企业公文写作速成

企业公文写作速成陈德生2015.3职场利器，彰显价值问好：非常高兴来到贵公司非常高兴和大家交流分享和互动今天的主题是企业公文写作知识与技巧。既然是互动，我也想和各位同仁探讨一下，写好公文最重要的是什么技巧呢？请每人列举2个。请人回答，加分动作。0陈德生思维训练与企业公文写作专家、TTT培训师1欢迎关注微信公众号“逻辑力”逻辑思维与创新思维训练专家，企业公文写作训练专家，讲师训练专家专注培训15年中国管理培训名师发布及项目交流会特聘商务写作及呈现专家历任LG电子、中国移动、三星电子等三家500强企业培训经理和高级培训师在三家公司工作过能说会写都是不多的领导爱带的人就是这种人如移动，如联通等发现：能说会写的人在人和一个单位都不多。提问：各小组发表，在写作过程中遇到问题：主题不集中,思路不通畅,结构不合理,层次太繁复,观点不新颖,论据不直接,高度不够,篇幅不简明1中国文章的种类文艺类的让人流泪，公文不可以，文艺让人哭，让人笑，让人叫白居易琵琶行，宋江题反诗的地方文艺类的没有结果，公文必须有思想类的很多，但是现在没有思想家新闻类的笔调是那个样子的，比如：人民日报的说法另外，公文要主题鲜明，红楼梦没有主题短信：要写得准确，有礼。2何谓公文3公文的分类——按照正式程度来分公文是相对私文而言，是正式的文件或文书。事务性文书更加不好写。4职场的困惑-5/100-没有思路，难以下笔篇幅冗长，没有重点没有新意，不抓眼球文不对题，张冠李戴文案呈现，缺乏美观这些现象背后可能有一个共同的原因——缺乏逻辑！企业内部交流、组织之间的交流，离不开口头和书面的沟通，没有逻辑的表达，注定是一场失败的沟通！提升竞争力，从提升逻辑力开始！5公文写作要素观点：鲜明，标题显旨，小说不一定，比如红楼梦。语言：简明生动，不宜抒情，比如年终总结大会 材料 关于××同志的政审材料调查表环保先进个人材料国家普通话测试材料农民专业合作社注销四查四问剖析材料 ：准确，典型，新颖。结构：标题，开头，过度，照应，开头要吸引人。6目录企业公文写作的几个关键点如何做到结构合理如何做到标题精彩如何做到呈现有力几类常见企业公文的写作7案例张主任3点钟不能参加会议。王主任不介意晚一点开会，把会放在明天开也可以，但10﹕30以前不行，李主任说，他明天较晚时间才能出差回来。会议室明天已经有人预订了，但星期四还没有人预订。公司老总要求本周内在所有各个部门主任都有空的时候开个部门主任会议，前题是必须都参加，让秘书调查，秘书联系各位主任后回来向老总汇报。（今天是周二）。情况如下：山寨版董事长和山寨版小秘配合8参考答案：“我们可以将今天的会议改在星期四11点开吗？因为这样对张主任和王主任都会更方便，李主任也可以参加，并且本周只有这一天会议室还没有被预订。”答案并不是唯一的，但重要的一点是，不应该让领导猜，否则我们就犯了那样的毛病，，叫做给领导出问答题，而不是选择题，这就给我们一个提示，当我们向领导汇报或者，和客户沟通的时候，先说什么后说什么？怎么说才是最容易被对方理解的一种说话方式呢！怎么说才不容易发生歧义呢！方法只有一种，就是，我们先告诉我他们结论，然后再告诉他们过程．这也是我们今天要学习的金字塔原理的最重要的原则．9向读者展示的理想文章结构——金字塔结构二：以上统下上对下概况，下对上解释支持。三：归类分组每组中的思想必须属于同一个范畴。四：逻辑递进每组中的思想都必须按照逻辑顺序组织。一：结论先行一篇文章的结构只支持一个思想，这个思想将概括所有各级各组的思想。一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论，唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释。长的文电分为几段时，每段亦应采用此法。毛泽东提议并修改审定的《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定中的文字缺点的指示》那么这是西方人的一个模型，我们东方人写文章是不是也遵循这样一个原则呢？看一看毛主席的这段话，我们就知道原来东西方在公文撰写的原则上是一致的．11胡乔木关于文章逻辑的论述-12/100-一篇文章要鲜明就要作到纲举目张。整篇文章、旗帜拿出来了，有大的论点还有小的论点，大小论点要互相联系，排列要醒目，这很要紧。 一篇文章分为好多小段，这是节省看文件人的脑力的好办法。 一篇文章是个大的思想观点，每一段是个小的思想观点，要尽量避免把两个互不统一的观点放在一个段落里。并且段落与段落之间前后要能贯穿，这就像基本建设设计一样，有个布局，这个车间与那个车间，厂长办公室，道路的布局要很清楚。 