第一章总则第一条为了加强对公司办公自动化系统（以下简称0A系统）的管理，提高工作效率，实现公文无纸化传输、信息共享和交流，降低管理成本，规范管理流程，加快办公自动化建设，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条推行OA系统目的在于保障文件和各种信息传递快捷通畅，提高部门自身与部门之间协同工作的效率，最终推进管理工作朝着系统化、标准化和规范化的方向发展。第三条本办法适用于公司全体员工。第二章管理部门职责第四条信息管理部负责系统的管理和维护,其主要职责：1、
管理办法
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的制定与修正。2、用户账号的建立与关闭：（1）申请账号：普通岗位员工，需转正后由用人部门主管填写《OA
申请表
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》申请开通账号；如遇特殊岗位员工在试用期间，需要开通账号，由用人部门主管填写紧急程度为紧急的《0A申请表》申请开通账号。（2）关闭账号：信息管理部以签批《员工离职交接表》为准，关闭其账号。（3）对于已关闭的账户有临时调取资料的需要，经人事行政中心副总或总经理审批，并确定关闭时间。开放最长时间为30天。（4）为确保数据准确性，帐号与使用人采取实名唯一制，禁止修改账户使用人。（5）移动OA权限的开通，中心副总、部门负责人及关键岗位人员，可不经申请直接开通。其它因工作需要，员工可由部门申请、经本中心领导、人事行政中心领导签批后开通。3、核心工作流程
设计
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与修改：（1）各中心（部门）如需添加、修改OA表单或流程，需填写《0A表单制作、修改申请单》申请制作，信息管理部接到审核后的表单后，三个工作日内制作完毕，资料不全不予制作。（表单制作资料：①表单；②设计流程；③相关文件。）（2）特殊、重要的表单流程（如借款单，付款单，材料采购
计划
项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载
等），关键节点处理事务缓慢，经使用部门向信息管理部反映现象，由信息管理部向上级领导汇报，由各中心领导三个工作日内召开专题会议，并给出处理结果。4、征询各使用部门的意见和建议，协调解决各使用部门在使用过程中出现的新情况、新问题。5、公司领导、各部门员工的培训与技术指导。6、软件的配置升级管理。7、数据备份管理。第三章系统管理第五条OA系统网址：内网网址：http://192.168.1.5:8080；外网网址：http://221.203.79.87:8080。第六条使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的及时性。1、中心副总，部门主管及关键岗位的工作人员原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次0A系统，接收各类文件，处理待办事项，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。2、中心副总，部门主管及关键岗位工作人员如遇出差，应每天登陆至少两次手机端（移动0A）处理待办事项，保证流程及时流转。3、流程的发起人为整个流程的负责人，如后续流程节点承办人没有及时办理或意见不明确，发起人应通过电话、手机短信、QQ或微信等方式及时提醒，以确保流程意见明确与快速办理。第七条协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过八个工作小时（即一个工作日内）。如有长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用0A系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。第八条每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在0A系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。第九条0A流程关键承办人在处理0A过程中，认真对0A中涉及内容负责，需要明确处理意见。第十条OA系统中的各分类
制度
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、公告、发文、新闻均由有权限人员予以发布和更新；各中心（部门）如需发布相关信息，需经人事行政中心副总审核后，予以发布。第十一条公司内部各类会议通知、工作情况通报、部门之间的信息传递，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过0A系统传递和办理，不再发送纸质文件。如需存档，由专门人员打印保存。第十二条0A系统实行实名制，不得在0A系统上发布与公司工作无关的信息；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。第十三条各级OA用户应认真遵守本办法的相关规定，进行规范使用和操作，违反本办法规定进行操作或使用的，将由中心领导或0A系统管理人员视情节轻重给予警告、绩效考核或罚款等处罚。第四章安全保密第十四条各部门使用人员对各自的登录密码严格保管。系统使用人员的账号密码必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员账号相同。使用人员取得帐号和初始密码后应在0A系统的个人设置里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。若密码丢失，信息管理部信息系统管理员提出申请，恢复初始密码。第十五条未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看0A系统中的内容，更不许下载受控的内容。第十六条应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。第五章考核第十七条为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，提高办事效率，对0A处理效率实施考核管理。对处理延误造成工作积压的（如：未及时签办工作流或处理周期过长的）处以：5元/条，最高100元/月的罚款进行处罚。（注：延误是指以系统的记录时间累计超过1个工作日仍未处理待办事宜）第十八条对长期不使用0A系统，不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，视情况处以100—200元罚款。第十九条对不遵守本办法、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，追究相关人员和主管领导的连带责任，并抄送到人力资源部参与当月绩效考核。第二十条0A系统管理员会对协同工作进行跟踪，并对部门、员工工作事项的处理周期及延误情况进行记录，并作为公司各类考核、评优的依据之一。第六章附则第二十一条本办法自下发之日起执行。第二十二条本办法最终解释权归人事行政中心所有，人事行政中心负责本办法的制定、修正和监督执行。面对强大的对手，明知不敌，也要毅然亮剑，即使倒下，也要化成一座山
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