档案信息管理系统使用管理守则

档案信息管理系统使用管理守则档案信息管理系统使用管理守则PAGE/NUMPAGES档案信息管理系统使用管理守则精心整理档案信息管理系统使用 手册 华为质量管理手册 下载焊接手册下载团建手册下载团建手册下载ld手册下载 目录5.4．.....................................归档状态管理273031311223一、登录档案信息管理系统翻开一个IE窗口，输入档案信息管理系统地点，在登录界面中输入登录帐号和密码，点击登录。1.1.系统首页登入系统后，第一进入档案信息管理系统首页，以以以下列图所示。首页的导航栏中，“首页”用于进行档案有关的操作，“信息列 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf ”用于管理个人的站内信息，“全文检索”用于对有权限的全部档案原文进行全文检索，“系统管理”用于进入管理后台，进行系统的管理。2019年－9月精心整理1.2.个人设置点击首页左上方的“个人设置”，弹出个人设置窗口，以以以下列图所示。填写必要的信息后，点击提交改正个人信息1.3.改正密码点击首页左上方的“改正密码”，弹出密码改正窗口，以以以下列图所示。填写正确的旧密码、新密码和确认新密码，点击提交改正目前帐号的密码。1.4.退出系统点击首页右上方的“退出系统图案”，系统将注销目前用户，并返回登录页面；直接封闭阅读器，系统也将注销目前用户。二、档案库定义阅读左侧树，如上，可见“添|删|修”文字链接，分别用于增加档案库，删除档案库以及改正档案库信息。2.1.增加档案库选中将要增加子档案库的档案库比方“科技档案”，此后单击“添”文字链接，弹出以下窗口。输入档案种类立刻增加的档案库名称，单击“提交”即可。系统会弹出如下对话框：如上意思是指选中的父种类将无法显示用户增加到该类其他数据。假如单击“取消”该增加操作。2019年－9月精心整理2.2.删除档案库在左侧树形中选中将要删除的档案库，此后单击“删”文字链接，弹出如下窗口。单击“确定”即可。系统会弹出以下对话框：假如单击“取消”该增加操作。2.3.改正档案库在左侧树形中选中将要改正的档案库，此后单击“修”文字链接，弹出如下窗口。能够改正档案种类即档案库名称，以及描绘，单击“提交”即可。三、构造设计在左侧树形中选中将要设计的档案库，此后单击“构造设计”文字链接。以以以下列图所示。3.1.引入其他库构造单击主窗口下面的按钮，作用在于能够将其他档案库结构的设计的构造部分或全部拷贝到目前档案库中。以下窗口显示。选大纲被拷贝的档案库即可，以下窗口显示：在列能够进行选择，若选中表示拷贝。此后单击“提交”即可。3.2.增加与改正单击主窗口下面的按钮，增加新的一空白列，在该列中就能够2019年－9月精心整理以下输入第一列为中文名字，即为显示的名称。第二列为英文名字，其对应表中的列名。第三列为种类，VARCHAR2为字符串种类，NUMBER为数字种类。第三类为长度，平时VARCHAR2种类输入300，假如“备注”平时输入1000，平时NUMBER种类输入10或16即可。单击主窗口下面的按钮，能够将新增加的列移除。单击主窗口下面的按钮，能够目前所做的增加或改正良行保留。3.3.删除列选中网格中的某列，此后单击主窗口下面的按钮即可。系统提示要去确认能否删除该列。该功能必然小心谨慎，删除后该列数据将无法修复。3.4.显示次序单击主窗口上方，用于控制档案库中数据依次显示的次序。单击如下窗口弹出。在下拉框中选中列，单击按钮“最上面”“向上移”“向下移”“最下面”分别挪动到最上面，向上挪动一格，向下挪动一格，挪动到最下面。单击提交按钮保留。3.5.隐蔽设置单击主窗口上方，用于将档案库中某些列数据不显示，隐蔽起来。单击以下窗口弹出。2019年－9月精心整理中需要藏的列，此后“提交”即可。3.6.为空设置主窗口上方，用于档案中某些列数据增加或改正不允空。以下窗口出。