[教学研究]金蝶kis迷你版自定义报表操作

[教学研究]金蝶kis迷你版自定义报表操作 金蝶自定义报表操作 在〖工具〗菜单下的各个功能选项，都是对自定义报表的一些相关的操作，共有9个功能项，下面分别对这此功能项的作用进行说明。 ? 公式取数参数(P)… Ctrl+P ? 转换旧版本公司(F)… ? 批量填充… ? 表页汇总(U) ? 报表自动检查 ? 舍位平衡 ? 报表权限控制… ? 报表审批 ? 联查… 总分类账、明细分类账、数量金额账、数量金额明细账 1.1.1 设置公式取数参数 选择【工具】—>【公式取数参数】，是对整张表页的公共参数进行设置。主要包括取数期间、取数的范围、币别、报表计算的方式及其取数小数的舍取位数等。 1.1.2 缺省年度 缺省年度与缺省期间是用于设置基于会计期间的公式(如账上取数acct)的缺省年度和缺省期间值，在这些公式设置时，如果未设置会计年度和会计期间值，则取数时系统自动采用此处设置的年度和期间进行取数。 1.1.3 开始日期和结束日期 报表<开始日期>和<结束日期>是设置基于按日期取数的函数ACCTEXT而言的，对其他的函数无效。如果设置ACCTEXT函数时，未设置开始日期和结束日期，则以此处设置为准进行取数。 在输入框中输入您当前的期间号，单击【确定】后，报表期间就设置成功了。这时，报表系统的状态栏的期间处会显示出您的期间号。(未设置报表期间时，状态栏中显示中文<当前期间>) 注意事项 一般情况取数公式的取数账套，年度，期间参数均采用默认值，这样才能根据需要改变来取数。如果在公式中设置了参数，则系统始终按设置值取数，即如公式中设置了会计期间为1，则该单元格的数据一直按第一期显示，不论报表期间设置的值是多少。此种情况仅用于需定基分析等情况用。原则是:公式设置了参数，则按公式设置的参数取值;公式未设置，则按“报表期间设置”取值。 1.1.4 ACCT函数包括未过账凭证 在“公式取数参数“界面中，提供了选项，如果选中了这个选项，则在ACCT函数在进行取数计算时，会包括账套当前期间的未过账凭证(不包括当前账套期间以后期间中的未过账凭证)，否则，系统的ACCT函数只是对已过账的凭证进行取数。 1.1.5 报表打开时自动重算 在“公式取数参数”中，提供了选项<报表打开时自动重算>，如果选中了这个选项，在每次打开报表时都会自动对报表进行计算。如果不选择该选项，则打开报表时将显示最后一次的计算后的结果。 注意事项 建议用户一般不要选择这个选项，否则每次打开报表时都会执行一遍报表计算，影响报表的打开时间。当然如果报表的数据是在动态的变化，每次都需要看到最新的计算结果，此时应选择该选项。 1.1.6 数值转换 在数值转换功能中，可以对报表的数据进行乘或是除的转换。用户可用于对特殊报表的转换.例如:把表内数据转换成以万元为单位的万元表。 选中<数值转换>选项，进行数值转换的设置，设置的内容如下: 数 据 项 说 明 必填项(是 /否) 数 据 项 说 明 必填项(是 /否) 是 运算符 可以选择乘或是除以一个系数。如果是乘，则是将 报表数据乘以设置的转换系数;如果是除，则是用报 表数据除以指定的转换系数。 转换系数 具体录入一个数值，报表中数据将乘以或是除以是 这个数值。 控制小数对乘或是除以转换系数以后的数据结果进行小是 位数 数位数的设置，可以具体录入小数位数，如录入为2， 则表示所有的计算后的数据保留两位小数，录入为3， 则表示所有的计算后的数据保留3位小数。 数值转换的作用在于可以将报表的数据进行一个转换，如报表的数据计算出来为元，需要转换为以万元为单位的报表，则可以通过数值转换的功能中通过除的转换运算来实现。另外一种运用就是可以设置报表币别的转换，如将美元的报表转换为人民币的报表，这时可以将转换系数设置为汇率进行相乘的运算。 1.1.7 转换旧版本公式 如果账套的版本不同，则公式的科目的表现方式不同，这时只需将报表的显示状态置为公式状态，选择〖工具〗—>〖转换旧版本公式〗，系统将自动完成公式的新旧版本的转换过程，将以前的“<102>.C@2”之类的公式转换为标准的“ACCT()”函数。 