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山东省深基建设工程总公司提高工程竣工资料的归档率TIGAOGONGCHENGJUNGONGZILIAODEGIUDANGLV发布人：白淑花山东省深基建设工程总公司资料室QC小组*山东省深基建设工程总公司提高工程竣工资料的归档率TIGAOGONGCHENGJUNGONGZILIAODEGIUDANGLU山东省深基建设工程总公司一、小组概况表一1、小组概况 小组名称 资料室QC小组 注册时间 2009.04.06 课 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 类型 管理型 组长 白淑花 课题名称 提高工程竣工资料的归档率 活动时间 2009年04月06日——12月5日 小组成员 6人 注册编号 深基QC09—04 平均年龄 32 活动频率 1次/周，均出勤率98.5% QC教育时间 120小时以上山东省深基建设工程总公司一、小组概况2、小组成员表二 序号 姓名 性别 文化程度 职称 职务 小组分工 1 白淑花 女 大专 助理工程师 组长 负责全面工作 2 孙小杰 男 大学 研究员 技术顾问 负责技术指导 3 袁晴华 女 大学 经济师 副组长 负责 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 制定 4 吕仁军 男 大专 工程师 副组长 负责资料统计 5 马照贵 男 大学 工程师 组员 负责软件开发 6 杨晓飞 男 大专 助理工程师 组员 负责专业培训 7 季鑫 男 大学 工程师 组员 负责设备管理山东省深基建设工程总公司二、选课理由随着现代建筑事业的快速发展，我公司的规模也日益膨胀，年合同额由2005年的1700万提升到2008年7000万，年竣工项目由2005年的82项增到2008年的152项，与此相应的工程竣工资料也逐年增加。工程建设有两个产品：一是工程实体，二是竣工资料，但在工程建设中，往往会出现重工程轻竣工资料现象。滞后的工程竣工资料管理方式往往导致：工程竣工资料丢失、不及时、不完整归档现象，混乱的竣工资料管理已明显制约了经济发展，我们迫切需要对此进行一次彻底的清查整顿，最终实现工程竣工资料归档的规范管理。山东省深基建设工程总公司二、选课理由工程竣工资料是在建筑工程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的原始记录，是一种独有、不可替代的信息资源，是工程实体的有力凭证,它在公司运作中起着举足轻重作用。施工涉及的行业与工程竣工资料数量都在逐年增多，繁杂的工程竣工资料需要一个规范的管理体系。及时归档、妥善存档，良好的工程竣工资料管理能反映一个企业的管理水平，树立良好的企业形象，有利于企业资质评审，提高企业的竞争力。山东省深基建设工程总公司二、选课理由程竣工资料是我公司的技术储备，企业可以以此为依托开展技术交流，提高企业管理水平及工程建设质量水平。工程竣工资料是我公司经济的资料储备，准确、有效、完整的工程竣工资料是鉴别工程质量，特别是结构工程中隐蔽工程质量的重要依据，是工程合同管理、质量保证的有力依据。新世纪的规模建筑，七八十年代的简单管理，针对我们目前的工程竣工资料管理现状，本QC小组提出“提高工程竣工资料的归档率”的选题理由。山东省深基建设工程总公司三、现状调查小组成立后，立即展开活动，按合同顺序对2005年到2008年公司承建过的全部工程进行清查统计，具体情况统计如下表（表三）：2005～2008年工程竣工资料清查情况表表三 施工项目部 工程勘察院 检测 工程第三方检测合同工程防雷检测合同植筋拉拔检测方案传感器技术课后答案检测机构通用要求培训 四年内工程总合同（份） 182 213 153 合计：548 清工不需编制工程竣工资料（份） 8 18 0 合计：26 应编制归工程竣工资料（份） 184 202 153 合计：539 不完整归档工程竣工资料（份） 3 5 1 问题资料合计：9占应编制归档资料1.7% 不及时归档工程竣工资料（份） 33 35 2 