中不允空的列，此后“提交”即可。在增加或的候假如字段空会行提示，入不允空。3.7.数据初始主窗口上方，用于初始化档案中某些列数据，以方便用添加新数据。以下窗口出。第一要初始置的列。其次，假如定固定在（1）入固定下入固定的，比方：假如定自累加的，在（2）自累加入，比方：注意，前表示自累加1，2，3⋯以前的固定，比方fg1,fg2,fg3⋯依于表示“全部”从全部数据的数开始数，假如列表示列的一致的行数。假如定可的，在（3）入可，多之用空格分开，比方：2019年－9月精心整理3.8.关系设置单击主窗口上方，用于初始化档案库中某些列与其他档案库某些列之间的关系，比方卷目档案的卷号能够关系到其模卷号对应的卷内档案。单击以下窗口弹出。第一选大纲被关系的列。其次选择关系档案即可显示以下：此后选择关系列。假如存在多个条件，则经过选择附加关系（1）或附加关系（2）进行设置。3.9.全文检索单击主窗口上方，用于档案库全文检索时候要检索的列。单击以下窗口弹出。选大纲默认被检索的列，单击“提交”即可。3.10.密集架设置单击主窗口上方，用于档案库中列与密集架本质的区号与列号进行关系，以支持用户能够在系统直接翻开与封闭密集架。单击以下窗口弹出。选择区号列与列号列，单击“提交”即可。3.11.保护数据单击主窗口上方，用于批量保护档案库列数据。单击以下窗口显示。经过增加条件与移除条件进行多种条件组合设定。网格框中第一列选择字段名，第二列选择条件比方包括、等于等，第三列输入般配的值，第四列输2019年－9月精心整理入与下一个条件之的关系比方并且或或许。此后“确定”即索出般配条件的数据。在里能够不中某些数据前面的框，表示将不需要些数据。“确定”入下一步。在里要将的列，列数据会依据下一步定的行改正，“下一步”入下一步。右：插入固定，插入固定的，比方：插入自增加，插入自累加的，比方：注意，前表示自累加1，2，3⋯以前的固定，比方fg1,fg2,fg3⋯。列将固定插入与列相等的。依于表示“全部”从全部数据的数开始数。假如目前数据数，依据般配条件的数据行数。假如列表示列的一致的行数。列，表示插入与列相等的。中“将数据从头排序”，个用主要作用于插入自增加的候。在自增加的候会依据数据从头排序的序行累数。“提交”即可。3.12.索引数据主窗口上方，用于从头索引档案数据，以支持全文索。以下窗口出。2019年－9月精心整理单击“重建索引”进行从头索引该档案库数据。单击后网页自动刷新显示索引条数以及目前索引第几条至第几条。当索引完成时候，答复到最初如上状态。四、档案库操作档案库操作这里主要指增加新数据，编写数据，删除数据，插入与移除数据，一般查问，打印数据等。4.1.增加新数据单击主窗口上方，用于为档案库增加新数据。单击以下窗口弹出。选中“下一步上传原文”表示下一步为该档案数据上传原文。选中“下一步连续增加数据”表示下一步连续增加新的数据。单击“提交”即可提交数据。4.2.编写数据选中要编写的数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口编写数据。4.3.删除数据选中要删除的数据，单击主窗口中间按钮进行删除数据。4.4.插入数据选中插入点的数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口插入数据。插入数据将批量改正插入点后的某些列数据。这些数据平时是自动计数的档2019年－9月精心整理案号。在选择改正列这里选择需要改正的列。该列自动增加，主要包括三个部分，1）列前缀，用选中列的值填充；（2）固定值前缀，文本框内固定输入值；3）初步值，表示从哪里开始，平时是目前插入点数据相应的值。单击“提交”即可。4.5.移去数据选中要移去的数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口插入数据。移去数据将批量改正移去点后的某些列数据。这些数据平时是自动计数的档案号。