2021年版档案局文书档案整理标准规范

1 范围本标准 要求 对教师党员的评价套管和固井爆破片与爆破装置仓库管理基本要求三甲医院都需要复审吗 了应作为文书档案保留归档文件整理标准和方法。本标准适适用于各级机关、团体、企机关和其它社会组织对应作为文书档案保留归档文件整理。其它门类档案能够参考实施。企业单位有其它特殊要求，从其要求。2 规范性引用文件下列文件对于本文件应用是必不可少。通常注日期引用文件，仅所注日期版本适适用于本文件。通常不注日期引用文件，其最新版本（包含全部修改单）适适用于本文件。GB/T18894 电子文件归档和管理规范DA/T1- 档案工作基础术语DA/T13-1994 档号编制规则DA/T25- 档案修裱技术规范DA/T38- 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适适用于本标准。3.1归档文件 archivaldocument(s)立档单位在其职能活动中形成、办理完成、应作为文书档案保留文件材料，包含纸质和电子文件材料。3.2整理 arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包含修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包含格式转换、元数据搜集、归档数据包组织、存放等），使之有序化过程。3.3件 item归档文件整理单位。3.4档号 archivalcode在归档文件整理过程中给予其一组字符代码，以表现归档文件类别和排列次序。4 整理标准4.1 归档文件整理应遵照文件形成规律，保持文件之间有机联络。4.2 归档文件整理应区分不一样价值，便于保管和利用。4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。4.4 归档文件整理应确保纸质文件和电子文件整理协调统一。5 通常要求5.1 组件（件组织）5.1.1 件组成归档文件通常以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本和定稿（包含法律法规等关键文件历次修改稿）为一件；转发文和被转发文为一件；原件和复制件为一件；正本和翻译本为一件；汉字本和外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议统计通常一次会议为一件，会议统计十二个月一本，一本为一件；来文和复文（请示和批复、汇报和指示、函和复函等）通常独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸，文件处理单或发文稿纸和相关文件为一件。5.1.2 件内文件排序归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不一样文字文本，无特殊要求，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；汉字本在前，外文本在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。5.2 分类5.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 一致性和稳定性。5.2.2 归档文件通常采取年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。a）按年度分类将文件按其形成年度分类。跨年度通常应以文件签发日期为准。对于计划、 总结 初级经济法重点总结下载党员个人总结TXt高中句型全总结.doc高中句型全总结.doc理论力学知识点总结pdf 、预算、统计报表、表彰优异和法规性文件等 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 包含不一样年度文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成会议文件归入闭幕年。跨年度办理文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。b）按机构(问题)分类将文件按其形成或承接机构(问题)分类。机构分类法和问题分类法应选择其一适用，不能同时采取。采取机构分类，应依据文件形成或承接机构对归档文件进行分类，包含多部门形成归档文件，归入文件主办部门。采取问题分类，应根据文件内容所反应问题对归档文件进行分类。c）按保管期限分类将文件按划定保管期限分类。5.2.3 规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类立档单位，能够采取年度—保管期限等方法进行两级分类。5.3 排列5.3.1 归档文件应在分类方案最低一级类目内，按时间结合事由排列。5.3.2 同一事由中文件，按文件形成前后次序排列。5.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列5.4 编号5.4.1 归档文件应依分类方案和排列次序编写档号。档号编制应遵照唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性标准。5.4.2 档号结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·-Y-BGS-0001”。5.4.3 档号根据以下要求编制：a）全宗号：档案馆给立档单位编制代号，用4位数字或字母和数字结合标识，根据DA/T13-1994编制。b）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“”。c）保管期限：保管期限分为永久、定时30年、定时，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采取3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未根据机构（问题）分类，应省略机构（问题）代码。e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内排列次序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位，前面用“0”补足，如“0026”。5.4.4 归档文件应在首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件能够由系统生成归档章样式或以条形码等其它形式在归档文件上进行标识。5.4.5 归档章应将档号组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，和页数作为必备项，机构（问题）能够作为选择项（见附录A 图A1）。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）根据5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识（见附录A 图A2）。