第四章财务部制度.

第四章财务部制度第一节部门职能及岗位职责一、财务部职能1、参与制定公司账务制度及相应的实施 细则 测试细则下载防尘监理实施细则免费下载免费下载地暖施工监理细则公路隧道通风设计细则下载静压桩监理实施细则下载 。2、参与公司的新项目可信性研究和新项目评估的账务分析工作。3、负责对账务工作有关的外部，如税务局、财政局、银行、会计事务所等联络、沟通工作。4、负责资金的管理、调度。编制月、季、年度财务情况的说明，向总经理报告公司经营情况。5、负责总经理所需要的账务数据资料的整理编报。6、负责每月记账凭证的编制，汇总所有记账凭证。7、负责公司总账及所有明细分类的记账、结账、核对，每月10号前完成会计报表的编制，并及时清理应收、应付款项。8、协助商务部做好催款和账务的清欠，并配合商务部门做好分析工作。9、负责公司全年的会计报表、账簿装订及会计资料保管工作。10、负责银行账务管理，负责支票等有关结算凭证的购买、领用及保管，办理银行收付业务。11、负责现金管理，审核收付原始凭证。12、负责编制银行收付凭证、现金收付凭证，登记银行存款及现金日记账，月末与银行对账、核对银行存款余额，并编制余额调节表。13、负责公司员工工资的发放工作，现金收付工作。14、完成上级安排的其他任务15、临时工作二、会计岗位职责（一）负责本公司的账务会计工作1、对各项账务会计工作定期研究、检查、总结。严格遵守财经法规和公司各项规章制度。不断改进和提高账务会计工作水平。2、认真审核会计凭证报表，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚、报送及时。（二）组织制定本公司的各项账务 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 1、制定的各项账务管理制度便于各个部门管理和核算，并有利于提高经济效益2、及时总结经验，不断完善各项账务管理制度。（三）组织编制本公司的财务收支 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ，按时报送公司领导，并检查各部门执行情况。1、在编制财务收支计划前，应要求各职能部门提供切实可行的收支计划明细表，经审核验证后据此编制公司的财务收支计划和编制说明。2、资金报表应如实反映矛盾和问题，有效利用现有资产，保证经营活动正常进行3、编制的资金报表一定是真实有效的，数字的绝对性。4、负责协调财务和各部门的工作，多与其他部门联系、协调，把财务工作纳入正轨。5、负责保管公司财务专用印鉴，并按公司的财务制度使用印鉴。6、负责销售统计、复核工作，每月负责编制销售应收款报表，并督促销售部及时催缴货款。7、设置和登记总账和各明细账，编制各类报表。1) 编制总账科目余额表，并与有关明细账核对，保证帐帐相符。2) 编制会计报表，各种会计报表做到数字真实，计算准确，内容完整，及时报送总经理或税务部门。3) 各类账户设置应做到齐全、明晰。8、根据账务管理制度和会计制度，登记总账和明细账，账户应按币种分别设置。9、会同其他部门定期进行财产清查，及时清理往来帐。1) 根据本公司财务管理制度，负责定期组织对、库存商品和物资、应收账款、银行存款和现金进行盘点清查。2) 对应收账款的款项明细未能收回做坏账损失，应查明原因，分清责任，专项报告总经理批示。按规定的审批权限批准后方可进行会计处理。10、编制和保管会计凭证及报表1) 负责编制公司的记账凭证、记账凭证并分月编号，做到规格化。2) 每月月底，要整理会计凭证和资料，集中保管。3) 年终办完财务决算后，应将全年的会计资料收集齐全，整理清楚，分类排列，以便查阅。4) 需要归档的会计资料，应按有关规定及时归档。11、完成上级安排的其他任务12、临时工作三、出纳岗位职责1、办理现金收付和银行结算业务1) 严格按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定，根据有关人员审核签章的收、付款凭证，进行复核，办理款项支付。2) 对于重大的开支项目，必须经过会计主管人员、公司领导审核签章，方可办理。收付款后要在收付款凭证上签章。2、库存现金不得超过银行核定的限额，超过部分要及时存入银行。不得以“白条”抵充库存现金，严禁挪用现金。3、严格控制签发空白支票1) 如因特殊情况确需签发不填写金额的转账支票时，必需在支票上写明，收款单位名称、款项用途、签发日期、规定限额的报销期限，并由使用支票人在支票登记簿上签章。