下面请看一个操作案例:KIS7.5用户自定义报表如何升级。 首先在7.5中将自定义报表引出为*.kds文件: 2.在升级后的客户账套，自定报表中，引入保存的报表文件: 3.切换到显示公式状态 4.使用“转换旧版本公式”工具，如图:按客户实际科目编码长度设置后，确定执行 公式转换: 5.转换完成后，保存为当前账套的用户自定义报表: 6.报表数据重算前，注意公式取数的参数设置的是否正确，例如:是否包括未过账凭证等(参数设置后，请再保存一次，因为这些参数都包含在独立的报表文件中，只对设置的报表起作用) 7.报表重算，得到数据，即完成用户自定义报表从7.5升级到8.0的全部操作 1.1.8 批量填充 金蝶报表提供了批量填充功能，用于进行快速报表的编制。批量填充用于减少用户单个公式定义的重复性工作量，对于有规律的公式的定义，如编制部门分析报表，采购日报等报表的快速向导定义。批量定义主要用于编制按核算项目类别编制报表时的自动公式定义或是定义一些费用明细表方面，提高工作效率:如编制部门分析表，项目分析表，个人销售业绩报表、管理费用明细表等。 1.1.9 批量定义 单击〖工具〗—>〖批量填充〗功能，进入 “批量填充”界面，在“批量定义”标签页可以对科目、核算项目等进行各种设置。系统提供了两个取数公式可以进行批量的填充，这两个公式分别为ACCT(总账科目取数函数)、ACCTCASH (现金流量取数函数)。在下拉列表中可以任意选取一个函数来进行设置报表，不同的函数，设置的界面有会有一些小的差别，下面以acct函数为例，说明如何进行批量填充的设置，快速生成一张报表，对另外的函数简单的进行说明。 ACCT函数批量填充设置 如果是对ACCT函数进行批量填充的设置，需要进行设置的相关内容如下: l 函数选择 在<取数公式>右边的下拉列表框中选择ACCT这个取数函数。 l 取数账套设置 系统默认为“当前账套”。 l 开始位置的指定 起始位置是指录入填充报表时第一个单元格，系统默认为在进入批量填充时鼠标所在的单元格，可根据需要自由设置。 l 填充方向的设置 填充方向是指设置编制报表的项目值填充方式，系统提供了两种填充方法:横向填充和纵向填充，系统默认为纵向填冲。 l 核算项目类别、会计科目和核算项目的设置 在报表项目的设置时，提供了科目核算项目等的设置，在会计科目、核算项目的选择时，提供了代码和名称的显示，分别单击【科目代码】、【科目名称】，可以分别按照科目代码工科目名称进行排序;分别单击【项目代码】、【项目名称】可以按项目代码或是项目名称进行排序。具体的设置如下: 核算类别:核算类别设置编制报表的核算类别，核算类别列表为选中账套的核算项目类别列表。系统默认为“全部”，即按科目取数;如果要按核算类别编制报表(如客户销售情况表)，则选择核算类别为客户。 会计科目:会计科目设置编制报表涉及的会计科目。在选择了核算类别后，会计科目处会自动显示出设置了该核算项目类别的所有会计科目;若未选择核算项目，系统显示全部会计科目。如编制部门报表时，可能显示的会计科目有工资费用，折旧费用，折旧费用，销售收入等涉及部门核算的会计科目，可根据需要编制该报表时要涉及的会计科目。 核算项目:核算项目设置编制报表核算类别涉及到的核算项目。在设置了核算类别后，核算项目处自动显示该核算类别下的所有核算项目，可根据需要进行选择。 l 货币 设置编制报表时的币别，在下拉按钮的显示出来的列表中，列示出了账套中所有的币别，系统默认为“综合本位币”。 l 取数类型 取数类型设置编制报表时的会计科目，核算项目的取数类型，如资产负债表一般取余额，日报等一般取发生额。系统默认为“期末余额”。 l 年度 年度是指设置编制报表取数的年度。系统默认为“本年”，是指当前账套期间的年度。 l 期间 期间的设置包括开始期间和结束期，可以设置编制报表取数的期间值，系统默认为“本期”。 ACCTCASH函数批量填充 在函数中选择了ACCTCASH函数，可进行快速的进行公式的填充，操作同ACCT函数一致，只是在报表项目中只有现金流量项目的选择。 