OFFICE使用技巧

OFFICE使用技巧 OFFICE使用技巧 一、Word 使用技巧 现在是讲效率的年代，使用Word来进行平时的办公处理也是一样，那么，我们怎样才能够在Word中“快”起来呢？那就请这位作者给我们带来的Word中快速操作的10个技巧，小编看完后也觉得相当实用。 1.快速定位到上次编辑位置   用WPS编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一WPS文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过，Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。 小提示：其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。 2.快速插入当前日期或时间 有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！ 3.快速多次使用格式刷 　　Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。 4.快速打印多页表格标题 　　选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。 5.快速将文本提升为标题 　　首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。 6.快速改变文本字号 　　Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在Excel和WPS 2000/Office中同样适用。 小提示：其实，小编还有两种快速更改Word文本字号的方法： (1)选中文字后，按下Ctrl+Shift+>键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+<键，则以10磅为一级快速减少所选定文字字号； 　　(2)选中文字后，按Ctrl+]键逐磅增大所选文字，按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。 7.快速设置上下标注 　　首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。 小提示：详见本刊前期《Word XP中神奇的Ctrl键》一文，掌握一些快捷按键对快速、高效操作Word很有借鉴意义。 8.快速取消自动编号 　　虽然Word中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。 (1)当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了； (2)选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框(如图1)，最后单击“确定”按钮完成即可； 9.快速选择字体 　　为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首先右击Word工具栏，选择“自定义“命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。 10.快速去除Word页眉下横线 快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。 任何工作都有窍门，大家常用的办公软件Word也不例外。本文的目的就是为大家更好的使用Word提供一些帮助，让Word为我们的办公出份力。 　　二、Word操作小技巧 1、修改Word文档的默认保存路径 一般来说，Word文件默认的保存路径是C:\My Documents文件夹，修改其默认保存路径，可以执行主菜单“工具/选项”命令，在“选项”对话框中切换到“文件位置”选项卡，在“文件类型”选项卡中选中“文档”，然后单击“更改”按钮，并将其指定为自己所要保存的路径就可以了。 2、去掉Word页眉下面的那条横线 　　去掉Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法。一是可以将横线颜色设置成“白色”；二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”；第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它；最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。 3、将光标快速返回到Word文档的上次编辑点 　　按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。 4、Word中取消文本录入过程中的自动编号 　　可执行菜单“工具/自动更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中，切换到“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志，然后单击“确定”按钮完成即可。 