浅析完善档案全宗指南编制方法_以水文系统档案全宗指南编制为例

浅析完善档案全宗指南编制方法_以水文系统档案全宗指南编制为例 , 4179(2012)S2 , 0191 , 04:1001 文章编号 浅析完善档案全宗指南编制方法 ———以水文系统档案全宗指南编制为例 支 静 洁 ( ,430010)长江水利委员会 水文局湖北 武汉 :,。摘要档案全宗指南编制是档案管理工作中不可忽视的重要环节更是提高档案管理水平的一项重要工作《》,,根据全宗指南编制规范的要求结合水文系统档案管理的特点及单位全宗指南的编制实例介绍了水文系 、、。步骤结构及注意事项对信息化时代完善档案全宗指南编制在提高档案管理 统档案全宗指南编制的原则 。 有效性方面发挥的作用进行了 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 :;;;关 键 词全宗指南档案管理水文系统信息化管理 : TP391: A中图法分类号文献标志码 。( ) ,档案全宗指南也称全宗介绍或全宗说明是以制为例作一粗浅的阐述 ,“文章叙述的形式向利用者介绍和报道全宗构成者 1 编制原则( ) ”。立档单位及其所形成档案情况的工具书随着改 ,革开放的不断深入档案资料在单位发展中的作用逐 、,把繁杂的档案资料整理编写成全宗指南必须按 ,、步凸显成为单位科学研究业务发展中不可缺少的重 ,照一定的规范和要求而把握好它的编制原则是极其 。,, 要组成部分尤其是近几年单位在业务发展的同时。《》重要的全宗指南编制规范中要求全宗指南的编 ,不断改进档案室的硬件设施完善档案管理的规章制 “、、、、制原则应客观准确真实语言简练文字表达清 ,1,,,度规范与健全档案资料的归档原则档案管理工作跃 上”。楚所以在编制全宗指南的过程中应主要遵循以 。、、了一个新台阶每年科技文书会计档案都能规 。下原则 、、、范有序及时地进行归档并编录全文数字化扫描至 ,( ( 1)、管理系统中为系统内部网上检索及远程查阅主要 按年度顺序介绍说明本单位的简况与全宗) ,是目录查询提供了方便更为目前单位全面贯彻与 。档案的情况 “”( 2) 、、、、 ,落实水利部关于大水文发展理念的实践搭建了信 编写时力求文字简练措词贴切具体清晰 。。、、息交流与沟通的快捷平台 准确对编写工作中所涉及的时间人物事件做到尊 、、。:2004 ,重历史实事求是准确无误如在编写本单位档案 年档案数字化管理实施后档案管理的条 ,、、、、、工作发展概况时对档案室成立的时间曾进行了详细 件手段方法及档案的载体归类方法归档范围档 ,,、的考证查阅了多种有关的资料与文字在没有找到正 式, 号编制检索工具等与以前相比均发生了较大的变化 ,,: ,文件的情况下经过反复磋商最后用这样一句话来 表达而单位的档案全宗指南却未进行及时更新与完善这 “ × × ,,单位成立之初即设立资料室负责档案管 理工不仅制约了档案资料的利用也直接影响到档案管理 ”。,,。,, 作同样对于一些重大事件的说明也是在查 阅了大工作的有效展开因此在做好档案管理工作的同时 《》,、。围绕全宗指南编制规范把握好编制原则步骤与 量文字资料后进行编写的 ,结构等在原有的基础上完善档案全宗指南的编写是 。,非常必要的在此笔者以水文系统档案全宗指南编 ( 3)( 编写素材主要以档案材料包括实物及相关 ) ,。“文字资料为依据以保证其可靠性与真实性有据 ”,可查是编写全宗指南的准则但在实际编写过程中 , 09 , 30:2012 收稿日期 :,,。