外贸新手须知(常犯错误 该做什么)[1]

外贸新手常犯的错误分析 [报关品名和海关编码]:很多时候,新手是国际贸易专业出身,也学过单证的课程,于是总认为自己对这个问题很早就会操作了。更有新手认为,品名和海关编码都是自己定的,没有什么问题。2005年,公司的业务助理未征求主管意见擅自填写海关编码,导致人民币6000多退税金额损失。很多新人不知道为什么对报关品名有要求,最主要的原因是因为报关的品名必须与能开具的增值税发票中的品名要保持一致,对新手操作的单子,经常要与工厂商量更改发票名称的事情,为此不知道要无故花费很多的时间和精力。 [数字错误]:在实际操作中,报关金额与交单的INVOICE金额时常会有所出入,这点相信大家都明白。新手在这点上如果没有概念,也情有可原,但是如果在制作单据的时候没有征求主管的意见,那么就是你的错误了。然而,在我的操作过程居然发生过非常低级的错误??我的助理将报关发票金额中的小数点往后多移了一位,即原先1.2万美金变成了12万美金,这将足足多用去我10万多的外汇额度。 [忽略退税日期]:目前的政策是出口之日起90天内办理退税手续。但是,实际操作中,很多货代会在2个月之后也无法把核销单和报关单退回公司。通常情况下,我们按照退单的品名指令工厂开票。记得有一次,货代在出口80天的时候才将单据退还我司,我们收到的时候已经是9月31日,第二天就是国庆节了。最麻烦的是,工厂说月底的票已经开完了,只能等月初过了国庆节!庆幸的是,刚好因为国庆节,退税局的办理时间延后。总结:一个字“悬”!时间只有差了1天。 [形式发票错误]:由于和工厂关系紧密,此外,以工厂的名义更容易取得客人的信任。时常我们的业务员会以工厂的名字对外洽谈业务接单,期间,有一次业务员在开形式发票的时候,公司的抬头使用了工厂的名义,而在形票的银行信息中填写了自己公司(外贸公司)的帐号和姓名。事情的发展是,客人在他们的信用证中的受益人却是工厂的名字,帐号却是外贸公司的。结果,工厂货完成了,却迟迟不能发出,因为我们只能要求客人进行改证,耽搁了双方许多时间进行沟通和解释。同时,恰巧美国对该国进行制裁,客人只能从其他银行重新开证和更改受益人。如果业务员在制作单证的时候,保持内容的一致性,那么绝对可以防止客人开错名称的意外发生,也给双方的交易带来许多便利,最主要的节约了时间成本。 [订舱错误]:助手在安排出运货物订舱时,时常会忽略该订单是否需要转船、是否直航,甚至会出现错误的船公司。具体的案例:某意大利客人的指定船公司是BLUEANCHOR的船,下单后客人也把该船公司的联系方式以及提单的复印件传给我们。当我们电话联系是,被告知这个电话原来是长荣的,现在搬迁了。因为助手不知道客人指定的船公司的中文,于是把长荣[EVERGREEN]就默认为我们需要的船公司,因为,或许他也就知道长荣这一家船公司。可是,事情发展总是那么的巧合!意大利客人居然和长荣也有约号,于是,以后订舱安排货运的一切事情都变得非常合乎常理。这个错误,一直到给客人确认提单时才发现!随后的一系列麻烦和补救措施就不在此赘述了。总结:知之为知之,不知为不知,千万不要不懂装懂,马虎应付外贸的任何一个环节! [下单错误]:这个错误是新手和老手均会发生的错误。这样的错误,让人痛心疾首、懊恼不已!业务员将客人的下单文件与我讨论,因为其不是很明白客人的装箱要求。 由于美国客人所写的,是非常典型的美国人逻辑思维方式,新手看不懂也属于正常。于是,我们就搞了一个头脑风暴,全体彻底讨论这个CASE。事后,我想应该没有问题了。可是,事情总是给我们太多的意外!客人收到货物后,非常伤心??认为我们工厂伤害了他!起初收到他的投诉,我们还是以为他们是挑剔。后来,仔细一查才发现,原来给工厂的定单中,她居然把混装的要求,写成了“不要混装”!