行政相关规章制度

1、目的：加强公司内部管理，规范员工工作范围，做到人尽其事，合理运用人力资源。增强外部联系，使公司各部门工作运转流畅。2、主题内容和适用范围：本规定对公司行政部各岗位职责进行了相关规定。本规定适用于森达美（中国）企业管理有限公司行政部。3、行政部职责：1、根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究2、负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作3、公司会议组织、记录及归档工作4、负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作5、负责公司日常安全保卫及消防管理工作6、负责公司车辆调动管理工作7、负责公司总务后勤管理工作8、负责公司对外宣传、公关工作9、完成公司高层临时交办的工作4、行政部权利：1、根据公司总体战略规划，对公司经营 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 有建议权2、依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力3、依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权4、依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权5、依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力6、部门内部员工聘任、解聘的建议权5、具体岗位职责、办事流程及表格模板：职位名称：行政总监所属部门：行政部直接上级：总经理直接下级：行政部总经理助理岗位职责：1、审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关规章制度2、审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案3、根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施4、组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题5、负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育6、负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施7、组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况8、负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议9、负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作职位名称：行政部总经理助理所属部门：行政部直接上级：行政总监直接下级：行政助理、行政文员、企业宣传、物业管理助理、维修员、保安员、保洁员、车队队长、司机岗位职责：1、在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境、保卫、维修和车辆安排等工作2、负责行政管理方针、政策和制度的制定，并组织落实3、负责组织行政年、季、月度 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 4、本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作5、负责组织保洁、保安工作 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 的拟定、检查、监督和执行6、组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作7、做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络8、负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况9、贯彻落实本部岗位责任制和工作 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ，加强与有关部门协作配合10、负责召集本部门的有关工作会议11、负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作12、负责对本部门员工进行培训和考核工作13、负责组织编写公司年度大事记14、负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理办事流程：1、印章制刻申请流程行政部相关部门行政总监主管审核审核审核公安部门批文制刻印章启用印章否是制刻申请开始结束是否2、印章使用流程相关部门行政部行政总监审核公司章审核审核请示否加盖印章用印登记加盖部门章用印登记否是用章申请开始结束否是否否是否是资料归档资料归档3、公司证照管理流程移交人行政部使用部门开始移交登记、保管申请使用使用流程是否需要年检归还年检结束否是表格模板：1、印章制刻申请表 申请部门 申请部门负责人签字 申请日期 经办人 印章详称 旧章详称 申请理由 行政部意见 总经理签字 日期 2、印章使用审批表 编号 用章部门 盖章时间 公章类别 盖章次数 文件发文号 文件名称 备注： 用章人（签章） 批准人（签章） 注：请在备注栏中简要说明盖章用途。