E ,ma il: zhijj@ cjh, com, cn作者简介支静洁女主要从事档案管理工作 ,,; ,,遇到一些必须说明而又没有文字资料佐证时则通过写成员并进行分工其次在规定的时间内编写人员 。: 调查及相关人员的回忆来说明如本单位科技档案、、考证统根据各自的职责与范围进行相关资料的收集 3 : 1 ( 1985 分类方法演变大体经历了 个阶段第 阶段、、、。计并对收集的材料进行整理分析取舍甄别 ) 、:2003 ) 、2 ( 1986 3 ( 2004 年以前第 阶段年第 阶段( 1) 、。收集掌握相关的文字资料相关文字资料 ) ,1 “”年至今由于第 阶段一栏中的检索工具缺少文 、、是指与本单位有关的资料汇编大事年鉴政策与规范 ,字材料记录在编写时编写人员根据记忆找出已经封 ,: × × 、 × × 《》《等如中国共产党 局组织史资料局档 ———“”,尘的老资料卡片目录拍摄下来附在文字介绍 》,,案管理办法等它对编写全宗指南特别是对编写单 ,; ,,下面进行佐证同样这一阶段分类方法的说明也是 通、( 位历史沿革简介档案工作概况及全宗情况概述档 ,过老档案管理人员的回忆与对相关人员的调查予 以、、、、、、案的收集整理鉴定统计保管利用新技术的应 。考证编写的 ) 。用部分有直接的凭证和参考作用 、。( 2)分析档案室的全宗卷档案室的仔细查阅2 编制步骤 ) ( 、、、、、全宗卷对档案年鉴资料的接收利用编研鉴定、。 编写全宗指南是一项知识性科学性很强的工作销毁情况的简介部分的编写有着最为直接的参考作 ,,, 为保证质量在编写时不能操之过急必须循序渐进在,。用是重要的实物佐证材料 ,。实际工作中主要分以下几个步骤进行 ( 3) 利用计算机管理系统具体掌握全宗内档案的 2, 1 、。组织培训调研基本内容与案卷数量水文系统档案资料的组成是繁 ,,,,在着手编写全宗指南前邀请专家进行培训夯实 杂的直接利用档案管理的软件系统不但可以免去全 面 ,调阅全宗内纸质案卷的麻烦还可以加快案卷统计 的 ; ,专业知识同时组织相关档案管理人员赴专业档案馆 。,, 速度所以在了解与掌握全宗内档案的基本内容尤、、、,、,进行参观调研学习交流增强感性认识拓展视野 ,其是在统计各类档案数量时应尽量利用计算机管 理。为编制工作提供重要参照 ,系统调卷但当在调阅时发现输入不规范或数据不 正 2, 2 拟定全宗指南编写大纲,,确时则采取人工调卷的方法或人工与计算机调卷 相结《》,按照全宗指南编制规范根据单位的实际情况 ,。合的方法以确保档案资料统计的正确性 ,及水文系统档案的特殊性拟定档案全宗指南编写大 ( 4) ,。分工合作完成全宗指南的编写按照拟定 ,6 。纲大纲主要分 部分 ,,的全宗指南编写大纲与事先的分工各司其职完成编 ( 1) 。: 、、、 单位简介包括简介主要职责机构设置,。写统一合成 、( ) 、历史沿革主要领导任职情况现任和历任领导经 ,编写时根据水文系统档案的分类特点按问题介 ( 60 历的重大历史事件和执行的特殊任务周年十件大 ,,绍的形式进行即以档案内容为主线根据档案室及计 算) 。事和执行的特殊任务 ,,: 机管理系统中的分类分成若干章节体系即科技 档案 ( 、、、、、、、 综合水资源预报科研测验水环境测绘水( 2) : 。单位档案工作情 况包 括档 案 工 作 机 构 、) 、、、、计河道文书档案会计档案基建档案声像档 案 ( 、档案工作机构与人员组成国家二级档案管理达标 ) 、、、及获得荣誉档案工作 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 建设档案信息化建设 ( ) 、、、、 音像档案仪器设备档案电子档案水文年鉴综 。档案全宗号分配 。