数据库基础与应用—Access2010 教学课件 ppt 作者 付兵 第2章 Access数据库与表的操作

Access2010数据库基础与应用第2章Access数据库与 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 的操作教学内容这一章我们将学习到下面的知识2.1Access2010介绍2.2创建数据库2.3创建数据表2.4表操作2.1Access2010介绍Access是Microsoft公司推出的Office系列办公自动化软件的一个组件，是一个小型的数据库管理系统。它广泛应用于财务、行政、金融、统计和审计等众多领域。在1992年11月Microsoft公司推出了第一个供个人使用的关系数据库系统Access1.0，很快成为桌面数据库的领导者。此后Access不断地改进和优化，从1995年开始，Access作为MicrosoftOffice套装软件的一部分，先后推出了多个版本，直到现在的Access20102.1.1Access的安装在Office2010安装文件包中双击setup.exe文件。在安装时可以选择自定义安装。2.1Access2010介绍2.1.2Access的启动和退出“开始”→“所有程序”→“MicrosoftOffice”、“MicrosoftAccess2010”命令，启动Access20102.1.3Access的界面1.功能区功能区位于程序窗口顶部的区域，提供了Access2010中主要的命令界面。将常用的菜单、工具栏、任务窗格和其他用户界面组件，集中在特定的位置。2.1Access2010介绍2.命令选项卡在Access2010功能区中的选项卡分别为“文件”、“开始”、“创建”、“外部数据”、“数据库工具”，在每个选项卡下，都有不同的操作工具。 “开始”选项卡包括“视图”、“剪贴板”、“排序和筛选”、“记录”、“查找”、“窗口”、“文本格式”组 “创建”选项卡包括“ 模板 个人简介word模板免费下载关于员工迟到处罚通告模板康奈尔office模板下载康奈尔 笔记本 模板 下载软件方案模板免费下载 ”、“ 表格 关于规范使用各类表格的通知入职表格免费下载关于主播时间做一个表格详细英语字母大小写表格下载简历表格模板下载 ”、“查询”、“窗体”、“报表”、“宏与代码”组 “外部数据”选项卡包括“导入并链接”、“导出”、“收集数据”组 “数据库工具”选项卡包括“工具”、“宏”、“关系”、“分析”、“移动数据”、“加载项”、“管理”组2.1Access2010介绍“文件”选项卡是Access2010新增加的一个选项卡，这是个特殊的选项卡，它与其他选项卡的结构、布局和功能有所不同。分成左右两个窗格3.上下文命令选项卡Access2010还采用称为“上下文命令选项卡”的用户界面元素。根据用户正在使用的对象或正在执行的任务而显示的命令选项卡。4.快速访问工具栏与控制按钮快速访问工具栏就是在Office标志右边显示的一个标准工具栏。它只提供了对最常用的命令“保存”、“恢复”和“撤销”的访问控制按钮位于Access窗口界面最上端的右侧，包括“最小化”、“最大化”和“关闭”三个控制按钮2.1Access2010介绍5.导航窗格在Access2010中打开数据库时，位于窗口左侧的“导航窗格”区域将显示当前数据库中的各种数据库对象，如表、窗体、报表、查询等。“导航窗格”有两种状态，折叠和展开状态。通过单击“导航窗格”上方的按钮、，可以展开或折叠导航窗格2.1Access2010介绍在Access2010中，默认将表、查询、窗体、报表和宏等数据库对象都显示为选项卡式文档，如图2-19所示。如要将数据库对象显示为重叠式窗口，可单击“文件”命令选项卡。在右侧的“应用程序选项”区域中选中“重叠窗口”单选按钮2.1Access2010介绍7.视图视图是Access中对象的显示方式。不同的对象有不同的视图，表、查询、窗体和报表都有不同的视图。在不同的视图中，可对对象进行不同的操作。如，表对象有数据工作表视图、数据透视表视图、数据透视图视图和 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 视图四种。2.1Access2010介绍8.工作区工作区位于Access2010窗口的右下方，导航窗格的右侧，如图2-23所示。