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归档文件整理规则

归档文件整理规则中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则 DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局 2000-12-06批准 2001-01-01实施 l范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2定义本标准采用下列定义。 2.l归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装...

中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则 DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局 2000-12-06批准 2001-01-01实施 l范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2定义本标准采用下列定义。 2.l归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.3件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。来文与复文可为一件。 3整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4质量要求 4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 5整理方法 5.1装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 5.2分类归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。 5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。 5.2.3按机构（问题）分类将文件按期形成或承办机构（问题）分类。本项可以视情况予以取舍。 5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图 AI。图例中“*”号栏为选择项，不选用时无须印制。以下同）。 5.4.l全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如 1978。 5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 5.4.4件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类自内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。 5.4.5机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。 5.5编号归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5.5.1 归档文件应逐件编入目录。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图 A2）。 5.5.1.l件号：填写室编件号。 5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关和署名者。 5.5.1.3文号：文件的发文字号。 5.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。 5.5.1.5日期：文件的形成时间，以 8位阿拉伯数字标注年月日，如 19990909。 5.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。 5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4型（长 X宽为 297mm x 210mm）。 5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图 A3）。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。 5.6装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 5.6.1档案盒 5 6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒外形尺寸为 310mm x220mm（长 x宽），盒脊厚度可以根据需要设置为 20mm、30mm、40mm等〔见图 A4a〕。 5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宋号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图 A4b图 A4c）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。 5.6 1.3档案盒应采用无酸纸制作。 5.6.2备考表备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图 A5），置于盒内文件之后。 5.6.2.l盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出。销毁等情况。 5.6.2.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 5.6.2.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 5.6.1.4日期：归档文件整理完毕的日期。

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