第三篇档案的收集保管与利用

第三篇档案的收集保管与利用在中华人民共和国成立前的历史长河中，形成了大量的反映安徽省人民社会实践活动的有关政治、经济、军事、文化、教育、科技等各个领域的档案文件。之所以今天得以部分的保存，是因为历代统治者也颇为重视档案的管理，制定了一些法规制度。对档案的归档、整理分类、甄别去留、保管索用等有明确的 规定 关于下班后关闭电源的规定党章中关于入党时间的规定公务员考核规定下载规定办法文件下载宁波关于闷顶的规定 和要求，管档人员对档案的收管用也做过大量的工作。搜集归档。规定任何办结之文件，均要搜集归档。“文案既成勾司行朱讫，皆书其上端，记年月日纳库”，是《唐六典》对办完文档归档程序、时间、交接手续作的具体规定。历代皆然，沿续至今。对重要档案实行副本分级归档制度。据史料记载，自西周始，对上计、户籍、诉讼、刑名等重要档案，则规定制成两本以上，分别存放本官署档案库和上级官署档案库。战国时期地处今安徽省境内的楚等国，“上计”档案（即地方官政绩报告），除本官署归档外，其直属上级及王廷俱需保存。又如户籍档案，地方政府也十分重视搜集归档。唐时安徽省地方政府根据上级规定，户籍三年编造一次，一式三份，州县档案库各存一份外，另报朝廷一份。宋代《庆元条法事类》对地方户口档案有具体规定：具帐四本，县、州、司、部各存一本。明代洪武三年（1370年）六月朱元璋诏令各地“把天下户口钱粮之籍收藏保存，以垂永远”（《明太宗洪武实录》卷31、49）。再如司法诉讼刑名档案归档，亦与户籍档案有同样规定，除本县存档外，逐级上送存档。整理 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 。安徽省历代地方各级政府，对形成浩翰档案文件，采用一定方法，分门别类整理，有序保存。这里所言，整理方法主要指档案分类。早期档案分类，较大衙署，采取先地区或部门（实为作者），后收发文时间顺序分类；文档不多的衙署，则按年度和日月顺序先后排列，一年一包（捆）分类。到唐宋始，较大单位档案，正式提出“置册分门编录”分类，分地区、分部门、分问题；然后按日月“次第连粘”，并以千字文“天地玄黄、宇宙洪荒⋯⋯”或天干“甲乙丙丁、戊己庚辛⋯⋯”、汉字部首为符号，编排上架。鸦片战争以后，西学东传、档案整理方法转轨更张出现许许多多分类方法。归纳起来，主要有两大类：第一是十进分类法（即图书分类法）。分类层级不限，均以十演进。第二是纲目分类法。这是以机关组织机构及其职能或性质问题为 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 的分类方法。较之十进法自由灵活，不受十位数演进法限制。这两种方法，民国时期亦普遍使用。档案鉴定。唐代曾提出：“文案不需常留者，每三年一拣除”，“凡文案诏敕、奏案及考察补官解官案，祥瑞、财物、婚田，良贱，市估案，如此之类常留以外，年别检简，三年一除之。”（以上均见《唐令拾遗》），宋代进一步提出：“重害文书（祥瑞、婚田、狱案等）要长留”，“诸架阁公案非应常留者，留十年。每三年一检简”。然而，安徽省历代衙署，普遍未进行鉴定工作。直到民国之时，一些学者从理论上阐述档案鉴定工作的必要性，并提出鉴定原则和方法，这时才引起地方官员和有关人员的重视，对保存的档案，进行甄别去留工作。档案鉴定类别和原则是：一类是永存档案，主要有章制、法规、记录、 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 、总结、人事铨叙、命令、考绩、册表、契约、关系将来办案依据以及对地方编纂文献有重大历史价值之档案。二类是暂存档案，主要有效用未失、悬案未处文件，不重要的帐簿、统计表册和经费开支等档案。有的还将这部分档案分别确定保管期为三年、五年、十年。三类是销毁档案，主要包括：1、重复文件；2、已失去时效的寻常案件，如人事请假条、出差报告、会计请领、发放经费帐据、附件车证、执照；3、平行单位往来例行性的一般文件，如一般交际函件等。保管、利用工作。旧时档案经整理、鉴定以后，也是入库保管和索用。安徽省许多地方政府，曾不惜财力，花去许多金钱，为档案提供了保管条件。几乎每个郡州（专区、市）县都建有档案库或架阁库。这些档案库，均建筑在当地衙门大院之内（参见清时编的《徽州府志》、《祁门县志》等），并购有一定数目橱柜存放档案。历朝制定许多有关档案保管制度。如秦汉时即开始规定对库存档案，实行定期或不定期检查统计制度。唐宋规定，档案如有“漏落”、“被水漂坏”、“为火所焚”等情况，则要“以时晒曝”，“雇人誊写复制”；“要害文书”则“别库架阁”；档案人员被人替代工作时，必须办理移交手续等。从封建社会中期开始，为规范地方档案人员及有关官吏公务活动行为和惩治职务犯罪，使其忠于职守，进一步做好档案保管工作，唐宋元明清，都制订了档案律令。档案索用。安徽省历史档案，虽然绝大多数原件因天灾人祸种种原因，而不复存在，但是，各代历史档案在一定范围内，当时多被广泛调卷索用。