2.1Access2010介绍2.1.4Access的数据库对象在Access2010中提供了六大数据库对象，Access的主要功能就是通过这六大数据对象来完成的。1.表（Table）2.查询（Query）3.窗体（Form）4.报表（Report）5.宏（Macro）6.模块（Module）2.2创建数据库2.2.1使用模板创建数据库Access2010提供了12个数据库模板。使用数据库模板，用户只需要进行一些简单操作，就可以创建一个包含了表、查询等数据库对象的数据库系统。【例2-1】利用Access2010中的模板，创建一个“学生”数据库。1）启动Access2010；2）单击“样本模板”按钮，从列出的12个模板中选择“学生”模板3）在屏幕右下方的文本框“文件名”中输入数据库文件名“学生数据库”4）单击“创建”按钮，完成数据库的创建。创建的数据库已有表、查询、窗体、报表对象被自动创建在“学生数据库”中。5）双击“学生”表，可输入学生数据。2.2创建数据库2.2.2创建空白数据库创建空白数据库后，可根据实际需要，添加所需要的表、窗体、查询、报表、宏和模块等对象。【例2-2】创建一个“学生成绩管理”的空白数据库。1）启动Access2010；2）在Access启动窗口中单击“空数据库”。在右侧窗格的“文件名”文本框中，给出一个默认的文件名“Database1.accdb”，把它修改为“学生成绩管理.accdb”。3）单击文件夹按钮，在打开的“文件新建数据库”对话框中，选择数据库的保存位置在“C：\数据库”文件夹中。4）这时返回到Access启动界面，显示将要创建的数据库的名称和保存位置。如果用户未提供文件扩展名，Access将使用默认名称，单击“创建”命令按钮。5）这时开始创建空白数据库，自动创建了一个名称为“表1”的表，并以数据表视图方式打开表1。6）这时光标将位于“单击以添加”列中第一个空单元格中，可添加字段。2.2创建数据库2.2.3数据库基本操作1.打开数据库单击“文件”选项卡，单击“打开”按钮2.转换数据库单击“文件”选项卡，单击“保存并发布”按钮，在中间窗格中单击“数据库另存为”选项，双击右侧窗格中要转换数据库文件类型后弹出“另存为”对话框，确定转换后数据库的保存位置和名称后，单击“确定”即可。2.2创建数据库3.备份数据库在Access2010程序中打开“学生成绩管理.accdb”数据库，然后单击“文件”选项卡，选择“保存并发布”命令，双击“备份数据库”，系统将弹出“另存为”对话框，默认的备份文件名为“数据库名备份日期”，如图2-31所示。单击“保存”按钮，即可完成数据库的备份。2.3创建数据表Access2010定义了12种数据类型文本：包括文字或文字及数字的组合备注：用于较长的文本或数字，与文本型数据本质上是一样的，可长达64KB个字符，通常用于保存个人简历、备注、备忘录等信息。2.3创建数据表数字：用于需要进行算术计算的数值数据1）字节2）整型3）长整型4）单精度型5）双精度型6）小数2.3创建数据表日期/时间：用于日期和时间保存，该类型数据字段长度是固定的。货币：是一种特殊的数字型数据，和数字型的双精度类似自动编号：使用自动编号字段提供唯一值，自动编号字段常作为主键应用是/否：用于字段只包含两个值中的一个，例如是/否、真/假、开/关OLE对象：ObjectLinkingandEmbedding是对象的链接与嵌入，用于存放表中链接和嵌入的对象，这些对象以文件的形式存在，其类型可以是Word文档、Excel电子表格、声音、图像和其他的二进制数据。超链接：用于超链接，该字段以文本形式保存超级链接的地址附件：任何受支持的文件类型查阅和关系：显示从表或查询中检索到的一组值，或显示创建字段时指定的一组值。查阅向导将会启动，您可以创建查阅字段。2.3创建数据表【例2-3】设置“学生成绩管理”数据库中学生表中的“性别”字段为查阅和关系类型。设置使用效果2.3创建数据表2.3.2表结构的概念一个完整的数据表由表结构和表中记录组成，数据表的结构是指数据表的框架，其结构设计包括以下方面。 字段名称 字段类型 字段大小 字段的其他属性（被操作时的特性）2.3创建数据表2.3.3创建表1.通过数据表视图创建表【例2-4】在例2-2创建的“学生成绩管理”数据库中建立“班级”表，表结构如表2-2所示。1）打开“学生成绩管理”数据库。