全篇文章的思想观点、大纲小目的关系准确，段落分明，前后能贯穿，这些都是帮助观点突出的办法。例：-13/100-横向思想的结构抢银行的例子：到网点抢，到半路伏击，通过网络盗取密码：重要性顺序到网点抢：准备工具，等待时机，实施抢劫，坐车逃走旅游的例子14谁是战争的制造者，谁是麻烦的制造者15王毅批安倍16秦刚批安倍17精彩 演讲 办公室主任竞聘演讲中层竞聘演讲护士长竞聘演讲演讲比赛活动要求对演讲比赛的点评 同样适用金字塔结构-18/100-乔布斯演讲演讲更抒情，而汇报重点是具体的事情18一表在手，演讲无忧19 凤头 问候 各位朋友（同事、领导），大家好！ 自我介绍 自我介绍100字ppt自我介绍模板入职应聘自我介绍模板职场自我介绍医院面试自我介绍 我是****，来自*** 感谢 感谢大家给我这个机会，让我和大家分享自己的观点 提兴 提问、故事、观点、引用、道具 主题（结论） 今天我分享的主题是***** 猪肚 总体结构 关于这个话题，我将分三点介绍。第一是**，第二是**，第三是***， 内容展开 我先说第一点，….. 这一点，我将分三个方面来说….. 下面我说第二点，…… 这一点，我将从两个方面说明…… 最后，我再说下第三点，…… 我将从三个方面来讲…… 豹尾 回顾总结 总结一下我讲的三点… 号召行动 在此，我呼吁…. 感谢祝福 感谢主办方的精心准备，感谢各位的热情参与，祝大家工作进步，生活愉快！目录企业公文写作的几个关键点如何做到结构合理如何做到标题精彩如何做到呈现有力几类常见企业公文的写作20公文标题——虚实结合2121力度：主要信息作为标题，动宾结构，切中关键点-22/116-标题：公司销售额趋势变化信息：公司销售额翻番标题：各地区频率分布比较信息：东区效率最高，西区最低标题：公司资产分配百分比信息：研发部将分配到6%资产标题：员工年龄分布情况信息：多少员工年龄30～40岁之间标题：薪酬水平与利润关系信息：薪酬水平与利润成正比树立五种崇高情感……要做到情为民所系，就要以党的先进人物为榜样，培养和增强对人民群众的深厚感情，学习和树立五种崇高的情感。一要学习邓小平同志的情怀感。他说：“我是中国人民的儿子，我深情地爱着我的祖国和人民。”二要学习雷锋同志的幸福感。他虽然只活了22年，但他说：“什么是幸福？为人民服务是最大的幸福。”三要学习孔繁森同志的境界感。他有一句名言：“爱的最高境界就是爱人民。”四要学习郑培民同志的责任感。他始终把“做官先做人，万事民为先”作为自己的行为准则。五要学习钱学森同志的光荣感。他把群众的口碑当作自己无上的光荣。只有学习和树立这五种崇高的情感，才能心里装着群众，凡事想着群众，工作依靠群众，一切为了群众，切实解决好“相信谁、依靠谁、为了谁”的根本政治问题，努力为人民掌好权、用好权。——习近平《之江新语》二○○三年七月十七日四个全面战略思想问题句、比喻句顶真、排比26　弘扬丝路精神　　弘扬丝路精神，就是要促进文明互鉴。人类文明没有高低优劣之分，因为平等交流而变得丰富多彩，正所谓“五色交辉，相得益彰；八音合奏，终和且平”。我们应该一道努力，倡导文明宽容，防止极端势力和思想在不同文明之间制造断层线。　　弘扬丝路精神，就是要尊重道路选择。“履不必同，期于适足；治不必同，期于利民。”一个国家发展道路合不合适，只有这个国家的人民才最有发言权。正像我们不能要求所有花朵都变成紫罗兰这一种花，我们也不能要求有着不同文化传统、历史遭遇、现实国情的国家都采用同一种发展模式。　　弘扬丝路精神，就是要坚持合作共赢。中国追求的是共同发展。我们既要让自己过得好，也要让别人过得好。　　弘扬丝路精神，就是要倡导对话和平。中国将以建设性姿态参与地区事务，主持公道、伸张正义，推动通过对话找到各方关切的最大公约数，为妥善解决地区热点问题提供更多公共产品。弘扬丝路精神深化中阿合作——在中阿合作论坛第六届部长级会议开幕式上的讲话练习：请对以下文字进行整理-28/100-通过开发手机银行系统，丰富我行电子银行业务，为广大客户提供一种崭新的电子银行服务渠道，使客户可以随时随地使用银行提供的金融服务，使银行能以便利、高效而又较为安全的方式为客户提供传统和创新的金融服务，同时有效降低柜面业务压力，降低银行日常业务运营成本。而新版个人网银系统的改造在原有网银系统安全控制手段基础上，重点考虑了客户信息的私密性保护，采用安全客户端和客户证书两项安全技术，以及业内先进安全的微软密码保护系统，并与网银系统原有安全手段进行有效组合，进一步增强了网上银行的安全性。我行新开发的网上商城系统搭建了一个集农商行“农”字特色商品(京郊游、京郊农产品、鲜花基地)、传统商品、金融商品于一体的网上商城服务平台。依托该平台，可大力发展我行电子商务业务，为客户提供多样化、便捷的金融服务。