在选择改正列这里选择需要改正的列。该列自动增加，主要包括三个部分，1）列前缀，用选中列的值填充；（2）固定值前缀，文本框内固定输入值；3）初步值，表示从哪里开始，平时是目前移去点数据相应的值。单击“提交”即可。4.6.一般查问单击主窗口上方，用于查问档案库数据。单击以下窗口显示。经过增加条件与移除条件进行多种条件组合设定。网格框中第一列选择字段名，第二列选择条件比方包括、等于等，第三列输入般配的值，第四列输入与下一个条件之间的关系比方并且或或许。此后单击“确定”即检索出般配条件的数据。2019年－9月精心整理4.7.打印单击主窗口上方，用于查问档案库数据。单击以下窗口显示。经过增加条件与移除条件进行多种条件组合设定。网格框中第一列选择字段名，第二列选择条件比方包括、等于等，第三列输入般配的值，第四列输入与下一个条件之间的关系比方并且或或许。此后单击“确定”即检索出般配条件的数据。在这里能够不选中某些数据前面的选择框，表示将不需要打印这些数据。单击“确定”进入下一步。在这里设置打印各个属性。比方打印次序，选择打印的数据，打印每页的数量，能否保留为新的 模板 个人简介word模板免费下载关于员工迟到处罚通告模板康奈尔office模板下载康奈尔 笔记本 模板 下载软件方案模板免费下载 等等。单击“确定”即可将数据导入到EXCEL中，此后将其打印。五、归档管理为方便档案的管理，用户经常想把构造周边的档案放入同一组中，此为归档。本模块将归档过程分为归档审批和归档履行两部分，归档种类分为直接归档和组卷归档两种。以下详尽阐述各个部分的使用。用户能够从图1找到归档有关的操作入口。用户在选择了详尽的档案组后，能够看到图1所示的状态，红线标出了与归档有关的操作。5.1．归档审批设置点击按钮，系统自动弹出一个新的页面，以以以下列图：该页面将列出全部在系统内注册的用户，告诉目前操作的用户档案组“er”2019年－9月精心整理能够被以下的用户审批，图2只列出了用户admin，假如目前操作的用户想让admin来审批“er”档案，那么只需要将admin前面的单项选择框钩上，此后点击“保留”，即可。假如目前操作用户认为admin不适合审批档案组“er”，则点击“取消”即可。5.2．直接归档假如用户选择，则系统导入归档条件设置页面，该页面与借阅条件设置近似。如图3所示，用户能够就档案组“er”的字段名，字段知足条件，字段的值，以及各个归档条件之间的逻辑关系做出详尽的设置。这里字段名下拉框将列出目前所选档案组的字段名，比方目前选择的是“er”档案组，那么系统将列出“姓名”，“长度”，“dah”，此时用户能够选择这三其中的其中之一设置归档条件，比方我们选择“长度”，那么接下来的设置针对的都是字段名“长度”，“条件域”设置的是所选字段值的大小关系，如图2所示，“值”域设置的是关系右端的值，比方我们设置“条件”为包括，值为1，则意味着我们要将档案组“er”中字段名“长度”中包括字符串1的全部档案进行归档。“关系”域设置的是多条归档条件之间的逻辑关系，包括“并且”和“或许”。箭头标示的是用户能够对归档条件进行增加和删除。条件设置好后，点击确定，系统导入以以以下列图所示的页面，该页面列出全部知足条件的档案。这里需要注意的是，用户能够对选出来的档案做进一步的精选，系统缺省状态是全部的记录都被选中，用户能够就某一条记录进行精选，点击记录前面的单项选择按钮即可实现。当用户选择好最后要被归档的档案后，点击“选择目标档案组”后边的下拉列表，系统将列出系统目前的全部档案组，注意，这里只能选择一个目标2019年－9月精心整理档案组。此后点击“直接归档”按钮，系统导入以以以下列图所示页面。系统在左上端列出要归档的档案组的字段名，此后在每个字段名右边对应一个下拉列表，下拉列表内容由目标档案组的全部字段名和“按固定值”“按自动增加”组成，以下三个图分别显示了各样不同样样的对应方式。