集团无纸化办公实施意见
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集团无纸化办公实施意见
为节约办公耗材，提高办公效率，集团定于2010年7月1日起，在全集团范围内启用无纸化传输平台，各级各类上、下行公文均以电子文本形式传输。为保证此项工作的顺利开展，特提出以下实施意见:
一、无纸化办公的实施步骤
1(5月底前，完成集团所属公司、集团各部门办公用计算机升级、更换和检修工作，确保电脑系统安全、可靠、稳定运行，为实施无纸化办公打好硬件基础。
2(6月10日前，首先在集团各部门开展电脑使用规范及技巧方面的培训，同时建议集团所属公司也开展类似培训，为提高全体员工的计算机水平及集团无纸化办公的顺利实施打好基础。
3(6月20日前，完成集团范围内10套电子签章软件的购买、安装及电子印章、电子签名的制作工作。
(1)10套电子签章软件分配:公司、公司、集团、集团财务管理中心、集团总裁办公室、集团人力资源部、集团房地产管理中心印章系统各一套;集团总裁、公司总经理、公司总经理电子签名系统各一套。
(2)6月15日前收集集团总裁、公司总经理、公司总经理亲笔签名各一个，用于电子签名的制作。
4(6月20日前，完成无纸化办公系统中配套激光彩色打印机和传真机的购买、安装及调试工作。
彩色激光打印机和传真机品牌、型号为:
(1)彩色激光打印机:集团各部门、公司和公司各购买品牌为佳能型号为7200cdn的彩色激光打印机1台。
(2)传真机:集团各部门、公司和公司各购买品牌为松下型号为fl323cn的传真机2部(一部用于公司日常办公，一部用于总裁和总经理日常办公)。
(3)购置程序:按照《集团固定资产管理规定》中要求的固定资产购置程序购置。
5(6月20日前，集团内各系统、各专业口完成建立用于业务联系及交流的qq群，并确保关键岗位开通qq邮箱。
6(6月20日至25日进入试运行阶段，并组织相关人员进行该系统的使用培训。同时，在此阶段集团各单位要按照集团档案管理制度的要求实施分类编号并建立电子档案，储存各类电子档案。确须打印成纸质材料存档的，方可进行打印。
7(从7月1日起集团正式实施无纸化办公。
二、相关要求及配套制度
1(电子公文的排版设置。上、下行公文统一使用word文字处理软件排版。表格类文件可使用ecel软件排版，图片资料使用jpg格式。
2(电子公文正文按照《集团公文管理办法》的具体要求进行排版。
3(电子公文加盖电子印章或签名程序与纸质公文加盖实物公章程序相同。
4(电子公文签收与实物文件签收办法相同。
5.《集团电子印章使用和管理规定(试行)》。
为了使无纸化办公顺利实施，集团要求集团所属公司、集团各部门要加强各级管理人员及广大员工计算机方面的学习。要定期或不定期的开展计算机或办公软件方面的学习讲座，以提高全员的计算机应用水平，为企业今后实施信息化管理打好基础。同时要将这项工作做为长期性的工作来抓。
二〇一〇年六月七日
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