同时，还可以增加中间业务收入，吸引大量资金沉淀。 练习：再拔高一下完善电子银行系统开发手机银行改进网银系统建设网上商城完善电子银行系统，创新和提高金融服务水平开发手机银行，丰富交易渠道改版网银系统，增强网银安全新开网上商城，开拓服务领域完善电子银行系统，创新和提高金融服务水平 开发手机银行，丰富交易渠道通过开发手机银行系统，丰富我行电子银行业务，为广大客户提供一种崭新的电子银行服务渠道，使客户可以随时随地使用银行提供的金融服务，使银行能以便利、高效而又较为安全的方式为客户提供传统和创新的金融服务，同时有效降低柜面业务压力，降低银行日常业务运营成本。改版网银系统，增强网银安全新版个人网银系统的改造在原有网银系统安全控制手段基础上，重点考虑了客户信息的私密性保护，采用安全客户端和客户证书两项安全技术，以及业内先进安全的微软密码保护系统，并与网银系统原有安全手段进行有效组合，进一步增强了网上银行的安全性。新开网上商城，开拓服务领域我行新开发的网上商城系统搭建了一个集农商行“农”字特色商品(京郊游、京郊农产品、鲜花基地)、传统商品、金融商品于一体的网上商城服务平台。依托该平台，可大力发展我行电子商务业务，为客户提供多样化、便捷的金融服务。同时，还可以增加中间业务收入，吸引大量资金沉淀。 目录企业公文写作的几个关键点如何做到结构合理如何做到标题精彩如何做到呈现有力几类常见企业公文的写作31金字塔结构和 简报 工程竣工验收简报对口支援简报控辍保学的简报义务教育法简报棋类比赛简报 的转换-32/100-封面封面摘要内容主要内容（目录）关键主题关键信息关键主题次要信息开始结束报告类PPT的一般结构-33/100-主要信息16～20号正文14～18号页脚标题24～32号练习：请对以下项目步骤用图形表示-34/100-第一阶段启动大会网点负责人团队绩效带动培训第二阶段对天津分行进行员工访谈、环境布局勘查、客户群体等流程诊断第三阶段IBM软转八大模块导入进行集中培训第四阶段现场导入 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 实施计划日程表第五阶段神秘人检查请将以下图片对齐-35/100-高度：树立五种崇高情感-36/100-……要做到情为民所系，就要以党的先进人物为榜样，培养和增强对人民群众的深厚感情，学习和树立五种崇高的情感。一要学习邓小平同志的情怀感。他说：“我是中国人民的儿子，我深情地爱着我的祖国和人民。”二要学习雷锋同志的幸福感。他虽然只活了22年，但他说：“什么是幸福？为人民服务是最大的幸福。”三要学习孔繁森同志的境界感。他有一句名言：“爱的最高境界就是爱人民。”四要学习郑培民同志的责任感。他始终把“做官先做人，万事民为先”作为自己的行为准则。五要学习钱学森同志的光荣感。他把群众的口碑当作自己无上的光荣。只有学习和树立这五种崇高的情感，才能心里装着群众，凡事想着群众，工作依靠群众，一切为了群众，切实解决好“相信谁、依靠谁、为了谁”的根本政治问题，努力为人民掌好权、用好权。——习近平《之江新语》二○○三年七月十七日树立五种崇高情感-37/100-要做到情为民所系，就要以党的先进人物为榜样，培养和增强对人民群众的深厚感情，学习和树立五种崇高的情感。树立五种崇高情感-38/100-要做到情为民所系，就要以党的先进人物为榜样，培养和增强对人民群众的深厚感情，学习和树立五种崇高的情感。目录企业公文写作的几个关键点几类常见企业公文的写作通知请示报告计划总结39通知的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种如：通知）过渡语：现通知如下，现将有关事项通知如下，特作如下紧急通知。正文（一般写法）通知的缘由、根据＋通知事项＋执行要求结语（特此通知）单位成文时间批转下级机关公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员时使用的公文。40练习41 **银行人力资源部部长吴用2013年11月15日发出通知，决定召开梁山分行工作会议：12月12日开会，会期1天，开会的地点为水泊酒店。要求各县支行行长和分行各部门负责人参加，郊区县支行会议人员12月11日下午到水泊酒店报到；本市支行及分行直属各部门参会人员12月12日上午8：15直接到水泊酒店开会。参会者为各支行行长及分行各部门负责人。会议主要讨论今年的工作完成情况和部署明年工作。 请根据以上材料拟写一份正式通知42关于召开2013年度工作会议的通知各支行、分行直属各部门：为了全面总结2013年工作完成情况和部署2014年工作，决定召开分行年度工作会议。