问题资料合计：65占应编制归档资料12.5% 逾期未归的借出工程竣工资料（份） 29 28 4 问题资料合计：140占应编制归档资料25.9% 完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）（％） 合计：398占应编制归档资料74.1%山东省深基建设工程总公司三、现状调查以四年内所有应编制归档工程竣工资料为基数，得出结果：不完整归档工程竣工资料率1.7％、不及时归档工程竣工资料率12.5%、逾期未归的借出工程竣工资料率11.7％、完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）率74.1%，现将上述统计绘制成下列直观的饼分图（图一）。图一山东省深基建设工程总公司四、设定目标本次活动具体目标表表四本次活动目标：完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）归档率由原来的74.1%提升到95%，表示如下柱状图（图二）。 施工项目部 工程勘察院 检测 原状 目标 状 目标 原状 目标 不完整归档工程竣工资料（份） 3 2 5 1 1 0 逾期未归的借出工程竣工资料（份） 32 6 35 6 2 0 不及时归档工程竣工资料（份） 29 5 28 4 4 2 总计 64 13 66 12 5 2 目标实现后完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）（％） 合计：占应编制归档资料95.0%山东省深基建设工程总公司四、设定目标目标率提升柱状图（图二）山东省深基建设工程总公司五、原因分析小组成员针对“工程竣工资料归档低的现象”，组织了座谈和讨论，从人员、机器、材料、方法、环境五个方面进行了因果分析，绘制了因果分析图（图三）。图三����工程竣工资料归档率低材料人员�方法�机器�专业技术水平低★缺乏相应的电脑软件环境自主学习意识差资料归档硬件老化★资料归档顺序不科学★竣工资料存储空间小★工程竣工资料 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 不健全旧制度已不适应★资料重要性意识差归档表格不统一工作责任心差资料存储处较潮湿山东省深基建设工程总公司六、确认要因09年04月20日本QC小组召开会议，结合因果分析图对工程竣工资料归档管理进行要因分析，确定主因，见下表（表五）。表五 序号 原因 原因分析 方法 标准 人员 结论 1 资料重要性意识差 管理松懈，绩效奖罚不到位，工程竣工资料重要性意识差 调查分析 教育，学习 白淑花 主因 2 自主学习意识差 缺乏对学习的宣传教育，培训机会少，员工自主学习意识差 调查分析 进行培训，每位员工达到考试合格 杨晓飞 非主因 3 归档资料表格不统一 工程竣工资料归档不规范 调查分析 按国家标准统一归档资料表格 吕仁军 主因 4 竣工资料存储空间小 工程竣工资料保存空间布置不合理更显房源紧张 现场测量 保证资料安全存放 杨晓飞 主因 5 资料存储处较潮湿 防潮、防霉、防虫、防鼠任务重大 现场认证 保证资料安全存储 杨晓飞 非主因 6 工程竣工资料管理制度不健全 施工管理粗放，旧的工资竣工资料管理制度已不适用 调查分析 制定新工程竣工资料管理制度 袁晴华 主因 7 资料归档顺序不科学 施工管理粗放，不能对资料归档中的时间、环节进行科学计算 调查分析 制订科学的资料归档顺序 袁晴华 主因 8 缺乏相应的电脑软件 需要开发适用本单位归档资料的管理软件 现场认证 开发适用的内部软件 马照贵 主因 9 资料归档硬件老化 资金不足、硬件在使用过程中缺乏专业人员细心管理 现场认证 配备足够使用的硬件设备 季鑫 非主因山东省深基建设工程总公司七、制定对策小组人员针对以上主要要因制定了相应的对策，落实负责人和完成日期，绘制主要要因对策表，见下表（表六）。