1.1.10 关于单元格内容的指定 大家可以注意到，在“批量填充”界面中，有很多个地方有一个单元格的复选项，单击单元格前的?，可以有一个?的符号，这时前面的内容将会变灰，单元格后面的编缉框为可编缉状态，这些地方的具体作用是:对于所有可变的项目，都可以通过单元格来进行指定，报表参数将可以直接引用指定单元格中的值，进行相应的公式的计算，下面以设置币别来举例说明，操作的步骤如下: 在A1单元格中录入具体的币别代码，如人民币为RMB，则操作步骤如下: 步 描 述 是否必需 骤 (是/否) 第在A1单元格中录入具体的币别代码，如人民是 一步 币为RMB。 第指定某一个会计科目如现金，生成相应的报是 二步 表项目，指定其他的年度、期间、取数类型(如 期末余额)等各个函数。 第单击“货币”后单元格前的可选框，此时，是 三步 <单元格>的编缉框为可写，指定具体的一个单元 格的名称:A1。 第确定后生成一张报表，计算出现金科目的人是 四步 民币指定期间的余额数据;如果美元的币别代码 为USD，在A1中录入USD，则此时生成的报表 为计算出美元的科目余额。 这种通过单元格指定报表参数的方法，可以灵活的实现报表参数的变化，改变一个参数，即可以生成不同的报表，无须一个个单元格的去逐一修改计算公式，一套报表的计算公式要以生成多种不同的报表，如果需要保存，直接进行另存为一个报表即可，大大节约定义报表公式时间。 对报表参数以单元格来进行设置的方法除了前面例子中所述的币别的转换，对于集团的报表的管理尤其有用，如可以将组织机构进行设置某一个单元格，制作一个报表(如资产负债表，当然各组织机构的科目代码必须统一)，只需设置一为次报表，将组织机构指定的单元格中录入不同的机构代码，则可以生成不同机构的报表。 在“批量填充”界面中可以进行单元格替换的函数参数有以下一些: 数 必填项说 明 据 项 (是/否) 会在会计科目的替换时，在<科目>列表框下面是 计科目有一个<单元格指定会计科目>的设置，此时，可 (包括以录入会计科目代码，如果有核算项目时，必须 核算项指定科目代码包括核算项目，如113科目表示应 收账款，在指定的单元格中可以录入113，如果 数 必填项说 明 据 项 (是/否) 目) 113下设部门核算，想对某一个部门进行取数，如 01表示”厂办公室”这个部门，此时在指定的单元 格中必须这样录入:113|部门|01，这样在进行报 表计算时，系统才会将单元格中的数据替换到公 式中去。 货录入币别的代码。 是 币 年单元格中可以录入具体的年度如2000或是是 度 -1，表示当前账套的年度的上一年，其他的可依此 类推。 开单元格中可以录入具体的期间数据，如10、是 始期间 11的字样。 结同开始期间的录入。 是 束期间 取单元格中录入取数类型的代码，请在对应的是 数类型 取数类型前面的方格内进行选择。 对于指定的单元格中的输入内容，系统只是提供一个将这个单元格中的内容替换到公式中去，所以替换内容的录入必须符合取数公式中的公式设置规则，如acct函数中，币别参数是以代码在公式中显示的，在进行单元格内容录入时，则必须录入币别的代码，如果是录入的是币别的名称，替换到公式中去后，公式将无法进行正常的取数计算。其他的单元格的设置原则也是如此。 1.1.11 关于分级缩进显示的作用 在“批量填充”界面中，有一个<分级缩进>可选项。如果科目有多级的情况下，对齐方式是左对齐或是右对齐时，此时无法一眼很直观的看了科目的级次关系，如果通过在“分级缩进”的下拉框中选择不同的缩进值进行不同进行缩进的显示，供下级科目比上级科目缩进处理，则很容易看科目之间的级次关系，使报表更加美观。 1.1.12 生成项目时分级显示项目或科目名称 在批量填充中的分级显示科目或是项目名称的选项，如果选择了这一个选项，在生成报表时，则会将各个级次的科目名称或是项目名称都显示出来，否则只显示最明细级次的科目或是项目名称。