现将有关事项通知如下：　　一、参加人员：各支行长及分行直属各部门处长；二、会议时间：11月18日，会期1天；三、会议地点：水泊酒店；四、报到时间：各县支行参会人员17日下午到水泊酒店报到，本市内支行及分行直属部门参会人员18日8：15直接到水泊酒店开会。 五、会议日程及内容：详见附件 六、会议要求： 1.各支行及分行各部门要准备各自的年度工作总结及明年工作计划； 2.请各单位高度重视，准时参会。 七、联系人：燕青电话：188××××× 特此通知 梁山分行人事部 2013年11月15日请示的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）正文请示缘由+请示事项（一文一事）结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷；特此请示，请批复）单位成文时间43词语名称:为荷词语解释:1.书信及公文惯用语。表示承情感谢之意。撰写请示应注意的问题要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中；要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；不能越级请示要理由充分，请示事项要明确、具体；要语气平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气标题只能出现一个动词，不能两个动词44请示的格式45××××（公司）关于××××××（事由）的请示 ××××（主送单位）：为了××××××（目的），根据××××××（依据），我单位拟××××××（意图主旨）。现将有关情况和我们的意见报告如下：一、××××××（基本情况）。二、××××××（请示事项的必要性和可行性及其意义）。三、××××××（具体方案和请示事项）。妥否，请示。（印章）××××年×月×日关于购买客户座椅的请示市分行长：我支行现在使用的客户座椅中，有两排已破损，急需更新。请分行办公室立即予以拨款1万元用于购买新座椅。特此报告抄送：分行办公室 ×××支行(公章)二〇一三年十月二十日×××支行有两排座椅需要更新，特向上级撰如下请示，你能发现其中的问题吗？46关于购买客户座椅的请示市分行：我支行现在使用的客户座椅中，有两排系90年代末购置，目前已经陈旧破损，影响我行的网点环境，因此急需更新。经向市场寻价，新款座椅每排约需5000元，特申请分行拨款1万元用于购买新座椅。妥否，请批示 ×××支行(公章) 2013年10月20日抄送：分行办公室修改如下报告的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：××公司上半年各类产品质量评比工作的报告主送机关（可以一个，也可多个）正文开头：（交待缘由、目的、意义、依据）主体：（陈述说明报告事项）结语（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）单位成文时间48报告格式——工作报告49××××（单位）关于××××××工作情况的报告 ××××（主送单位）：根据××××××要求（或××××以来），我们××××××（概述工作背景或基本情况），对××××××工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下：一、××××××（工作基本情况）。二、××××××（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等）。三、××××××（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。四、××××××（下一步工作安排和思路）。（印章）××××年×月×日例请示与报告的区别 区别 报告 请示 性质不同 陈述性公文 呈批性公文 行文目的不同 在于汇报工作，反映情况，提出意见和建议，回签上级机关询问 为解决某一问题，请示某一问题，请示上级指示或批准 行文时间不同 工作结束后或进行中 必须在事前行文，不得先斩后奏 主送机关不同 旨在为上级提供信息，允许多头主送 是向上级请示批示或批准，只能写一个主送机关 事项的多少不同 可以是一件事，如专题报告，或多件事，如综合报告，一般篇幅较长 必须遵循“一文一事”的原则 答复的形式不同 不要求上级回复 要求上级及时批复回文，给予明确答复。50工作计划的要素流程图-52-职责图-53-甘特图-54-工作总结的编写工作总结格式题目：xxxx年度（x季度）xx部门工作总结具体内容：xx年度（x季度）工作基本情况回顾取得的成绩一年来的经验和教训工作中的不足今后的改进措施下一年度（季度）工作的展望总结的具体日期55总结要点56