【doc】科技档案采用卷内目录固定格式好
科技档案采用卷内目录固定格式好
薰霉莺霉蚕萄BEIJ|NGARCHIVES; 众所周知,一般科技
档案的卷内目录是根据
国家和企业所规定的归
档范围和内容,按其形成
的重要程度和时间先后,
由归档部门的工作人员
逐项进行填写,这种传统
的方法应用已久.随着工
作
标准
excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载
化,规范化程度的
提高,笔者认为采用固定
格式和内容的卷内目录
是一种好方法.这种目录
的内容是按照某一类科技档案在形成过程中各个工作程 序的特点从应归档的文件材料中归纳出来的.当然,每一 类科技档案在形成过程中都有自己的特点和规律,所形 成的科技文件材料内容都不相同,因此,在制定每一种科 技档案的卷内固定格式目录时,应细致地分析每一类科 技活动各个阶段形成科技文件材料的特点和规律,按照 国家规定的应归档的文件材料内容进行筛选,根据文件 材料形成先后或重要程度将内容系统排列,确定后将这 些内容印刷在统一规定的科技档案的卷内目录上,成为 卷内固定格式目录.
目前,铁路行业已经有铁路局对科技档案中的科研 档案进行了卷内目录固定格式的尝试.其内容是,根据科
研项目各个阶段形成的文件材料内容,归纳有参考价值 的条目共十八项,铅印在科技档案卷内目录上,成为固定 格式卷内目录(见下图).通过几年的推广应用,受到了广 大科技人员欢迎,根据科研人员反映,几年来已归档的科 技文件材料内容没有超过这个卷内固定目录的范围,也 就是说,可以满足各科研项目归档的需要.根据建立科研 ××单位科技档案卷内目录档案号:
项目名称
序图号或张
号文件编号名称次备注
1
计划
项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载
任务书
2工作大纲,
方案
气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载
论证(含予研报告,
调研报告
关于民族工作的调研报告关于就业的调研报告XX公司人才现状调研报告XX村综治维稳工作的调研报告干部职工思想状况调研报告
) 3方案审批文件
4开题报告
5协议书,
合同
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文本
6年度及阶段研究工作报告
7设计,实验,测试原始记录
8有关部门会议记录,纪要
9研制报告(研制过程,技术说明)
l0使用或使用报告
ll测试报告或验证依据
2申请评审鉴定文件
l3评审鉴定证书或审查结论
14评审,鉴定会议纪要
l5经费预决算材料
16奖励材料
l7科学技术研究成果报告表
l8其他有关技术性材料,学术论着,推广应用等材料 I=1
档案卷内目录固定格式的尝试及其原则,也可以在运输, 基本建设,设备仪器,标准等类档案的收集,归档整理上 推行卷内目录固定格式的方法.
推广卷内目录固定格式的优越性表现为以下三点: 1.便于归档人员对科技档案的收集和整理.参与归 档的科技人员一般对一个项目(包括科研,基建,设备等) 的科技文件材料,应归档的范围,内容和文件排列的先后 顺序都不十分了解,通过卷内目录的固定格式内容,可以 清楚地知道哪些文件应该归档,哪些文件可不归档,哪些 文件排列在前,哪些文件排列在后.卷内固定格式目录实 际上为科技文件材料归档和整理起到了指导作用,随时 收集随时归档随时到位.
2.卷内固定格式目录填写方便.归档的科技人员在 填写卷内固定格式目录时,只需"对号入座",即将收集到 的科技文件材料,按卷内固定格式目录按所确定的顺序 排好,将内容逐项填上"张次"即可.
3.填写卷内固定格式目录可以节省科技人员的时 间,特别是多份文件.过去科技人员都采取复写或复印, 有了卷内固定格式目录既可节省抄写目录内容时间,又 可提高卷内目录质量.
在推广卷内目录固定格式时,有两个问题需要特别 注意.一是卷内固定格式目录只规定了科技文件材料的 内容,对科技档案内的图纸没有规定具体内容,因为科技 档案的图纸非常复杂,不可能进行归纳,所以在填写卷内 固定格式目录时,图纸可按其内容实际填写在文件材料 的后面.
二是卷内固定格式目录概括了一种类别档案的全部 内容(如科研应归十八项),但当填某一项档案卷内目录 时,由于项目大小不同形成的科技文件材料数量不同,卷
内固定格式目录中各项内容不可能都有,这种情况可通 过所填写的卷内目录"顺序号"加以体现,即将所收集的 科技文件材料按顺序填写顺序号,不需要收集的项目空 过去,不填写序列号,卷内共有多少份材料一目了然. 作者单位:铁道部档案处
《北京档案>2005年第7期
浙公网安备 33021202002483