5、在Word中设置上下标注 　　首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+“+”可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。 6、Word中光标快速返回到上次编辑点 　　按下“Shift+F5”组合键，就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置，当再次按下“Shift+F5”组合键时，插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键，可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。 7、Word中方便快捷选择字体号 　　为了达到快速选择字体的目的，将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文Word2000菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令，进入“自定义编辑“界面，然后在“自定义编辑“界面中选择命令卡，并移动光标条到类别栏中的“字体项“，在“字体项“ 有字体，此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。 三、Word应用小技巧 1、删除空行 对于文章中的空行，手工删除是一件很麻烦的事情，其实想一下空行的特点，也就是多个“段落标记”连在一起，那么我们用Word的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“＾p＾p”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”，即“＾p”，然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。 2、按姓氏笔画排序 　　在Word的表格功能中，为了适应中文习惯，新增了按“姓氏笔画”排序功能。具体使用方法是：选择需要排序的列，左击“表格/排序”选单项，再选择“类型”组合框中的“笔画”项，并选择“递增”或“递减”，点击“确定”即可。你会看到，此时的表格已按“姓氏笔画”（而不是“姓名笔画”）的递增（或递减）排列好了。 3、显示过宽文档 　　在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全，这可怎么办，总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧！这时我们可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。如果使用的是普通视图或大纲视图，可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项，然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。我们也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面视图中的文档窗口。这时我们单击“视图”菜单中的“显示比例”命令，然后选择“页宽”选项即可。我们还可以切换到Web版式视图中，使文字自动换行。 4、在Word2000中输入英语音标 　　如何在一篇文章或一份英语试卷中输入英语音标？有一个非常简单办法可以解决这个问题。如果你的计算机中装有金山词霸的话，在把英语翻译成中文时，你会发现屏幕上显示出了用国际音标标注的英文单词的发音音标，这表明计算机在安装了金山词霸后，一定在其内部安装了含有英语音标的字库。这个字库文件就在Windows文件夹下的字体文件夹Fonts中，其文件名是ksphonet.ttf，字体名是kingsoft phonetic。 进入中文word2000，需要输入音标时，可在“插入”菜单下选择“符号”，在“符号”选项卡下“字体”下拉菜单中选择“kingsoft phonetic plain”，这是你会看到国际音标中的符号出现在屏幕上，选择你所需要的音标双击之即插入到文章中。 如果你的计算机中没有安装金山词霸，那也没关系，你只要到装有金山词霸的机器上（或光盘中）把含有音标的字体文件ksphonet.ttf复制到你的计算机即可。方法是：在有金山词霸的计算机上找到文件夹windows\fonts\，将其中的名为ksphonet.ttf的字体文件有鼠标拖放复制到A盘中（注意此时用鼠标右键采用发送到A盘的方法进行复制是无效的），然后再在你的计算机上把它拖放复制到windows\fonts文件夹中就行了。 5、在Word中标注汉语拼音 　　在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音，最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入，然后通过调整字体的大小和行距等来排版。但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。要解决这个问题也不难。按如下步骤操作即可：先选择需标注拼音的文字，然后运行“格式”下拉菜单中的“中文版式”子菜单中的“拼音指南”命令，接着在各文字相对应的方框中输入拼音。