3、印章使用登记表 盖章时间 文件名称 发文号 公章类别 盖章次数 使用人 批准人 备注 公章管理补充说明如下： ·公司公章由行政部总经理助理负责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用；·一般性介绍信及身份证明，须经行政部总经理助理审核后，方可盖章，以备查；·对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字迹端正，图形清晰；·公章禁止带出公司外使用，如因特殊需要，必须经总经理批准，由行政部专人携带前往，用后立即带回；·公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经总经理同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章；·公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理及相关负责人的签字，不得随意盖章；·公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施；·盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。职位名称：行政助理所属部门：行政部直接上级：行政部总经理助理岗位职责：1、协助行政部总经理助理起草各项规章制度2、负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作。按青岛市市政府相关规定，及时对各种公司证照进行年审登记3、严守公司机密，妥善保管各类文件4、负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作5、参与、主持或策划各项公关活动，提出公关方案预算、及时评价其效果6、陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作7、与各订票点建立往来关系，申请协议价格，为公司人员的出行做好服务8、与各酒店洽谈合适的协议价格，签署协议，为公司领导及同仁或客户预订酒店房间9、按公司相关规定及领导要求，预订餐厅就餐10、协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作11、按领导要求，起草行政指令，经行政部总经理助理确认无误后，下发至各分公司相关责任人处12、负责与集团公司的业务联系。应行政部总经理助理的各项指令，与集团公司保持业务往来关系，及时传达我司的需求给集团公司，并把集团公司的反馈及时告知行政部总经理助理13、与国际快递公司及国内快递公司建立良好合作关系。鉴于公司业务需要，经常往亚洲地区发送国际信件，故需与国际快递公司着重申请此区域内的协议价格14、负责公司内部小型会议的安排工作15、负责公司大型会议的安排工作16、按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动17、及时完成领导交办的其他事项办事流程：1、会议管理流程开始与会各单位召开会议部门行政部提出会议召开申请结束会议准备会议通知接受接受邀请会议服务按时参会按时参会形成会议决议和文件会后管理2、重要接待流程是否是是是否否提出重要接待申请结束审核审核审批规划接待事宜提交请购报告审核审批组织实施配合执行执行开始结束相关部门行政部行政总监总经理是否3、接待规格表 接待规格 说明 具体形式 一级接待 指来宾职位高于陪同领导 1、集团总部领导到访下属各公司视察、了解情况2、对重要的来访者，负责接待的领导自始至终地陪同3、对来宾初到和告别时的接待，可以请适当领导陪同4、机场贵宾通道、接机牌、行李牌、接机鲜花5、酒店提前准备好房卡，并安排人员于酒店迎接6、会议行程安排置于酒店房间内7、一楼东区大厅进入公司，并安排人员迎接8、六楼全体工作人员着统一工装列队欢迎，拍照人员就位9、LED屏显欢迎词10、办公区内门、灯、空调开启11、VIP接待室、视频会议室准备会议区、茶歇区，包括桌牌、会议导示牌、水果、点心、饮品等12、祈祷室的准备工作13、宴会提前预订好房间、点菜、小桌牌 二级接待 指来宾与陪同领导的职务、级别大体相同 1、下属各公司领导到访总部会议、商讨重要事宜2、下属各公司领导到访总部向上级汇报工作3、一楼东区大厅进入公司4、视频会议室准备会议区5、准备会议导示牌 三级接待 指来宾职位低于陪同领导 1、下属各公司领导派员到总部工作、会议2、交通、饮食必要协助4、例外事项工作安排表 接待项目 具体事宜 应考虑的因素 生活安排 主要是安排来宾访问期间的生活起居，包括饮食、住宿、出行这3方面 1、饮食安排：要尊重来宾的习俗，尽量满足来宾的要求，如清真不忌猪肉、新都教忌牛肉等2、住宿安排：根据获得的来宾资料，依据来宾的人数、性别、身份以及来宾的要求，预定好房间，同时预留好车位3、出行安排：出于方便来宾的考虑，对其往来、停留期间所使用的交通工具，公关人员亦须提前做好安排 迎送安排 接机、接站和送行工作 根据确定的接待规格进行安排，包括机场贵宾通道、欢迎仪式、接机接站人员、欢送仪式、送行事宜等 安全保卫 若接待重要来宾，接待人员应将安保工作列入计划 要“谨小慎微”，制定预案，思想上高度重视，还要注重细节，从严要求 宣传报道 若来宾的访问活动对企业有重要影响时，要事先做好宣传准备，确定出席新闻媒体或记者名单并联络 1、无论活动大小，都需安排拍照人员，拍照后做好存档工作2、注意企业内部口径统一，掌握分寸，并报经上级部门批准3、有关的图文报道资料应向接待对象提供，并应存档备案 礼品或纪念品 确定好礼品或纪念品的种类、数量等 1、礼物要轻重得当，不会让人产生误解2、考虑来宾的风俗禁忌3、礼品要有意义，最好的礼品应该是根据对方兴趣爱好选择的4、礼品的选择也可是当地有特色的物品表格模板：1、会议月计划表会议组织单位：编号： 月 日期会议相关信息 1日-15日 16日-31日 会议名称 会议地点 会议日期 会议时间 参会单位 预计人数 主持人 会议宗旨及议题 制表人： 审核人：2、森达美（中国）酒店预定表 序号 姓名 职务 联系方式 入住时间 