印章档案整理规则PPT演示文稿

宋刚研究馆员观看湖北省档案馆珍贵印章印模一、简介《印章档案整理规则》制订经过研制过程非常艰难和漫长2000年至2001年，湖北省档案馆用两年时间完成了馆藏4000枚印章档案的整理工作。2002年，在认真、系统地总结作法与经验的基础上，省档案局向国家局提出了制订 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 的立项申请，当年未获批准。2003年，省档案局再次上报材料，申请立项，国家档案局批准了立项，并拨给了研制经费。湖北省档案局当即成立课题组，制定研制 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ，报国家档案局批准、备案。2003年下半年，课题组广泛收集资料，赴全国开展调研，经分工起草和集中统稿，完成了“标准初稿”的起草工作，印发省局内部征求意见，同时在档案省馆组织实验。2004年，根据馆内各方面意见进行修改，形成了“征求意见稿”，印发全省征求意见。同年，在汇总全省各方修改意见后，召开专家座谈会讨论修改，形成了“送审稿”，报国家局审查。2005年，国家局组织在全国范围内征求意见，将意见集中后，反馈给课题组，课题组认真研究全国各方意见特别是国务院秘 书 关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf 局的意见后，对“送审稿”又进行了较大修改，最后形成“报批稿”，报国家档案局审批。2007年，国家局要求报送“报批稿”电子文本。2008年，经过3年的反复研究和征求意见，国家档案标准委员会召开会议对“报批稿”进行最后集体审查，会议通过后，经国家档案局批准，向全国发布为国家档案行业标准。公布结果有些出人意外报批稿一个字未动，被批准发布为“正式标准”《印章档案整理规则》核心要点研制工作历时六年。核心要点如下：1、“印章档案”正式成为一种专门档案，在印章学和档案学两方面都是一种历史性突破和创新。2、档案馆整理“印章档案”，按客体集中，而不是按来源原则集中，是对传统的档案全宗理论的一次历史性突破和创新。3、借助印模卡片组织分类和排序，是提高“印章档案”整理工作效率活的灵魂。一、术语和定义1、印章seal将文字、符号和图形等按照一定的规范格式或艺术风格刻制、铸造在物体上，形成的以盖制图形和文字标记为使用方式的标志性信物和艺术品。五个要素：印面、印文、边款、印纽（执柄）和印材两种类型：——实用印章又叫印信，在社会交往中象征和证明身份、权力与地位，起凭证信物作用的印章。——艺术印章又叫文人印章，以欣赏和表现篆刻艺术为目的的印章。2、印章档案sealarchives国家机关、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章。是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。“印章档案”在国家行业标准中的正式使用，是档案管理学和印章学上的一项重要突破，其贡献在于为今后开展印章档案管理工作更深入地研究和更广泛地发展奠定了基础。（不包括未使用或正在使用的印章）3、印模moulage采用反扣法将印章钤盖或压盖（俗称用印或盖章）在纸张或其它物体的空白处，留下的印章印面图样。其中，专门用于鉴别真伪印章的存底印模又称作印鉴。印模不同于印刷厂使用的印章模具。在口语中，也有把印模称作“印章”和“印痕”的。如“公证书上盖有印章。”印模的使用是提高印章档案整理工作效率的灵魂。4、印纽sealhandle印章顶端用于穿线和执握的部位，通常被雕刻成动物等各种形状。古人印章或佩于腰，或系于臂，制作印纽，既是装饰，又便于随身携带。现代机构法人使用的印章，不再随身携带，故已较少制作印纽，其印纽部位已逐渐被执柄所取代。二、印章档案归档和进馆范围（一）印章档案归档范围1、上级或有关管理机关制发给本单位对外行文使用，使用期结束后，因各种原因未上缴制发机关的单位法人、相关组织（党、团、工会、学会、协会等）、法人代表及其办事机构的印章。