合资料九大类每一章节均以以上所列的分类作为 标( 3) ( ) 。: 单位档案资料情况介绍包括科技档案 ,。题分门别类地进行阐述 ( 、、科技档案情况概述科技档案阶段划分科技档案组 、,编写方法则以一般介绍为主重点介绍为辅互为 ) 、( 、成文书档案文书档案情况概述文书档案阶段划 ( 、。结合相辅相成针对单位一些不太重要的全宗如 、) 、、、分文书档案组成会计档案基建档案声像档案 、) 基建音像等和大多数不宜公开内容的科技档案资 ( ) 、、、、音像档案仪器设备档案电子档案水文年鉴综 、,,料作综合概括性介绍对重要的能反映单位主要工 。合资料 ,作职能活动和有特殊价值的档案内容及案卷尤其是 ( 4) ( ) 、、、、单位档案年鉴资料的接收利用编研 、、、各个阶段档案的归档范围分类方法档号编制检索 、。鉴定销毁情况简介 、、。工具编制规范等作重点详细介绍 ( 5) 。: 、备注包括档案全宗指南编制情况介绍全 ,、,在编写过程中对于全宗结构内容特别是涉及 到。宗指南内容说明 、,。 的各项数字均进行反复核对讨论确保准确无误最( 6) 。主要参考文献 ,、。后根据编制情况编写备注标明主要参考文献 2, 3 、、收集分析整理与统计编写材料 、,,围绕全宗指南编写大纲首先确定时间明确编 193: ——— 增 刊支静洁浅析完善档案全宗指南编制方法以水文系统档案全宗指南编制为例 。,做到详略得当以方便利用同时要注意不同类型的3 全宗指南结构及编制注意事项: 。全宗及各自整理状况的特点如本单位主要的两大 ,、,“块档案科技文书档案在编写时我们一般都从档 案《》,根据全宗指南编制规范要求全宗指南一般由 3 、、”。的情况概述阶段划分组成个方面来阐述其 中 ( 、、、封页正文全宗构成者沿革全宗内档案情况简介,、、 档案情况概述主要围绕本部分档案的内容组成保) 、,全宗内档案内容与成分介绍备注三大部分构成在 ; ,、管期限档号变化等作详细说明阶段划分则根据 本,编制单位全宗指南时应按照规范的要求结合水文档 3 ; 单位档案管理 个阶段的不同特点分别叙述档案 的。案的实际情况进行结构布局 ,,组成部分涉及到的内容和数据较多在编写时我们 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 、、并运用了大量的表格图标与文字相配合进行概 述3, 1 封 页 ,,说明这不但简化了文字叙述的繁琐而且也使表 述的: ( 封页内容包括全宗指南名称一般由立档单位 、,。内容简明直观从而成为全宗指南的一大特点 6 ) ( “”、“名称加档案全宗指南个字组成时间全宗内 ( 、) 、、、而对于档案年鉴资料的接收整理编研利 ,,:”档案文 件 的 起 止 年 代一般采用公元年表示如 、、、,, 用鉴定销毁编研情况等根据本单位的实际情况1952———2010) 、( “全宗号本全宗指南所对应的全宗 ,2,。在编写时单独列为一目来简述 ,: 0 × )× 。 ”的编号如本单位的全宗号为 在封页设 ,( 计时根据单位的特色配上相应的图片作为背景封 、面采用自拍的代表单位特征的照片封底及封二与封 3, 3 备 注) ,,三则采用与档案管理有关的照片做到既规范又不 : 备注部分内容可分成档案全宗指南编制情况介 。失美观 。绍与全宗指南内容说明两个方面来叙述 “”,档案全宗指南编制情况介绍主要介绍了编制 3, 2 正 文、。,全宗指南的目的过程编写成员及分工 ( 1)“”,正文中全宗构成者沿革也即简介部分“”,全宗指南内容说明分成内容概况与内容范围 。“”两个方面内容概况主要说明本单位自成立到编 ( 2, 2) ,、、,见 在编写时力求精练简明直观并体现单位 。