退房时间 来访目的 指定酒店名称 客房标准 付费方式 备注 3、会议、就餐及住宿安排登记表 年月日 会议名称 会议时间 会议地点 记录人 参会人数 人员安排 备注 备注 茶叶□ 鲜花□ 咖啡□ 办公用品□ 矿泉水□ 麦克□ 水果□ 音响□ 横幅□ 投影仪□ 桌牌□ 其他 就餐地点 就餐时间 参加人数 就餐标准 其他 住宿地点 住宿时间 住宿人数 住宿标准 房间数量 备注：申请部门： 经办人： 部门负责人确认：4、与会车辆及驾驶员一览表 序号 公司名称 车型 牌照号 驾驶员 联系方式 5、房间安排表（置于房卡内） 房间号 名称 6、会议日程安排（举例说明）森达美（中国）山东地区工作座谈会SimeDarby(China)ShandongDistrictWorkingSymposium参会手册GuidingBooklet12/05/2010—12/07/2010森达美（中国）山东地区工作座谈会SimeDarby(China)ShandongDistrictWorkingSymposium会议日程Itinerary2010年12月05日日程安排：Dec.5th,201016：00---16：30 索菲亚（青岛）国际大酒店一楼大堂报到，领取《参会手册》，分房休息； CheckinatSophiaInternationalHotelandgetthe<GuidingBooklet>.18：00---20：00 与会人员于索菲亚（青岛）国际大酒店-1F“会议厅1”举行晚宴； Banquetdinnerat-1F,“MeetingRoom1”,SophiaInternationalHotel.2010年12月06日日程安排：Dec.6th,201007：00---08：00 索菲亚（青岛）国际大酒店2F“咖啡厅”用早餐； Breakfastat2F,“CoffeeGarden”,SophiaInternationalHotel.08：30---13：00 森达美（中国）总部视频会议室召开会议； SymposiumintheSimeDarby(RHQChina)meetingroom(1).13：00---14：00 丽达购物中心1F餐厅用午餐； Lunchat1F,Restaurant,LeaderShoppingCentre.14：00---14：10 与会人员东区一楼大厅合影； Groupphotointheentrancehall.14：10---17：30 森达美（中国）总部视频会议室召开会议； SymposiumintheSimeDarby(RHQChina)meetingroom(1).18：30---20：30 与会人员于索菲亚（青岛）国际大酒店-1F“会议厅1”举行晚宴； Banquetdinnerat-1F,“MeetingRoom1”,SophiaInternationalHotel.2010年12月07日日程安排：Dec7th,201007：00---08：00 索菲亚（青岛）国际大酒店2F“咖啡厅”用早餐； Breakfastat2F,“CoffeeGarden”,SophiaInternationalHotel.09：00 退房离店 Checkout（行程如有调整，另行通知/Anyadjustment,furthernotice）与会人员名单/Participants: 序号No. 公司名称CompanyName 职位Position 与会人员名称Name 1 森达美（中国）企业管理有限公司SimeDarby(China)EnterpriseManagementCo.,Ltd. 合伙人Partner 拿督·吕德胜Dato'Louis 2 能源与公共事业部中国区运营及控制中心总经理GM-Operations&Control,ChinaOperations,Energy&UtilitiesDivision 目千里ErikMushtarina 3 能源与公共事业部中国区运营及控制中心高级主管SeniorExecutive-Operations&Control,ChinaOperations,Energy&UtilitiesDivision 伊沙EysaZulkifli 4 能源与公共事业部中国运营及控制中心分析师Analyst-Operations&Control,ChinaOperations,Energy&UtilitiesDivision 傅大伟HouDaiWei 5 能源与公共事业部港口项目负责人Head-PortOperations,Energy&UtilitiesDivision 黎琦铁LaiAhChek 6 计财总监ChiefFinancialOfficer 王天时OngThianSee 7 计财部总经理助理GMAssistant–FinancialDept. 陈卓里ChanChokLay 8 采购部总经理助理GMAssistant–ProcurementDept. 焦中凯JordanJiao 9 行政部总经理助理GMAssistant-AdministrationDept. 徐玉婷JessicaXu 10 人事部经理HRManager 李薇WinnieLi 序号No. 公司名称CompanyName 职位Position 与会人员名称Name 11 潍坊森达美港有限公司WeifangSimeDarbyPortCo.Ltd. 总经理GM 刘秀丽LiuXiuLi 12 副总经理DeputyGM 刘廷恒LiuTingHeng 13 副总经理DeputyGM 吕怀营LvHuaiYing 14 副总经理DeputyGM 黄建军HuangJianJun 15 副总经理DeputyGM 李灵效LiLingXiao 16 副总经理DeputyGM 张其新ZhangQiXin 17 副总经理DeputyGM 陈铭ChenMing 18 总经理助理GMAssistant 邱正林QiuZhengLin 19 总经理助理GMAssistant 李凤云LiFengYun 20 总经理助理GMAssistant 马显军MaXianJun 21 综合办公室副主任ComprehensiveOfficeDeputyDirector 郝丙辉HaoBingHui 22 潍坊森达美水务有限公司WeifangSimeDarbyWaterManagementCo.,Ltd. 