邮件培训

邮件的日常使用与习惯养成邮件的特点及作用邮件的分类邮件的内容邮件的回复邮件的实用功能习惯的养成邮件的特点及作用避免歧义：条理化表达，保证信息传递的一致性高效快速：能够准确及时地记录，传达，反馈信息理性客观：沟通过程关注于事实而不是感受，避免争端避免歧义高效快速理性客观1、确认邮件2、需求邮件3、反馈邮件4、 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 邮件邮件的分类----存证据----有细节----有反应----广播站邮件的内容一、发送对象收件人（To）:直接收信人,要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接负责的人。抄送（Cc）：间接收信人，供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。（1）邮件发送对象的选择工作传达类的邮件主送直接责任人抄送间接负责人，知情人通知公告类的邮件主送给项目小组成员抄送给项目小组成员的组长、部门领导跨部门支持类的邮件主送给寻求支持的人，可抄送给他的组长同时抄送本部门的组长这样往往可以获得支持部门的更好的支持，资源的协调和工作的安排也会得到适当优化（2）邮件发送对象的选择避免将一般细节性的讨论过程发送给领导。领导更关注结果，而不是反反复复地沟通过程，可以将阶段性成果发送给领导。如果是重要事件，领导需要直接参与或了解过程，则必须发送或抄送。避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要发送全体，不停地交互邮件与发件人讨论私下讨论好了再告知大家。不要向领导频繁发送没有确定结果的邮件不要随便向集体邮箱发送不必要消息集体邮箱：全体员工、处室事务，只有一定级别或相关责任人才能发送私人事务尽量避免通过集体邮件解决二、邮件主题三、称呼与问候2、要使用适当的称谓多人收件可以使用统称，如：各位好，各部门，大家好，Toall等等；如果对方有职务，可按职务尊称对方，如：XX领导好，XX总等；对于级别高于自己的人士不宜称呼全名，平级或日常同事可以适当亲切一些。1、无论发给谁都要有称呼无论你与收件人的关系如何，邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的。四、正文电子邮件其实就是应用文写作一种载体，所以 书 关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf 写时可参考以前学过的相关应用文写作。正文要尽量在邮件写完，包括表格或文档也要尽可能放到正文中（哪怕是图片也行），要避免对方打开邮件后还要打开附件的时间。简明扼要，行文通顺能够按1、2、3……列条理说明的就不长篇大论。正文要段落分明，不一篇文章一段到底，让人看了眼累。对于正文段落格式是否要首先缩进2格，就看各人习惯。只是段落分明、条理清晰就好。条理清晰、段落分明对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，会显得更加明子。图形表格文字图表结合根据自己与收件人的关系程度、业务层级，选择恰当的口吻语气。端正态度、尊重对方，对事不对人，不进行人身攻击，因为发邮件时根本不知道对方的表现，邮件一出无法收回。多使用“请”、“谢谢”之类的敬词。态度委婉，语气和谐中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型；字号用五号或10号字即可。对于要需要加强的内容，可以使用彩色加粗字体或下画线字，但避免使用红色字体（红色字是不礼貌，而且书信中有绝交之意）合适字体字号、着重提示重要信息在一些娱乐性的邮件中使用表情（）或网络用语（确认啊，亲），出一定的轻松气氛，但在商务信 函 关于工期滞后的函关于工程严重滞后的函关于工程进度滞后的回复函关于征求同志党风廉政意见的函关于征求廉洁自律情况的复函 里面最好要慎用，这样会显得比较随意、轻浮、不严谨，会让客户感觉不安。不使用怪异符号“5W1H”“6C”“2要素”原则1）有效沟通的5W1HWhy（目的）：我为什么要交流？我讲话的动机是什么？我的目的：告知？说服？影响？教育？慰问？娱乐？劝导？解释？刺激？启发？Who（对方是谁？）：谁是受众？他们是哪类人？个性？受教育水平？年龄？地位？他们对我的信息反应可能如何？他们对我的信息主题已经了解多少？WhenandWhere：在何时何地交流信息What（主题）：我到底要谈什么？他们了解什么？哪些信息必须省略或必须采用How（怎样表达，语气和风格）：我将如何传递信息？用文字？图解？口头？电话？书面 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 ？如何表达？采用何种语气？命令式的？请求式的？用哪种词汇？2）有效交流的6C：即清楚（clearly）、简明扼要（chiefly）、有礼貌（courtly）、有建设性（constructly）、正确（correctly）、完整（completely）。