, ; “”的特色凡涉及到一些用文字表达较为繁琐的内容写全宗指南为止的档案工作情况内容范围主要说 ,: “: ,、,“”明全宗指南的取材范围如在备注里是这样写的本 尽量用图示表格来说明如单位的机构设置用 一 ,张简明的图示来表明使原本复杂的机关部门之间 的 《》× ×× 全宗指南内容主要取材于 档案室已归档并; “”“关系变得一目了然单位的历史沿革部分及历 任 ,,录入档案管理系统的库存档案对一些未归档的内容”、、 ,领导两部分内容较为复杂多变涉及到的时间人( ) 1985 、如声像照片影像档案及 年前部分虽归档但 、,物名称变化较多在编写时我们分别用了一张简单 的、、还未整理调整录入档案管理系统的科技档案如水计 。表格进行罗列 ( ) ( ) ( B) 、、、水资源测验科研水文测验 预报等老档 ,。《》,”案本全宗指南未收录以后待补 ,: ( 2)“”全宗内档案情况简介内容包括档案工 ,,而辅助材料也即主要参考文献我们则是单列一 ( 、作机构档案工作机构与人员变迁情况各个时期获。目予以注明 ) 、( 得的荣誉等档案工作制度建设各个时期制定的各 、、、类档案管理办法档案鉴定与销毁办法借阅制度档 ) 、( 案保管及库房 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 等档案信息化建设档案计 4 完善档案全宗指南编制势在必行 、、算机管理系统分布式档案目录数据库档案联合检索 ,档案室的日常管理工作是繁杂的但对档案室的 、) 、( 系统高速数字扫描仪等档案全宗号分配指本单 ,全宗指南进行完善是档案管理工作中不可忽视的重 ) 。位及下属的各基层单位的全宗号在编写时做到详 ,要环节更是信息化时代下提高档案管理有效性的重 ,。略得当篇幅不宜太长 ,:要保证主要体现在 ( 3),:“”全宗内档案内容与成分介绍主要包括 ( 1) 。有利于档案管理工作的有效展开科技档案 、( 3 全宗情况概述阶段划分包含 个阶段的档案归档 3 ,分类方法大致经历了 个阶段的演变检索方法也经、、) 、( 范围分类方法检索工具档案组成每一类档案的 ,历了从人工检索到计算机检索的跨越即从手工制成 、、、、3 来源与内容成份产生时间保管期限个阶段的档 “”“”“,卡片目录与纸质目录检索到计算机制作纸 的 、) 。,号编制数量等这部分内容是全宗指南的核心也 ,,”质目录查询随着档案信息化建设的推进档案检索 ,是主要组成部分直接关系到整个全宗指南的编写质 ,手段也发生了根本性的变化目前借助计算机网络能 ,,、量在编写时注意阐述的内容要客观和真实显示的 、方便快捷地查询到机关单位和几个下属单位的所有 、、,,数据要正确文字的表述要简练条理结构要清楚并 库存档案目录还可以直接浏览扫描加工的档案原文 ( ) 。、,纸质档案的扫描图片因此完善档案室全宗指南利科学研究和水情预报大中型水利枢纽的设计与施 ,,、、、、的编写不但可以保持档案管理工作的连续性还有助城市建设环境保护防汛抗旱水文应工及流域规划 、,于档案管理人员了解本单位档案工作的发展历程档 急监测等工作的展开提供所需档案资料的线索构建 。,快捷查阅信息的平台 案管理工作的变迁全面地掌握和熟悉馆藏档案的内 ,、、、、容从而更好地开展档案的整理鉴定检索利用编 ( 4)。搭建与兄弟单位交流的便捷通道与桥梁每 ,。研等工作保证档案管理工作的有效再开 ( ) ,年笔者都会和同行业的档案馆室进行交流和学习 ,在彼此的沟通中发现仅仅依靠档案管理人员的介绍 ( 2)( 有利于进一步完善计算机档案管理系统数 。