总经理GM 李昌友LiChangYou 23 副总经理DeputyGM 张明兴ZhangMingXing 24 总经理助理GMAssistant 陈满ChenMan 25 总经理助理GMAssistant 王海刚WangHaiGang 26 办公室副主任OfficeDeputyDirector 李振华LiZhenHua 27 潍坊森达美修造船有限公司WeifangSimeDarbyShipyardCo.Ltd. 常务副总经理ExecutiveDeputyGM 王廷靖WangTingJing 28 副总经理DeputyGM 于会平YuHuiPing 29 副总经理DeputyGM 朱锋ZhuFeng 序号No. 公司名称CompanyName 职位Position 与会人员名称Name 30 潍坊森达美置业有限公司WeifangSimeDarbyPropertyCo.Ltd. 总经理GM 张庆祝ZhangQingZhu 31 副总经理DeputyGM 陈启良ChinKeeLiang 32 总经理助理GMAssistant 江仪芳YvonneKongYeeFong 33 综合部副经理ComprehensiveDept.DeputyGM 韩寿祥HanShouXiang 34 济宁森达美港有限公司JiningSimeDarbyPortCo.Ltd. 总经理GM 臧骞ZangQian 35 济宁地区财务总监CFO-JiningDistrict 莫伟强MokWeiKeong 36 副总经理DeputyGM 张福民ZhangFuMin 37 副总经理DeputyGM 陈大明ChenDaMing 38 财务部副经理FinancialDept.DeputyGM 王永芹WangYongQin 39 济宁森达美郭庄港有限公司JiningSimeDarbyGuozhuangPortCo.Ltd. 副总经理DeputyGM 李卫宁LiWeiNing 40 总经理助理GMAssistant 李国梁LiGuoLiang 41 财务助理FinancialAssistant 叶伟杰YapWeiKeat 42 济宁森达美龙拱港有限公司JiningSimeDarbyLonggongPortCo.Ltd. 副总经理DeputyGM 李道富LiDaoFu 43 副总经理DeputyGM 张宪印ZhangXianYin 44 财务副经理FinancialDeputyGM 王慧卿WangHuiQing 45 济宁森达美太平港有限公司JiningSimeDarbyTaipingPortCo.Ltd. 总经理GM 李子英LiZiYing 46 办公室副主任OfficeDeputyDirector 李峰LiFeng 序号No. 公司名称CompanyName 职位Position 与会人员名称Name 47 日照森达美油脂有限公司RizhaoSimeDarbyOilsandFatsCo.Ltd. 常务副总经理ExecutiveDeputyGM 伦学政LunXueZheng 48 财务总监CFO 陈鹏飞ChanPhangFey 49 副总经理DeputyGM 祝奎业ZhuKuiYe 50 总经理助理GMAssistant 刘晓亮LiuXiaoLiang 51 综合办公室副主任ComprehensiveOfficeDeputyDirector 李振辉LiZhenHui 52 计划财务处副处长FinanceOfficeDeputyDirector 师迎春ShiYingChun会议注意事项/Mattersneedattention：1、吸烟区仅限第二会议室室外观景平台；SmokingareaisjustintheviewingplatformofMeetingRoom(2).2、会议中请勿大声喧哗，确保会场安静；Pleasebequietduringmeeting.3、会议期间手机请设为静音模式；PleasesetmobileinSilentModeduringmeeting.4、随行人员等候区为第二会议室；Theentourage’swaitingareaisintheMeetingRoom(2).5、各类物品请勿随意触碰。Pleasedon’ttouchanyarticlecasually.会务组人员名单/OrganizationGroupStaffList： 会务职责Responsibility 人员名称Name 电话MobilePhone 总协调Coordinator 陆雯TinaLu 18853225127 会议记录MeetingMinutes 卢长岭LorraineLu 15066859906 会议摄影Photographer 张涛TerryZhang 13792438517 会间服务Server 程雪CarolCheng 13705322649 王苗苗SallyWang 15192628521 会间车辆服务VehicleServer 曲成龙QuChengLong 13386429912 会间电子设备调试ElectronicEquipmentdebuging 张磊ZhangLei 13687699220 会间车辆停放及安保VehicleManagementandSecurity 徐家冬XuJiaDong 13791808191 王益民WangYiMin 13792914956森达美（中国）总部SimeDarby(RHQChina)行政部Administration2010年12月05日Dec5th,2010拿督·吕德胜Dato’Louis会议桌ConferenceTable李昌友目千里LiChangYou ErikMushtarina刘秀丽王天时LiuXiuLi OngThianSee臧骞莫伟强ZangQian