时间双击我的电脑→双击控制面板→双击日期\时间→随意修改→确定/或直接双击右下角的时间。四、如何显示输入法指示器双击我的电脑→双击控制面板→双击键盘→输入法区域设置→启动任务栏上的指示器→确定五、添加五笔：同上，点添加→找到五笔→确定。[小键盘不见的时候，单击五笔旁的那支笔→点显示输入状态]六、修改鼠标指针双击我的电脑→双击控制面板→双击鼠标→指针→浏览→选择所需的指针→打开→确定七、添加打印机双击我的电脑→双击控制面板→双击打印机→双击添加打印机→根据向导去完成八、搜索文件点工具栏上的搜索→输入文件名→选择搜索范围→立即搜索九、查看文件夹或文件的大小指向文件或文件夹→单击右键→属性B=字节KB=千字节MB=兆GB=千兆1个英文字母=1B1个汉字=2B1KB=1024B1MB=1024KB1GB=1024MB十、移动磁盘的使用①优盘的插入：将优盘的插入到机箱前面和后面的USB接口中。②复制文件到优盘：选定要复制的文件→右击键→复制→选定优盘→右击键→粘贴。　③关闭优盘：双击右下角的优盘图标——拔下或弹出硬件——停止——关闭。十一：播放多媒体：（简单地说多媒体就是将图像、动画、声音和视频技术融为一体的术语）1、必须具备有媒体播放器；如：千千静听（播放CD、MP3、VCD伴音、只听到音乐）；暴风影音（可以播放VCD、DVD、可以看到视频）。第三课(Word基础)一、如何打开word①双击word图标②单击右键→点打开③选定word图标→按回车二、如何退出word①点右上角的×图标②在任务栏上单击右键→点关闭③按Alt+F4④按住shift→点文件菜单里的全部关闭可以关闭所有文档三、如何创建word桌面快捷方式点开始→程序→word→单击右键→发送到→桌面快捷方式四、Word窗口基本结构五、如何找出隐藏的工具①指向工具栏或菜单栏任何一个地方→单击右键→点取隐藏的工具。（常用、格式、表格和边框、绘图）②点视图菜单→工具栏（如果标尺不见了也可在视图里找）六、新建空白文档（Ctrl+N)1、点工具栏上的新建空白文档按钮2、点文件→新建→空白文档→确定七、打开（Ctrl+O)点常用工具栏上的打开或文件菜单里的打开.八、保存（Ctrl+S)点常用工具栏上的保存或文件菜单里的保存→输入文件名→选保存位置→点保存九、密码保存：点工具栏上的保存→输入文件名→选保存位置→点工具→常规选项→输入密码→确定→保存十、撤消或更改密码：打开原文件→文件→另存为→工具→常规选项→删除/输入新密码→保存十一、自选图形：1、插入图形：选择所需图形，指针变成十字架时，按左键拖动。2、图形大小：指针放在小正方形上，出现两边箭头时，按左键拖。3、移动图形；指向图形按左键拖或按移动键↑↓←→；按住ctrl时可以慢移。4、快速复制图形：按住ctrl，指向图形按左键拖动。5、删除图形；选定图形→按delete键或点剪切；也可以点编辑菜单里的清除。。6、给图形添加文字：指向图形单击右键，点添加文字。7、自由旋转：选定图形→点工具上的自由旋转→指针放在小圆上按左键旋转。8、组合图形：按上档键，选定要组合的对象→绘图→组合9、取消组合：选定图形→绘图→取消组合第四课(常规排版)一、如何选定1、把光标放在文本的前面，按左键拖动。2、按shift+方向键（→↓）3、指针放在行的左端指针向右时单击左键，可以选定一行4、ctrl+A全选5、双击可以选定一个词；三击可以选定整段。二、文本的移动、复制。（剪切、复制、粘贴）选定要剪切或复制的内容→点工具栏的剪切或复制→把光标放到要粘贴的位置→点粘贴三、查找与替换把光标放在文本的前面→编辑→查找→输入查找内容→点查找下一处或点替换→输入替换内容→点替换或全部替换四、插入符号：1、在小键盘上单击右键→选择符号类型→点击所需符号（不要时对小键盘单击左键。）