表六山东省深基建设工程总公司八、实施对策为顺利实现完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）率由74.1%提升到95％，对现有工程竣工资料归档过程中出现的主要问题进行对应解决，做出如下主要实施对策：实施一：增加对工程竣工资料重要性的意识1、按季定期总结工程竣工资料的归档情况，汇编成书面材料报送领导，既提高领导对资料管理的重视度，又能就其中发生的问题寻求领导帮助。提出量化工程竣工资料归档管理中奖罚标准的建议。2、把新制订的内部工程竣工资料管理制度发放到员工手中，做到人手一份。3、搞好宣传教育工作，从思想上提高对工程竣工资料重要性的意识，要求每位归档员提交学习 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ，制定工作日志，为增加归档员职业素质教育，每周进行集中学习，聘请专家做讲座，组织归档员与兄弟单位交流经验，实行季度考试，成绩需达80分方为合格。下图（图四）是绘制的具体学习培训板块。山东省深基建设工程总公司八、实施对策图四山东省深基建设工程总公司八、实施对策实施二：资料归档顺序不科学工程竣工资料管理工作思路不清晰，导致它在收集、整理、移交、归档过程中责任人不明，极易出现资料出问题，为结束这一状况，为理顺工作环节，明确责任范围，本小组为繁杂竣工资料的归档创造条件，把工程竣工资料归档过程化为两阶段进行详细说明。山东省深基建设工程总公司八、实施对策（工程竣工资料收集、归档阶段）本阶段特点：竣工资料内容繁杂、整理工作贯穿工程建设始终，设专职竣工资料归档员，对工程竣工资料进行分类管理，日清月结，保证需要资料归档与工程建设同步，职责明确就能提升工程竣工资料重要性的意识。�<进程名称>�<职能>������<阶段>���资料室阶段<专职工程资料归档管理员归档职责流程示意图><图五>施工进场前施工验收后施工验收前项目经理�专职工程资料归档管理员取样员�材料员�每天一次每周一次记录员�验收员施工中资料资料审查�施工前资料�Y检查执行情况检查通知N�Y汇兑施工资料技术总工审核工程竣工验收施工阶段工程验收一月内移交工程资料归档�N山东省深基建设工程总公司**可编辑山东省深基建设工程总公司八、实施对策（工程竣工资料归档保存阶段）本阶段特点：防止工程竣工资料的意外损失，需加强借出资料的回收问题。�<进程名称>�<职能>����文本框的高度和它所关联的边框线将随文本的增删而增减。拖动侧边手柄可以更改注释宽度。�����<阶段>����������������������������������������������������������������������������������页�标题�页�标题�����������������������������������������������数据库�客户端����站点链接成本1��页�标题���标题�页���页�公司名称/标题��标题/公司名称�标题��标题�资料室阶段<专项资料员施工资料归档流程示意图><图四>施工进场前施工验收后施工验收前项目经理�专职资料员施工前资料�资料审查�N记录员�取样员�验收员材料员�每天一次施工验收前资料�Y检查执行情况检查通知每周一次NY汇兑施工资料技术总工审核工程竣工验收施工阶段工程验收一月内移交施工资料归档�施工阶段�工程资料归档�移交借出阶段�<工程资料存档室资料流程示意图><图六>�施工部工程资料存档室阶段�办公室主管部门工程资料存档室�职能部门办公室借出核准一个月�不需续借需续借移存资料满五、十年后另行存放核准工程资料另存室�数据库服务器山东省深基建设工程总公司八、实施对策实施三：缺乏相应的电脑软件1、在本小组申请下公司增加了两台微机，充实到工程资料归档工作中，请专业人员对原有的微机及其它配套设备进行了全面维护：淘汰二台低性能微机，在不占用资金的情况下提高了三台微机配置，使其完全满足资料归档工作，对三台打印机、一台绘图仪进行维护，极大提高它们的工作寿命，为电脑软件的运行创造条件。山东省深基建设工程总公司八、实施对策图七2、为便利工程竣工资料归档，组建立了自己的工程竣工资料access数据库，购置专业的Windows2000Server、杀毒软件，聘请专业网管优化了局域网，在管理层授权下设置用户权限，优化后的局域网简易模式如下图（图七）。