八步法A3资料制作PPT精选文档

A3资料制作技巧部下上司问题解决的思考过程有效并有针对性的指导A3A3资料的特点是人才培养（OJD）的重要工具沟通为什么要“制作简洁易懂的资料”（对资料使用者而言）■能够尽快理解■能够供每一位相关人员理解■即便意见不同，那什么地方不同。简洁易懂的资料，能够帮助引发有建设性的讨论。■即便内容有问题，也容易发现问题所在，便于进一步指导和修正（对资料制作者而言）■自觉地意识并思考如何“制作简洁易懂的资料”，　有助于对思路的自我检测和整理。什么是“什么是A3资料”A3资料是强有力的沟通工具之一。■能够将问题解决的8个步骤归纳在一张A3纸上　→是赞成或是反对，对哪个部分进行讨论，论点明确。■通过视觉表达，使内容一目了然　→有助于尽快理解问题，将节省出来的时间用于对内容的讨论。即使很忙的人也可以很快速地理解，做出决策。■A3资料是培养问题解决能力的交流工具　（问题出在哪一步，一目了然，便于指导和被指导）今天学习的目的就是：尽一切可能排除上述危险，掌握将A3资料功效发挥到最大限度的技巧什么是“A3资料”？并非只在形式上满足A3要求即可・一味的填充令资料不得要领・不知图表为何而做・图表、表格的表现内容艰涩难懂・理解了每个项目的内容，却不能了解整篇资料的中心[1]A3资料制作的步骤资料的撰写5大步骤顺序Step５.检查校对资料Step４.撰写资料内容Step３.确定版面设计Step２.撰写资料纲要Step１.明确资料目的（１）确定纲要的主体（２）确定对纲要主体进行补充的内容（３）检查纲要整体（１）根据纲要，确定版面设计（模板）（２）确定各文本框的标题（１）分别将各部分内容填入模板（２）修饰资料，使内容能够一目了然提纲的制作（１）最后检查整体的效果（１）考虑是“面向谁”的资料（２）考虑要“如何使用”资料（３）考虑资料用于“何种用途”（４）考虑要传达“什么内容”重点资料的撰写5大步骤顺序Step５.检查校对资料Step４.撰写资料内容Step３.确定版面设计Step２.撰写资料纲要Step１.明确资料目的（１）确定纲要的主体（２）确定对纲要主体进行补充的内容（３）检查纲要整体（１）根据纲要，确定版面设计（模板）（２）确定各文本框的标题（１）分别将各部分内容填入模板（２）修饰资料，使内容能够一目了然提纲的制作（１）最后检查整体的效果（１）考虑是“面向谁”的资料（２）考虑要“如何使用”资料（３）考虑资料用于“何种用途”（４）考虑要传达“什么内容”Step1.明确资料目的Step1.明确资料目的资料是说明、传达事情的工具。制作什么样的资料要依其目的而定。关于目的，首先要考虑“面向谁”“如何使用”“何种用途”，最后明确传达“什么内容”。公司外部公司内部其他部门本部门经管会、部长或室长、课长面向谁资料的内容传达什么分发开会自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长、课长如何使用说明自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长、课长用途如何报告联络商谈决裁＊＊决裁：决定是否批准提案资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定即使所涉及的内容一样，因资料的使用目的不一，资料所传达的内容也应当有所改变。首先自问自答“资料的目的是什么？”思考为达成这一目的应当在资料当中传达什么信息从以下角度出发，明确目的“面向谁”“如何使用”“用途如何”此3点Step1.明确资料目的※技巧Step2.撰写资料纲要资料的撰写5大步骤顺序Step５.检查校对资料Step４.撰写资料内容Step３.确定版面设计Step２.撰写资料纲要Step１.明确资料目的（１）确定纲要的主体（２）确定对纲要主体进行补充的内容（３）检查纲要整体（１）根据纲要，确定版面设计（模板）（２）确定各文本框的标题（１）分别将各部分内容填入模板（２）修饰资料，使内容能够一目了然提纲的制作（１）最后检查整体的效果（１）考虑是“面向谁”的资料（２）考虑要“如何使用”资料（３）考虑资料用于“何种用途”（４）考虑要传达“什么内容”制作简明易懂的说明纲要是使资料通俗易懂的前提。没有好的纲要，　无论任何版面设计或讲求视觉效果都没用。简明易懂的纲要，就是要简洁、遵循问题解决的步骤、合理、符合逻辑。