MokWeiKeong 李子英江仪芳LiZiYing YvonneKongYeeFong张庆祝陈鹏飞ZhangQingZhu ChanPhangFey伦学政黎琦铁LunXueZheng LaiAhChek王廷靖陈启良WangTingJing ChinKeeLiang会议记录MeetingMinutes会议座位示意图SeatingPlan晚宴用餐座位安排/BanquetDinnerSeatingArrangement：1号桌/No.1（14人/people）：拿督·吕德胜(Dato’Louis)、王天时(OngThianSee)、李昌友(LiChangYou)、黎琦铁(LaiAhChek)、臧骞(ZangQian)、刘秀丽(LiuXiuLi)、张庆祝(ZhangQingZhu)、伦学政(LunXueZheng)、王廷靖(WangTingJing)、李子英(LiZiYing)、陈鹏飞(ChanPhangFey)、莫伟强(MokWeiKeong)、陈启良(ChinKeeLiang)、目千里(ErikMushtarina)；2号桌/No.2（10人/people）：焦中凯(JodanJiao)、刘廷恒(LiuTingHeng)、吕怀营(LvHuaiYing)、张明兴(ZhangMingXing)、李灵效(LiLingXiao)、陈铭(ChenMing)、伊沙（EysaZulkifli）、李道富(LiDaoFu)、傅大伟(HouDaiWei)、陈卓里(ChanChokLay)；3号桌/No.3（10人/people）：黄建军(HuangJianJun)、张其新(ZhangQiXin)、张福民(ZhangFuMin)、陈满(ChenMan)、于会平(YuHuiPing)、张宪印(ZhangXianYin)、李卫宁(LiWeiNing)、刘晓亮(LiuXiaoLiang)、陈大明(ChenDaMing)、朱锋(ZhuFeng)；4号桌/No.4（8人/people）：王海刚(WangHaiGang)、李凤云(LiFengYun)、马显军(MaXianJun)、李国梁(LiGuoLiang)、邱正林(QiuZhengLin)、江仪芳(YvonneKongYeeFong)、叶伟杰(YapWeiKeat)、祝奎业(ZhuKuiYe)；5号桌/No.5（10人/people）：徐玉婷（JessicaXu）、师迎春(ShiYingChun)、韩寿祥(HanShouXiang)、郝炳辉(HaoBingHui)、李振辉(LiZhenHui)、李峰(LiFeng)、王永芹(WangYongQin)、李振华(LiZhenHua)、王慧卿(WangHuiQing)、李薇(WinnieLi)。7、年会费用统计表 序号No. 姓名Name 房号RoomNo. 房费/RoomCharge 餐费MealCharge 房费/RoomCharge 其他费用/OtherCharge 8、签到表公司名称：CompanyName： 序号NO. 职位Position 与会人员名称Name 签名Signature 9、与会人员房间安排表 序号No. 姓名Name 公司/职务Company/Position 证件号码IdentificationNo. 房间号RoomNo. 职位名称：行政文员所属部门：行政部直接上级：行政主管岗位职责：1、按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务2、负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理3、熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息4、负责行政部总机电话的接听业务。具体规定如下：工作时间表8:30am-5:15pm，铃响三声内需有人接听；接听电话应用普通话或英文，接听模版为“您好，森达美（中国）总部”，声音甜美，语速适中，礼貌待人；需对公司人员分机号码熟悉掌握，转接电话做到高效、准确；如工作人员不在公司，应登记来电人员相关信息，包括姓名、公司，了解是需留言还是待公司人员回电，登记《电话接听记录》，并将信息及时、准确的转达给公司相关人员5、负责及时更新各部门以及各公司的电话信息，随时发放给各部门6、负责接收各部门传真，并及时通知，填写《传真登记表》7、负责行政部收发文件登记工作。行政部所有收到的文件和发出的文件，均应附有《工作内部联系单》，内部联系单上应明确与文件相关的部门与人员，相关责任人需在此单上签字确认已获悉此文件。8、负责行政部接发传真业务。公司向内、向外发送传真，需统一使用公司传真模版，标明来处和去处，传真发送人员应做到认真严谨，勿错发、漏发。公司收到传真，应及时在《传真登记表》上进行登记，通知收件人领取并签字确认9、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经行政部确认，各部门人员不得私自复印。复印页数超过十张，复印操作人员应及时在《复印登记表》上做好登记，月底对本月所用纸张做出统计。复印操作人员对与公司无关的文件严格控制，有权不予复印。本着加强员工环保理念以及节约公司资源的原则，对于复印过一面的纸张，如牵涉公司数据及机密，须自行碎纸销毁，其他纸张应集中放置于总机室，进行二次利用10、起草、拟订办公用品的需求计划，报直接上级审批11、负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作。