2、点插入菜单里的符号→选择所需的符号→点插入①Shift+减号键=破折号②Shift+6=省略号③在英文字符时按Shift+减号键=下划线，也可以点工具栏上的下划线（U）→按空格键（如果空格键按不出来，可以点工具→选项→兼容性→为尾部空格添加下划线→确定）五、中文简繁转换：选定转换的文字→工具→语言→中文简繁转换→选转换方向→确定六、字体格式：1、选定字体然后在格式工具栏上进行编辑。2、选定字体→点格式菜单里的字体→随意设置→确定快捷键：ctrl+“]”字体变大ctrl+“[”字体变小七、上标和下标（32=9H2O）按ctrl+“+”=下标；ctrl+shift+”+”=上标八、段落格式：ctrl+T(按两次)首行缩进两个字：ctrl+Shift+“T”减少缩进行距：ctrl+“1”=一倍ctrl+“2”=两倍ctrl+“5”=1.5倍九、项目符号和编号格式→项目符号和编号→选择编号或自定义→选择编号的样式调整字体和编号位置→确定十、改页面方向文件→页面设置→纸型→选择方向→确定第五课(特殊排版、页眉页脚的设置)一、文字加边框选定文字→格式→边框和底纹→边框→选择线型、颜色、宽度→应用范围→确定二、文字加底纹选定文字→格式→边框和底纹→底纹→选择颜色→应用范围→确定三、页面边框：格式→边框和底纹→页面边框→选择线型/艺术型边框→确定四、分栏选定要分栏的段落→格式→分栏→选择栏数→确定（要栏长相等的时候，把光标放在文本的结尾→点插入→分隔符→连续→确定)五、首字下沉点格式→首字下沉→下沉→选择字体→下沉行数→距正文的距离→确定六、文字方向:格式→文字方向→选择方向→确定七、插入剪贴画1、点绘图工具栏中的插入剪贴画→选择类型→选择所需的图片→单击右键→插入2、选定图片→单击右键→设置图片格式→点版式→选择环绕方式八、插入艺术字点绘图栏上的插入艺术字，选择一种样式→确定→输入内容选择字体→确定。九、页眉和页脚的设置视图→页眉和页脚→随意设置页眉→点在页眉和页脚间切换→设置页脚（如果要排序，点插入页码，要改变数字格式→点设置页码格式)→关闭十、插入公式、组织结构图：点插入→对象→公式3.0或组织结构图第六课(表格)一、如何创建表格1、点工具栏上的插入表格或点菜单栏上的插入→表格→输入列数与行数→确定2、点常用工具栏中的插入表格→按左键拖动所需的行与列二、如何移动表格1、把光标放在第一个单元格，按回车2、指向左上角十字箭头按左键拖动三、调整表格把指针放在右下角的小正方形上，出现两边箭头按左键拖动四、如何选定A、表格：单击左上角的十字箭头或点表格→选定→表格B、行：指针放在行的左边，指向右时，单击左键C、列：指针放在列的顶端，出现黑色箭头时，单击左键D、单元格：指针放在单元格的左下角，出现黑色箭头时，单击左键五、如何插入行或列1、选定行或列→点表格菜单里的插入→行或列2、选定行或列→单击右键→点插入→行或列六、在某行后插入行把光标放在该行的最右端→按回车七、如何删除行、列、表格选定要删除的对象→点剪切或表格菜单里的删除八、调整行高指针放在行的下框线上，出现上下箭头时，按左键拖动，按Alt可慢移九、固定行高选定要固定的行→表格→表格属性→行→点指定行高→然后设置行高→确定十、调整列宽指针放在列的右框线上，出现左右键头时，按住左键拖动，按Alt可慢移十一、固定列宽选定固定的列→表格→表格属性→点列→点指定宽度→然后设置宽度→确定十二、平均分布行或列选定要平均分布的行或列→点工具栏的平均分布行或列十三、合并单元格：选定要合并的单元格→点工具栏上的合并单元格十四、拆分单元格把光标放在要拆分的单元格→点工具栏上的拆分单元格→输入行数、列数→确定十五、把单元格边距变为“0”点表格→表格属性→选项→把左右边距变为0→确定十六、绘制斜线表头先调宽做表头的单元格→表格→绘制斜线表头→选择表头样式→输入表头内容→确定十七、单元格的对齐方式选定内容→单击右键→单元格的对齐方式或在表格工具栏上选择第七课(样式、邮件合并的使用)一、如何创建新样式格式→样式→点新建→输入样式名称→点格式→随意设置字体与段落的格式→确定→关闭二、向导的应用点文件→新建→其它文档→选择所需的向导→点确定→然后根据提示去完成三、页面设置文件→页面设置→页边距→设置上下左右的页边距→纸型→确认纸张的大小和页面的方向→确定四、打印文件→打印→确认页面范围→打印份数→确定五、邮件合并1、邮件合并的两个条件。