为便于识记，归档章保管期限也能够使用“永久”“30年”“”简称标识，机构（问题）也能够用“办公室”等规范化简称标识（见附录A 图A3）。5.5 编目5.5.1 归档文件应依据档号次序编制归档文件目录。编目应正确、具体，便于检索。5.5.2 归档文件应逐件编目。来文和复文作为一件时，对复文编目应表现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。a）序号：填写归档文件次序号。b）档号：档号根据5.4.2-5.4.3编制。c）文号：文件发文字号。没有文号，不用标识。d）责任者：制发文件组织或个人，即文件发文机关或署名者。e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或标题不能反应文件关键内容、不方便检索，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。f）日期：文件形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级，不用标识。h）页数：每一件归档文件页面总数。文件中有图文页面为一页。i）备注：注释文件需说明情况。5.5.3 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采取A4幅面，页面宜横向设置（见附录B 图B1）。5.5.4 归档文件目录除保留电子版本外，还应打印装订成册。装订成册归档文件目录，应编制封面（见附录B 图B2）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录能够按年装订成册，也可每十二个月区分保管期限装订成册6 纸质归档文件修整、装订、编页、装盒和排架6.1 修整6.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求文件材料进行修整。6.1.2 归档文件已破损，应根据DA/T25-给予修复；字迹模糊或易退变，应予复制。6.1.3 归档文件应根据保管期限要求去除易锈蚀、易氧化金属或塑料装订用具。6.1.4 对于幅面过大文件，应在不影响其以后使用效果前提下进行折叠。6.2 装订6.2.1 归档文件通常以件为单位装订。归档文件装订应牢靠、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件保护和管理。装订应尽可能降低对归档文件本身影响，原装订方法符合要求，应维持不变。6.2.2 应依据归档文件保管期限确定装订方法，装订材料和保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限归档文件装订方法应尽可能保持一致，不一样期限装订方法应相对统一。6.2.3 用于装订材料，不能包含或产生可能损害归档文件物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。6.2.4 永久保管归档文件，宜采取线装法装订。页数较少，使用直角装订（见附录C 图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文件较厚，使用“三孔一线”装订。永久保管归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订，装订材料应满足归档文件长久保留需要。6.2.5 永久保管归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。6.2.6 定时保管、需要向综合档案馆移交归档文件，装订方法根据6.2.4-6.2.5实施。定时保管、不需要向综合档案馆移交归档文件，装订方法能够根据6.2.4实施，也能够使用不锈钢夹或封套装订。6.3 编页6.3.1 纸质归档文件通常应以件为单位编制页码。6.3.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或后面左上角空白位置。6.3.3 文件材料已印制成册并编有页码；拟编制页码和文件原有页码相同，能够保持原有页码不变6.4 装盒将归档文件按次序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不一样年度、机构（问题）、保管期限归档文件不能装入同一个档案盒。6.4.1 档案盒6.4.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度能够依据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D 图D1）。6.4.1.2 档案盒应依据摆放方法不一样，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录D 图D2、图D3）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最终一件文件件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒排列次序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。6.4.1.3 档案盒应采取无酸纸制作。6.4.2 备考表备考表置于盒内文件以后，项目包含盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检验人、检验日期（见附录E）。a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。b）整理人：负责整理归档文件人员署名或签章。c）整理日期：归档文件整理完成日期。d）检验人：负责检验归档文件整理质量人员署名或签章。e）检验日期：归档文件检验完成日期。6.5 排架6.5.1 归档文件整理完成装盒后，上架排列方法应和本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。6.5.2 归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类，库房排架时，每十二个月形成档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。6.5.3 归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类，库房排架时，每十二个月形成档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。7 归档电子文件整理要求7.1 归档电子文件组件（件组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 通常要求”要求。7.2 归档电子文件格式转换、元数据搜集、归档数据包组织、存放等整理要求，参考《数字档案室建设指南》（）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等标准实施。7.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（）、GB/T18894等标准应用系统