很难全面了解一个单位的档案管理全貌档案全宗指 。) ,随着单位信息化建设的发展字化档案管理系统,,南的内涵与实质决定了它在交流中的作用因为透过 ,,“ ××档案信息化建设也不断完善目前我们建立了,档案全宗指南不但可以了解一个立档单位的发展历 、局档案管理系统分布式档案目录数据库和档案原文、、,史时势变迁档案类别与数量也可以了解到档案的 ”,。数据库使档案管理工作迈上了一个新台阶为进 、、。归档范围分类方法检索手段等管理方法的演变所 ,2010 7 :8 ,行全宗指南的编写年 月借助计算机档案 ,、以详细规范的全宗指南是与兄弟单位之间进行直接 ,、管理系统对录入系统中的档案资料进行了详细全面 。交流的便捷通道与桥梁 ,,的统计在工作中发现由于在档案编录时数据输入的 、、,不规范基本条目的漏输或简化粗心等原因常常导 ( 致无法使用搜索引擎对资料数据进行全方位统计因 5 结 语 ,为搜索条件只要有一项不正确就不能显示出正确的 ,综上所述随着单位档案管理中计算机信息系统 ) 。数据与信息虽然这些问题的出现是计算机管理系 ( ) ,数字化档案管理系统的实施与完善档案管理早已,,统初创时难免的但却影响到档案管理工作的开展给 ,打破了传统的模式其先进的管理方法与便捷的检索 。,实际工作带来了不便通过这次全宗指南的编写笔 ,,系统要求及时完善档案全宗指南的编制为科学管理 ,者发现了工作中的疏漏并及时纠正从而进一步完善 。与利用档案资料提供有效途径 ,。了计算机档案管理系统使档案管理工作更加规范 ,但编写工作是一项繁重的工作既要注意保证重 ( 3) 为水利事业和社会经济发展构建快捷的信息 ,( ) ,点体现本单位系统的档案特色又要注意详略得 。“”,查阅平台在实行大水文发展理念的今天在立足 、,,, 当文笔流畅增强可读性使阅读者能通过全宗指南基,、、本职做好防汛测报水质监测水文勘测设计等工作 ,本掌握一个单位档案管理的概况为实际利用全宗 中,,的同时还要为社会经济发展提供全方位服务这些都 、,的具体案卷文件材料等提供基本的背景资料与线 ,2002 ,离不开信息资料的支撑从 年开始档案室每年 。,,索同时落笔涉及到的各方面内容与数据都必须一 一1 100 ,3 300 约接待利用者 余人次查阅档案资料 余卷 ,。查证与核实以保证全宗指南的可信度正如我们 在( ) 。: 2008 ( ) 1 150 册如年度全年接待借阅咨询共计 : “100 调研时一位老档案馆长所言档案管理要在 年,3 450 ( ) ; 2009 ( ) 人次卷册年度全年接待借阅咨询 ”。之后的人利用档案不会出现问题 1 000 ,3 300 ( ) ; 2010 共计 人次卷册年度全年共接受 :、700 ( ) ,( ) 2 544 参考文献借阅咨询近 人次借阅档案资料卷 ,1, DA / T 14 , 94 ,S,,全宗指南编制规范 ( ) 。,2011 : 册所以单位在 年的工作报告中强调要实 ,2, , 国家档案局政策法规研究司法规 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 化处档案工作标准汇编 “”,现 十二五发展的工作目标在抓单位管理建设的同 ,M,, : ,1999,北京中国标准出版社 ,“”。、时必须 加强水文信息档案管理而完整规范的 ( : )编辑邓 玲 ,,全宗指南不但可以提高档案管理的质量更可以为水 櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚櫚毎 櫚櫚櫚櫚櫚毎 艰苦奋斗科学务实创新敬业团队廉洁 櫚櫚櫚櫚櫚毎