文件与资料管理程序和记录管理程序

文件与资料管理程序和记录管理程序文件与资料管理程序和记录管理程序 xx公司文件与资料管理程序企业标准 Q/XX?xx.40—20xx 编制:xx部审核:xx 版本:2 批准:xx 修改码:0 起草人:xx、xx 实施日期:20xx.11.1 第 1 页共 2 页 1、HSE管理体系文件和资料的控制范围 1)适用公司生产经营活动范围内HSE管理体系的法律、法规、规范、标准及其他文件的要求; 2)HSE管理体系文件; 3)HSE管理制度和管理规定; 4)年度HSE管理工作计划; 5)HSE管理体系内部审核资料和管理评审...

文件与资料管理程序和记录管理程序 xx公司文件与资料管理程序企业标准 Q/XX?xx.40—20xx 编制:xx部审核:xx 版本:2 批准:xx 修改码:0 起草人:xx、xx 实施日期:20xx.11.1 第 1 页共 2 页 1、HSE管理体系文件和资料的控制范围 1)适用公司生产经营活动范围内HSE管理体系的法律、法规、规范、标准及其他文件的要求; 2)HSE管理体系文件; 3)HSE 管理制度和管理规定; 4)年度HSE管理工作计划 ; 5)HSE管理体系内部审核资料和管理评审资料; 6)重要的HSE管理活动的工作文件; 7)各种HSE专题会议纪要 8)各种检查监督活动形成的检查、监测报告和整改通知; 9)HSE责任制; 10)风险评价报告、调查评估报告; 11)重大灾害事故(着火、爆炸、中毒、洪涝、地震、污染、流行性疾病等)的应急处理预案; 12)施工重点部位的HSE检查报告; 13)事故的调查处理报告; 14)各类作业许可证; 15)特种设备(锅炉、压力容器、压力管道、起重机械等)及其附件的安全技术监察检测资料; 16)重大工程项目和特殊危险作业的HSE实施程序; 17)各类安全操作规程; 18)化学危险品安全技术说明书、储存、使用防护指南; 19)承包商的评价材料。 2、文件和资料的分类 2.1 HSE管理体系文件按层次划分: 1)第一层文件为HSE管理手册:阐明本公司对HSE的承诺、方针、目标及适用《中国石油化工集团公司安全、环境与健康(HSE)管理体系》标准的HSE管理体系的描述。 2)第二层文件为HSE程序文件:说明体系各要素HSE活动的方法和途径。 3)第三层文件分为施工作业控制文件或作业指导书和其它各类HSE文件:指详细的规章制度和作业指导书、表格、报告等。 xx公司文件与资料管理程序企业标准 Q/XX?xx.40—20xx 编制:xx部审核:xx 版本:2 批准:xx 修改码:0 起草人:xx、xx 实施日期:20xx.11.1 第 2 页共 2 页 2.2 HSE管理体系文件按种类划分: 1)管理性文件:HSE管理体系文件有关的各类文件。主要指程序文件、岗位职责、规章制度、管理细则、管理办法及相关记录表格等; 2)技术性文件:与HSE有关的文件。主要指各类施工技术标准、试验方法、技术操作规程、设备检维修规程及相关记录表格等; 3)其他文件:包括上级文件、外来产品标准、顾客提供的资料等。 2.3 文件和资料的形式有:书面、电子媒体、磁带、光盘等。 Q/XX?106.31《文件和资料控制程序》的适用范围已覆盖HSE文件和资料的管理，在此不另外编写管理程序，请遵照执行。 xx公司记录管理程序企业标准 Q/XX?xx.41—20xx 编制:xx部审核:xx 版本:2 批准:xx 修改码:0 起草人:xx、xx 实施日期:20xx.11.1 第 1 页共 2 页 1、目的通过记录的管理，为证明HSE管理体系有效运行提供客观的证据及为HSE体系的持续改进提供信息。 2、范围适用于HSE管理体系中产生的记录。 