Sheet2 标题：（）负责人：日期：2012年8月6日 1、背景：为什么要谈论这个事情？ 5、建议/对策：针对如何实现未来状态和目标，你的建议是什么？---你建议用哪些对策来处理根本原因，以达到改进目标？ 2、现状：现在是什么情况？--套用表格、图形、图标等形式目视化表现出来,--问题是什么？ 6、计划：需要实施哪些行动？由谁完成？什么时候完成？确认进度的指标是什么？--利用甘特图或类似的图表来展示行动成果、时间轴和职责，可以包括具体实施方法的细节 同上 3、目标：需要达成怎样的具体成效？ 4、分析：问题的根本原因是什么？---用最简单的问题分析工具清楚地表示出“原因与结果”的关系 7、跟进：可以预见到哪些问题？---确保PDCA；---获取成果并分享经验与教训；Sheet1 是把问题的源头、分析、纠正和执行计划Sheet3 Sheet4 用一页纸项目管理作报告的五个步骤作者：克拉克·A·坎贝尔 出版社：东方出版社 和讯读
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上一章回目录下一章 现在准备就绪，开始使用新建的一页纸项目管理，我们曾经为它的创建做过细致入微的工作，而且还进行了团队建设。现在，所付出的劳动就要获得回报了。如果你按照以下表6.2中的五个步骤一步步来，每个月的报告都会变得容易。 每个目标日期结束时你和项目所有者一起商量来完成以下任务： （1）用粗体表示目标日期。 （2）填好主要任务进展情况。用打点的方式标明项目进展情况。打点本身很容易，但是在哪里打点这个问题上统一意见可不是件容易的事，有的成员会说：“好吧，在我的任务这儿打上点吧”，而其他人也许会说：“那还没弄完呢”。你这个项目管理者的任务就是让他们协调一致，这就需要实话实说——非常的直接、一点都不含糊的交流。一旦你决定了哪个该打点，哪个不该打点，整个团队就必须同意，这一点很重要。项目管理者的一页纸一经完成，就不能有任何成员还在说报告不够准确、不够公正。否则，这就不是一支坦率的团队，如果真的发生了这样的事情，一页纸项目管理的功效和可信性就被破坏了。项目团队成员一定要团结一心，团队领导也应该和队员们一道齐心协力，直到他们同意自己的观点，只有这样的项目管理者的一页纸才能被签署并交给上层管理者。 （3）指定定性绩效。用颜色来表示定性绩效，就像生活中的大多数事情一样，我们不光只有黑色和白色两种颜色可以选择。面对不同的项目，你和队员们也许对颜色的看法是仁者见仁、智者见智，但是团队领导一定要在项目开始之前和队员们相互配合共同确定每种颜色所代表的是什么。以下是泰纳公司一般情况下对颜色的划定方法： -绿色：绩效充分——绩效非常高。（我们并不是说要用颜色来肯定这些出类拔萃的表现，重要的是项目进展情况非常好的时候要让管理者知道。） -黄色：绩效令人担忧——绩效可能会影响项目计时、范围或是成本。黄色所体现出的问题应该由任务负责人在短期内解决掉。 -红色：危险的信号——绩效将影响项目的计时、范围或是预算，要解决这些问题，除了每个项目负责人，其他人也要付出心血。 团队必须共同努力才能解决这些问题。 （4）报告花费。花费数额应由会计部门统计出来，而且要与项目管理者的一页纸所预算的相一致，所显示的实际花费是与预算平行的条形图。这就使到目前为止是否超出了预算变得清晰可见，我们这样使用这些颜色： -绿色：项目未超出预算。 -黄色：项目超出了预算，但是可以拿存款将超出部分补偿回来，或者说超出的部分在先前预计的意外情况范围内。 -红色：项目超出了预算，而且超出了先前所预计的所有意外情况范围，你打算终止这个项目。 （5）写下概述和预测。上一章Sheet5 从意见中择出事实的一页报告正是宝洁公司作出决策的基础。——宝洁公司总裁爱德华宝洁公司的标语是“一页备忘录”该公司的前任总经理理查德是一个做事情雷厉风行的人他有一个习惯就是从来不接受超过一页的备忘录他常在一页退去的备忘录上面写道“把它精简成我想要的东西。”如果备忘录过于复杂他会加上一句“我不理解复杂的只理解简单的我工作的一部分就是教会如何把复杂的简单化只有这样我们才会更好地进行下一步工作。”传统的报告一般是由经理或者经理助理起草拟定的报告大约15页左右。因此有人置疑如果说报告只有一页长宝洁公司是如何将其处理的如此切中要害一目了然的呢研究人员的调查揭露了这个谜底。宝洁公司是在大量的支持性数据以及事实依据的分析基础上不惜耗费精力与时间而将报告尽量缩减目的是尽量减少领导者或其他人在阅读报告时所需时间。这种处理问题的方法非常精细并且趋于完美。宝洁公司的总裁经常鼓励他的员工及时与自己沟通并对提交报告的员工说“公司的大部分效益建立在这一页报告上。”这也是宝洁公司高效率的工作水准高效益的营业收入之秘密所在。一页报告的威力在于它的要点鲜明集中比主旨散布在十多页的分散式、复杂式的报告要简洁清楚。同时一页报告也解决了很多问题。首先因有少量的问题有待讨论审核的速度加快了工作效率也提高了。其次节省了大量的、不必要的时间上的浪费最后这种精练的文章形式使报告的含金量大大提高。一份冗长的报告也许写的时候不会太难但是如果让你把这份冗长的报告缩节成一页纸那么难度就很大了。是的一份简洁明了的报告要求有更高的含金量而含金量越高那么报告的价值与可行性则越高。我们缩减报告的目的就是要求报告的内容告别那些繁琐的一味重复性语言。一份报告没有清晰的结构与观点就没有可读之处与可行性。一份精简的报告不仅是在节约阅读者与执行者的宝贵时间而且是在无形中提高了企业的效率。为了提高效率管理者应该采用最简单可行的方法节约时间。一页报告就是一种行之有效的良好方法它可以让领导更好地了解企业的运行现状可以使领导者与员工及时沟通了解员工对企业的期望值接受员工对企业的建设性意见。同理在企业的
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上也可以做好管理结构的简化使上下级之间达到高质量、快速地沟通。
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