客户往来对账工作的改善

客户往来对账工作的改善 论客户往来对账工作的改善 【摘要】 客户往来对账工作是财务工作的重点，也是财务工作的难点。目前，客户往来对账工作存在八大纠结不清的问题，本文针对这八大问题给出了改善建议。 【关键词】 应收账款;客户往来对账 一、客户往来对账工作的重要性 在市场竞争激烈的今天，买方市场是多数企业所面临的市场局面。为了促进销售稳定增长、拓宽销售渠道、扩大市场份额，企业一般会采取给予客户一定账期及信用额度的赊销销售方式，这样也就产生了应收账款。应收账款是企业极其重要的流动资产，也是极其容易产生拖欠、呆坏账的资产。应收账款管理可分为事前防范、事中监控、事后跟进三个阶段。事前防范即客户合作之前的基本情况调查、签订 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、开立新户、初步授信等;事中监控即客户合作过程中的信用调整、监控预警、发货退货管理、结算管理等;事后跟进即客户往来对账、欠款清收、责任追究等。客户往来对账是应收账款管理链条中重要一环，其工作质量的好坏、效率的高低，直接影响着公司应收账款的管理水平及资产的安全完整。 为了防范因赊销而产生的应收账款风险，厂家与客户(以下简称厂商)之间定期的往来账目核对就成为一项极其重要的工作，客户往来对账工作是确认厂商之间债权债务关系、防范舞弊、及时发现差错、厘清债权债务金额、加强应收账款管理的专项工作，此项工 作是财务工作的重点，也是财务工作的难点。 二、客户往来对账工作中存在的问题 厂家作为经营活动中债权方，应积极、主动、及时地与作为债务方的商家展开对账工作。在实务工作中，客户往来对账工作在以下八个方面存在问题，严重影响着客户往来对账工作。 1、实施对账的主体。客户往来对账是财务工作的重点，需要财务人员亲自去核对。但在实际工作中，由于客户数量较多、区域分布范围较广，且距离公司路程较远，而财务人员人数、精力有限，难以做到与每个客户均亲自对账，所以常常需要委托负责该客户的业务员将财务人员制作的对账单带给客户核对、确认。业务人员对这种工作安排常常心有怨言，认为是业务人员在做财务的工作，分散了其专心于业务工作的时间精力。 2、对账周期。客户往来对账周期通常有按月、按季两种，极少按年进行。及时对账，能尽早发现账目差错及舞弊，保证账目清晰准确，但对账周期缩短，又会导致厂商双方用于对账事务的工作量增加。 3、对账方式。对账方式也直接影响对账事务的工作量，按照厂商对账人员是否见面来区分，可以分为现场对账和远程对账(包括函证、邮件、传真、网上对账)。现场对账即厂商对账人员到一方办公现场核对账目，并现场确认;远程对账即厂商对账人员不见面，而是通过挂号信、快递、邮件、传真、网络方式传递对账单。其中， 网上对账则是由厂家或商家人员登录到对方商务网站，自主核对账目，厂家与超市客户之间多采用这种对账方式。 4、对账内容。财政部2002年12月制定下发的《内部会计控制规范——销售与收款(试行)》第二十四条规定“企业应当定期与往来客户通过函证等方式，核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项”。财政部、证监会等五部委2010年4月发布的《企业内部控制应用指引第9号——销售业务》第十二条规定“企业应当指定专人通过函证的方式，定期与客户核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项”。但目前多数客户往来对账只是核对应(预)收账款的金额。 5对账范围。客户往来账目的金额包括期初余额、本期发生额(提货、退货、回款等)、期末余额。有的对账人员认为厂商双方期末余额能核对相符，就不必再费时费力地核对发生额，只有在双方期末余额核对不符时才需要核对发生额。 6、对账单格式。对账单是采用厂家格式，还是商家格式，是根据厂家或商家哪一方更有话语权来决定。不过无论是厂家还是商家格式的对账单，都只是确认截止某一日期双方的债权债务金额，并无催收货款的内容，实务中存在商家确认欠厂家货款但就是不归还的现象。按民法通则规定，一般民事法律关系普遍适用的诉讼时效期间为2年，而对账单是否引起诉讼时效中断的问题，司法实践中的认识并不统一。有观点认为，对账单只是当事人业务往来中的债权 债务结算凭证，字面上没有催收的内容，不能认定债权人主张权利引起诉讼时效中断;也有观点认为，虽然对账单上没有催收的内容，但当事人对账的行为本身，则隐含着催收债权的意思，应认定为是向债务人主张权利，引起诉讼时效的中断。 7、对账确认方式。对账确认的规范方式应该是签章(签名加盖章)，即加盖厂商双方的公章或对账专用章，并由双方对账人员签名。实务中常常遇到对账单上商家加盖的是发票专用章、收款专用章，但这些印章确认的对账单并没有法律效力。有的业务人员为了掩盖其舞弊行为，甚至使用伪造的客户印章来确认对账单。此外，对账人员未签名也是常见的问题。 8、取得对账单后，之前的业务往来单据是否还需保存。日常业务往来中的单据，如合同、订单、出库单、退货单、货物验收单、发票签收单、结算单、资金往来单等单据数量大，规格大小不统一，难以及时取得并转交给财务，且这些单据的搜集、整理、装订、保存均需耗费很大精力。