3、职责 3.1 xx部 ——负责HSE管理体系运行中产生的记录和控制的归口管理，并按要求填写记录。 3.2 各职能部门 ——负责其专业管理涉及的记录表样的审批、记录控制情况的监督、检查和管理，并按要求填写相关记录。 3.3 各分公司(项目部) ——负责本单位按要求填写记录，并对记录进行标识、收集、编目、检索、归档、贮存、保管和处置。 4、程序 4.1 记录表格使用与表样制订 4.1.1 应规范使用HSE管理体系文件中的表式，如未能满足HSE管理实际记录需要，需增加记录表样，可由各使用单位根据实际要求制订，但必须将增加的表样报主管职能部门审批，按集团公司规定编号后，再行印刷使用。并确定记录的保存期限。 4.1.2 记录表样中的项目名称要统一规范，采用法定的计量单位。 4.2 记录的填写要求 4.2.1 必须按规定内容及时、准确填写，保证记录的真实性。 4.2.2 字迹要清楚、工整，项目齐全，不留空格。 4.2.3 记录一般不准更改，确属填写者笔误需修改时，应在错误的位置打双横线，并在上方填写正确内容，并加更改章。 4.3 记录的收集、归档、储存 xx公司记录管理程序企业标准 Q/XX?xx.41—20xx 编制:xx部审核:xx 版本:2 批准:xx 修改码:0 起草人:xx、xx 实施日期:20xx.11.1 第 2 页共 2 页 4.3.1 产生记录的各部门和单位必须确定专(兼)职人员收集、归档、管理记录，编制本单位《HSE记录清单》(见表1)及汇总表样，并将《HSE记录清单》报HSE主管部门备案。 4.3.2 记录的收集要及时、齐全、完整。收集人要检查记录是否符合规定要求。 4.3.3 记录要定期收集，各单位根据其HSE主管部门的要求，在每年年初收集上一年的记录并及时归档。 4.3.4 磁带、磁盘等电子媒体的记录或胶片、照片记录也应有专(兼)职人员或其他相关人员负责保管存档。 4.3.5 各单位对收集上来的记录进行整理，对记录按性质、编号进行分类装订成册，编写目录，目录由产生记录的“单位”、“名称”、“记录编号”、“保管期限”组成、目录要清晰，易于识别和检索。 4.3.6 记录应在适宜的环境储存，以防损坏或丢失。 4.4 记录的借阅和复制按Q/XX?101.xx《科学技术档案管理办法》的有关要求执行。 4.5 过期记录的处理记录的保存期满后(保存期限详见《HSE记录清单》)，按Q/XX?101.xx《科学技术档案管理办法》有关要求执行。 4.6 记录表样的更改 4.6.1 由记录使用单位提出记录格式的更改申请，并附更改设计样品，在申请中陈述更改记录格式的理由或依据，由主管领导或部门批准、备案。 4.6.2 启用新记录表样时，要同时停止旧记录表样的使用，防止新旧记录表样在工作现场被交替使用。 4.7 记录管理程序流程见附录1。 5、相关文件 5.1 Q/XX?101.xx《科学技术档案管理办法》 5.2 Q/XX?101.07《综合档案编目办法》 6、记录 6.1 Q/XX?xx.41表1“HSE记录清单” 说明: 记录主要是反映检查监督管理的过程，便于发现HSE体系运行过程中不符合项，以不断改进。每一记录(台帐)不必单独一册，应尽可能地方便HSE基础管理工作。 Q/XX?xx.41—20xx附录1 记录管理程序流程图使用HSE管理体系文件标准样表增加记录表样制订记录的填写要求记录的标识记录的收集、归档、储存记录的借阅和复制过期记录的处理记录表样的更改主管领导或部门批准、备案记录清单 Q/XX?xx.41—20xx表1 编号: 序号文件号(表号) 名称保存期限备注制表: 审核:

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