最后单击“确定”按钮完成拼音的标注。 6、给跨页的表格自动添加表头 　　如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行），在“表格”选单上单击“标题行重复”。 　　7、给Word文件减肥 　　在Word中输入一点儿文字，很容易就达到几十KB，真不知微软是怎么回事，好像觉得我们的硬盘太大了似的。所以，很有必要给Word文件减减肥。 具体方法：只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以打开Word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项，以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外，如果我们使用了Word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入TrueType字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用的TrueType字体一同“打包”，使得文件增大。 8、取消自作聪明的超级链接 　　当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接，只要在文件的网址上按一下，就可以启动IE进入键入的网址或给输入的信箱发信。 但是，有时候我们并不需要这样的功能，就会觉得这种功能有些碍手碍脚了。 如何取消这种功能呢？ 在Word中选择“工具”→“自动更正”，先单击“键入时自动套用格式”选项卡，将“internet 及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。 　　再单击“自动套用格式”选项卡，将“internet 及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。 　　再单击“确定”，以后再输入网址，就不会转化为超链接了。 9、实现Word个性模板 　　用Word建立的文件默认页面是A4大小，即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要，我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，同时，Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。 ①进入WordXP的模板文件夹，在Windows 9x和Windows Me下为C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下，而在Windows 2000和Windows NT上为C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手册），你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件，此文件就是Word的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用WordXP打开它。 ②单击“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，如图5所示。笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为24厘米。 ③单击“格式”→“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“首行缩进”，并设置度量值为0.7厘米（相当于两个汉字字符），即设置每段自动缩进两格（中国人用中文的特色）。 ④单击“文件”→“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal.dot原模板已经启动，所以无法直接保存为normal.dot文件。在此，笔者将它保存为normal1.dot文件。 ⑤再次进入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下，这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。选中normal.dot文件（老模板文件），按下F2键，选择“重命名”，将它重新命名为oldnormal.dot文件，按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。 ⑥上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。 10、巧用“稿纸”格式 　　在Word2000中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是，如何生成“小字本”格式的文档呢？问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。