具体工作流程如下：·每月23日-25日各部门相关责任人按工作需要填写次月《物资申请表》，超出标准的及新增加的物资种类需经部门负责人签字确认后上报至行政部·每月30日对当月出、入库的物资以电子表格形式做好汇总·根据本月物资剩余库存情况以及各部门上报所需购买物资情况，制定下月采购计划及采购预算·经上级领导对各部门申请物资签字确认后，告知财务部总监预留款项，并在《物资申请单》上签字确认·通知送货商2日内将所需物资送达，费用根据当时情况进行结算·所有物资在领用时需做好登记，并在《出库登记表》上签字核实·物资必须是实际工作需要才可领用，不可多领乱领，并实行以旧换新，笔记本等有工作资料的可由个人保存12、有来访人员，行政部门所有人员有责任及时提供饮用品，如茶水、白开水等13、负责会议室写字板、茶杯、矿泉水的摆放，会议桌牌的制作，在接到会议通知前填写14、负责参观时LED显示屏内容的修改15、负责公司各办公室钥匙的统一管理及发放，发放钥匙需填写《钥匙发放记录》，如需开启办公室门，应陪同并及时关闭。如员工要进入总监办公室拿取物品，应先电话告知总监，得到准允后，方可开启，并陪同并及时关闭16、负责公司固定资产的统计，应对所有固定资产，如家具、办公设备等进行编号，登记存档。对于租赁家具与自有家具应分开管理，分别编号登记存档。建立完善的编号程序，详细标明每个字母所代表意思，做到清楚明了，便于识别17、负责公司固定资产的申领工作。公司员工需借用公司固定资产，如照相机等，需填写《固定资产申领表》，由部门负责人签字，行政部进行登记后，方可出借，收回时认真检查，确保无误后确认收回18、办公家具的采购。挑选优秀供货商，考察其生产能力，检查所供家具质量，做到三家比价，在接到行政部总经理助理指令的前提下，为各部门采购相应办公家具，填写《招标比价汇总表》19、负责监督办公设备的日常使用、维护（王苗苗）20、负责统计各部门服装的尺寸，以及服装的发放及管理21、负责公司图书、资料、合同以及电子的存档管理22、负责行政部 档案管理 财务及档案管理制度档案管理制度培训安全生产档案管理制度人事档案管理制度人事档案管理制度范本 工作。对行政部各档案做统一管理工作，合理分类，固定地点存放。对所有所购办公设备的保修单、零部件，发票复印件单独存放，以备维修时使用23、员工离职时，负责清点办公用品，填写交接清单并签字确认24、及时完成领导交办的其他或临时工作办事流程：1、预约客人来访接待工作流程整理当天预约记录告知来访者情况开始结束行政文员客人各职能部门确认与提醒访问事宜来访来访登记通知被访者客人等待接待来访客人确认来访告知相关事宜准备接待来访客人引领会见配合送走客户2、来电转接流程开始拨通电话结束行政文员外部单位人员各部门或员工听到电话铃响拿起话筒接听倾听来电事由明确被访人在否处理范围内范围外转接接电在单位不在告知情况留言记录3、传真收文工作流程开始收文结束登记转交文件接收行政文员各部门或员工4、收文背签流程开始递交文件结束签字审核转交存档总经理行政文员各部门或员工5、办公用品购买流程供应商行政部确定购买计划三家比价验收物品购货发票提货办公用品入库开始结束挑选物品6、办公用品领用流程审核按清单发放否是开始填写领用单相关部门行政部信息存档结束7、办公设备购买审批流程审核⑹　核②审核审核采购程序是否开始购买申请单结束采购人员行政总监行政部相关部门8、办公设备询价流程行政总监否是搜寻价格信息整理成价格报告可行办公用品比价流程行政部开始结束9、办公设备比价流程否筛选供货商分别与商家洽谈确定候选商家办公用品采购流程审核是开始结束行政部行政总监10、办公设备采购流程否采购部行政部相关部门行政总监收集价格资料编写询价报告审批审批洽谈价格购买设备办理入库领用设备审批是开始结束是资料存档11、发文管理流程相关部门行政部有关部门行政总监是草拟文本开始结束审核审核会签否会签审核寄发公文校稿、更正复印、盖章正式公文否否12、收文管理流程秘书回复具体办理行政主管审核领导阅否传阅传阅否核定文件领导审阅公司领导行政部相关部门是否是否开始外部文件外部单位结束资料存档13、档案归档流程准备资料是否合格资料汇总分类归档上架重新整理相关部门行政部是否搜集资料开始结束14、档案借阅归还流程否按相关规定处理归还后检查是否损坏行政总监行政部相关部门审核审核审核机密否办理手续档案使用否否是是是开始结束借阅申请单否是否办理注销15、档案销毁流程是否提出销毁档案申请审批销毁开始审批结束相关部门行政部行政总监信息存档16、往来信件管理流程否外部单位秘书部门主管分类整理请示主管主管意见回复拟稿核对封装寄回原单位直接回复是否是开始来信结束表格模板：电话接听记录： 日期Date 来电公司Callthecompany 姓名Name 联系电话Telephone 内容摘要Letpicktowithin 接电人connectelectricperson 备注Remarks 传真登记表 日期 来电公司 联系电话 发件人 文件标题 页数 经办人 接收部门 接收人 复印登记表 日期 部门 复印项目 数量 签字确认 备注 工作内部联系单编号： 日期 拟稿人 文件标题 页数 发文部门 部门负责人 签收人：物资申请表/GoodsAndMaterialsApplication申请部门/ApplicationDept.：填报日期date：年/Y月/M日/D 序号No. 物品名称Good’SName 规格型号Type 数量Quantity 估价（元）Evaluate(Rmb) 用途Purpose 备注Remarks 单价UnitPrice 总价TotalPrice 物资入库账/InRegistrationFormforGoods 日期Date 物资名称Good’sName 数量Quantity 单位Unit 单价UNITPRICE 总价TOTALPRICE 经办人operator 入库人签字Treasurybysignature 备注Remarks 出库登记表/OutRegistrationFormforGoods 日期Date 物资名称Good’sName 数量Quantity 单位Unit 领用部门Department 领用人签字Userssignature 出库人签字Issuedbysignature 备注Remarks 钥匙发放记录表 日期 房间 数量 领用部门 领用人签字 发放人签字 备注 会议、就餐及住宿安排登记表年月日 会议名称 会议时间 会议地点 记录人 参会人数 人员安排 备注 备注 茶叶□ 鲜花□ 