2) 逾期未用的空白转账支票，要及时收回注销。3) 不得将空白支票交给其他单位或个人签发。4) 对于填写错误的支票，必需加盖“作废”戳记，与存根一并保存。5) 支票遗失时，要立即向银行办理挂失手续。4、编制保管会计记账凭证1) 根据审核无误的收、付款原始凭证，填制记账凭证，记账凭证的内容必须填齐，附有原始凭证。2) 填制会计凭证的字迹必需清晰、工整并正确使用会计科目。3) 要妥善保管会计凭证，应按编号顺序，折叠整齐，按月装订成册，加盖封面、封底、盖章归档。5、登记现金和银行存款日记账1) 根据记账凭证，逐笔按顺序登记现金和银行存款日记账，做到日清日结。2) 现金的账面金额要同库存现金核对相符。3) 银行的账面金额要及时与银行对账单核对。4) 月末要编制“银行存款余额调节表”使账面余额与对账单上金额调节相符。5) 对于未达账项要及时查询，要随时账务银行存款余额。6) 不准签发空头支票。不准将银行账户出租、出借给任何单位或个人办理结算。6、完成上级安排的其他任务7、临时工作第二节报销管理制度一、目的根据财务制度的有关规定，进一步规范公司内部报销、付款程序，严格有关手续。二、适用范围　　适用于公司各部门和全体员工。三、原则1、财务部统一办理公司所有财务结算，进行集中管理。2、财务部对公司及各部门的开支情况进行总体控制，并在执行总裁的授权范围内办理公司内部往来结算及公司与其他单位的财务收支事项。四、程序（一）审批权限1、 各级管理人员按照公司规定的权限签批；2、 财务负责人对所有的支付业务均应审查签字；3、 各部门负责人应对部门所发生的业务进行审查签字。4、 对于不符合规定的货币资金支付业务，审批人应当拒绝批准。（二）报销程序1、 取得原始凭证原始凭证必须是公司经营业务流动中经正规渠道取得的合法、有效的凭据，经税务部门监章的正式发票，经物价、财政部门监章的正式收据，公司与业务往来单位签定的 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 （协议）。因特殊原因不能取得合法凭据的，须由经办人填写情况说明单，阐明原因，经证明人证实，部门负责人签字，财务负责人审核，领导批准签字，方可作为报销冲账的凭据。2、 报销凭证粘贴1) 较小的票据，如停车费等，应粘贴在“报销单据粘贴单”的方框内；2) 较大的票据，粘贴在报销单的左边（左齐报销单边框，上齐报销单边沿）。将有关空白结算凭证粘贴在上面（如“较大票据”粘贴法），并准确、完整、清晰地填制。3) 若有附件（如：批文、说明、申请等），须将附件折叠、左上角对齐“报销单据粘贴单”边框，整齐地粘贴在背面。3、 报销原则及过失责任4) 坚持谁发生谁报销的原则，严禁代报。5) 原始凭证要求整洁、清楚，不得涂改、伪造，对涂改过金额的发票，应有开票单位加盖的更改章，否则无效。不得索取空白发票、收据自己填制。6) 各种原始凭证必须是原件，复印件无效。7) 在报销发票、收据时，经办人必须在其背面签字。金额为五千元以上的大额发票报销时，必须有两个以上的经办人签字。8) 物品采买前，须填写物品申购单，经总经理审批后方可采购。9) 凡是购物票据必须经实物责任人验收，库房管理员办理入库手续后方能报销。10) 经办人应在取得发票、收据等有效凭证的三天内，及时到财务部报销。11) 报销单的填写和签字，不能使用铅笔和圆珠笔，否则可视为无效单据，出纳员不予办理付款。如出纳违规办理的处以个人绩效5分。12) 凡在费用报销中有弄虚作假、虚报费用、虚构业务报销费用等行为者，一经查实，除收缴报销人所报费用外，按虚报金额的两倍给予罚款，并给予行政处分，情节严重者，公司作除名处理，并追究法律责任。（注：各部门人员如有费用方面支出，需提前提出书面申请经总经理同意方可借款或者自己垫支，后期按实际费用报销，不得未经总经理同意，私自垫支后期报销，财务有权拒绝报销。）4、 费用报账流程经办人→部门负责人审查签字→财务负责人审查签字→总经理签字→出纳员支付款项。（注：需入库产品或物资，报销单上必须有仓管员的签字并附入库单）第三节个人借款管理制度一、目的　　规范公司借款管理制度，督促借款人及时归还，使公司财务报表上反映的费用和利润精确，避免公司的资金损失。二、适用范围适用于公司各部门和全体员工。三、原则1、严格执行“前清后借，前不清后不借”原则，特殊情况须说明原因，经部门负责人、财务负责人、总经理审批后，方可再借。2、除办理公司业务借款外，一律不能以个人名义在公司借款。