2）在功能区“创建”选项卡的“表格”组中，单击“表”按钮，这时将创建名为“表1”的新表，并在”数据表视图中打开。3）选中ID字段列。在“表格工具／字段”选项卡中的“属性”组中，单击“名称和标题”按钮4）在打开的“输入字段属性”对话框的“名称”文本框中，输入“班级编号”5）选中“班级编号”字段列，在“表格工具／字段”选项卡的“格式”组中，把“数据类型”由“自动编号”改为“文本”，6）在“单击以添加”下面的单元格中，输入“2010级会计学1班”，这时Access自动为新字段命名为“字段1”。重复步骤4的操作，把“字段1”修改为“班级名称”，如图2-41所示。选中“班级名称”字段列，在“表格工具／字段”选项卡的“属性”组中，把“字段大小”设置为“10”7）根据“班级”表结构，参照第6步完成“入学时间”、“专业”、“培养层次”、“人数”、“班主任”字段的输入。9）在快速访问工具栏中，单击“保存”按钮。10）在打开的“另存为”对话框中，输入表的名称“班级”，然后单击“确定”按钮2.3创建数据表2.通过设计视图创建表【例2-5】在“学生成绩管理”数据库中建立“学生”表1）启动Access2010，打开“学生成绩管理”数据库。2）切换到“创建”选项卡，单击“表格”组中的“表设计”按钮，进入表的设计视图，3）在“字段名称”栏中输入字段的名称“学号”，在“数据类型”下拉列表框中选择该字段为“文本”类型，字段大小设为“8”4）用同样的 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 ，输入其他字段名称，并设置相应的数据类型5）选择“学号”字段，在“表格工具/设计”选项卡的“工具”组中单击“主键”按钮，在设计视图上显示主键标志。将“学号”字段设置为数据表的主键，6）单击“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，在“表名称”文本框中输入“学生”，再单击“确定”按钮。7）单击界面左上方的“视图”按钮，切换到“数据表视图”，这样就完成了利用表的“设计视图”创建表的操作。2.3创建数据表3.通过数据导入创建表可以导入Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access数据库、Outlook文件夹以及其他数据源中存储的信息。【例2-6】在“学生成绩管理”数据库中建立“课程”表，要求将现有Excel工作表“课程信息.xls”导入“学生成绩管理”数据库中。2.3创建数据表2.3.4创建主键和索引每个表应该包含一个或一组字段，这些字段是表中所保存的每一条记录的唯一标志，称为表的主键。主键的基本类型包括以下三种。（1）自动编号主键（2）单字段主键（3）多字段主键2.3创建数据表对于数据库来说，查询和排序是常用的两种操作，为了能够快速查找到指定的记录，通常需要建立索引来加快查询和排序的速度。也就是说，当为某一字段建立了索引，可以显著加快以该字段为依据的查找、排序和查询等操作。建立索引就是要指定一个字段或多个字段，按字段的值将记录按升序或降序排列，然后按这些值来检索。1.通过字段属性创建索引【例2-7】在“学生成绩管理”数据库中对“学生”表通过字段属性创建索引。具体操作步骤如下。1）打开“学生成绩管理”数据库，从导航窗格中打开“学生”表。2）单击“视图”按钮进入表设计视图，选择“学号”字段，该字段已设为关键字，此时字段的“索引”属性为“有（无重复）”。3）选择“姓名”字段，设置“姓名”字段的“索引”属性为“有（有重复）”，如图2-60所示。2.3创建数据表2.通过索引设计器创建索引创建字段索引除了可以在设计视图中通过字段属性设置以外，还可以通过专门的索引设计器来设置。【例2-8】使用索引设计器，在“学生”表中为“班级编号”字段建立索引。具体操作步骤如下。1）打开“学生成绩管理”数据库，从导航窗格双击打开“学生”表。2）单击“视图”按钮进入表设计视图，在“表格工具/设计”选项卡下单击“索引”按钮。3）系统将弹出索引设计器，可以看到索引设计视图中已经存在之前设置的索引2.3创建数据表2.3.5建立有效性规则建立有效性规则往往与有效性文本联系在一起，用于对输入到记录中本字段的数据进行约束。如输入数据时，有时会将数据输入错误，如将薪资多输入一个0，或输入一个不合理的日期，这些错误可以利用“有效性规则”和“有效性文本”两个属性来避免。