�<进程名称>�<职能>����文本框的高度和它所关联的边框线将随文本的增删而增减。拖动侧边手柄可以更改注释宽度。�����<阶段>����������������������������������������������������������������������������������页�标题�页�标题�����������������������������������������������数据库�客户端����站点链接成本1��页�标题���标题�页���页�公司名称/标题��标题/公司名称�标题��标题�资料室阶段<专项资料员施工资料归档流程示意图><图四>施工进场前施工验收后施工验收前项目经理�专职资料员施工前资料�资料审查�N记录员�取样员�验收员材料员�每天一次施工验收前资料�Y检查执行情况检查通知每周一次NY汇兑施工资料技术总工审核工程竣工验收施工阶段工程验收一月内移交施工资料归档�施工阶段�施工资料归档�移交借出阶段�<资料室资料流程示意图><图五>�施工部资料室阶段�办公室主管部门资料室�职能部门办公室借出核准一个月�不需续借需续借移存资料满五、十年后另行存放核准施工资料另存室�数据库服务器山东省深基建设工程总公司八、实施对策3、依托自有智慧，为方便资料的检索、查询、管理，本QC小组请教专业人员，积极开发适合本公司现状的工程竣工资料归档管理软件，该软件尚有待验证，截面如下图（图八）。图八山东省深基建设工程总公司八、实施对策实施三：健全工程竣工资料管理制度1、为给工程竣工资料管理提供依据，规范人员的工作范围和职责，由办公室出面，参照国家颁发的最新施工技术规范、施工文件归档规范和国家下发的工程竣工资料管理制度、施工部门档案竣工资料保管借阅制度等，结合本公司的规模和具体情况，制定出一整套切实可行的工程竣工资料归档管理制度。其内容包括：资料管理网络机构设置、竣工报告归档记录表、资料借阅审批表、工程竣工资料借阅单，该制度已装订成册，如下图（图九）。图九山东省深基建设工程总公司八、实施对策图十1、新工程竣工资料归档管理制度经过反复修改、检验，出台程序如下图（图十）。山东省深基建设工程总公司八、实施对策实施五：资料保存空间少1、为增加竣工资料存储空间，小组对远离公司驻地的郭店基地一间长年不用办公室进行修缮作为旧竣工资料存储室，经多天辛苦搬运把05年前所有归档的竣工资料打包整理过去，大大节约了公司驻地资料室存储空间不足问题。2、申请公司购置一批资料柜、资料袋，本小组又修整了旧有的资料柜、文件夹等，重新规划资料存储柜摆放布置、重新编号整理资料、清理出大量空间，腾出公司驻地资料存储室大约三分之一的空间。山东省深基建设工程总公司九、效果检查1、对策目标的检查情况09年11月05日，本QC小组活动结束，我们对此次活动取得的实效进行效果检查，具体的对策目标实现情况统计如下表（表七）。对策目标实现情况表表七 序号 要因 对策 目标 完成情况 1 资料重要性意识差 学习、教育 每位资料归档员须经过培训考试，成绩达80分方可上岗 集体培训10次，组织一次书面考试，归档员成绩均92.4分 2 资料归档顺序不科学 制定科学的资料归档流程 工程竣工资料归档分三步管理 三步管理已形成具体交接签字流程 3 旧制度已不适应 编制新制度 新的工程竣工资料归档制度，做到资料归档员人手一册 新制度通过经理确认盖章，人手一册发放到资料归档员手中 4 缺乏相应的电脑软件 建立自己的小型数据库，开发适用软件 实现“一全二新” 资料编制软件使用者登记在册，编制适用的内部归档资料管理软件 5 竣工资料存储空间少 对存储的归档资料重新归置 归置后的资料存储空间增多1/3 增设郭店基地旧资料存储室，公司驻地资料室重新归整资料柜布置后新增面积过1/3山东省深基建设工程总公司九、效果检查2、总目标的检查情况对现有的丢失、不及时、不完整的工程竣工资料归档管理的清查工作已基本完成，具体成果如下表（表八）。