这么好的客人,估计再也没有办法挽回了!总结:思路混淆,粗心大意,造成的代价是血的代价! [财务概念不清]:新手时常会犯“糊涂”,尤其面对财务问题的时候。其一,帐目不清。有业务员居然将货款多支付8000元给工厂,要知道总货款方才32000元,虽然该定单持续的周期为2个月;其二,该出口后,居然报关的时候又少报美元金额(因为客人一部分是TT,一部分是LC),从而导致开票的金额与公司银行的汇款金额不相符。那么,不开票的部分必须于私人帐户支付,如此,就又涉及到工厂不开票应退的税款问题。原本简单的单子,在新手的操作下,就变得如此的五彩缤纷,麻烦不断!总结:粗心大意,对财务的基础概念严重不明。 [措辞模糊]:新手总以为自己把问题说明清楚了,而事实是,工厂根本就没有明白你的意思。有业务员接到了澳大利亚的赠品订单,量小,30000个促销用的无纺布袋。业务员下单后,在 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 附件中写到“将袋子折好入箱”??这个却为20天后的交货埋下了严重隐患,因为,她根本没有与工厂说明如何折好!或许她也真的口头与工厂提及过包装的方式,但是,这样模糊的措辞最终给双方带来了不尽的麻烦。而恰恰,客人要求的这种折法要花费许多的人力和时间,这直接导致了产品成本的上升和交货期的延误。双方也为此包装的说话,各执一词。总结:模糊 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 达,词不达意,未形成严谨和认真的做事风格。 [盲从没有主见]:新手做事,一般都会缺失自己的主见和思路。无论是与工厂交往,还是与客户谈盘,都会不由自主的跟随对方的思路去走,我们亦可以称之为“人云亦云”。这个问题的存在,是任何新手无法避免,也必须经历的阶段。刚入门的时候,当然是什么都不懂了,也只能做一个传译者或者传话筒了??将客人的要求,不折不扣的告诉工厂,或者就是将工厂的回复一字一句的答复给客人。这个问题是客观的,因为任何人的初期阶段都是门外汉,无法产生自己的理解和见解。为此,处在这个阶段的新手,一定要时刻反省自己遇到的任何事情,或者是领导交付的任何工作;同时,一定要留意同事们是如何处理一些询盘。加以时日,我们就必须根据自我的一种判断和思路,去与客人或者工厂交涉,讨论一些条款、质量要求等等。哪怕是一个电话,一个传真,首先一定要提醒自己“我要达到什么目的?”、“我的要求是什么”?、“我的底线是什么?”……有这样的心理准备,就不会被别人牵着鼻子走路了。 外贸业务员新手该做什么 阶段一:熟悉产品 好的业务员有着精湛的专业知识,而企业往往会忽略这个问题,直接把业务员拉入做业务员.这会给企业带来的不但有物质的损失,也有名誉上的损失.因为客人总觉得该公司不那么专业,不那么值得可信.所以,阿里诚信通,中国供应商的操作员都必须有熟练的专业知识,交流技巧.一个新手很难找到与客人谈话的感觉,常常答非所问,啼笑皆非,也最易破坏一个企业的形象. 所以做为一个新的行业接触者,就必须从生产车间开始学起,学习包装,材料组成,规格,品质等.除了产品本身的品质,特点,我们也要了解样品制作时间,样品制作费用,交样时间,下大货需要的生产时间,日产量,有多少机器,车间大小,车间员工的作息时间, 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 等.因为在接见外国客人时,他是非常关心这些问题的. 只有在做好了第一个阶段后,我们才会更易进入第二步,第三步,最终获得客户的信任.有了信任才有了生意的基础.每一个大型企业都会让员工在最基层锻炼一段时间,就是让员工成为该企业长久的人才,更能激起员工工作的激情.