DIN 69901-1-2009 Projektmanagement-Grundlagen

DIN 69901-1:2009-01 2 Inhalt Seite Vorwort ................................................................................................................................................................3 Einleitung.............................................................................................................................................................4 1 Anwendungsbereich .............................................................................................................................4 2 Normative Verweisungen......................................................................................................................5 3 Begriffe ...................................................................................................................................................5 4 Grundlagen für Projektmanagementsysteme.....................................................................................5 4.1 Allgemeines............................................................................................................................................5 4.2 Ziele des Einsatzes von Projektmanagementsystemen ....................................................................5 4.3 Modellcharakter von Projektmanagementsystemen..........................................................................6 4.4 Wesentliche Eigenschaften des Projektmanagementsystems.........................................................6 4.5 Erwartungen der Trägerorganisation an das Projektmanagementsystem......................................7 4.6 Unterstützung des Projektmanagementsystems durch die Trägerorganisation............................7 4.7 Dokumentation des Projektmanagementsystems .............................................................................8 4.8 Regeln für Projektmanagementprozesse............................................................................................8 Literaturhinweise ............................................................................................................................................. 10 DIN 69901-1:2009-01 3 Vorwort Diese Norm wurde vom Arbeitsausschuss NA 147-00-04 AA „Netzplantechnik und Projektmanagement“ des NA 147 (NQSZ) erarbeitet. DIN 69901 besteht unter dem Haupttitel Projektmanagement — Projektmanagementsysteme aus folgenden Teilen: Teil 1: Grundlagen Teil 2: Prozesse, Prozessmodell Teil 3: Methoden Teil 4: Daten, Datenmodell Teil 5: Begriffe Änderungen Gegenüber DIN 69901:1987-08, DIN 69902:1987-08, DIN 69903:1987-08, DIN 69904:2000-11 und DIN 69905:1997-05 wurden folgende Änderungen vorgenommen: a) grundlegenden Festlegungen über Projektmanagementsysteme wurden zusammengefasst und aktualisiert. b) die speziellen Festlegungen über Projektmanagement-Elemente wurden durch eine eigene Norm als DIN 69901-2 über Projektmanagementprozesse ersetzt. c) die speziellen Festlegungen zu Methoden wurden durch eine eigene Norm DIN 69901-3 über Methoden ersetzt. d) die speziellen Festlegungen zum Datenmodell wurden als DIN 69901-4 neu hinzugefügt. e) die Begriffe wurden durch eine eigene Norm DIN 69901-5 zusammengefasst. Frühere Ausgaben DIN 69900-1: 1970-02, 1973-01, 1974-11, 1979-03, 1980-12, 1987-08 DIN 69901: 1980-12, 1987-08 DIN 69902: 1987-08 DIN 69903: 1987-08 DIN 69904: 2000-11 DIN 69905: 1990-12, 1997-05 DIN 69901-1:2009-01 4 Einleitung Die aus der Netzplantechnik entstandenen und mehrmals ergänzten bisherigen Normen DIN 69901, DIN 69902, DIN 69903, DIN 69904 und DIN 69905 der Projektwirtschaft wurden in den Teilen der DIN 69901 zusammengefasst, neu strukturiert, durchgängig aktualisiert und um wesentliche Teile ergänzt. Kern der neuen Struktur ist ein Modell der Prozesse im Projektmanagementsystem. Die Begriffe aus den verschie- denen bisherigen Normblättern wurden in einem einzigen Teil zusammengefasst. Neu hinzugekommen