本次活动具体目标完成表表八 施工项目部 工程勘察院 检测 应编制归工程竣工资料（份） 184 202 153 合计：539 不完整归档工程竣工资料（份） 原状 目标 结束 原状 目标 结束 原状 目标 结束 3 2 1 5 1 1 1 0 0 不及时归档工程竣工资料（份） 32 6 2 35 6 3 2 0 0 逾期未归的借出工程竣工资料（份） 29 5 2 28 4 1 4 2 1 完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）（份） 179 197 152 完整归档在册工程竣工资料（包括尚在借阅期内未归资料）（％） 合计：528占应编制归档资料98.0%山东省深基建设工程总公司九、效果检查从上表分析可知，本次QC小组活动已超额完成任务，这一切证明在领导支持下的本QC小组的一系列活动：思想宣传、制度完善、人员培训等取得了应有效果，达到预期目标，为公司日后工作的开展奠定了良好基础。现将本次活动的活动前、活动目标、活动后三个期间最终完成的工程资料归档率作比较，绘制如下图（图十一）。效果检查柱状图图十一山东省深基建设工程总公司十、巩固措施1、继续保持同领导的沟通，保持管理层对工程竣工资料归档的重视。2、建议领导把新制定的工程竣工资料归档制度纳入公司管理体制范围，并在日后的工作中对之进行验证、修改，直至日臻完善成熟；建议领导把工程竣工资料归档员的考核制度也纳入公司的年度考核范围，借以强化制度执行力度。3、为进一步完善培训机制，公司形成惯例：各部门定期召开学习大会，交流经验，提高工程竣工资料归档员学习热情；定期聘请专家做讲座；对有学术成果的工程竣工资料归档员予经济奖励。4、继续加强信息化管理体系的建设，完善自研软件，针对信息化管理体系中的安全问题，请专业电脑人员做专门的讲座。山东省深基建设工程总公司十一、总结及今后打算为了今后的提高，本课题完成后，我们QC小组进行认真总结：1、此次活动取得成功的地方管理层在思想上加强了对工程竣工资料的重视，对近四年来的工程竣工资料归档管理情况进行清查，遗留的问题基本得以解决，结束了工程竣工资料粗放管理状态。制定切实可行符合本公司实际情况的工程竣工资料归档制度，为今后工作的开展提供依据。2、尚未解决的问题尚有部分借出的工程竣工资料未追回，主要原因是：由于各方责任人责任心不足，造成借出时间过长，加上借阅者对借阅的工程竣工资料保管不利，致使其遗失。自主开发适用于本公司状况的工程竣工资料存档管理软件，尚需日后工作来验证。山东省深基建设工程总公司十一、总结及今后打算3、总结不足之处工程竣工资料的整个流程：收集－整理－立卷－归档－移交－存档，都在时间上做了具体规定，新的工程竣工资料归、存档制度出台了，但在具体的执行中尚需管理层从思想上强化工程竣工资料归档管理员责任心教育，从行动上予以大力支持。4、这次活动之余的新发现在已存档的工程竣工资料中，有的工程竣工资料存在着严重质量问题，现象有三：1）、竣工资料归档过程中由于工期长、工序杂、人员流动性大，工程竣工资料归档管理员责任心不够导致工程竣工资料收集归档和工程建设不同步，为赶验收，难免出现归档工程竣工资料不准确全面，影响其日后的有效利用。山东省深基建设工程总公司十一、总结及今后打算2）、工程竣工资料归档员没有受过专门的培训，缺乏专业知识，更有甚者本身就是外行，连起码的工程术语都不懂，更不谈上提交高质量的工程竣工资料归档报告。3）、工程竣工资料归档员交接不认真，对内容没有进行认真检查就随便完成资料交接。QC小组提出下步打算：1、进一步巩固已取得的成果，在日后工作中力争工程竣工资料及时、完整、安全归档，力争日后的工程竣工资料归档率达到100％。继续保持工程竣工资料重要性在意识上力度，重视工程竣工资料归档员素质教育，在实践中不断验证、完善新制定的工程竣工资料归档制度。2、在保证工程竣工资料及时、完整、安全归档档的情况下，把重点放在提高工程竣工资料质量上。山东省深基建设工程总公司十一、总结及今后打算应该看到在原有粗放管理体制下的工程竣工资料归档问题尚有遗存，我们以本QC活动为契机，下一步决定将新发现的问题作为小组明年的攻关课题，课题名称为：“优化工程竣工资料整理程序，提高工程竣工资料归档合格率”，彻底规范工程竣工资料归档管理，使公司管理体系迈上一个新台阶。山东省深基建设工程总公司Endofword结束山东省深基建设工程总公司**可编辑*