Word2000提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的，因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手： ①左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”，生成20×20的稿纸文档； ②左击“视图/页眉和页脚”选单项； ③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮； ④右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令； ⑤拖动方格列，排成31×20的“小字本”格式； ⑥左击“文件/页面设置”，选择“文档网格”卡； ⑦将每页行数设置为31后确定； ⑧关闭“页眉/页脚”即可。 11、抢救Word文件有妙招 　　你是否遇到过这样的事情：用Word工作了很长时间，写了许多文字，但是文件还没有来得及存盘，却突然遇到停电或死机，此时的你是否有欲哭无泪的感觉？唉，这就叫“天有不测风云”。不过，不要担心，我有办法。下面是具体的操作方法： 　　 ①首先按菜单“工具”，再按“选项”； 　　 ②接着找出Word自动记录文件的位置： 按一下“文件位置”标签，点选“自动恢复文件”，再按一下“更改”按钮。 　　 ③利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来：拖曳选取“文件夹名称”，按下组合键Ctrl+C(复制)，再点击一下“取消”按钮回到Word下。 　　 注意：如果你的Word不太稳定，常让你做无用功，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，往后找起来会更方便。 　　 ④打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置，按一下组合键Ctrl+V(粘贴)。 　　 ⑤Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。 从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。 在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开了。 到这儿，你的文件就重新“活”了，还不快试试？ 四、挽回受损WORD文档方法 在你试图打开一个Word文档时，如果系统没有响应，那么可能的原因是该文档已经损坏。此时，请试试笔者以下所述方法，或许能够挽回你的全部或部分损失。 一、自动恢复尚未保存的修改 Word提供了“自动恢复”功能，可以帮助用户找回程序遇到问题并停止响应时尚未保存的信息。实际上，在你不得不在没有保存工作成果就重新启动电脑和Word后，系统将打开“文档恢复”任务窗格（图1），其中列出了程序停止响应时已恢复的所有文件。文件名后面是状态指示器，显示在恢复过程中已对文件所做的操作，其中：“原始文件”指基于最后一次手动保存的源文件；“已恢复”是指在恢复过程中已恢复的文件，或在“自动恢复”保存过程中已保存的文件。 “文档恢复”任务窗格可让你打开文件、查看所做的修复以及对已恢复的版本进行比较。然后，你可以保存最佳版本并删除其他版本，或保存所有打开的文件以便以后预览。不过，“文档恢复”任务窗格是Word XP提供的新功能，在以前的版本中，Word将直接把自动恢复的文件打开并显示出来。 二、手动打开恢复文件 在经过严重故障或类似问题后重新启动Word时，程序自动任何恢复的文件。如果由于某种原因恢复文件没有打开，你可以自行将其打开，操作步骤如下： 1． 在“常用”工具栏上，单击“打开”按钮； 2． 在文件夹列表中，定位并双击存储恢复文件的文件夹。对于Windows 2000/XP操作系统，该位置通常为“C:\documents and settings\\Application Data\Microsoft\Word”文件夹；对于Windows 98／Me操作系统，该位置通常为“C:\ Windows\Application Data\Microsoft\Word”文件夹； 3． 在“文件类型”框中单击“所有文件”。每个恢复文件名称显示为“‘自动恢复’保存file name”及程序文件扩展名（图2）； 4． 单击要恢复的文件名，然后单击“打开”按钮。 三、“打开并修复”文件 Word XP提供了一个恢复受损文档的新方法，操作步骤如下： 1． 在“文件”菜单上，单击“打开”命令； 2． 在“查找范围”列表中，单击包含要打开的文件的驱动器、文件夹或Internet位置； 3． 在文件夹列表中，定位并打开包含文件的文件夹； 4． 选择要恢复的文件； 5． 单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“打开并修复”（图3）。 四、从任意文件中恢复文本 Word提供了一个“从任意文件中恢复文本”的文件转换器，可以用来从任意文件中提取文字。要使用该文件转换器恢复损坏文件中的文本，操作步骤如下： 1． 在“工具”菜单上，单击“选项”命令，再单击“常规”选项卡； 2． 确认选中“打开时确认转换”复选框（图4），单击“确定”按钮； 3． 在“文件”菜单上，单击“打开”命令； 4． 在“文件类型”框中，单击“从任意文件中恢复文本”。如果在“文件类型”框中没有看到“从任意文件中恢复文本”，则需要安装相应的文件转换器。