如会计科目银行存款下设置三级，二级为币别，三级为具体的银行，会计科目代码为102.01.01，科目全称为银行存款-人民币-中国银行，在批量填充中，如果选择了分级显示科目名称或项目名称这一个选项，在生成的报表项目中科目名称会显示为“银行存款-人民币-中国银行”，否则项目名称显示为最明细级次内容“中国银行”，核算项目的显示也是如此，在此不一一说明。 1.1.13 关于报表中能逐级展开下级明细功能说明 在进行批量填充时，如果对会计科目既选了上级科目又选择了下级明细科目，可以进行批量填充，生成相应的会计报表。但是如果在总账中增加了下级明细科目，此时在报表中必须重新去增加相应的明细科目，而且有可能在总账中增加了下级明细科目，但制作报表的人并未知道，这样就会造成两边的数据不一致。逐级展开下级明细科目的功能，可以自动对明细级科目进行动态刷新，保证两边的数据一致。 在进行批量填充时，选择了上级会计科目，进行报表的批量填充时，选择<报表中能逐级展开下级明细科目>的选项，在生成的报表中，如果会计科目是非明细的会计科目，则当鼠标指向这个非明细科目的科目代码所在的单元格时，单击右键，在弹出的菜单中有一个“自动展开”的菜单项，执行这一个选项的功能，可以将非明细科目按下级明细进行展开。 所有的选项都设置好后，单击【增加】，则系统自动生成项目公式。 注意事项 在报表中进行分级自动展开时，上级科目的数据未进行自动更新，所以，在分级展开后必须进行重新计算才可以得到正确的数据。 1.1.14 SQL查询 金蝶报表提供了使用SQL语句提取数据编制报表的功能，单击〖工具〗—>〖批量填充〗功能，进入 “批量填充”界面，切换到“批量填充”标签页，系统提供以下操作: l 起始位置: 位于右上角的“起始位置”功能，用于录入填充报表时第一个单元格，系统默认为在进入批量填充时鼠标所在的单元格，可跟据需要自由设置。 l 横向填充 位于左下角的“横向填充”功能，用于设置编制报表的项目值填充方式。系统默认为纵向填充;如选中此项，则项目为横向填充。 l SQL查询语名 输入SQL脚本，具体SQL语法，请参见微软SQL Server7.0,SQL Server 2000等相关资料。 l 执行查询 单击执行，系统执行查询，并在界面下方“查询结果”中显示查询结果。 l 删除结果 对执行的结果进行删除。 1.1.15 表页汇总 表页汇总可自动把一个报表中不同表页的数据项进行汇总。 由于表页汇总是把数据相加，有些数字如序号，文字内容等是不需要汇总，对于这些区域，须先锁定单元格(选中区域后单击〖格式〗—>〖单元锁定〗)，再进行汇总。 报表审核条件设置 一张设置好的报表如果经过了审核，报表的准确程度就更加可以信赖。您可以设置若干审核条件对报表进行全方位的审核。该功能可选择〖工具〗—>〖报表自动检查〗—>〖报表审核〗和〖设置审核条件〗选项配合实现。 新增审核条件 用于多报表之间进行钩稽或者核对，并且对结果给出提示。选择〖工具〗—>〖报表自动检查〗->〖设置审核条件〗，系统将弹出审核条件设置的对话框，进入设置审核条件设置的界面，下面对审核条件的设置步骤的操作如下: 步描 述 是否必需 骤 (是/否) 第在界面的左侧<报表及表页>中选择欲设置条件的报表及是 一步 表页。 第单击【新增】，您可以对报表设置审核公式，具体格式可是 步描 述 是否必需 骤 (是/否) 二步 以是A1=A2的式样。 第如果需要进行公式取数的设置，可以单击【公式向导】，否 三步 弹出公式列表，设置相应的公式。公式取数的定义在于可以设 置一些表间审核、表内审核的审核条件。 第设置当不满足该条件时出现的显示信息。 是 四步 修改审核条件 单击【修改】，可以对已经设置的审核条件进行修改。 删除审核条件 单击【删除】，可以将已设置好的审核条件删除。 复制审核条件 对区别不大的审核条件你可以通过复制功能复制一个相同的审核条件，再进行修改即可，不用重新增加一个审核条件。 步描 述 是否必需 骤 (是/否) 第选中需复制的审核条件，单击右键，系统弹出快捷功能菜是 一步 单。 第单击【复制】。 