A、主文档：即邮件中那些固定不变的文字、表格图片、公式等组成的文档。B、数据源：即邮件中那些发生变化的数据的表格文档。2、邮件合并。A、创建主文档。单击常用工具栏中的新建空的文档。在此空的文档中录入主文档内容邮件中那些固定不变的文字、表格、图片、公式等。再点工具→邮件合并→创建→选择一种邮件类型（套用信函）→活动窗口。B、建立数据源：①单击数据源框下的获取数据→建立数据源。②修改域名：删除不必要的域名以及添加没有的域名→确定。③保存数据源（选择保存的位置，输入文件名→保存）④编辑数据源（录入具体记录→单击“新增”增加记录→确定。3、插入合并域A、将光标移动到主文档中要插入合并域的地方。B、单击邮件合并工具档中的“插入合并域”选择相对应的域。4、合并数据源：点邮件合并工具栏中的合并选项→合并。Excel第八课一、设置新工作薄内的工作表数点工具菜单里的选项→常规→随意设置→确定二、工作表界面的设置工具→选项→视图→窗口选项→除公式外其余部分要“√”→确定三、插入工作表1、点插入菜单的里的工作表2、在任意一个标签上单击右键→点插入四、删除工作表1、指向标签单击右键点删除2、选定标签→点编辑菜单里的删除工作表五、工作表重命名1、双击工作表标签→变黑色时输入名称2、在标签上单击右键→点重命名→输入名称六、文本换行按Alt+回车七、修改单元格内容1、双击该单元格2、选定该单元格→在编辑栏上修改八、填充相同的数据或文本1、输入文本或数据→复选→再选定要填充的区域→编辑→填充→选择方向2、输入文本或数据→复选→把光标放在单元格的右下角→变黑色十字架时按左键拖动九、填充序列输入开始的前两个数→复选→指针放在单元格的右下角→出现黑色十字形时按左键拖动十、自定义序列工具→选项→自定义序列→新序列→输入序列（输一次按一次回车）→添加→确定十一、给数据加货币符号选定数据→点工具栏上的货币样式或点格式→单元格→数字→货币→选择所需符号→确定十二、“附注”要输入以零开头的数据、身份证号码、日期的其它表达方式以及其它特殊格式的时候，必须在英文字符时先加‘（单引号）或点格式→单元格→数字→文本→确定（Excel第九课)一、选定行：单击行号可以一行；按shift+下移键可以选定多行二、选定列：单击列标可以一列；按shift+右移键可以选定多列三、插入行或列1、选定行或列→点插入菜单里的行或列2、选定行或列→单击右键→插入四、删除行或列1、选定行或列→单击右键删除2、选定行或列→点编辑菜单里的删除五、调整行高（14.25)1、指针放在行号的底下→出现黑色十字时→按左键拖动2、选定行→单击右键→行高→输入行高→确定六、平均分布行选定要平均分布行→单击右键→行高→输入行高→确定或随意调整其中的一行七、调整列宽（8.38）1、指针放在列标的右边框上→出现黑色十字形→按左键拖动2、选定列→单击右键→点列宽→输入列宽→确定八、平均分布列:(与行同理)九、平均分布不相邻的列先选定一列→按住ctrl再选其它列→随意调整其中的一列十、合并单元格选定要合并的单元格→点工具栏上的合并及居中十一、绘制斜线表头“一条斜线”：先调宽做表头的单元格→输入表头内容→调好内容的位置→复选→点格式→单元格→边框→选择斜线→确定“多条斜线”先调宽做表头的单元格→输入表头内容→调好位置→复选→显示比例放大→用绘图工具栏上的直线绘制十二、单元格的对齐方式与文字方向选定内容→格式→单元格→对齐→随意设置→确定十三、加边框1、选定要加边框的内容→点工具栏上的边框→选择所有框线或点格式→单元格→