ist ein Datenmodell. Bild 1 zeigt die wesentlichen Zusammenhänge zwischen den einzelnen Teilen von DIN 69901. Bild 1 — Zusammenhänge zwischen den einzelnen Teilen von DIN 69901 1 Anwendungsbereich Diese Norm legt Grundlagen für Projektmanagementsysteme fest. Sie ist, teilweise vor allem in Verbindung mit DIN 69901-2, DIN 69901-3 und DIN 69901-5, anwendbar auf a) Organisationen, die ein Projektmanagementsystem einführen, aufrechterhalten und verbessern möchten, b) Organisationen, die sich der Übereinstimmung mit ihrer festgelegten Projektmanagement-Politik ver- sichern möchten, c) Organisationen, die diese Übereinstimmung gegenüber anderen darlegen möchten, d) alle, die mit einem gemeinsamen Verständnis der im Projektmanagement verwendeten Begriffe zu tun haben, e) alle, innerhalb und außerhalb der Organisation, welche die Organisation bezüglich eines für sie geeig- neten Projektmanagementsystems beraten und schulen, f) Entwickler von Projektmanagementsystemen. Die Norm ist anwendbar sowohl für große, komplexe Projektmanagementsysteme als auch für kleinere, ein- fache Systeme. DIN 69901-1:2009-01 5 2 Normative Verweisungen Die folgenden zitierten Dokumente sind für die Anwendung dieses Dokuments erforderlich. Bei datierten Verweisungen gilt nur die in Bezug genommene Ausgabe. Bei undatierten Verweisungen gilt die letzte Ausgabe des in Bezug genommenen Dokuments (einschließlich aller Änderungen). DIN 69901-2, Projektmanagement Projektmanagementsysteme Teil 2: Prozesse, Prozessmodell DIN 69901-3, Projektmanagement Projektmanagementsysteme Teil 3: Begriffe DIN 69901-4, Projektmanagement Projektmanagementsysteme Teil 4: Daten, Datenmodell DIN 69901-5, Projektmanagement Projektmanagementsysteme Teil 5: Begriffe 3 Begriffe Für die Anwendung dieses Dokuments gelten die Begriffe nach DIN 69901-5. 4 Grundlagen für Projektmanagementsysteme 4.1 Allgemeines Projekte befassen sich mit Vorhaben aller Art. Sie unterscheiden sich nach Zielen und Produkten, nach Größe, Komplexität, Zeitbedarf und erforderlichem Aufwand, nach der Anzahl der Mitwirkenden und Betroffe- nen. Sie werden von Organisationen jeder Größe durchgeführt. Wegen der Vielzahl der von Fall zu Fall gültigen Bedingungen werden zur optimalen Vorbereitung, Planung und Durchführung der Projekte die unterschiedlichsten Formen und Strukturen des Projektmanagements benötigt. Die Leitung der Trägerorganisation muss ihre Projektpolitik und den Einsatz des Projektmanagements fest- legen und dokumentieren. Dann ist ein Projektmanagementsystem einzuführen, aufrechtzuerhalten, stetig zu verbessern, und es sind die notwendigen Mittel und Organisationsstrukturen bereitzustellen. 4.2 Ziele des Einsatzes von Projektmanagementsystemen Das generelle Ziel des Einsatzes von Projektmanagementsystemen ist es, Projekte erfolgreich zu realisieren. Im Einzelnen können solche Ziele sein: a) Erfüllung der Ziele des Auftraggebers/Kunden, wobei die Umsetzung der Kundenwünsche in operationale Ziele eine projektmanagementtypische Aufgabe ist; b) Transparenz der Projektstruktur, damit das Zusammenwirken der Prozesse und Ergebnisse, auch ein- zelner Teilergebnisse, sichtbar und ihre Bedeutung für das Erreichen der Projektziele erkennbar ist; c) Sicherung einer effektiven, d. h. möglichst vollständigen und zeitgerechten Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten; d) eindeutig festgelegte Phasen der Projektabwicklung, um Prozesse, Organisationsstrukturen und Perso- nalbedarf des Projektmanagements – den Bedürfnissen der Projektphasen folgend – planen, vorbereiten und durchführen zu können; e) Schaffung der Voraussetzungen für eine systematische Projektüberwachung, die Risiken und Fehlent- wicklungen frühzeitig sichtbar macht, so dass rechzeitig präventiv eingegriffen werden kann; f) Sicherstellung der Qualität der Projektmanagementprozesse und ständigen Verbesserung; DIN 69901-1:2009-01 6 g) Möglichkeiten für die Rückverfolgung