3）人际沟通的2要素：以真诚的沟通与感谢为前提，对事不对人；以委婉的方式指出讨论的分歧。五、附件必要时添加附件，能不添加尽量避免邮件带有附件，应在正文里面提示查看附件；附件文件应按相关包括的内容来命名；如果附件用1、2、3来命名，应在正文罗列相应名称；附件数目不宜超过4个，数目较多应分类压缩；如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；所添加附件不宜过大，过大应分割成几个小文件分别发送。六、结尾签名签名信息不宜过多电子邮件末尾可以加上签名。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真地址等信息。对方如果看到邮件信息，需要电话或直接沟通，可以通过签名信息与你取得联系。签名的字体规格签名档文字应选择与正文文字匹配，例如简体、繁体或英文，以免造成邮件乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。邮件的回复针对性及时性限制性完结性区别性理想的回复时间是2小时内，一般不要超过24小时。“已收到，将安排处理，一旦有结果及时回复”等。设定自动回复功能。当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后逐个附上答案。邮件来往多次，解决不了问题，使用电话等即时沟通工具。不要出现太多的回复。区别Reply和ReplyAll问题讨论单一讨论，有结论再告之所有人。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。为避免无谓的回复，可在文中指定收件人给出回复，或提示：“全部完毕”、“事项终结”、“以上请知悉，无需回复”等。邮件的实用功能以下内容皆以Foxmail为例：（OUTLOOK用户请参照：）一、设置自动接收邮件打开Foxmail-右击邮箱-属性-接收邮件-在服务器保留备份、多少天后删除、隔多少分钟自动收邮件上打上勾-确定。二、设置邮件提醒选择需要提醒的邮件-右击-设置邮件提醒-选择提醒的次数、时间、备注内容等-确定。三、设置会议请求邮件-新建会议请求-填写相关的参会人员、时间、地点、提醒时间-参会人收到邮件点击接受或者拒绝（拒绝的最好写明原因回复会议发起人）（还可以设置周期会议，如每周、每月的例会，只发一次，以后都会定期提醒）（会议请求和邮件提醒都会弹窗提醒，不一样的是，邮件提醒是自己设的，会议请求是会议发起人写完发给参会人，参会人收到邮件后，不需要设置也会定时弹窗提醒）参会人收到会议请求：四、设置待办事项先照前面的工作界面设置把边栏打开-在待办事项框里右击-新建-填上截止日期、类别、内容、提醒时间（所有的提醒都可设为单次或周期）（前面2个都是通过邮件来起到一个提醒的作用，能不能不通过邮件而能对我们的日常工作起到一个提醒作用，我们可以用到Foxmail的待办事项功能，它就像一张日程表、排程表，还能设置成定时弹窗提醒，从而减少我们的工作失误。）五、搜索文件夹建在收件箱下面选中收件箱（建在账号下面选中账号等等）-邮箱-新建搜索文件夹-在里面填上相应的信息，简单的就填上搜索文件夹名和选上发件人包含***可以根据自己的需要，灵活地应用，可以按公司分，按内容分等等（注：搜索文件夹是个虚拟文件夹，不要的我们可以直接删除它，对邮件没有一点影响，邮件还是在原来的收件箱或发件箱里面）六、邮件的保存选中需要保存的邮件（可以多选）-文件-导出邮件-选好位置-确定。（虽然Foxmail很安全稳定，但是也是有崩溃的可能，我们应该对特别重要，不容丢失的邮件，做好备份，而且导出的邮件还可以很方便的拷走）七、邮件过滤器Foxmail的“邮件过滤器”可以帮助用户完成一系列的自动操作，例如可以将收到的某个邮件杂志的邮件全部自动保存到某个指定的邮箱目录中，也可以做到针对某些符合判断条件的邮件自动进行回复等操作，甚至可以把符合特定条件的邮件直接在服务器删除。右键选定的帐号“过滤器”，就可以进入邮件过滤器的设定界面。此功能相当于Outlookexpress中的“邮件规则”。选择“新建”，建立一条过滤规则。规则分为两部分：首先是条件，其次是动作。一条规则设定最多两个条件八、邮件标记邮件标记可以将邮件进行按照熟悉的类别分类，通过标记就可以直接识别邮件类别九、邮件组群发工具->地址簿->右键“本地文件夹”->新建组新建组取名“ 工作报告 骨伤科个人专业技术工作报告ppt工作报告模板政府工作报告ppt个人极端案事件排查工作报告公司安全生产工作报告 ”->“填加”联系人十、地址簿批量导入摘取必要信息，新建含姓名、邮箱地址的Excel表格将新excel表格转CSV格式将csv格式导入foxmail中123工具->地址簿->本地文件夹->新建“练习1”选中“练习1”->工具->导入->CSV文件导入成功->右键文件夹->群发十一、设置签名工具->账号管理->常规->新建签名（可建立多个）签名管理：修改已有签名（基本调整）编辑签名：工具->账号管理->常规习惯的养成谢谢参与