咖啡□ 办公用品□ 矿泉水□ 麦克□ 水果□ 音响□ 横幅□ 投影仪□ 桌牌□ 其他 就餐地点 就餐时间 参加人数 就餐标准 其他 住宿地点 住宿时间 住宿人数 住宿标准 房间数量 备注：申请部门：经办人：部门负责人确认：固定资产购置申请表：企业名称：森达美（中国）企业管理有限公司 编号：EnterpriseName:SimeDarby(China)EnterpriseManagementCo.,Ltd No.: 申请部门ApplicationDEPT 申请时间ApplicationTime 购置资产名称Asset’sName 购置数量Applicationamount 预算单价BudgetaryUnitPrice 预算金额Budgetaryamount 购置原因/ApplicationReason: 部门负责人DEPTPrincipal 分管领导AssignedPrincipal 分管财务副总AssignedFinancialViceManager 总经理GeneralManager 财务总监CFO 总裁President 招标比价汇总表企业名称：制表时间： 物料名称 厂商品牌 一次报价 二次报价 付款方式 联系人 选定厂家 部门意见：部门负责人：采购部：财务总监：领导：传真纸电子版内传真纸电子版外电子信纸职位名称：企宣人员所属部门：行政部直接上级：行政主管岗位职责：1、根据VI制作公共事务用品，如名片、信封、鼠标垫、室内外的标识等2、根据VI制作各部门用统一表格，印刷成册3、与总部建立沟通，根据实际情况，及时调整公司VI系统的相关规范4、对所有需印刷物品的版面进行核对，确保无误后，方可印刷5、收集、整理并协调编制公司宣传资料，与新闻媒体建立往来与合作关系，对公司向外的信息传播及媒体信息发布进行筛选管理6、与各子公司、部门建立密切联系，及时搜集各种信息，组织协调相应的公关、企划活动7、更新网站内容，确保集团及各子公司的相关新闻第一时间上传，与网络公司密切联系，维护网站系统8、会议期间，负责摄影、摄相，提前做好各项准备工作，做好影像记录存档工作；会后整理美化影像资料，上传至公司网站，及时更新相关信息9、确保公司网站在搜索引擎上的排位10、及时完成领导交办的其他事项职位名称：车队队长所属部门：行政部直接上级：行政部总经理助理岗位职责：1、制定公司的车辆使用制度，管理、控制公司的车辆使用成本2、根据公司的年度预算及车辆使用状况，编制车辆年度、月份维修保养计划3、组织实施车辆维修保养计划，保证计划的顺利进行4、受理各部门、公司领导用车计划或申请5、根据每日用车计划，合理调度车辆，保证公司行政及经营用车6、全面负责司机的考勤管理及司机值班安排7、根据公司及人力资源培训计划，组织司机的培训工作8、每日对车辆进行抽查，每月对各车辆进行一次大检查，对车辆大修进行验收9、负责司机出车的各类台账登记、汇总、考核，定期向行政部经理汇报工作10、对车辆各项费用进行初审、登记，每月对费用支付情况综合分析11、制定证照年检计划，交纳相关费用，督促并检查各类证照的存档、借阅管理12、负责安全事故的调查及处理13、完成行政部总经理助理交代的其他工作职位名称：驾驶员所属部门：行政部直接上级：行政主管岗位职责：1、司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则和相关操作规程，安全驾车2、公司市区内用车，须认真填写《出车登记表》，经行政部相关责任人确认后方可出车3、公司市区外用车，均应按要求填写《派车计划单》，经行政部相关责任人签字同意后方可出车4、接到《派车计划单》后，应及时赶往目的地，工作结束后及时返回公司5、司机应爱护车辆，做好车辆日常保养、检修、清洁工作，确保公司车辆的正常运转和使用寿命6、为体现企业形象，驾驶员工作时必须衣着整洁，举止大方，礼貌待人7、严禁在未经领导同意的情况下，接送客人或办私事8、严禁将车辆交给无证人员驾驶或租借他人9、未经车队主管同意，不得改变行车路线和行车计划，严禁私自对外经营10、不得擅自将公务用车开回家，或作私用11、严禁酒后开车12、司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知行政部相关责任人，并说明原因。下班后，应将车辆停放在规定地点保管，不准私自用车13、出车前，要例行检查车辆的水、电、机油及其他机件性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整14、司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修的，应立即报告行政部相关责任人，并提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等）。未经批准，不许私自将车辆送厂维修。车辆维修需填写《车辆维修（保养）明细表》，标明车号、日期、维修内容及金额等。企业车辆的维修，须在指定的修理厂修理。定点修理厂应该是修理质量好、价格合理、方便快捷、服务意识强、有一定规模的厂家15、原则上由司机负责公司的出车任务，任何人未经同意不得驾驶公司车辆。如遇特殊情况，非专职司机用车须先提供驾照复印件，并做好登记，注意保持车辆清洁，行车后，车队相关责任人有责任及时检查车况，发生问题应立刻向有关各方汇报16、车辆的年审、保养维修统一由行政部安排办理，驾驶员应提前通知17、公司车辆的清洗，须在指定的汽车美容店清洗，清洗完后应做好登记，注明时间、车牌号、洗车人等18、子公司车辆在总部期间，如需清洗，应到指定汽车美容店进行清洗，清洗完应做好登记，并告知车队相关责任人19、公司提供中石化加油卡，驾驶员在无特殊情况下，应在中石化使用加油卡进行油料补充。