der wesentlichen Projektmanagementprozesse; h) zielgerichtetes Anpassen der Planung bei notwendigen Änderungen; i) Feststellen der fachlichen und personalen Anforderungen an das Projektmanagement (nach Art und zeitliche Lage), um sicherzustellen, dass die Projektmitarbeiter die notwendige Qualifikation besitzen oder durch Schulungsmaßnahmen erhalten; j) Bewertung der Projektmanagementprozesse nach ihrem strategischen, operativen, unterstützenden und informellen Gehalt und Integration in das Projekt; k) Abschätzbarkeit der Störanfälligkeit und der Gefährdung der Prozesse; l) Vorgaben für die verschiedenen Projektmanagement-Aufgabenbereiche/-Sachgebiete; m) Bereitstellung definierter Schnittstellen zu Projekten innerhalb eines Programms, Projektportfolios, bzw. der Organisation und zu Organisationsbereichen sowie zu externen Lieferanten, Partnern usw. 4.3 Modellcharakter von Projektmanagementsystemen Eine vollständige, alle Details erfassende Beschreibung der Aufgaben, Prozesse und Strukturen der Lösun- gen für das Projektmanagement ist prinzipiell unmöglich (d. h. ebenso unmöglich wie für jeden anderen Reali- tätsbereich). Was wir benutzen, ist stets ein mehr oder weniger abstraktes Abbild der Realität: ein Modell. Modelle werden auf spezifische Anforderungen zugeschnitten. Sie müssen die kennzeichnenden Aufgaben und Prozesse ausweisen und die für die Lösung der Aufgaben wesentlichen Zusammenhänge und Strukturen so weit sichtbar machen, dass die Wege zur Zielerreichung erkannt und die Folgen von Änderungen und Abweichungen analysiert werden können. Das in dieser Norm verwendete Modell beschreibt ein idealisiertes Projektmanagementsystem, das für jeden Anwendungsfall mehr oder weniger angepasst werden muss. Für „größere Projekte“ – eigentlich für normal wichtige Projekte – sollte es direkt umsetzbar sein. Das bedeutet allerdings auch, dass für „sehr große“ Projekte zusätzliche, detailliertere Prozesse definiert werden müssen, während für „kleinere Projekte“ Pro- zesse zusammengefasst werden können. Es gibt keine Messlatte für die Größe der Projekte und auch keine zwingenden Kriterien für die Anwendung des professionellen Projektmanagements. Die Prozesse, welche als Mindeststandard realisiert werden sollten, sind in DIN 69901-2 in der graphischen Darstellung doppelt umrahmt. Im Übrigen gilt, dass alles, was nicht definitiv geregelt ist, in Eigenverantwortung der handelnden Personen beachtet und entschieden werden muss – auch dafür gibt diese Norm eine hilfreiche Orientierung. Die nachstehenden unter 4.4 bis 4.6 genannten Grundsätze für ein Modell für das Projektmanagement sind Beispiele für den Benutzer des Modells, die im Einzelfall und je nach Sachlage ausgewählt, abgewandelt oder ergänzt werden sollten. 4.4 Wesentliche Eigenschaften des Projektmanagementsystems Wesentliche Eigenschaften sind: a) Flexibilität: Das System kann sich kurzfristig an neue oder veränderte Bedingungen anpassen; b) Universalität: Das System gestattet möglichst vielseitige Verwendung/Nutzung; c) Modularität: Das System setzt sich aus mehreren Subsystemen zusammen und kann bausteinweise entwickelt und ausgebaut werden. Bei der Prozessgestaltung werden durch die Wahl der Schnittstellen Möglichkeiten geschaffen, die Prozesse technisch zu unterstützen, zu beschleunigen und zu optimieren; d) Kompatibilität: Systeme, Subsysteme und Elemente sind mit angrenzenden Systemen und Systemteilen anschließbar und verträglich und bieten damit Voraussetzungen für die Strukturbildung und das Ent- stehen synergetischer Effekte; e) Transparenz: Das System macht Abläufe und Zusammenhänge sichtbar; f) Prävention: Das System unterstützt das Arbeitsprinzip „Prävention statt Reaktion“. DIN 69901-1:2009-01 7 4.5 Erwartungen der Trägerorganisation an das Projektmanagementsystem Trägerorganisationen und Projektbeteiligte stellen Erwartungen an das Projektmanagement. Diese werden bei der Systemkonstruktion durch