安装方法不做赘述； 5． 像通常一样打开文档。 此时，系统会弹出“转换文件”对话框，请选择的需要的文件格式。当然，如果要从受损Word文档中恢复文字，请选择“纯文本”（图5），单击“确定”按扭。不过，选择了“纯文本”，方式打开文档后，仅能恢复文档中的普通文字，原文档中的图片对象将丢失，页眉页脚等非文本信息变为普通文字。 五、禁止自动宏的运行 如果某个Word文档中包含有错误的自动宏代码，那么当你试图打开该文档时，其中的自动宏由于错误不能正常运行，从而引发不能打开文档的错误。此时，请在“Windows资源管理器”中，按住Shift键，然后再双击该Word文档，则可阻止自动宏的运行，从而能够打开文档。 六、创建新的Normal模板 Word在Normal.dot模板文件中存储默认信息，如果该模板文件被损坏，可能会引发无法打开Word文档的错误。此时，请创建新的Normal模板，操作步骤如下： 1． 关闭Word； 2． 使用Windows“开始”菜单中的“查找”或“搜索”命令找到所有的Normal.dot文件，并重新命名或删除它们。比如，在Windows XP中，请单击“开始”，再单击“搜索”，然后单击“所有文件和文件夹”，在“全部或部分文件名”框中，键入“normal.dot”，在“在这里寻找”列表框中，单击安装Word的硬盘盘符，单击“搜索”按钮。查找完毕，右键单击结果列表中的“Normal”或“Normal.dot”，然后单击“重命名”命令，为该文件键入新的名称，例如“Normal.old”，然后按Enter键； 3． 启动Word 此时，由于Word无法识别重命名后的Normal模板文件，它会自动创建一个新的Normal模板。 七、显示混乱的解决 在你使用上述方法打开受损Word文档后，如果文档的内容显示混乱，那么你可以将最后一个段落标记之外的所有内容复制到一个新文档中，或许能够解决乱码问题，操作步骤如下： 1． 选定最后一个段落标记之外的所有内容，方法是：按下Crtl+Home组合键，然后按下Crtl+Shift+End组合键，最后按下Shift+← 组合键； 2． 在“常用”工具栏上，依次单击“复制”、“新建”和“粘贴”按钮。 实际上，在Word文档中，系统用最后一个段落标记关联各种格式设置信息，特别是节与样式的格式设置。如果将最后一个段落标记之外的所有内容复制到新文档，就有可能将损坏的内容留在原始文档中，而在新文档中，重新应用所有丢失的节或样式的格式设置。 五、word进阶技巧 快速保存 　　首先，要设置启用快速保存：设置快速保存的方法为:单击“工具”菜单中“选项”命令，在“选项”对话框中选择“保存”标签卡，然后选中“快速保存”复选框即可。快速打开和保存文档。然后，word的菜单会生相应的变化，选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。“快速保存”实际是每次保存的时候，只保存改变过的内容，用它可以节省保存时间。 多处剪切，一处粘贴 用图文场移动多个对象。图文场是Word中另外一种剪切板，可以存储已剪切的多个项目。你可用它移动两个或更多不相邻的项目。具体方法为:⑴选中要移动的文本或图形，再按下Ctrl+F3组合键移至图文场，对每个要移的项目重复此步骤;⑵单击要插入图文场的位置；⑶若插入图文场内容而并清空图文场，可按下Ctrl+Shift+F3组合键，若只插入图文场内容而不清空图文场，可按住Shift键，选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击“自动图文集”，然后在“请在此键入自动图文集词条”框中，单击“图文场”，选择“插入”按钮。 顺便说一句，你若要查看图文场内容，可选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击自动图文集名称列表中的“图文场”， Word在“预览”框中可显示内容。 文字块的快速、重复录入方法 　　用自动图文集提高输入效率。在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这时你可以用自动图文集来解决该问题，这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字，在编辑正文时，只需输入相应的词条，Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。若要添加自动图文集，可选择“工具”菜单中“自动更正”命令，单击“自动图文集”标签卡，然后选择“添加”按钮进行编辑添加，编辑好后单击“确定”按钮。如你添加了“词条”“赛迪网信息技术有限公司”后，只要你录入“赛迪”两个字后，屏幕上会立即显示整个词条，击回车键这个“词条”便被添加文档中。 插入中英对译的翻译结果 　　注意:首先，要确认“词典”命令出现在菜单上，按Alt+Shift+F7试试，没反映？安装吧——用word安装盘安装词典组件才行。 用词典进行翻译。