图1目标字段下拉列表图2按固定值方式图3插入自动增加这里“依据固定值方式”与“插入自动增加”两项是为了填充空余字段的，当目标档案组字段数量比原档案组多时，多出来的字段能够依据“按固定值填充”或许“插入自动增加”的方式来设置空余字段。经过以上的导游，用户能够明确地设置原档案组字段与目标档案组字段的对应关系。点击确后，系统自动导入初步页面，即回到图1所示的页面。查察目标档案组13，发现档案已经成功归入。以以以下列图所示。5.3．组卷归档为了实现归档的可视化，以及增加系统得可用性，雅观性，多功能性，系统供给了的功能。系统入口如图1所示。点击组卷归档，系统导入归档条件设置页面，点击确定后导入以以以下列图所示页面：点击“组卷归档”，导入以以下列图页面：这里用户能够选大纲显示的列，此后点击下一步上图列出了原档案，以及6个档案盒，用户能够用鼠标实现draganddrop功能。选中档案图标，按住鼠标左键不放，此后拖动鼠标到目标档案盒，释放鼠标，则原档案自动导入目标档案盒。2019年－9月精心整理此后，在被拖入的档案盒中，选择下拉列表中的目标档案组。以以以下列图。选择“定制档案--13”,系统自动弹出归档数据设置页面，功能同直接归档类似。这里不在详述，用户能够参照直接归档中的描绘。5.4．归档状态管理归档状态管理用户让用户审批恳求归档的档案，对恳求的归档予以经过或者拒绝。在系统主页上点击“系统管理”，在左侧主菜单下选择“归档管理”，此后点击待审批归档，则系统列出了全部恳求的归档，包括申请人，被归档的档案ID，目标档案ID，申请人，申请时间，选择每条恳求记录，下面会给出详尽的信息，即吻合条件的全部档案记录。审批人关于申请的详尽信息决定能否经过，点击经过或许删除后，待审批归档恳求自动进入已审批归档记录里。这里我们点击“确定”，此后点击“已审批归档”，以以以下列图所示：上图能够看到记录经过了审察，关于已经经过审察的归档恳求，用户能够选择删除记录，只需要选中记录项目，此后点击“删除记录”按钮，则系统将永远删除这条记录，此功能请慎用！六、借阅管理借阅档案时，应当先找到档案，再进行操作。因此，用户应当有阅读和借阅相应档案的权限，才能够进行借阅的操作。借阅分为电子档定阅和实物借阅，这两种借阅都需要经过申请和审批的过程，实物借阅在审批通事后，还有确认借出和送还的步骤。2019年－9月精心整理6.1．借阅申请第一进入档案所在的档案组，找到档案，以以以下列图所示。在档案列表中勾选欲借阅的档案（只能勾选一项），点击“实物借阅”、“电子档定阅”按钮，分别进行档案实物借阅或电子档借阅申请。填写实物借阅申请填写电子档定阅申请填写申请并提交后，若该档案没有相应的审察要求，则直接经过申请，否则进入审批环节。6.2．借阅审批6.2.1．借阅审批设置点击档案列表中的“借阅审批设置”（有权限才会显示），进入审批条件列表，以以以下列图所示。单击列表中的条件项，能够在“详尽信息”标签中看到条件的详尽脚本和审察人，方便技术人员确认脚本的正确性。勾选条件项，点击“改正用户”或“编写条件”，能够分别改正审察条件对应的审察人和审察条件；点击“删除”能够删除条件项。点击增加条件，进入增加条件的界面，以以以下列图所示填写审察条件、审察环节并勾选审察人后，点击确定，生成借阅审察条件。6.2.2．借阅审批假如借阅申请吻合某项审批条件，申请将分派给审批条件中的审察人进行审批，并发送信息给审察人。2019年－9月精心整理点击首页右上方的“系统管理”，进入档案信息管理系统的系统管理页面，在左侧的菜单中选择“借阅管理”——“实物借阅审批”/“电子定阅审批”，进入借阅审批的列表，以以以下列图所示。单击列表中的借阅申请，选择下方的“档案信息”、“借阅人信息”、“上一轮审察人信息”，能够查察该申请的详尽情况。勾选列表中的借阅申请（可多项勾选），点击“经过”或“不经过”按钮，进行借阅审批的操作。审批通事后将进入下一环节审批，若已经是最后一轮，则申请最后经过；审批不经过将返回上一环节，若目前已经是第一环节，则申请最后不经过。