车队相关责任人应填写《车辆用油明细表》，对每辆车每月的用油量做出核对和统计20、车辆外出时出现事故，应及时报警，通知保险公司，并告知车队相关责任人知道，把损失降到最低21、及时完成领导交办的其他事项办事流程：1、事故处理流程：开始审批审核总经理行政总监行政部司机收到事故消息组建事故处理小组协助交管部门现场处理事故发生事故现场应急处理接受处罚编写事故分析报告拟定事故处理办法审核实施处罚结果存档提供事故现场报告结束事故责任书2、车辆使用流程开始审核审批填写车辆请用单查询车辆使用信息调配车辆安排司机检查车辆提供车辆登记用车信息接车信息使用车辆结束办理车辆使用手续行政部经理交代的其他工作办理车辆使用手续行政经理行政部员工3、车辆加油卡充值流程财务部开始提出加油卡充值申请审批结束审核填写加油记录表审核行政部经理行政部司机预借充值费查看油卡剩余金额索取票据油卡充值审批报销结算4、车辆安全管理流程行政部相关人员车管单位是否是否通过制定车辆安全管理计划发布车辆安全管理规定确定车辆安全管理要点组织实施车辆安全管理制度对车辆安全管理进行巡检组织车辆参加年审接受车辆年审进行整改审核并更新年审记录年审记录存档结束开始车辆安全巡检记录表格模板：1、车辆油卡充值申请表：车辆油卡充值申请表VehicleGasRechargeableCardApplicationForm 申请人Applicant 申请日期Date 年月日YMD 充值说明Description 车牌号码LicenseNo. 剩余金额Remainingamount 充值金额Rechargeableamount 现行油价（人民币）Presentgasprice（RMB） /升（L） 油卡充值金额合计Rechargeabletotalamount 油卡充值审批Examineandapprove 车辆主管签字VehicleTeamLeader 行政部负责人签字AdminDept.Leader 财务总监签字CFO 2、市内出车登记表： 日期 车号 驾驶员 出车时间 事由（或地点） 返回时间 里程数 备注 出车 返回 3、车辆登记列表： 项次 车型 车号 责任人 购置日期 购买价格 引擎号码 排气量 保险单编号 商务舱 轿车 1 2 4、车辆检查日志： 使用时间 自月日时分至月日时分 目的地 同车者 使用目的 司机开车前检查日志 开车前检查 检查车辆四周 刮伤 □无□有 后视镜 □无□有 爆裂 □无□有 胎压 □正常□不正常 备胎及千斤顶 □无□有 检查车底 漏水 □无□有 漏机油 □无□有 打开引擎盖 冷却水量 坐驾驶座 汽油剩量 喇叭 □佳□不佳 方向灯 □佳□不佳 雨刷 □佳□不佳 灯关 □佳□不佳 出发时间 时分 回公司时间 时分 指针所示距离 自km至km（共km） 被给汽油量 用后检查异状 □无□有 故障处及行车过程中性能不佳状况 5、车辆请修表：表单编号：日期：年月日 车号 请修前里程数 请修申请人 请修项目 1． 2． 3． 损坏原因 1．2．3． 预算金额 修理厂家 审核意见 1．2．3． 管理部门 审核部门 总经理 主管 主管 经办人 经办人 6、保养记录表： 车号 发动机号 公司编号 使用单位 主要使用人 司机 保养记录 年度 保养项目 金额 保养前里程表数 经手人（签章） 主管（签章） 月 日 合计 本月费用 汽油金额 保养金额 修理金额 合计 7、车辆加油记录表： 车牌号码 车型 加油日期 司机（经办人） 加油前油量指数 所加油量 油费 最终审批人 8、市外派车计划单： 森达美（中国）企业管理有限公司市外派车计划单 申请部门： 申请人： 驾驶员： 车号： 车辆去向 事由 出发时间 预计返回时间 实际返回时间 实际行驶里程 备注：（标明乘座人数，所需车型，及其他要求） 申请日期：年月日 申请部门领导签字： 行政部领导签字： 调度签字：说明：本单一式两联，第一联申请部门留存，第二联司机出车，填写行车里程后，交车队队长留存9、车辆事故现场记录单： 司机 乘车人员 部门 事故发生时间 年月日（□上午□下午时分） 事故种类 □1．人车相撞（□轻伤□住院□重伤□病危□死亡）□2．车辆本身（□颠覆□冲撞□冲出路外□零件损坏□其他）□3．车辆相撞（□擦撞□追撞□冲撞□其他） 发生地点 事故原因 当事人 对方 姓名 姓名 性别 性别 单位 单位 本人地址 本人地址 联络方式 联络方式 公司地址 公司地址 车种年份 车种年份 车辆号码 车辆号码 驾照号码 驾照号码 （可附现场照下来的照片） 备注 10、车辆事故报告单：报告人：报告日期：年月日 事故描述 发生时间 发生地点 见证人签名 警察签名 处理结果 我方资料 对方资料 司机姓名 年龄 姓名 部门 住址 电话 出车事由 身份 □驾驶□行人□其他 同车人员 其他人 公司 名称 驾照 种类 地址 编号 驾照种类 驾照编号 取照时间 车型 取照时间 车型 车号 年份 车号 年份 车辆损坏部分及程度 1．2． 车辆损坏部分及程度 1．2． 相关意见 1．2． 相关意见 1．2． 损坏程度 车辆 板金 损坏程度 车辆 板金 烤漆 烤漆 零件 零件 其他 其他 合计 合计 人身 人身 物品 物品 其他 其他 保险公司 保险公司 保险单号码 保险单号码 职位名称：物业管理助理所属部门：行政部直接上级：行政主管岗位职责：1、负责公司与物业及前期施工单位的基本事务联系。2、公司如需物业提供任何服务，须先通知物业管理助理，由其跟物业公司进行沟通。3、物业公司如需公司给予协助，须先通知物业管理助理员，物业联系员应据自己所能尽量解决，如遇困难，及时向领导提出，给物业公司反馈。4、负责公司与物业公司所有费用的确认工作。物业公司收取费用需将费用通知单交由物业管理助理，由物业管理助理进行审核无误后，提交给行政主管，报请公司付款。5、负责公司所有快递信件的收发工作。公司所有收发管理工作统一由行政部负责，收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号信的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。·收到快递信件。具体工作流程如下：快递公司或邮局送达信件，统一由保安人员签字确认收取信件，随后将信件转至行政部，由行政部通知相关收件人领取信件，登记《信件接