在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂，这时你求助于Word的中英——英中词典，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是:⑴从“工具”菜单中选择“语言”，然后单击“词典”命令，也可按Alt+Shift+F7组合键启动词典，这时出现“词典”对话框;⑵键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词;⑶单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等;⑷在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果。 同时编辑长文档的多个部分 同时编辑同一文档的多个部分。处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑，这里有两种方法实现该功能。 方法一:利用不同的窗口显示同一文档的不同部分，首先打开需显示的文档，然后单击“窗口”菜单的“新建窗口”菜单项，这样屏幕上就会产生一个新窗口，显示的是同一文档，你可以通过窗口切换和窗口滚动技术，使不同的窗口显示同一文档的不同部分。 方法二:用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分，即单击“窗口”菜单的“拆分”菜单项，将当前文档窗口分割为两个子窗口，且两个子窗口都是激活的，你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态，可以单击“窗口”菜单的“取消拆分”“菜单项”。 同时保存或关闭多个文档 　　同时保存多个文档。当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，可按住Shift键，再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项，你只需单击其中之一即可。 在长文档中快速漫游 　　在文档中漫游。单击常用工具栏上（就是有“新建”和“打开”按钮的那个工具栏，靠近右边，唉，没办法学问多了，盖都盖不住）的“文档结构图”按钮，然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置。文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题，你可通过文档结构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。在文档结构图中，可选择显示的内容级别，调整文档结构图的大小。若标题太长，超出文档结构图宽度，不必调整窗口大小，只需将鼠标指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。 加入动态文字 　　让文档动起来。在Word97文档中使用动态文字能使文档更为生动，增强文档的视觉效果。为文字添加动态效果的方法是： ⑴选定要添加动态效果的文字。 ⑵单击“格式”菜单中的“字体”项打开字体对话框，然后单击“动态效果”选项框。 ⑶在“动态效果”框中单击所需效果（如赤水情深、礼花绽放、七彩霓虹、闪烁背景等），然后单击“确定”按钮即可。若要取消动态效果，可单击“动态效果”框中的“无”选项。 添加彩色背景 　　为文档添加彩色背景。Word97你可为改变文档的背景以使眼睛舒适，为文档添加背景的方法是： ⑴单击“格式”菜单中的“背景”项，然后在弹出的图形菜单中单击所需要的填充色或单击“填充效果”项。 ⑵如果在上一步单击“填充效果”项，就会打开“填充效果”对话框，可以以其中选择过渡、纹理或带图案的背景。 ⑶选好各项后，单击“确定”按钮即可。 添加常用中文标点和其它符号工具栏 　　添加标点符号工具栏。利用工具栏可快速地执行命令，装上标点工具栏后你就可方便地输入标点符号了。将位于Program files\Microsoft Office \Office\Macros文件夹中的模块文件Symbar.dot复制到 Program files\Microsoft Office\Startup文件夹中，然后重新启动Word97，就可以得到标点符号工具栏，你可以通过“插入”菜单中的“符号”来选择标点符号。 六、关闭不适用的默认设置 其实，Word 2003的许多默认设置并不适合我们使用，在此让我们看看如何修改这些默认设置让Word使用起来更加方便。 默认图片环绕方式 在Word中插入或粘贴的图片环绕方式默认为“嵌入型”，在这种环绕方式下图片既不能旋转也不能拖动移位，插入图片经常还需要将版式调整为“四周型”再进行处理。其实我们可以把默认设置改成“四周型”，具体的操作方法：依次选择“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“编辑”选项卡，单击“图片插入/粘贴方式”下拉列表，从中选择“四周型”项，最后单击“确定”按钮 对象的精确调整 　　相信不少人都知道，在Word中按住Alt键拖动可以对选中对象进行精确调整。其实只要进行一些简单设置，即使不按住Alt键直接拖动也可以进行精确调整。 依次选择“绘图”工具栏的“绘图→绘图网格”命令(默认位于Word窗口下方)，在弹出的“绘图网格”界面中取消勾选“对象与网格对齐”复选框或将“水平间距”和“垂直间距”都设置为“0.01”(如图1)，再单击“默认”按钮，在提示“是否更改网格线的默认设置？”时单击“是”按钮。这样以后在Word中直接拖动就可以精确调整了。 　　如果你只需要在当前文档中进行直接拖动微调，而不想彻底改变默认设置，那么修改后不要单击“默认”按钮。 