会议室使用管理
制度
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目的为了加强会议室的管理，做到合理使用，有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用，提高会议室的利用率，特制定本规定。范围本规定适用于中心各会议室管理。职责办公室负责公司会议室的安排和管理，保证室内整洁卫生，设施完好。办公室负责会议室的钥匙，会议室设施、卫生等管理。内容4.1会议室仅限于本公司用于举行会议，接待访客、商务研讨，招聘等工作，各部门安排的各种会议、工作需提前登记，由办公室负责安排时间，避免发生时间冲突。未经允许不得擅自使用，如特殊情况需借他人使用，需通过申请经办公室同意方可。各部门因公使用会议室，原则上须提前一天需填写议室使用申请表》报备办公室，会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。由办公室协调安排后，方可在公司前台处领取钥匙，并使用会议室。各部门在使用会议室时，不得在会议室吸烟、大声喧哗，以免影响到其他同事正常办公。各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会议室的整洁，用完后所有设备放置原位。会议室配置的影音设备由行政部负责监督管理，各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，须追究当事的相应责任。会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借用，必须征得办公室同意后方可动用，事后归还原处。凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排，办公室协助提供会议用品（包括茶叶、水果、面巾纸等），不得在会议室内随意乱贴乱画。会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则上由使用部门负责，办公室协助指导使用。若主办会议部门要求悬挂会标，专题会议后应将会标立即撤销；若有其他特殊性要求，需提前申报，经办公室同意后，方可进行。行政部按每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，安排清洁人员做好会议室整洁工作，保证桌椅排放整齐，地面干净整洁。并按会议需要备好茶杯，饮用水，会后及时打扫清理。会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理，并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，并及时将会议室钥匙退回公司前台文员处，并由人员核查使用后物品状况。如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。会议室管理制度为规范中心会议室的使用，确保会议的顺利进行，现规定如下：一、会议室使用实行登记制度，使用时填写《会议室使用登记表》，由会议服务部门统一安排使用，如遇会议改期或取消，应及时通知会议服务部门。二、会议室实行先登记先使用的原则，如发生使用时间重叠的情况，双方协商解决。三、夏季提前15分钟打开空调，冬季提前15分钟打开暖风。四、各司召开的会议，配有热水、纸杯，会议召开后每间隔30分钟提供热水瓶续水服务。五、新闻发布厅、第七会议室、多功能厅召开会议以及局领导参加会议时，配有热水、瓷杯，会议期间每间隔30分钟提供续水服务。六、接待外宾时，配有瓷杯、矿泉水、湿毛巾，会议期间每间隔30分钟提供续水服务。七、会议结束后，使用部门及时通知会议服务部门清理会场。会议服务员工作流程表上午7:00〜7:30局长办公室卫生上午7:30〜&00各楼层会议室卫生会前准备：1、会前一小时打开会议室，调整室温，准备茶水。2、会前半小时按会议形式与人数会议室摆放瓷杯。会议服务：3、迎宾：会前15〜20分钟服务员站在所负责的会议室一侧迎接来宾。4、引导：宾客到达时，服务员要礼貌问好；来宾入坐后及时送茶水；会议开始后，服务员应退至室外（如特殊会议需要，可留在会议室内）。5、续水：会议期间每隔30分钟续水一次，重要会议开会前随时倒水，开会后第1〜2次续水时间在20分钟以内。6、宾客临时有事需要帮助时，要及时给予帮助或协调解决。（注：会议服务期间不负责传递任何文件）。7、会议结束后，站门口合适的位置送别。会后收台：8、送走来宾后，要及时清理用品，清洁会议室内卫生，关闭空调、灯光等一切电器设备。9、检查会场是否有参会人员遗落的物品，如有遗落的物品，马上将物品送秘书处，与参会人员联系。10、会议服务工作结束后，按会议实际情况填写会议记录，最后将当日的会议人数、时间、次数情况做好统计工作。下班时间17:00，如须加班，时间顺延。周末如须加班按会议要求，提前做好会前准备。收到各司室《会议室使用登记表》后，分配会议室。会议结束后，瓷杯、杯托应立即清洗，消毒处理。工作时间内不大声喧哗，不关闭室门，不吃零食，保持室内卫生，做到干净整洁。会议室分布情况会议室楼层会议室规模会议室用途备注1一层45人（内20人，外25人备5）外宾洽谈室毛巾、瓷杯2一层6人外宾会谈室毛巾、瓷杯3一层60人新闻发布厅矿泉水4一层40人服务中心会议室二层16人第一会议室党员活室5二层16人第二会议室6三层16人第三会议室7四层16人第五会议室（有窗）8四层16人第六会议室9五层36人（备4人）第七会议室（党组会议室）毛巾、瓷杯10五层16人第八会议室毛巾、瓷杯11五层16人第九会议室12五层6人局长会客室13五层6人局长会客室14九层10人休息室毛巾、瓷杯15九层主席台8人，观众160人多功能厅毛巾、瓷杯、矿泉水16九层第十会议室合计：会议室17个亠般会议室使用登记表使用部门：（盖章）日期:会议名称联系人电话使用时间上午人数第会议室下午人数第会议室会议要求外来参会人数外来参会车辆备注物业公司备案会议服务：118室电话：7781特殊会议室使用登记表会议服务：118室联系电话：7781使用部门承办人联系电话时间月曰时分至时分会议室名称新闻发布厅、外宾会议室、9层多功能厅会场需求1、主席台人数2、会场人数3、音响麦克风（有线个；无线个）4、投影设备5、9层休息室6、会议用品瓷杯、瓶装水、毛巾7、外来参会人数&外来参会车辆9、其他横幅制作、瓶装水由开会部门自行解决。会议室管理部门签字：月日使用部门签字：备注：1、新闻发布厅、外宾会议室有会时，服务员通知中控室、音响室人员。2、九层多功能厅有会时，服务员通知工程部，根据市内温度调节空调和排风系统。3、物业公司备案。信息办签字:
浙公网安备 33021202002483