首先普遍提供为当时官署的政务参考查阅；其次为许多学人撰写著述，提供了档案；再次为当时当地编史修志，提供了很多参考史料，且许多重要原文，被汇编进志书及文献中，成为系统史料。安徽省明清以后各郡州、市、县，都纂有地方志书。所以，现存有关著作、志书和历史文献，在一定程度上，反映和记载了安徽省档案内容。历史上调用档案文件，亦有严格规定。如经过批准，限定使用范围和时间。建国后档案管理工作包括收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节。建国初，档案机构尚未建立，各机关的档案工作处于分散状态，一般文书档案，由秘书部门的档案室保管；电报由机要部门保管；财会档案和其它业务档案，又由财会部门和其它机构保管；科技档案，当时还没有这一概念，只有科技资料机构，科技文件和资料不分，·90·大多分散保存。当时销毁档案没有统一 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ，没有监督制度，任意销毁档案的现象时有发生。多数机关没有进行分类、整理，整理的方法也不统一，有的采用图书十进分类法，有的采用门、类、纲、目分类法，还有的则两种方法混用，这就造成了查找利用档案的不便。50年代初，安徽省的主要任务是接收保管旧政权档案、收集革命历史档案、建立文书立卷归档制度。从1953年开始，在机关秘书部门初步建立了文件整理、保管、归档和销毁制度。1955年以后，安徽开始建立档案机构，着手研究档案统一管理问题，在借鉴苏联档案管理的经验的基础上，结合安徽省实际情况，制订了一些收管用方面的制度和办法，在各级档案部门的监督、指导下，初步改变了全省档案分散保存的状况。1956年，国务院关于加强档案工作的决定下发后，安徽省开始推行文书处理部门立卷，建立统一的归档制度，清理积存档案，收集清理分散在各地的革命历史档案和旧政权档案。到1956年底，全省绝大部分旧政权档案，已集中到省整理进馆（约5万余卷）。革命历史档案，从1956～1958年底，全省经过多次收集，当时集中到省档案馆筹备处的就有6114件。建国后形成的7420余万份积存零散文件，到1958年底，也全部整理编目进馆。同时，还将1957年以前形成的建国后档案大部分接收进馆。使全省各级档案馆馆藏档案数大量增加。其时采取了边接收、边整理、边利用的办法，以满足当时各方面利用档案的需要。1958年以后至1966年以前，全省各级档案馆室，贯彻“以利用为纲”的精神，把工作重点转向档案的利用。除进一步做好旧政权档案、革命历史档案的收集，抓紧机关文书立卷归档工作外，主要搞好内部档案管理和基础建设，使之逐步走向系统化、条理化，编制各种检索工具，积极开展档案的利用工作。并开始进行文件汇编和参与编史修志等工作。以“全宗”接收、整理、保管、统计档案是建国后档案管理工作的一个新突破，“全宗”理论最早是法国档案工作者以来源原则分类提出并不断完善的。中华人民共和国成立以后，在吸收旧中国档案学遗产的基础上，参考外国档案工作特别是学习了苏联的档案工作经验，加强了对“全宗”理论的研究，促进了安徽省档案科学管理水平的提高。“文化大革命”期间“全宗”划分问题，被国家档案局转发全国。建国后大的整理活动进行过多次，一般方法是按照“六个特征”①分类立卷，代替了建国初期延用的图书分类法和纲目分类法。档案的鉴定工作一般是在整理过程中结合进行，按照不同时期制定的“保管期限表”进行鉴定和销毁。建国后大的比较集中的鉴定工作，是1964年至“文化大革命”期间，根据战备精炼要求，强调“少而精”，致使馆藏档案的数量大为减少，影响了档案的齐全完整。“文化大革命”后，档案工作进行恢复、整顿，档案业务建设的重点是清理、接收“文化大革命”中形成的档案和建国后形成的档案。80年代直至其后，档案管理包括档案史料的编研出版，缩微和档案材料复制，微机储存检索等工作。80年代初，全省各级档案馆馆藏量普遍偏少，全省各级档案馆仅收藏有50余万卷档案，有上百万卷档案急待进馆。安徽省档案局发文，贯彻国家档案局提出的“大力加强以丰富馆藏、开发历史档案为中心的档案①六个特征为：作者、问题、年度、地区、名称、通讯者。·91·馆建设的历史任务”，扩大档案接收的范围，开发档案信息资源。从此，全省各级档案馆，普遍加强了档案的收集、整理和接收工作。省地市县档案馆均成立了接收小组或确定专人负责，进行接收、收集工作。为确保案卷整理的质量，省档案局向全省提出了案卷整理质量八条标准，印发了文书立卷手册，加快了档案整理进馆的速度。至1992年底止，全省馆藏档案已达384万余卷，门类和载体也不断增多。1981年以后，随着社会各界迫切利用档案的要求，全省各级档案馆，积极做好开放历史档案的工作，扩大了利用范围，使利用工作从80年代以前主要为政治服务转变到主要为经济建设、编史修志、科学研究等服务上来。80年代中期形成了利用档案的高潮，进一步推动了档案馆的业务建设和编研活动。档案管理六个环节的工作有了发展，保管条件改善，全省基本形成馆藏丰富、门类齐全、管理规范标准的档案保管基地。·92·