3、若确因经济困难，需要帮助，本人应递交申请，阐述原因，经部门负责人、财务负责人、总经理审批后，方可借支。四、程序1、借款单需填列日期、借款部门、借款事由、借款金额、还款日期、借款人等内容；若缺项，财务有权拒绝付款；2、借款单由借款人、财务负责人、总经理签字后，出纳员方可办理款项支付；若漏签字，财务有权拒绝付款。3、报销金额大于或小于原借款金额的，一律采取“一次结清，多退少补”的办法结算，财务部门不留底，不挂账，借款人不得拖欠。五、结算期限1、经办人的结算时间为五天（从借款日算起，如遇休息日可顺延）。2、借款人处理完相关业务应及时到财务部报销，冲抵借款。3、备用金借款结算时间为一个月。六、财务监督1、冲销原借款费用报销及款项支付，应在填制凭证时注明“冲销借款”。2、财务人员应认真核对开支内容与原借款单上注明的用途是否相符，如不符，有权拒绝报销。3、因办公事或出差人员凡在财务室有借款的不得逾期报账或公款私用。4、公事或出差办理完后必须在5天内清算出自己的账务，5天后财务室将催促报销，否则财务室有权在发工资时抵扣借款。5、出纳违规办理支付业务的处以个人绩效5分，并就借款金额有同等赔偿责任。七、借款报账流程经办人→部门负责人审查签字→财务负责人审查签字→总经理签字→出纳员支付款项。第四节应收账款管理制度为了保证公司的资金安全，防范经营风险，尽可能的缩短应收账款占用资金的时间，提高资金使用的效率，特制定本制度。一、应收账款的监控1、公司严格按照 销售合同 销售合同模板销售合同范本产品销售合同汽车销售合同商品销售合同 和协议执行。2、财务部应于每月终20日前提供一份当月应收账款的明细表，提交总经理及商务部负责人。3、商务部对未到账的货款负有催收义务，防止货物积压和特定产品的损失。4、对于自己经手的每笔应收货款保证有客户单位有效的应收款证明，如若遗失造成公司应收款损失的由当事销售人员负全部责任。5、回款通过银行转账的，应及时通知出纳查账，并以取得银行有效票据为准。6、给予客户的优惠及返利政策，应以配发货物的形式，或作应收账款的冲减，不做现金支付。7、回款形式应以银行转账为主，尽量避免商务人员接触现金。1) 若有现金收款的，应及时上缴公司出纳，不得挪用或积压收款。2) 一旦发现给予重处，若因此给公司造成经济损失的，公司有权追究其法律责任。8、给客户开具的销货清单的第一联，应于开票的当天最晚不超过三天交到财务部，未按规定的扣个人绩效1分。9、销货清单内容填写完整（如日期、金额、产品名称、折扣、客户信息、大小写一致不得涂改）必须注明是否开票，销售价格是否含税。10、注挂账的销货清单，后期收款时如有少收货款或当时含税价后期不开票少收货款的，商务部人员需写说明经总裁签字同意后到财务部冲账。如未按规定办理，少收货款部分将由个人垫付。二、应收账款的交接1.销售人员调离或离岗时，必须提前一个月对其经手的应收账款及客户进行交接，并出具移交清单。2、移交清单上必须详细清楚注明与客户的对账记录，并有移交人，接交人、监交人的签字，监交人必需是商务部负责人。3、销售人员接交时，应与客户核对账单，如有疑问及时上报，并查明原因。若有意隐瞒与接交人同负全部责任。4.移交清单必须上缴财务部，经会计确认金额属实并签字确认后，方可办理离职手续。5.移交清楚后，发生的应收账款由接交人负责。第五节发票开具领用制度一、发票的管理要求（发票的领购、保管、缴销）1、公司所用发票由财务部按规定统一向税务部门购买，财务部按税务局要求对发票进行管理。2、公司所用发票由财务部专人保管并建立完整的发票登记簿，详细登记各种发票购买、领用和结存情况。3、专用发票及IC卡分开存放于专门的保险柜内，落实防盗措施，纳入防伪税控机管理税务一般纳税人。4、如果发生被盗、丢失，应立即上报主管分局（被盗应向公安机关报案）；经分局会同区局发票等部门派员调查核实后，填写《发票挂失声明申请审批表》并在《中国税务报》上声明作废。遗失的发票及两卡如发生偷税案件，则由经办人承担造成的一切经济损失。5、已缴销或使用完毕的发票，按会计档案管理规定进行保管。保存期满，报经税务局机关查验后销毁。二、公司可开发票的类型公司可以开具的发票有：增值税专用发票、增值税普通发票和机打普通发票1、增值税专用发票：若客户为增值税一般纳税人，则开具增值税专用发票。票面税率为17%，购货方可用来抵扣。2、增值税普通发票：若客户为非一般纳税人。则开具增值税普通发票。票面税率17%，税金不可以抵扣。（以上票是荣朝公司）3、机打普通发票：若客户为非一般纳税人或一般纳税人。则开具机打普通发票。