告别绘图画布 在Word 2003中绘图画布会在每次插入自选图形或文字框时自动出现。虽然按Esc键可以暂时让绘图画布消失，但总觉得太麻烦，其实我们可以通过以下方法来取消：依次选择“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“常规”选项卡，取消勾选“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”复选框，最后单击“确定”按钮即可。 自选图形的默认格式 默认插入的自选图形格式为0.75磅黑色连线、白色填充，如需更改默认格式，可通过以下方法设置：首先画一个自选图形，然后鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”命令，在出现的对话框中选择“颜色与线条”选项卡，在其中自定义设置“线条”和“填充色”，设置完毕后单击“确定”按钮。最后，再次右击自选图形，选择“设置自选图形的默认效果”命令即可。 启动时打开常用输入法 通常只要一打开Word 2003就会自动切换到“微软拼音输入法”，如果你惯用的不是这种输入法恐怕就会觉得很困扰了。能不能让Word启动时自动打开我们惯用的输入法呢？这其实并不难做到。 依次打开“控制面板→添加或删除程序”，从列表中找到“Microsoft Office Professional Edition 2003”项并单击“更改”按钮。在Office 2003安装窗口中点选“添加或删除功能”单选项并单击下一步，接着勾选“选择应用程序的高级自定义”复选框再单击下一步，从中间的列表中依次展开“Microsoft Office→Office共享功能→中文可选用户输入法→微软拼音输入法 2003”，单击“微软拼音输入法 2003”前的按钮选择“不安装”(如图2)，单击“更新”按钮。等安装完成以后再进入Word时出现的就不是微软拼音输入法了，而是输入法列表中排在首位的中文输入法。最后只要让常用的输入法排在首位即可。 如果你不希望Word在启动时自动打开中文输入法，那么还有另一个更简单的办法可以使用。依次选择“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中选择“编辑”选项卡，取消勾选其中的“输入法控制处于活动状态”复选框即可。 七、WORD全套快捷键小技巧 CTRL+O 打开 CTRL+P 打印 CTRL+A 全选 CTRL+[/] 对文字进行大小设置（在选中目标情况下） CTRL+D 字体设置（在选中目标情况下） CTRL+G/H 查找/替换; CTRL+N 全文 企业安全文化建设方案企业安全文化建设导则安全文明施工及保证措施创建安全文明校园实施方案创建安全文明工地监理工作情况 删除; CTRL+M 左边距（在选中目标情况下）; CTRL+U 绘制下划线（在选中目标情况下）; CTRL+B 加粗文字（在选中目标情况下）; CTRL+I 倾斜文字（在选中目标情况下）; CTRL+Q 两边对齐（无首行缩进），（在选中目标情况下）或将光标放置目标文字的段尾 CTRL+J 两端对齐（操作同前） CTRL+E 居中（操作同上） CTRL+R 右对齐（操作同上） CTRL+K 插入超链接 CTRL+T/Y 可进行首行缩进（将光标移到需做此操作的段尾，或将此段选中进行操作 Ctrl+A（或Ctrl+小键盘上数字5）：选中全文。 Ctrl+B：给选中的文字加粗（再按一次，取消加粗）。 Ctrl+C：将选中的文字复制到剪贴板中。 Ctrl+D：打开“字体”对话框，快速完成字体的各种设置。 Ctrl+E：使光标所在行的文本居中。 Ctrl+F：打开“查找与替换”对话框，并定位在“查找”标签上。 Ctrl+G：打开“查找与替换”对话框，并定位在“定位”标签上。 Ctrl+H：打开“查找与替换”对话框，并定位在“替换”标签上。 Ctrl+K：打开“插入超链接”对话框。 Ctrl+Shift+L：给光标所在行的文本加上“项目符号”。 Ctrl+M：同时增加首行和悬挂缩进。 Ctrl+Shift+M：同时减少首行和悬挂缩进。 Ctrl+N：新建一个空文档。 Ctrl+O（或Ctrl+F12）：打开“打开”对话框。 Ctrl+P（或Ctrl+Shift+F12）：打开“打印”对话框。 Ctrl+R：使光标所在行的文本右对齐。 Ctrl+S：为新文档打开“另保存为”对话框，或对当前文档进行保存。 Ctrl+T：增加首行缩进。 Ctrl+Shift+T：减少首行缩进。 Ctrl+U：给选中的文字加上下划线（再按一次，去年下划线）。 Ctrl+V：将剪贴板中的最后一条文本或图片粘贴到光标处。 Ctrl+X：将选中的文字剪切到剪贴板中。 Ctrl+Z：撤销刚才进行的操作（可以多次使用）。 Ctrl+0：将选中的文本每段前增加12磅的间距。 Ctrl+1：若选中的文本行距不是“单倍行距”，则将其快速设置为“单倍行距”。 Ctrl+2：将选中的文本行距设置为“两倍行距”。 Ctrl+5：将选中的文本行距设置为“1.5倍行距”。 Ctrl+F2：快速执行“打印预览”功能。 Ctrl+F4：关闭当前文档。 Ctrl+F5：使窗口还原到最大化之前的状态。 Ctrl+Shift+F5：打开“书签”对话框。 Ctrl+Shift+F8：激活列选择功能，即通常所说的选择竖块文本（再按一次或按ESC键，取消该功能）。 