纲要主体・・・・・每个步骤的信息都表述简单、符合　　逻辑・整体的长度以口头表述３０秒到　１分钟为佳纲要补充内容简洁地整理出３个左右的理由或数据，以从逻辑上支持各步骤所给出的信息各个步骤所传达信息的理由和补充数据Step8　巩固成果Step7　评价结果和过程Step6　贯彻实施Step5　制定对策Step4　把握真因Step3　设定目标Step2　分解问题Step1　明确问题Step2.撰写资料纲要（1）确定纲要的主体　　　　将每一步所要传达的信息用至多1句话表述类似报纸　　　　上的新闻标题口头念一下，长度以从30秒到1分钟为　　　　最佳（2）确定对纲要主体进行补充的内容　　　　为每条信息找出3个左右的理由或数据（3）检查纲要整体　　　　　　　比照资料的目的反复通读　　　　（思考“面向谁”“如何使用”“何种用途”）Step2.撰写资料纲要顺序资料不可能一次制作成功思路尚未理顺，或观察到的各个要素尚未具备整体的整合性首先考虑每个文本框的主题信息，检查这些信息的组合是否具备逻辑上的关联性制作纲要的要点在于：◗掌握对制作一份资料有用的信息的量（适中）◗语言是否简明易懂◗各项主题的串联是否合乎逻辑此3点Step2.撰写资料纲要※技巧资料的撰写5大步骤顺序Step５.检查校对资料Step４.撰写资料内容Step３.确定版面设计Step２.撰写资料纲要Step１.明确资料目的（１）确定纲要的主体（２）确定对纲要主体进行补充的内容（３）检查纲要整体（１）根据纲要，确定版面设计（模板）（２）确定各文本框的标题（１）分别将各部分内容填入模板（２）修饰资料，使内容能够一目了然提纲的制作（１）最后检查整体的效果（１）考虑是“面向谁”的资料（２）考虑要“如何使用”资料（３）考虑资料用于“何种用途”（４）考虑要传达“什么内容”Step3.确定版面设计根据做好的纲要，确定资料的版面设计（模板）。顺着思路进行版面设计，应当将较多版面分给需要强调的重点和步骤。标题顺着思路展开！Step3.确定版面设计初稿论据论据论据想强调的重点结论初稿论据论据把想强调的重点放在正中间先提结论其它参考Step3.确定版面设计资料的撰写5大步骤顺序Step５.检查校对资料Step４.撰写资料内容Step３.确定版面设计Step２.撰写资料纲要Step１.明确资料目的（１）确定纲要的主体（２）确定对纲要主体进行补充的内容（３）检查纲要整体（１）根据纲要，确定版面设计（模板）（２）确定各文本框的标题（１）分别将各部分内容填入模板（２）修饰资料，使内容能够一目了然提纲的制作（１）最后检查整体的效果（１）考虑是“面向谁”的资料（２）考虑要“如何使用”资料（３）考虑资料用于“何种用途”（４）考虑要传达“什么内容”Step4.撰写资料内容标题需要强调的部分用粗体字、大字文章要【简明扼要】【具体的】【主动语态】使用的表和图，图表，给予他人【视觉性】遵循文体和书写格式的基础，通过框格的上下左右进行合并Step4.撰写资料内容确定版面设计后，接下去就要填写各文本框中的内容。行文要尽量简明扼要，并使用图表、表格，使资料具有较强的视觉效果。修饰资料，使资料更简洁明了，使着重强调的部分一目了然。关键技巧在于统一文体和书写格式，只强调需要强调的要点。（1）各框内容的书写1）文章要【简明扼要】、【具体的】、【主动语态】★【简明扼要】①尽可能用一行文字表达②一句话表达一个内容③【开门见山】的表现④不重复使用相同的词语★【具体的】避免抽象的表达★【主动语态】尽可能避免被动的表达2）使用的表和图、图表要给予他人【视觉性】（2）内容要采取一目了然的布局和修饰①遵循文体和书写格式的基础，通过框格的上下左右进行内容的排版。②需要强调的框格和文字要使用粗体字和大字（尽可能选择3种以下的颜色和字体，对想强调的部分进行强调和标注。）Step4.撰写资料内容Step4.撰写资料内容<例>（1）撰写各文本框的内容★【简明扼要】①尽可能用一行文字表达两行以上无法让人一目了然②一句话表达一个内容・不好的例子：由于6月份起新研制的汽车上线，与原有汽车并行生产，目前的状况无法对应，因此必须对车间的布置和作业方法进行改革。・好的例子：▽6月份起新研制的汽车上线，实行与原有汽车并行生产。⇒需要改善车间布置和作业方法。③【开门见山】的表现・不好的例子：安全问题并不是不比数量问题重要（双重否定）・好的例子：安全问题比数量问题重要・不好的例子：质量不合格的事件，去年发生了34起，今年又发生了18起。・好的例子：今年发生质量不合格的事件18起。（去年34起）④不重复使用相同的词语1）文章要【简明扼要】、【具体的】、【主动语态】Step4.撰写资料内容<例>▼“具体”：避免抽象的表达方式・不好的例子：今年的销售情况还可以。・好的例子：今年的销售完成了目标的98%。