Wahl der Prozesse und Strukturen des Projektmanagements berücksichtigt. Zum Beispiel: a) Die strategischen und operativen Konzepte oder Vorgaben der Trägerorganisation werden durch das Projektmanagement umgesetzt und in das Projektmanagementsystem eingearbeitet. b) Es wird gezeigt, wie die Projektziele erreicht werden können (was wie erreicht und was wie vermieden werden kann). c) Es ist erkennbar, wie der Zeitrahmen bei der Projektplanung und Projektabwicklung auch für Teilziele/ -aufgaben eingehalten werden kann. d) Es sind Möglichkeiten zur Erfassung und Messung der Aufwandsarten und -größen gegeben, um eine Minimierung oder Optimierung des Aufwandes sowohl beim Projektmanagement als auch bei der Planung, Steuerung und Durchführung der Arbeiten an dem Projekt sicherzustellen. e) Es werden bei der Wahl der technischen, wirtschaftlichen und ablauforganisatorischen Lösungen die Risiken erkannt und Art und Grad der Gefährdung können reduziert werden. (Entsprechendes gilt auch für die Chancen.). f) Die Berichterstattung über den aktuellen Stand des Projekts und die voraussichtliche Projektentwicklung durch Erfassung und Analyse des Projektgeschehens wird sichergestellt. g) Das Projektgeschehen wird so detailliert ausgewiesen, wie es zur Steuerung des Projekts und zur Siche- rung und Koordination der Prozesse und Ziele unerlässlich ist. h) Informationsfluss und bedarfsgerechte Berichterstattung werden gesichert. i) Es wird gesichert, dass die am Projekt mitwirkenden Behörden und Ämter sowie die vom Projekt betroffe- nen Personen und Organisationseinheiten als Projektbeteiligte (Stakeholder) rechtzeitig informiert und in Planung und Abwicklung eingebunden werden. j) Es wird sichergestellt, dass die vorhandenen und verfügbaren Ressourcen im Projektmanagement bei dem Projekt effektiv genutzt werden. k) Es wird sichergestellt, dass frühere und aktuelle Erfahrungen für alle Projekte einer Trägerorganisation verfügbar sind. 4.6 Unterstützung des Projektmanagementsystems durch die Trägerorganisation Um die Erwartungen aus 4.5 zu erfüllen, benötigt das Projektmanagementsystem von der Trägerorganisation und den Projektbeteiligten als Voraussetzung verschiedene Maßnahmen und Festlegungen. Zum Beispiel: a) Auswahl der Prozesse und Aufbau der Struktur entsprechen den Regeln des Projektmanagements. b) Es ist festgelegt, wie sich das Projektmanagement bereits im Vorfeld des Vertragsabschlusses organi- siert, über wesentliche Fakten informiert und gegebenenfalls zur beratenden Mitwirkung herangezogen wird. Auch die weitere Zusammenarbeit zwischen Vertrags- und Projektmanagement während des Projektablaufs ist geregelt, insbesondere für den Fall von Vertragsabweichungen und Nachforderungen. c) Es ist festgelegt, wie Kontaktpersonen oder Ansprechpartner der Trägerorganisation und der am Projekt mitwirkenden Organisationseinheiten ausgewählt, eingesetzt und arbeitsfähig gemacht werden und wie Stellenplanung und Stellenbesetzung im Projektmanagement erfolgen müssen. (Es sind Anforderungs- und Eignungsprofile zu beachten). d) Da Projekte temporäre Vorhaben sind, ist für die Projektmitarbeiter ein Übergang in neue Aufgaben nach Abschluss ihrer Projektarbeit vorgesehen. Es sollte festgelegt werden, wie die Mitarbeit in Projekten die Personalentwicklung des Mitarbeiters beeinflusst. DIN 69901-1:2009-01 8 e) Es ist geregelt, wie und wann Aufgaben, Verantwortung und Befugnisse für Planung, Steuerung und Abwicklung des Projekts festgelegt werden müssen, sowie wie und wann dies den davon Betroffenen verbindlich mitgeteilt wird. f) Es ist geregelt, wie die Ziele und Unterziele festzulegen sind und wer daran wie mitwirkt. g) Es ist geregelt, wie und mit welchem Rang welche personellen und finanziellen Mittel und sonstigen Ressourcen dem Projekt verfügbar gemacht werden und wie sie zur Erreichung der Projektziele einge- setzt werden müssen. h) Es ist geregelt, wie möglichst viele, das Projekt