边框→选择线型式、颜色→自定义→确定十四、加底纹选定要加底纹的单元格→点工具栏的填充颜色（选择所需颜色）或点格式→单元格→图案→选择颜色→确定Excel第十课一、编辑公式选定放结果的单元格→点编辑栏上的等于号→编辑公式的内容→确定（要固定单元格地址不变时，必须在行号、列标前加上货币符号（$)二、自动求和选定算结果单元格→工具栏上的自动求和→确认求和的区域→按回车三、单变量求解产品数量300成本8.5单价13总成本总收入利润选定目标单元格→工具→单变量求解→输入目标值→选定可变单元格→确定四、保护工作表或工作薄工具→保护→保护工作表或工作薄，输入密码→确定(撤消是同理)五、设置自动保存工具→加载宏→点自动保存→确定→工具→自动保存→输入间隔时间→确定六、条件格式选定数据区域→格式→条件格式→设置条件→点格式→然后随意设置字体与图案的格式→确定（要设置多个条件点添加）七、冻结窗格选定交界处的一个单元格→窗口→冻结窗格（撤消同理）Excel第十一课一、函数①SUM求和②MAX最大值③MIN最小值④AVERAGE平均或平均值⑤PRODUCT乘积⑥COUNT个数⑦RANK排位　⑧ROUND四舍五入⑨FREQUENCY频率分布　⑩IF真假值二、（SUM）求和①选定放结果的单元格→点工具栏上的粘贴函数或插入菜单里的函数→常用函数→选择函数名（常用没有可在全部里找）→确认求和的区域→确定[前六个函数求法相同，只是作用不相同]三、（RANK）排位选定放结果的单元格→粘贴函数→选择函数名→确定→选定第一个要排位的数字→点第二个红色箭头→选定所有要排位的数字→点红色箭头返回→在行号、列标前加上货币符号（$)→确定四、四舍五入（ROUND）选定放结果的单元格→粘贴函数→选择函数名→确定→选定要四舍五入的数值→在第二格输入要保留的位数→确定五、频率分布（FREQUENCY）先建立分段点的数据→选定放结果的单元格（必需多选一格）粘贴函数→选择函数名→确定→点第一个红色箭头→选定第一组数据→返回→点第二个红色箭头→选定第二组数据→返回→）按ctrl+shift+Enter六、真假值（If）选定放结果的单元格→粘贴函数→选择函数名→确定→选定要引用的单元格→指定条件→第二格输入符合条件的表达方式→第三格输入不符合条件表达方式→确定。（如有多个条件都在第三格里设置）Excel第十二课一、记录单选定数据内任一单元格→数据→记录单二、筛选（1）自动筛选选定数据内任一单元格→数据→筛选→自动筛选→点标 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 上的黑色“▲”形，选择所需筛选方式进行筛选.（2）高级筛选先建立条件区域，把标题复制到其它地方→输入条件→选定数据内任一单元格→数据→筛选→高级筛选→确认数据区域→点条件区域红色箭头→选条件区域→点红色箭头返回→点将筛选结果复制到其它位置→点复制到红色箭头→选定任一个单元格→返回→确定三、排序（排顺序和分类的作用）选定要排序的任一单元格→点工具栏上的升序或降序↑↓。四、分类汇总（汇总前一定要先排序）点数据→分类汇总→选定分类字段、汇总方式、汇总项→确定五、图表向导选定数据区域→工具栏上的图表向导或插入菜单里的图表→选择图表类型→点下一步→选择系列在行或列→下一步→输入图表标题→下一步→完成六、打印标题文件→页面设置→点工作表→点顶端标题行红色箭头→选定标题→返回→确定难点课宏的使用一、录制和使用宏（宏是一系列排版命令的集合。它可以将排版过程中的所有操作录制下来。）1、录制新宏工具→宏→录制新宏→输入宏的名称→将宏指定到式具栏或键盘→工具栏→把宏命令拖到工具栏中→更改所选内容→更改按钮图标（选择一种图标，再点更改所选内容→选择默认样式）→关闭→然后开始录制（将录制你所有的操作，录制完点停止录制按钮。）2、使用宏。点工具栏上的宏按钮，即可以将刚才录制的宏应用到文档中。