我有时也常常陷入这样的迷惘,自己不清楚产品,怎么办,只有拖到老板回来后才能给予一个确切的答复,这样大大浪费了客人的时间.客人认为该企业办事效率低,不够专业.客人很难再继续关心你,尤其是对有潜力的新客人. 阶段二:熟悉产品报价和回复邮件 这里,把报价单独列出来,是因为报价的确能体现我们很多的东西.这不但对于我们对产品的认知度,因为涉及材料组成,规格和外箱尺寸等一系列因素.往往看到业务员的是直接根据客人的图片报价,或者在产品库里面选择产品直接报给客人.但客人的要求是不同的,有些客人认为你报得太高,超乎了他们的想像,认为你又大赚了一笔.其实不然,价格高低是因为所选材质的不同而致,所以,我们首先要做得就是客人目前经营产品的种类,品质档次,这样才能报一个适合他口味的价格. 数量调整:价格不但要根据他的材质要求来报,也要根据他要求的数量做适当的调整.有时客人也无法确认具体的数量,我们往往给的却是一个最高的价钱.我们何不分数量的报给他呢,给他多一份价格空间,就多一份贸易机会. 产品报价单:大部份的业务员都有这个毛病,总想把报价简单化,可有些细节,我们不能轻易的去掉的.因为客人不但要知道产品价格,具体规格型号,选用的材质,尺寸大小,外箱规格,包装方法,交易条件,产品所对应的图片.这种报价方式做得非常的完整,不会直接在邮件中写上:ND-2155:2.52$/PCFOBShanghai,这样也会让客人觉得你不够专业,不够认真. 回复报价时间:常常要求在接到邮件内一个小时回应,这当然只对于我们的工作时间.亚洲客人放在早上回复,欧州客人放在下午回复,美国客人放在晚上回复.对于客人的大小,确定该邮箱是否为该司的企业邮箱,企业邮箱先回应,免费邮箱的后回复.这样,给客人一种及时的回复信息的习惯,让客人也更加看重你的办事方法.现在软件的日益发达更加的让我们不会每两小时就打开邮箱一次,因为它会自动收取的.这加快了我们办事的效率。 阶段三:处理客人样品 当客人看中了我们的产品后,会要求我们寄样.这也是交易前的必备过程.但国内生产企业中很少有能达到客人要求的,常常以替代品代之,材料要换,外形要换,因为中国企业舍不得投资开发新客人,只想以现有的产品打开市场.这种开发客人是艰难的.因为我们满足不了外国客户的要求,所以十个寄样就有八个石沉大海,我个人以为企业的因素占得太大.所以,我们要审视自己是否能做这样的产品,如果能做,当然更好.如果不能做,我们也要如实相告,不应欺瞒客人.因为一旦交货后,不但会给客人带来痛苦,也会给自己带来痛苦,因为客人要索赔.我们的信誉也大打折扣,我们就很难与客人再有生意做.如果长期下去,整个企业就只会停顿,业绩停滞不前.所以我们一定要保证产品的品质.这不但给企业带来名声,也带来了业绩.我相信那些知名企业是靠质量撑起来的,不是靠低价竞争得来的.这样的企业才能被客户接受,才能发展得更加壮大。 除了保证品质外,我们一定要收样品费的.因为为客人做一个样品是耗时,也耗财才的,我们也没有必要完全都由自己承担.但我们一定要承诺:因为和客人第一次做生意,所以要收样品费用.但下单后,一定会如数退还的.我相信外国客人不会那么吝啬样品费的.这样下单的机会也比较大的,因为客人在付样费前一定也会思考该定单的成功率到底有多大.这样下单率也提高到80%,因为样品收费.当然,除了势力较大的企业外,小企业都是这样操作的,因为小企业在财力上是无法与大企业相抗衡的。 阶段四:确认样品,下定单 在我们走完了关键的一步后,客人确认了样品,并给我们下了很小的一笔定单.我们一定要把握生产期,交货期和产品的质量控制.及时的反馈生产消息给客人,及时的租船定舱,这样我们能保证交期,也保证了品质。 继续阅读