审批通事后，电子档借阅能够直接在“我的电子定阅”中阅读原文，超出借阅期后，电子借阅将不再显示；实物借阅则获取了借阅资格，能够借出档案。6.3．确认借出实物借阅申请经过此后，由借出经手人确认档案实物的借出。确认借出能够在档案列表下方的“借阅”标签项操作，也能够在系统管理中的“借阅管理”——“确认借阅”列表进行。上图为“借阅”标签项，依据目前借阅情况显示不同样样内容，并显示该档案的借阅统计。上图为“借阅管理”——“确认借阅”列表，依据目前帐号的档案组借阅权限，显示经过审察的实物申请。2019年－9月精心整理6.4．借阅送还实物档案送还时，能够在档案列表下方的“借阅”标签项操作，也能够在系统管理中的“借阅管理”——“实物借阅送还”列表进行（若借阅已经超期，则在“借阅管理”——“实物超期借阅”列表中。上图为“借阅管理”——“实物借阅送还”列表，依据目前帐号的档案组借阅权限，显示已经借出的实物借阅。6.5．借阅统计点击档案列表中的档案项，选择下面的“借阅”标签，将显示该档案的借阅情况，包括目前情况和借经历史。点击“查察借阅记录”或“查察电子订阅记录”，能够查察该档案的借阅明细，以以以下列图所示。其他，系统管理中的“借阅管理”——“实物借阅记录”和“借阅管理”——“电子定阅记录”列表，列出全部历史借阅/定阅的明细。系统管理中的“借阅管理”——“实物借阅统计”和“借阅管理”——“电子定阅统计”列表，能够依据档案库与借阅人、依据档案库、依据借阅人与档案库进行统计。以以以下列图所示。能够输入借阅人，选择档案库，借阅日期起止年代份组合统计。6.6．我的电子借阅点击首页左上方的“我的电子借阅”，进入我的电子借阅列表，以以以下列图所示。单击列表中的记录，选择“档案信息”或“档案原文”标签，能够分别查2019年－9月精心整理看档案的详尽信息和档案的原文图片。七、权限管理7.1．用户管理7.1.1．用户列表第一进入系统管理页面，在左侧的菜单中选择“帐号管理”——“用户管理”，进入用户列表。列表默认列出所合用户（按增加时间倒序排列），以下图所示。点击用户列表中的用户，选择“用户信息”或“权限信息”标签，将显示相应的信息。以以以下列图所示7.1.2．增加用户在用户列表界面上点击“新建用户”，弹出“新建用户”窗口，以以以下列图所示填写必要的信息后，点击提交。7.1.3．编写用户在用户列表中勾采纳户（只能勾选一个），点击列表下方的“编写用户”按钮，弹出“编写用户”窗口，以以以下列图所示填写必要的信息后，点击提交。7.1.4．改正密码在用户列表中勾采纳户（只能勾选一个），点击列表下方的“改正密码”按钮，弹出“改正密码”窗口，以以以下列图所示填写新密码后，点击提交。2019年－9月精心整理7.1.5．删除用户在用户列表中勾采纳户（可勾选多个），点击列表下方的“删除”按钮。7.1.6．搜寻用户在用户列表界面上填写“要点字”，选择搜寻帐号仍是姓名，点击搜寻用户，搜寻结果将显示在列表中。搜寻结果同样能够进行编写和删除的操作。7.1.7．按用户组显示用户在用户列表上方的选择菜单中选择用户组，将显示该用户组的用户，显示结果同样能够进行编写和删除的操作。7.1.8．挪动用户第一在用户列表中勾选需要挪动的用户（可勾选多个），此后在下方的选择菜单中选择目标用户组。7.2．用户组管理7.2.1．用户组列表第一进入系统管理页面，在左侧的菜单中选择“帐号管理”——“用户组管理”，进入用户组列表，以以以下列图所示。点击用户组列表中的用户组，选择“基本信息”或“权限信息”标签，将显示相应的信息。以以以下列图所示7.2.2．增加用户组在用户组列表界面上点击“新建用户组”，弹出“新建用户组”窗口，填写必要的信息，点击“保留”增加用户组（新增加的用户组默认没有任何菜单权限和档案组权限）。2019年－9月精心整理7.2.3．编写用户组在用户组列表中勾采纳户组（只能勾选一项），点击列表下方的“编写”按钮，在弹出的窗口中改正用户组名和描绘。7.2.4．