2、本单位制发使用到期的有档案保存价值的内设机构和业务工作专用印章（如：行政审批专用印章）。3、本单位制发给下级单位使用，使用到期后收缴回来的下级单位法人、相关组织、法人代表及其办事机构的印章。4、历史上接收的各种有档案保存价值的印章。（二）印章档案进馆范围1、接收范围（1）本级各机关、团体、社会组织使用期结束，具有永久保管价值的印章。（2）属于本馆接收档案范围的中华人民共和国成立前各机关、团体、社会组织、企业、事业单位使用过，具有永久保管价值的印章。2、征集范围（1）在当地出生或工作过的社会著名人士使用过的个人实用印章。（2）反映本地各个历史时期篆刻艺术成就的艺术印章。（3）与本馆馆藏相关的其它有档案保存价值的印章。三、印章档案整理方法（一）集中印章方法研究1、按来源原则划分主体全宗的问题：（1）印章的印文与全宗名称大多数不一致，别扭。（2）历史印章档案基本无法确定来源，难办。（3）征集进馆的印章档案，单独设立全宗，不值。2、按印章印文（使用单位）划分全宗的问题：（1）违背印章档案形成和移交规律，难以接受。（2）数量很小，过于分散，不便整理、保管和开发利用。标准规定：由于印章管理的特殊规定，机关法人印章在制作、使用、收缴、归档和移交等方面存在事实上的全宗归属不一致性。只有按馆藏集中，才是最能遵循印章档案的形成规律，保持印章档案内在联系，便于印章档案保管和开发使用的方法。1、档案馆保管的印章档案应按馆藏集中，统一整理，不宜按来源原则划分全宗。（即印章档案应按档案载体特征设立客体全宗。）2、档案室保管的本单位内设机构和专业活动使用的印章档案可以按全宗集中，也可以按室藏集中，进行整理。（无需移交进馆）（二）划分保管期限印章档案的保管期限分为：1、永久（代号YJ）保存——对外行文使用的机构和组织法人、法人代表及其办事机构（办公室）印章——反映本地各个历史时期篆刻艺术成就的艺术印章2、定期（15年，代号DQ）保存——内设机构和业务工作（如：行政审批等）印章3、无保存价值的，及时销毁处理——严重破损和一般事务性工作（如：收发文、付款、鉴定等）使用的无档案保管价值的印章（三）分类一般依据：——历史时期（中华人民共和国建国前、中华人民共和国建国后）——印章属性（机构、个人）——机构类型（党政机关、社会组织、企业、事业单位等）——人物类别（政界、军界、文艺界、艺术界、工商界、其它界等）档案馆应根据馆藏印章档案的实际，合理地选择和确定具体分类的依据、分类层次的多少和各级类目的名称。馆藏实用印章档案整理分类方案（举例）（四）排序印章档案按保管期限—分类号—枚号顺序逐盒组织排架。相同保管期限、相同类别的实用印章，可按整理批次—机构（或人名字顺）—形成时间顺序组织排序；相同保管期限、相同类别的艺术印章，可按整理批次—作者（人名字顺）—形成时间顺序组织排序。（五）装盒相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列顺序装盒。装盒时，可根据印章规格的不同，确定盒内存放印章的数量。盒内印章一般按从左至右，从上至下的顺序排放。（六）编制档号档号结构：印章档案的档号由“印章档案代号”、“保管期限代号”、“分类号”和“印章枚号”等组成。（不编盒号！）用汉语拼音字母、阿拉伯数字及连接号“—”混合编制。连续书写时，格式如下：印章档案代号—保管期限代号—分类号—印章枚号印章档号连续书写式样YZ—YJ—2.1.1—1印章枚号（末位分类号内大流水）分类号（建国后党政机关印章）保管期限代号（永久）印章档案（全宗）代号四、印章档案装具装具的形式印章档案使用内衬活动式隔条的翻盖档案盒装具。档案盒平置叠放。盒内从上到下的排列顺序为：目录——印模单——备考表——印章印章档案盒封面式样YJ2.1.11-16印章档案保管期限_________分类号_________起止枚号_________印章档案盒下侧脊式样印章档案盒背脊式样保管期限分类号起止枚号YJ2.1.11－14保管期限分类号起止枚号YJ2.1.11－14五、印章档案目录印章档案保管目录（表头）保管期限：____分类号：____剿匪总兵关防（1651年制）11651—?