★【具体的】★【主动语态】▼“主动语态”：尽量避免被动的表达方式・不好的例子：业绩受下属的干劲儿所影响。・好的例子：下属的干劲极大影响着业绩。<例>2）使用的表和图、图表要给予他人【视觉性】参照“资料作成的有效工具”（后续）（1）撰写各文本框的内容1）文章要【简明扼要】、【具体的】、【主动语态】Step4.撰写资料内容<例>（2）内容要采取一目了然的布局和修饰・不好的例子：○　　△　　◆・好的例子：○　　○　　●1）统一文体和书写格式，文本框的上下左右对齐・不好的例子（促销方法的现状和改善方向）・好的例子：・文体不一致・主语、宾语不同・填写内容不同2）须强调的文本框和文字用主题，加大字号现状今后・广告宣传没有达到效果，来店人数减少・强化营销人员的活动现状今后・通过广告宣传促进来店人数增加→针对不特定多人群，效果不佳・通过销售人员宣传，促进来店人数增加→针对特定的顾客展开活动，效果好■整篇资料使用的语言及表达方式是否具有一致性（句末表现方面/整体内容方面）■符号和编号是否注意保持了同整体统一■避免无谓的修饰（过度的修饰，反而会让读者无法区分哪里是修饰过的，哪里是未修饰过的。）Step4.撰写资料内容※技巧Step５.检查校对资料资料的撰写5大步骤顺序Step４.撰写资料内容Step３.确定版面设计Step２.撰写资料纲要Step１.明确资料目的（１）确定纲要的主体（２）确定对纲要主体进行补充的内容（３）检查纲要整体（１）根据纲要，确定版面设计（模板）（２）确定各文本框的标题（１）分别将各部分内容填入模板（２）修饰资料，使内容能够一目了然提纲的制作（１）最后检查整体的效果（１）考虑是“面向谁”的资料（２）考虑要“如何使用”资料（３）考虑资料用于“何种用途”（４）考虑要传达“什么内容”Step5.检查校对资料标题很容易明白整体的思路吗？能快速看清初稿的大纲吗？想说的话有遗漏吗？页边距与文体内容的整体布局是否合宜？（合理布局）Step5.检查校对资料问题解决A3资料的特点1张纸展现8个步骤·用一张纸表达所要表达的事物的情节。·根据资料的目的、用途的不同，写法也是不同的。最佳的表现方法还是A3资料。·A4资料和A3资料一样，也是将情节进行理论地展开，以让对方更加容易理解。·写报告时，要根据所要报告的人的职位，将要点总结在3页A4纸内（尽可能1页纸）为好。作为报告的依据或数据等，以附件的形式附在报告的后面，更容易使人理解。[2]A4资料制作何谓A4资料？→干思路关于的决裁1.目的2.现状的问题点（背景）3.改善设想A案B案C案（ 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 对比）4.建议选择的方案5.结论年月日姓名A4资料（样式）[3]资料作成的有效工具①柱状图……比较绝对值的大小（1）图（图表）的种类及用途Ex.②折线图……随着时间的推移有变化Ex.○○年度不良发生件数推移③圆环图……比较整体比例（构成比）Ex.④条形图……各项目的构成比Ex.修理工数设备区别、地点Total7650个零部件生产实际[3]资料作成的有效工具⑤两轴线柱状图……重点指向Ex.粗材加工不良项目件数○○年1～6月实际N＝250⑥散点图……复数数据的相关关系Ex.温度和不良发生件数不良件数温度湿度和不良发生件数不良件数湿度[3]资料作成的有效工具（2）图（图表）的写法Ex.（图1）零部件不良率推移（技术室提供资料）×○①根据目的，选择合适的图表②醒目的标题③编号④数据的出处、调查方法等特殊事项的标注⑤必须表明单位⑥刻度和刻度线要清晰很多线的时候，考虑如何更能使人看得清楚。[3]资料作成的有效工具（3）制作图（图表）时的注意事项①不同单位的事物在同一张图表上表现，容易产生误断Ex.单价上涨了吗？单价降低了吗？[3]资料作成的有效工具②刻度设定的方法，会引起判断的差异Ex.大的变化有回复的基调吗？没有特殊的变化？Ex.A:B＝2：1A:B＝3：2[3]资料作成的有效工具③过去的数据，从什么时候取合宜？Ex.上升中？比较1981年的水平有恢复吗？[3]资料作成的有效工具■资料（特别是A3资料）的效果　◗从问题的发生到解决，过程一目了然■明确制作资料的目的　◗资料所传达的内容因目的而不同◗从“面向谁”、“如何使用”和“用途如何”3个角度考虑并决定目的■首先制作资料的纲要　◗确定纲要的主体　◗检查纲要整体的整合性■版面设计要考虑读者阅读的便利性　◗始终保持“简明扼要”、“强视觉效果”和“整体一贯性”■制作完毕后仔细校对　◗检查整篇资料是否尚有逻辑不通的地方资料制作课程总结感谢聆听！Thankyou~!