【例2-9】在“学生成绩管理”数据库中建立“成绩”表，表结构如表2-5所示。要求“分数”字段输入的数字在0到100之间，否则弹出提示信息“成绩应该在0-100之间！”。2.3创建数据表1）启动Access2010，打开“学生成绩管理”数据库。2）切换到“创建”选项卡，单击“表格”组中的“表设计”按钮，进入表设计视图，根据成绩表结构输入“学号”、“课程编号”、“分数”字段名称并选择数据类型。设置“学号”和“课程编号”为主键。3）在“分数”字段设置“有效性规则”为“>=0And<=100”。设置“有效性文本”为“成绩应该在0-100之间！”，如图4）单击工具栏上的“保存”按钮将修改保存，关闭设计视图。5）在导航窗口中，双击“成绩”表，打开数据表视图，添加一条新记录来检验“有效性规则”和“有效性文本”的设置。在输入“分数”字段时，输入“110”，按下回车确认后，将弹出提示对话框，对话框中显示的内容就是设置的“有效性文本”值，如图2.4表操作2.4.1表结构的修改【例2-10】将“学生成绩管理”数据库中“学生”表的“政治面貌”字段长度改为16个字节，添加“家庭住址”字段1）打开“学生成绩管理”数据库，在数据表视图中打开“学生”表。右击“政治面貌”字段，弹出快捷菜单，选择“插入字段”，重命名“字段1”为“家庭地址”。2）切换到设计视图，此时“政治面貌”字段的大小为20个字节，而实际该字段最多只会用到16个字节，修改方法是将光标定位到“字段大小”编辑框，将“20”改为“16”，。3）修改完成后保存表结构，这时弹出提示框。单击“是”按钮完成表结构的修改。在修改表结构时，如果修改的字段长度小于字段中已输入数据的长度会造成数据的丢失。2.4表操作2.4.2调整表外观1.设置文本格式在数据库的“开始”选项卡下的“文本格式”组中，有字体的格式、大小、颜色及对齐方式等功能按钮，如图2-71所示。2.4表操作2.隐藏和显示字段Access2010具有字段的隐藏和显示功能。【例2-12】在“学生成绩管理”数据库的学生表中，隐藏和显示“政治面貌”和“照片”字段。右击“政治面貌”字段，在弹出的如图2-74所示的快捷菜单中，选择“隐藏字段”，对“照片”字段进行同样操作。右击任一字段名，在弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏字段”，弹出“取消隐藏列”对话框2.4表操作3.调整字段显示宽度和高度在数据表视图中，有时由于数据过长或字号过大，导致数据不能正常显示。这时可以通过调整字段显示宽度和高度，即行高、列宽来显示字段中全部数据。【例2-13】设置“成绩”表的行高和列宽。右击表左侧的行选项区域，在弹出的快捷菜单中选择“行高”,弹出“行高”对话框，在文本框中输入要设置的行高值。右击“分数”字段，在弹出的快捷菜单中选择“字段宽度”。2.4表操作2.4.3编辑表内容1.定位记录由“开始”选项卡中“查找”选项组中的“转至”完成。当用户单击“转至”时将弹出如图所示的菜单。数据表视图中的“记录”导航按钮也是一种定位并浏览记录的方便操作。导航按钮位于数据表视图窗口的底部，如图所示。2.4表操作2.选定记录在数据表视图中，选定记录包括以下操作。（1）选定一行：单击记录选定器（记录左侧的按钮）。（2）选中一列：单击字段选定器（字段名按钮）。（3）选中多行：选中首行，按下Shift键，再选中末行，则可以选中相邻的多行记录。（4）选中多列字段：选中首字段，按下Shift键，再选中末列字段，则可以选中相邻的多列字段。（5）选择整个字段：把鼠标指针移动到数据表中字段的左边缘，鼠标指针变为空十字形状，单击鼠标即可选中整个字段。2.4表操作3.添加记录打开数据库，从导航窗格中打开需要添加记录的表，在数据表视图中单击空白单元格，输入要添加的记录。或单击“记录”导航中的“新（空白）记录”按钮，输入记录数据。4.修改记录在数据表视图中，将光标定位到需要修改数据的位置，就可以修改该位置的数据信息了。5.复制记录在数据表视图中，选中要复制的数据，单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“复制”按钮，将光标移到要放置数据的位置，再单击“粘贴”按钮，6.查找与替换Access2010实现查找和替换功能是通过“开始”选项卡中的“查找”组实现的。