实际工作中，不少人都认为只要取得了对账单，则之前厂商业务往来中的单据就无须再保存，认为经双方确认的对账单具有不容置疑、不可更改的法律效力。但实际上如果缺少双方业务往来单据的支持、支撑，这种对账单的效力还是有限的，在诉讼举证活动中，如果没有相应原始业务单据作支撑，即使已经确认的对账单，也不一定能取得法院的支持。 三、客户往来对账工作的风险应对策略 《企业内部控制应用指引第9号——销售业务》中的第三条指出“企业销售业务至少应当关注下列风险:(一)销售政策和策略不当，市场预测很不准确，销售渠道管理不当等，可能导致销售不畅、库存积压、经营难以为继;(二)客户信用管理不到位，结算方式选择不当，账款回收不力，可能导致销售款项不能收回或遭受欺诈;(三)销售过程存在舞弊行为，可能导致企业利益受损”。通过客户往来对账工作，可以规避或减轻后两项项风险，即规避或减轻厂家所面临的未对账、未及时对账或虽然对账但对账单无效所带来的应收账款不能及时、足额收回的风险。 根据财政部、证监会2008年6月所印发的《企业内部控制基本规范》中，风险应对策略有风险规避、风险降低、风险分担和风险承受四种。根据风险分析的结果，结合风险承受度，权衡风险与收益，厂家对客户往来对账工作中的风险，可以采取风险降低的策略，即根据成本效益原则，采取适当的控制措施降低风险或者减轻损失，将风险控制在风险承受度之内。 四、客户往来对账工作的改善措施 针对客户往来对账工作中存在的八大问题，可采取以下改善措施降低风险。 1、“财务主导+业务配合”对账分工模式。对账工作应由财务人员主导，业务人员配合完成。为降低业务人员的对账风险，财务人员要将对账单上所盖的印章与财务所保管的客户预留印章函上印章 进行比对，以防止客户无效盖章或业务人员私刻客户印章的行为出现，及时对客户进行电话回访，检查业务员是否与客户真实对账。此外，重要客户的对账工作应由财务人员亲自完成。 2、对账周期的确定。对账周期的确定应遵循重要性原则，即对交易量大的客户、欠款客户、逾期金额较大客户、逾期时间较长的客户，应按月对账确认;对交易量不大的客户、余款客户、逾期金额不大客户、逾期时间不长的客户，可按季度对账确认。 3、对账方式的确定。对账方式的确定也应遵循重要性原则，对交易量大的客户、欠款客户、逾期金额较大客户、逾期时间较长的客户，在条件允许时，应由财务或业务人员亲自到现场对账;对交易量不大的客户、余款客户、逾期金额不大客户、逾期时间不长的客户，如果距离较远、交通不便，则可以采用远程对账(包括函证、邮件、传真)的方式。另外，为方便客户及时核对往来账目，厂家 ，查询其与公司的可以对客户开放erp部分权限，使其能登录erp 业务往来明细，实现自主对账。 4、对账内容的确定。除了应(预)收款项，厂商之间的业务往来还有应付款项如厂家应支付给商家的销售返利，以及其他应收(付)业务如厂家向商家或商场向厂家支付的某种押金(品质保证金、服务保证金)。对于采用代销模式的，还需要核对委托代销商品与受托代销商品，所以应将往来对账的内容扩展到所有客户往来业务，而不局限于应收账款、应收票据、预收账款等，并合理设计对账单。 5、对账范围。对账时不仅要核对余额，还要核对发生额，即使厂商双方期末余额核对相符，也必须逐笔勾对每笔业务往来明细的发生额，以便发现可能存在的舞弊。如业务员以客户名义提一单货，但并未送交客户而是将其侵占，然后再申请一笔等额返利记入客户往来账，这时双方余额核对相符，但却隐藏着业务人员侵占资产这样的严重舞弊现象。 6、对账单格式。范伟红(2005)认为从诉讼时效中断的构成要件看，由于对账单中缺少 要求 对教师党员的评价套管和固井爆破片与爆破装置仓库管理基本要求三甲医院都需要复审吗 债务人尽快偿还欠款的主要内容，故对账单不能引起诉讼时效的中断;从对账单的本质看，对账单是确认结算的凭证，只有确认债权债务而无催收的功能。对账单通常是债权人事先设计好的固定格式内容，如果对账单内容中没有关于催收货款的明确内容，当出现争议时，应作出对债务人有利的解释，即不能认定对账单产生了中断诉讼时效的后果。因此，在情况允许的条件下，应尽可能采用厂家格式对账单，且由程序自动生成客户对账单，这样就保证了格式、内容的统一及对账单数据与账面数据的一致性。同时，对账单还应设计催还货款的内容，当期末客户为欠款，就自动在对账单中出现“请贵公司筹措资金，尽快归还所欠我公司货款”的条款，对于期末客户为余款的，则不必有此条款。 7、对账确认方式。要加强对业务人员的培训，使其知晓对账之后，需要商家对账人员在对账单上签字并盖章，不能只盖章不签字或只签字不盖章。为降低对账确认风险，厂方需要在合作之初的立户环 节要求客户出具预留印章函，预留印章函上应包括客户的公章、合同专用章、财务专用章、收货专用章印模，同时要求客户出具确认客户对账单的授权印章，以后凡是加盖了授权印章的客户对账单均属于有效确认。 8、妥善保存业务往来单据。客户定期的对账工作固然非常重要，但妥善保留双方的业务往来原始单据则属于更加基础性的工作。业务往来原始单据能够在厂商双方对发(退)货型号、数量、金额产生纠纷，甚至不得不采取的诉讼行动时起到关键证据的作用。 【参考文献】 [1] 范伟红:法官实用财务会计与司法会计研究[m](北京:人民法院出版社，2005.