挪动该组的用户到其他组在用户组列表中勾采纳户组（只能勾选一项），在列表下方的选择菜单中选择目标用户组。7.2.5．删除用户组在用户组列表中勾采纳户组（只能勾选一项），点击列表下方的“删除”按钮，若目前用户组中没合用户，则删除用户组，有则警示“该用户组中还合用户，请第一将用户移至其他组，再删除用户组！”。7.3．菜单权限7.3.1．查察菜单权限点击用户组列表中的用户组，选择“权限信息”标签，将显示用户组菜单权限信息，以以以下列图所示。7.3.2．编写菜单权限点击“编写该组菜单权限”按钮，弹出改正页面，以以以下列图所示。勾选权限后，点击提交。7.4．档案组权限7.4.1．增加档案组权限在“权限信息”标签的点击增加档案组权限，弹出以以以下列图的窗口。选择档案组，勾选权限项后，点击提交。2019年－9月精心整理7.4.2．查察档案组权限在“权限信息”标签中的选择菜单中选择档案组，将显示该档案组的权限，以以以下列图所示。7.4.3．编写档案组权限点击对应档案组权限页面的“编写此项档案组权限”按钮，将弹出编写窗口，以以以下列图。勾选权限项后，点击提交。7.4.4．删除档案组权限点击对应档案组权限页面的“删除此项档案组权限”按钮。删除完成后将跳转至该用户组的菜单权限页面。7.5．权限树描绘权限树是指档案组权限的覆盖关系，档案组是一个树形构造，每个档案组能够有不受个数限制的子档案组。当我们给某个用户组恩赐了某个档案组的权限，那么这个用户组同时也有了该档案组的子档案组权限，假如子档案组也设置了权限，那么子档案组权限优先。比方：档案组1有子档案组2、3，档案组2有子档案组4、5，档案组3有档案组6，7，以以以下列图所示。2019年－9月精心整理1234567我们给某用户组恩赐档案组1和档案组3的权限，则用户组在档案组1、2、4、5的权限都与档案组1的权限同样，在档案组3、6、7的权限都与在档案组3同样。7.6．阅读设置档案组权限中的阅读权限，但是控制用户组能否在首页的树形菜单中看到档案组，而用户组在详尽的档案组中能看到哪些档案，需要经过阅读设置（若没有设置则用户组能看到该档案组的全部档案）。点击档案列表上方的“阅读设置”，进入阅读设置列表，列表中为该档案组全部的阅读设置，以以以下列图所示。单击列表中的记录，能够在“详尽信息”标签中看到详尽脚本和对应用户组，方便技术人员确认脚本的正确性。勾选条件项，点击“改正用户组”或“编写条件”，能够分别改正审察条件对应的审察人和审察条件；点击“删除”能够删除条件项。点击增加条件，进入增加条件的界面，以以以下列图所示2019年－9月精心整理填写阅读条件并勾选对应用户组后，点击确定，生成阅读条件。八、系统设置8.1.库房记录记录库房温度湿度情况。以以以下列图所示。经过“增加库房记录”按钮增加记录。8.2.MAC绑定记录授权同意接见的IP地点与MAC地点，进行绑定。以以以下列图所示。经过“增加MAC绑定”与“删除”按钮进行增加与删除绑定。九、日志管理9.1.用户登录记录用户登录情况记录。以以以下列图所示。经过“删除”按钮进行删除日志记录。9.2.库操作记录用户对库操作记录。以以以下列图所示。经过“删除”按钮进行删除日志记录。其中选择“删除档案数据”以下单击“恢复数据”从头恢复删除的数据。9.3.借阅操作记录用户借阅操作记录。以以以下列图所示。经过“删除”按钮进行删除日志记录。2019年－9月精心整理十、信息列表单击按钮进入信息列表页面。信息列表主要提示用户档案借阅或归档需要审察。单击“标记为已读”标记信息已经读过。单击“删除”删除信息。十一、全文检索单击按钮进入全文检索页面。全文检索不同样样于一般查问，它支持中文模糊搜寻。在档案库前面不选中选择框则表示不搜寻这些档案库。中文要点字输入，中间用AND分开比方“档案AND模卷”表示档案数据必然共同包括该两个要点字。若中间用OR分开比方“档案OR模卷”表示档案数据只需包括其中任何一个要点字即可。单击或可自动在文本框中增加AND或OR，比方：即可在后边增加更多的要点字。2019年－9月