文书档案管理实施细则

文书档案管理实施细则 为了贯彻落实国家《档案法》、中国科学院《档案管理工作 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 》及文书档案建档规范的有关规定，提高归档质量和档案管理水平，促进归档文件整理更加规范，有效地为我所各项工作服务，为现代化建设服务，为国家积累档案史料。现结合我所实际情况，制定如下实施细则。 一、文书档案管理体制 1(建立以综合档案室为核心，以各职能部门兼职档案员为基础的档案管理体系，并根据上级有关规定，实行文书处理部门(即各处、室职能部门)整理归档 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 。 2(由部门负责人指定专人(以下称为文书兼职档案员)管理本部门形成的文件 材料 关于××同志的政审材料调查表环保先进个人材料国家普通话测试材料农民专业合作社注销四查四问剖析材料 ，并完成整理归档工作。 二、文书档案管理职责 1(文书档案管理人员必须认真贯彻执行《档案法》，遵守各项档案 规章制度 食品安全规章制度下载关于安全生产规章制度关于行政管理规章制度保证食品安全的规章制度范本关于公司规章制度 ，忠于职守，维护党和国家的机密，保证本所档案的完整与安全。 2(收集、整理、保管、利用和统计本所文书档案。 3(指导、组织完成本所文件材料的整理归档工作。 4(积极开展档案的利用服务，提供档案信息资料，为科研、管理及各级领导服务。 5(负责本所文书档案的鉴定、销毁工作，定期向上级档案馆移交具有永久保存价值的档案。 三、文书档案兼职档案员职责 1(了解本部门工作业务，掌握文书归档文件整理的基本方法。 2(负责本部门文件材料的收集、积累，对具有保存价值的文件材料，统一集中保管。 3(主动做好预立卷工作，按归档范围类目及时“对号入座”，专柜存放文件并遵守保密制度。 4(认真做好本部门文件材料的整理、归档工作，做到完整、准确、系统，按时移交档案室。 四、文件材料的收集和归档 37 1(各部门在其职能活动中形成的、并已办理完毕、具有保存价值的的、应作为文书档案保存的各种文件材料，必须收集齐全，分类整理。 2(各职能部门平时建立预立卷，按年度归档。 3(每年6月底前将上一年度形成的文书档案移交综合档案室。 五、文书档案的归档范围和保管期限 1(文书材料的归档范围原则:凡是反映本所工作活动、具有查考利用价值的文件材料(包括所有应归档文件的电子版文件材料)和照片、录音、录像(以下简称声像材料)均属归档范围。 2(文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。永久为50年以上，长期为16年至50年，短期为15年以下。 3(确定档案保管期限的原则: 3.1 凡是反映本所主要职能活动和基本历史面貌的，对本所、对社会和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保存。它主要包括:本所制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要问题的请示、报告、总结、批复，计划、规划，综合统计报表，机构设置及演变、本所干部任免、人员编制等文件材料;直属上级机构颁发的属于本所主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本所主管业务并要贯彻实施的重要文件材料。 3.2 凡是反映本所一般工作活动，在较长时间内对本所工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。它主要包括:本所科研、管理活动中形成的一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作中形成的一般文件材料，直属上级机构颁发的属于本所主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。 3.3 凡是在较短时间内对本所有参考价值的文件材料，列为短期保管。主要包括:本所各职能部门一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本所主管业务但要贯彻执行的文件材料,下级单位报送的总结、报告和统计报表等文件材料。 3.4 根据本所各职能部门管理工作实际,文书档案按问题归纳为六大类:?综合管理类, ?党群工作类, ?人事教育类, ?科研管理类, ?基建资财类, ?后勤企业类。 六、文书档案整理要求 1(整理原则 38 归档文件整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 2(质量要求 2.1 归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 2.2 归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 3(整理方法 3.1 本所文书档案分类 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 采用“年度—问题—保管期限”方法;保管期限分为永久、长期、短期。 3.2 归档文件以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图纸等一册(本)为一件;来文与复文各为一件;重要文件(如法律法规)须留历次修改稿的，其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。 3.3 归档文件按“件”装订。装订时，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;批复在前，请示在后。 3.4 归档文件按所属年度区分，一般以文件签发日期(落款日期)为准。跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档;跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档。 3.5 归档文件的排列方法，在分类方案最低一级类目内，按事由结合文件形成时间顺序排列。 3.6 归档文件依分类方案和排列顺序逐件编制室编件号。根据分类方案的最低一级类目，按文件排列顺序从“1”开始标注。 3.7 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 3.8 归档文件应逐件编目。针对同一问题的来文与复文，应在备注栏内，互作备注。 3.9 责任者:填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 3.10 文号:体系文件的发文字号。填写时应照实抄录，不能省略。 3.11 题名:填写文件标题。文件没有题名或题名不规范的，应根据文件内容重新拟写或补充，并外加“ [ ] ”。会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和重要内容。 39 3.12 日期:填写文件形的成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，中间以短杠隔开，如2006-01-09。 3.13 页数:填写每一件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面位一页，空白页不计。 3.15 备注:注释文件需要说明的情况。 3.16 备考表:备考表置于盒内文件之后。填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并填写归档文件的整理人、检查人和日期。 3.17 不同归档年度、不同类别、不同保管期限的归档文件，不应放入同一档案盒。 3.18 档案盒应标明全宗名称全称。填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目。 3.19 归档文件整理完毕，应按年度填写“年度归档文件整理说明”。 七、文书档案的归档 1(文书档案由各部门兼职档案员按规范整理后，才能向综合档案室移交归档。 2(归档时间:归档部门应在次年六月三十日前向档案室移交归档。 3(归档时，应编制好归档文件移交目录，一式二份，由归档部门和综合档案室履行签字手续后，各存一份。移交档案时，双方应认真办理交接手续，仔细查点和验收。 4(文书档案归档后，综合档案室要进行再整理，按有关工作程序进行分类与编目，使之便于查找和利用。 八、文书档案的保管和利用 1(本所各类文书档案由所综合档案室集中统一管理。 2(档案部门要配置适宜档案安全保存的专用库房，落实“八防”措施，保持库房整洁，保证档案存放安全。 3(定期检查清点库存档案，发现问题及时处理解决。 4(建立必要的文书档案检索工具，积极为档案利用者提供便捷的服务。 5(自觉遵守档案借阅及保密制度，严格履行查、借阅手续。 6(每一位工作人员都必须爱护档案，自觉维护档案本来面目，任何人都不得涂改、损毁档案。违者将追究其有关责任。 7(档案管理人员调动工作或退休时，必须认真办理交接手续。 40 九、文书档案的鉴定和销毁 1(根据文书档案保管期限，定期进行档案鉴定。 2(文书档案必须经文书档案鉴定小组鉴定，报所分管领导审批后方能销毁，并办理相关备案手续。 3(档案销毁，须编制销毁清册;销毁时，应指定两名以上人员监销，监销人须在销毁清册上签字。 十、奖励和处罚 1(把档案归档工作纳入所年度考核工作之中，半年检查一次部门预立卷情况，每二年进行一次检查评比。对能完整、准确、系统和及时完成文书整理归档工作的部门和兼职档案员，予以表彰和奖励。 2(凡没有完成年度归档任务或归档不符合要求的部门及个人，取消年终评先资格。由档案室提供归档证明，通报人事处和所综合办公室，由人事处负责把关执行。 十一、本细则适用于本所文书档案工作，由综合档案室解释。 十二、本细则与上级档案管理有关规定不符时，按上级规定执行。 二??六年十月修订 41