票面税率6%税金不可以抵扣。（荣锦公司）三、关于收取税金的规定1、销售价格为不含税价格，若客户要求开发票，则要收取一定的税金，请注意报价时对客户说明价格是否含税。2、若客户开机打普通发票是按6%收税金。3、若客户开增值税专用发票和增值税普通发票按17%收税金。四、关于开票内容的规定1、销售人员在下订单之前，应与客户沟通开票的相关事宜，包括是否开票、开票类型、开票内容、开票金额等。若客户要求开发票，销售人员需与客户和财务部进行充分的沟通，确定开票内容。2、销售人员需要在订单中注明开票类型、开票金额以及大体开票时间。3、对于增值税专用发票没有进项发票的货品名称，不准对外开具发票。4、正常情况下按实际销售业务开具发票。5、荣锦公司开票范围：企业管理咨询、培训、宣传、策划;组织文化艺术交流活动；承办展览展示；会议服务费、影视策划、营销策划；影视动漫制作；视频广告、视觉艺术，工业（产品造型）设计、平面设计、雕塑设计、环境艺术设计及相关衍生文化产品的设计；广告设计、制作、代理、发布；办公文化用品、艺术品、礼品、百货批发兼零售。（注：主要开产品设计费和制作费等，对于产品销售的尽量少开）6、荣朝公司开票范围：组织文化艺术交流活动，文艺创作，文化服务，技术开发、技术服务，企业策划、设计，设计、制作、代理、发布广告，承办展览展示，影视策划、影视演艺服务，产品设计、电脑动画设计，文化产品、工艺品、通讯器材、建材、五金交电、机械设备、百货、计算机软件硬件及外围设计、针纺织品、汽车配件、办公用品销售。五、关于收款方式的规定1、开具增值税专用发票和增值税普票的，应将货款汇入公司对公账户，东胜地区可以收取支票。对于金额小于1000元的，也可以收取现金。2、对于不开发票的客户，可以收取现金或汇入单位指定账户。（不准汇入公司对公账户）3、通过公司对公账户付款的，付款方名称与发票的购货方名称要一致。不能出现发票抬头与实际付款单位名称不符情况。六、发票开具规定1、销售人员在开专用发票前应与客户沟通，取得正确的开票信息，包括购货方单位全称、开户行及帐号、地址及电话、购货方必须具有增值税一般纳税人资格，购货方应持盖有一般纳税人戳记的税务登记证（副本）复印件、购销合同。沟通完毕，销售人员需及时把客户开票内容反馈财务部协商是否可以开具此发票。（财务部协商后一天之内答复）2、销售人员要求开发票时，会计应查看订单。若订单上已注明开发票且尚未开具、已收款或拿发票去收款并且在当月进项允许的情况下，可以直接开具发票。3、对于分批收款的订单，发票也应对应收款时间分批开具。即公司收到多少货款就开具多少金额的发票，暂不收款的部分，不予提前开票。4、财务部具有决定当月发票是否能够开具及开具数量多少的权利。5、对于机打普通发票，需提供客户单位名称、税号，事业单位的提供组织机构代码证号。七、针对增值税专用发票领用的规定1、领票人领取发票时，销售人员在发票登记表上登记开票日期、客户名称、开票金额、发票类型、发票号码、收款情况等、并让领票人在发票领用登记表上签字。2、会计开具发票后应打印一份发票回执，与发票一起交给领票人，交给客户。3、同时会计应在所对应的销货单上注明已开发票的金额和开票日期。4、对于尚未收款已开发票的情况，会计应跟盯收款。收到货款后在发票领用登记表上注明已收款。（注普通机打发票，提前开票的，收款日期不超过三个月，专用发票必须见款付票或当月开票当月收回）八、发票安全性规定1、发票应当面交给客户或采用快递的方式发给客户，不能随货发运。2、发票应保持平整，票面清洁。3、如果发生发票丢失的情况，责任人必须承担发票税金，如果是增值税专用发票丢失，个人除了承担发票税金外还要处以丢失每张发票500元的罚款。4、发票开具后应立即把发票交给客户，如因个人原因未把发票及时交给客户造成客户拒收或退回的财务不能重新开具发票，且由此造成的损失由责任人承担。5、发票发出后，销售人员应及时跟客户沟通，通知客户收到发票后立即检查发票是否正确无误，并填写发票回执单传给财务部。直接将发票送客户的，可由销售人员将客户签字盖章的回执单直接带回财务部。6、开票前，业务人员应就开票内容，开票信息与客户充分沟通，确保无误。若开票有误，应在当月把发票退回财务重开，跨月不能退票。7、财务人员每月与商务部、营业部等核对欠款和收款情况，确保企业现金流。注：财务部须严格执行国家相关行业守则及企业保密制度，未经公司批准严禁向任何人泄漏企业财务信息，未经公司批准不得给任何人查看企业账务！违规操作视情节扣除月绩效及年绩效，情节严重，追究法律责任！