打开要查找数据的表后，当用户单击“查找”按钮或按快捷键Ctrl+F时，弹出用户可在该对话框中输入查找条件，进行数据的查找。2.4表操作2.4.4记录排序记录排序相关的操作在“开始”选项卡中的“排序和筛选”组中。在Access2010中，数据表中记录默认的显示顺序是按照关键字的升序进行显示，但在有些情况下需要查看不同的显示顺序，即需要排序。若按“出生日期”升序对“学生”表进行排序。将光标定位到“学生”表的“出生日期”字段，单击“排序和筛选”组中的“升序”按钮，排序结果如图所示。2.4表操作2.4.5记录筛选如希望只显示满足条件的数据，可以采用筛选功能。【例2-14】只显示“学生”表中党员学生的信息。1）单击“政治面貌”字段右侧的下拉箭头。在弹出的如图2-92所示的界面中选择“中共党员”复选框。2）单击“确定”按钮，完成筛选，结果如图2-93所示，可以看到显示的都是学生党员的信息，同时在“政治面貌”字段的右侧有一个筛选标志。还可以利用时间筛选器、文本筛选器、数字筛选器进行更精准的筛选，如在成绩表中要查看80到90分数段的同学的成绩可以用数字筛选器的期间功能完成，如图2-94所示。2.4表操作图2-94数字筛选器2.4.6建立表之间的关系建立表之间的关系，不仅建立了表之间的关联，还保证了数据库的参照完整性，可以保证表间数据在操作时保持同步，即对一个数据表进行操作要影响到另外一个表中的记录。1.参照完整性参照完整性是一个规则，Access使用这个规则来确保相关表中记录之间关系的有效性，并且不会意外地删除或更改相关数据。设置参照完整性需符合以下两个条件。1）来自主表的匹配字段是主键，两个表建立一对多的关系后，“一”方的表称为主表，“多”方的表称为子表。2）两个表中关联的字段有相同的数据类型。使用参照完整性时要遵守的规则为：在两个表之间设置参照完整性后，如果在主表中没有相关的记录，就不能把记录添加到子表中。同时若在子表中存在匹配的记录时，在主表中不能删除该记录。2.4表操作2.建立表间的关系【例2-15】在“学生成绩管理”数据库中建立“学生”、“课程”和“成绩”表之间的关系。打开“学生成绩管理”数据库，在“数据库工具”选项卡的“关系”组中，如图2-95所示，单击“关系”按钮，关系设计界面。在“显示表”对话框中，列出当前数据库中所有的表，按住Ctrl键，用鼠标分别选中“学生”、“课程”和“成绩”表，单击“添加”，则选中的表被添加到“关系”窗口中，如图2-97所示。2.4表操作在“学生”表中，选中“学号”字段，按住鼠标左键，拖到“成绩”表的“学号”字段上，放开左键，这时弹出“编辑关系”对话框，选择“实施参照完整性”和“级联更新相关字段”复选框，如图2-98所示。然后单击“创建”按钮，关闭“编辑关系”对话框，返回到“关系”窗口。Access具有自动确定两个表之间链接关系类型的功能。在建立关系后，可以看到在两个表的相同字段之间出现了一条关系线，并且在“学生”表的一方显示“1”，在“成绩”表的一方显示“∞”，表示一对多关系，即“学生”表中一条记录关联“成绩”表中多条记录，如图2-99所示。2.4表操作用例2-15中同样的方法建立“学生成绩管理”数据库中其他表之间的关系，这六张表建立关系后的结果如图2-101所示。2.4表操作Access数据库中表的关系建立后，还可以编辑现有的关系，也可以删除不再需要的关系。在“数据库工具”选项卡的“关系”组中，单击“关系”按钮，打开“关系”窗口，双击需要编辑的关系线，打开“编辑关系”对话框，在“编辑关系”对话框中修改关系，然后单击“确定”，修改后保存。要删除一个关系，可选中关系线，然后按Delete键，即可删除。在建立两个表的关系时，相关联的字段不一定要有相同的名称，但必须是相同的数据类型，这样才能实施参照完整性，如果数据类型不同，虽然能建立起关系，但不能实施参照完整性，因此不能建立一对一或一对多关系。2.4表操作本章知识回顾：1.通过对Access数据库的操作理解数据库和表的基本概念；2.Access数据库的组成、界面及对象；3.创建数据库的基本方法，数据库的打开、转换和备份；4.Access数据类型、表结构的概念，创建表的方法，掌握创建主键和索引、建立有效性规则的方法；5.表结构的修改、编辑表内容、记录排序、记录筛选的方法；6.表之间关系的建立。Access2010数据库基础与应用