铜YJ1.1.1边有损著录方法：1、保管期限:填写印章档案的保管期限。2、分类号:填写印章档案的分类编号。3、枚号:填写印章档案的排列顺序号。4、印文(边款)：“印文”填写印章印面上的文字 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 。“边款”填写印章边款中的文字内容，两端加注圆括号“（）”。例：剿匪总兵关防（1651年制）5、使用起止时间：填写印章启用（或制作）和印章失效的时间。时间无法确定的，用空格“□”表示。例1:19850212—1999□□□□（实用印章）例2:19990123（艺术印章）6、印材：填写印章印面的制作材料，如：竹、木、根、铜、钢、铁、合成金属、玉、石、玛瑙、翡翠、橡胶、有机玻璃、骨、角、牙等。7、备注：注释对印章需要说明的情况。如与文书档案及其它相关档案的参见号等。六、印模的制作（一）形式与作用1、卡片印模——组织印章鉴定、分类、排序、编号的工具，也可以组织成检索工具2、单页纸印模——档案盒内目录3、书籍印模——检索工具、编研资料和纪念品4、数字印模——建立档案数据库，实现机检查阅（二）制作方法与要求1、印章、工具和材料应保持清洁。2、印泥台和印泥搅拌工具使用非金属材料。3、放准位置，均匀用力，一次成形。4、印模工正、印文清晰、图形完整、排列美观。5、对有边款和特殊纽式的印章进行复制和取样。6、在80克以上平板纸上压制钢印印模。7、逐印模编写说明和编号。七、印章档案整理步骤（技巧）1、清洗编号2、制作卡片3、鉴定考证4、分类排序6、制作印模7、编制档号8、编制检索工具9、编制整理说明5、分拣装盒1、清洗编号清除滞留在印章上的印油（泥）、污物、霉点和锈斑。晾干后贴上临时标签（不干胶标签的尺寸能书写下档号即可），编制流水编号。按编号顺序若干枚为一组集中存放。（装盒或装袋）2、制作卡片按照一印一卡的方式，将印章逐一在卡片上盖制印模。在盖有印模的卡片上编制与其印章相同的临时流水编号。1211YZ—YJ—2.1.1—1“湖北省人民政府人事厅印”铜质1955年—1958年使用 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 考证（研究印章，查考启用印章和相关机构变更的文书档案及相关资料）：印章边款印材印纽印文和图案使用时间印章真伪确定：印章的保管期限确3、鉴定考证使用卡片完成：（1）依据分类方案完成印章分类；（2）相同类别的印章，按印文上的名称进行集中；（3）按机构或人名（印文或作者）排序；（4）编制档号。4、分类排序5、分拣装盒按照卡片分类排序的结果，对应临时标签流水号拣取印章，逐一装盒，并编制备考表。（1）按盒内排放顺序制作印模若干套一套印模单置于盒内，作为盒内目录；两套用于制作检索工具。（2）按一印一模的方式制作印模若干套一套用于扫描（或照相），制作电子印模；一套用于制作馆藏专题印模集；若干套用于制作宣传品和纪念品。（3）重新清洗印章，晾干后装盒还原6、制作印模去掉印章上的临时标签，在印章执柄或无边款的外侧处贴上新标签（不干胶标签的尺寸能书写下档号即可）。分别在印章标签、盒内印模和卡片上编制档号。并填写印章档案盒的封面和脊背。7、编制档号（1）将卡片上相关信息过录到印章档案目录上，与按盒内排放顺序制作的印模一道装订成册，制成印章档案书本式保管目录。（2）将盖制有印模的卡片和印模纸页，标引档号及相关检索标识后，按分类或专题汇编成册，组织成卡片式和书本式的分类或专题印章档案检索工具。（3）将电子印模与电子印章档案目录进行挂接，建成电子印章档案数据库。实现机检查阅。（4）将珍贵印章印模、边款、影像汇编成集，制作成馆藏珍贵印章档案印谱。印模集8、编制检索工具每一批印章档案整理完毕后，都应该编制整理说明。记载印章档案的来源、数量；介绍印章的内容、价值和完整情况；说明印章档案整理的时间、方法、参加整理的人员和其它事项。存放于印章档案管理卷（全宗卷）中。9、编制整理说明