是 二步 第单击【粘贴】，出现一相同审核条件，因为系统不允许同否 三步 名，所以在复制的审核条件名称后系统自动加上数字(粘贴的 次数)以示区别 。 系统提供的右键快捷功能还有【重命名】、【剪切】、【删除】。 审核条件重命名 在同一表页内，不允许同名的审核条件出现，如果同名，系统会提示“该审核条件已存在，请重新命名”，单击右键快捷功能中的【重命名】，审核条件下的名称框变为可编辑状态，可对名称进行修改，修改完毕后单击左键或者回车键即可。 1.1.16 报表审核 单击〖工具〗—>〖报表自动检查〗->〖审核报表〗，可以按照所设置的审核条件进行报表的审核，如果审核条件满足，则系统会提示:报表审核结果正确。如果审核条件不满足，则会相应给出提示。 注意事项 不同的表页可以设置不同的审核条件，在进行审核时，执行所有表页已设置的审核条件，并根据审核结果给出相应的提示。 1.1.17 舍位平衡公式设置 在将报表进行外报时，根据统计的需要，报出金额的单位通常是万元，而在日常的业务处理中，金额一般都是元，所以需要有一个换算的处理过程。舍位平衡则是用户解决这样需求。 舍位平衡公式设置 单击〖工具〗—〉〖舍位平衡〗->〖舍位平衡公式〗，进入舍位平衡公式设置，需要做如下的一些设置: 步描 述 是否必需 骤 (是/否) 第录入具体的转换系数，如从金额单位从元变为万元，转换是 一步 系数中应录入10000，如果转换为千元，则转换系数为1000。 第指定运算符，有乘和除的设置，如前面所说的从元转换为是 二步 万元，则运算符为除;如果万元转换为元，则运算符为乘。 第确定舍位计算后的数据保留的小数位数。 是 三步 第确定舍位区域，可以通过鼠标拖动的一个区域，被选定的是 四步 区域范围可以自动的显示在“舍位区域”中;也可以手工录入 一个区域的范围，如A1:C5。 步描 述 是否必需 骤 (是/否) 第写入平衡等式。(对于只需要舍位平衡，不需要其他计算是 五步 的单元格，可以不写平衡公式) 四舍五入，会导致舍位以后计算得出来的数据不等于总计舍位后的数据，例如计算关系是，B1+B2+B3+B4=B5，则进行简单的舍位处理后，这个等式则可能不成立，在这种情况下，就需要进行平衡等式的设置，一般情况下是一个倒算的过程，如上例可以这样来设置舍位平衡公式，B1=B5-B4-B3-B2，这样，不平衡的差值将会倒挤到B1这个项目中去，这样可以保证数据的正确性。至于选取哪个项目来做为这个倒算的项目(理论上任意一个项目都可以)，则需要一个经验的判断，通常情况下应是选取一个产生误差较小项目来做为这个倒算的项目。在写平衡等式时，如果一行无法完成这个公式，则可以通过CTRL+ENTER键来实现换行的功能。 举 例 如资产负债表中，资产总计=金+银行存款+应收账款，平衡等式可设为现金=资产总计-存款-收账款。 舍位平衡 舍位平衡公式设好后，单击〖舍位平衡〗，系统提示请锁定无须进行计算的单元格，这时您可锁定无须进行计算的单元格(如科目代码、科目名称等)，单击【确定】，将按照所设置的舍位平衡的条件和公式进行舍位平衡的处理，生成一张新的报表，这张舍位平衡所产生的报表可以通过〖保存〗功能进行报表文件的保存。 注意事项 舍位平衡前，需将报表保存，否则将按原报表舍位平衡。 报表权限控制 建立的报表文件如果没有保护措施，任何人都可以使用随意修改，那报表的安全性就值得考虑了，在金蝶的报表系统中为您设置了报表权限控制。 数 据 项 说 明 必填项(是 /否) 已授权用根据访问权限，已获某些权限的用户。 是 户 待授权用显示可选择并进行权限的用户名。 是 户 数 据 项 说 明 必填项(是 /否) 访问权限 分为拒绝访问、完全控制、读取、修改、更改权是 限等不同权限。可以分别对不同的操作人员授给不同 的权限。 使用步骤: 1、 选择访问类型 2、 单击待授权用户框内的用户名称，再单击“添加”，该用户即可被复制的“已授权用户”表明该用户已拥有读取的权限。如该用户取消该权限，在已授权用户栏内选中该用户，单击“删除”即可。其他访问类型雷同。