betreffende Hintergrundinformationen dem Projekt- management zugänglich gemacht werden. i) Es ist geregelt, auf welche Weise sichergestellt werden muss, dass alle Konzepte, Entwürfe und durch- gearbeiteten Lösungen zum Projektgegenstand, die den technischen, wirtschaftlichen und zeitlichen Bedingungen des Projekts gerecht werden können, auch dem Projektmanagement bekannt gegeben und verfügbar gemacht werden. j) Es ist geregelt, dass das Projekt im Projektportfolio der Organisation entsprechend seiner Bedeutung eingeordnet wird. k) Es ist geregelt, dass das Projektmanagementsystem durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) ständig weiterentwickelt wird. Wegen der Vielfalt der Bedingungen können die Beispiele nicht alle Möglichkeiten abdecken. Oft zwingt das Projekt dazu, sich nicht auf die o. a. Beispiele zu beschränken, sondern Prozesse abzuwandeln und neue zu- sätzlich einzuführen. Es liegt in der Verantwortung von Bearbeiter und Benutzer, ein System zu schaffen, dessen Prozesse und Struktur dem Zusammenwirken der Funktionen der jeweiligen Aufgabenstellung des Projektmanagements entsprechen. 4.7 Dokumentation des Projektmanagementsystems Alle von einer Organisation für ihr Projektmanagementsystem festgelegten Prozesse sollten in einer systema- tischen, geordneten und verständlichen Weise in einer Verfahrensbeschreibung – in Anlehnung an die hierzu gültigen Standards der Trägerorganisation – dokumentiert werden (Projektmanagement-Handbuch). 4.8 Regeln für Projektmanagementprozesse Die miteinander verbundenen Projektmanagementprozesse bilden die Elemente und Beziehungen des Projektmanagementsystems. Die jeweiligen Prozessziele werden erreicht, wenn die Qualität der Teilergeb- nisse den Forderungen entspricht. Werden Ziele nicht, oder nur zum Teil erreicht, so können die Konsequenzen abgeschätzt werden. Die Projektmanagementprozesse sind kennzeichnend für die Qualität des Projektmanagements und lassen erkennen, welche Ziele das Projektmanagement mit welchem Organisationsgrad, welchen Mitteln und welchem Aufwand erreichen will. Beim Festlegen der Prozesse und Regeln wird beachtet, a) welche Ziele bei welchen Randbedingungen (Parameter) durch welche Projektmanagementprozesse und unter Einsatz welcher Arbeitsmittel erreicht werden müssen, b) welche Projektmanagementprozesse zur Planung, Steuerung und Überwachung des Projektablaufes erforderlich sind (Standardprozesse), c) welche Arbeitsschritte bei Einsatz welcher Personen und Mittel bei welchen Projektmanagementpro- zessen ein Element bilden sollten, d) welche Elemente als Träger bestimmter Projektmanagementfunktionen verfügbar sind, DIN 69901-1:2009-01 9 e) dass sichergestellt ist, dass das System die für die notwendige Flexibilität erforderlichen Freiheitsgrade besitzt, f) dass festgelegt ist, in welcher Reihenfolge eine Prozesskette gebildet werden muss, wobei die Prozess- kette(n) in möglichst geringer Abhängigkeit zu technischen, organisatorischen und personalen Schranken stehen muss (müssen), g) dass die Qualität der Arbeitsergebnisse des Projektmanagements und ihrer Prozesse gesichert wird, h) wie ähnliche Prozesse standardisiert oder normiert werden, i) wie die Prozesse festgelegt und geändert und die Ergebnisse dokumentiert werden, j) wie die Prozesse eingeführt, vorbereitet, zur Ausführung vorgegeben und überwacht werden, k) wie die Produktivität und Wirtschaftlichkeit der Prozesse gesichert wird, l) wie eine Einbindung vorgegebener fremder Organisationselemente, Prozesse und Arbeitsmittel ein- schließlich Software in das Projektmanagementsystem zugelassen wird, m) wie die Weiterentwicklung der Prozesse gesichert ist. DIN 69901-1:2009-01 10 Literaturhinweise DIN 69900, Projektmanagement Netzplantechnik Beschreibungen und Begriffe DIN EN ISO 9000, Qualitätsmanagementsysteme Grundlagen und Begriffe DIN EN ISO 9001, Qualitätsmanagementsysteme Anforderungen DIN EN ISO 10007, Qualitätsmanagement