Ctrl+F9：在光标处插入一域记号“{}”（注意：直接输入的一对大括号不能作为域记号）。 Ctrl+F5：使窗口还原到最大化之前的状态（再按一次，就会使窗口再次最大化）。 Ctrl+Deltet：删除光标后面的一个英文单词或一个中文词语（可反复使用）。 Ctrl+退格键：删除光标前面的一个英文单词或一个中文词语（可反复使用）。 Ctrl+Enter：将光标后面的内容快速移到下一页。 Ctrl+End：快速将光标移到文末。 Ctrl+Home（或Ctrl+Page Up）：快速将光标移到文首。 Ctrl+Insert+Insert(即按两下Insert键)：快速打开或更改“任务窗格”到“剪贴板”状态。 Ctrl+~：打开中文输入法的“在线造词”功能。 Ctrl++：快速切换到下标输入状态（再按一次恢复到正常状态）。 Ctrl+Shift++：快速切换到上标输入状态（再按一次恢复到正常状态）。 Ctrl+→：按英文单词或中文词语的间隔向后移动光标。 Ctrl+←：按英文单词或中文词语的间隔向前移动光标。 Ctrl+J：文本两端对齐 Ctrl+L：文本左对齐 Ctrl+Q：段落重置 Ctrl+W：关闭当前文档 Ctrl+Y：重复上一操作（部分操作不适用） EXCEL使用技巧 一、 认识EXCEL软件 美国微软公司已经推出了目前全世界使用频率最高的一个计算机系统——Windows系统，他在该系统内提供了一个软件包——Microsoft－Office，它是应用最为广泛的一个软件包，用“风靡全球”形容也并不过分。在这个软件包内，有一个软件对我们统计工作、统计教学非常适用，它就是公认的功能最强大、技术最先进、使用最方便的软件之一，Excel软件。Excel软件是一种功能强大的表格式数据综合管理与 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 系统，它以“表格”方式进行数据处理，工作方便直观，特别适合非计算机专业人员使用。它提供了丰富的函数，可以进行各种统计数据分析。它具有强大的制图制表功能，实现了数、表、图、文四者之间的完美结合。并提供了经济预测、多 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 模拟等经济数学模型。提供了宏功能，可以方便地实现日常工作的自动化。它对从事统计、保险、税务、审计、财务、金融、财政、企业、贸易、农业、医疗、旅游、航空、铁路、科研单位、经济和行政管理等等行业工作的人们的帮助更为明显。几千年以来，名目繁多的表格、繁琐的数据计算曾经难煞了多少既聪明又细心的人。而今你只要借助Excel软件，往计算机中敲入原始数据，一切要求保证快速、准确、及时完成。如果需要，还可以方便地把计算机中的“电子”表格变为印刷精美的印刷品表格。Excel的很多功能是一般的制表人员根本做不到的。总之，Excel干活可谓“多、快、好、省”。 本章着重介绍Excel2000的基本使用方法和技巧。通过学习，应能掌握Excel2000的功能的使用，熟练地制作出有一定份量、格式 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 的电子表格来。不求大而全，只求易懂、实用。 第一节  启动和退出Excel 在本节，将介绍如何启动和结束Excel。 一、启动Excel 通常使用以下三种方法。 ⑴常规启动法。初学者可用常规方法启动。首先用鼠标单击“开始”按钮，从“开始”菜单中选择“程序”项，再从打开的子菜单中选择Microsoft Excel，即可进入Excel的操作环境。（见图1.1.1） ⑵快捷图标启动法。如果经常使用Excel，可在桌面上设置Excel图标，双击该图标启动。在桌面上设置Excel图标方法很简单，可首先单击“开始”按钮，打开“程序”选项，进入“windows资源管理器”。在资源管理器左侧列表中选择 Program Files文件夹，然后在右侧列表中选择Microsoft office文件夹，再在右侧列表中选择office文件夹，再在office文件夹右侧列表中找到Excel程序；然后将鼠标指向Excel.exe图标，并按住鼠标左键将图标拖至最右边文件夹列表框的桌面图标位置放开，然后，点击桌面图标Excel图标即呈现在桌面上。 ⑶已存在文件启动法。假如已经创建了Excel文件，并将它存储在C盘的我的文档中，文件名叫Book1.xls，可首先点击我的电脑图标，然后点击C盘图标右侧列表中选择My Documents文件夹，用鼠标左键点击该文件夹后会出现文件名叫Book1.xls的文件，点击该文件图标，也可以启动Excel文件。 二、退出Excel 通常使用以下两种方法。 ⑴常规退出法。初学者可用常规方法退出。在Excel“文件”菜单中，选择“退出”选项即可。 ⑵常用退出法。单击Excel窗口右上角的关闭图标。 第二节  Excel窗口介绍 在本节，将介绍Excel窗口的各项功能。 一、迈进Excel窗口 Excel窗口是进入Excel内部的第一道关口，而且我们将来对Excel的所有操作都将在这个窗口里完成和实现。它可以划分为以下五个区域。即工作簿窗口标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、滚动条及状态栏等功能。其中一些功能会根据需要出现或隐藏。（见图1.2.1） ⑴工作簿窗口标题栏 工作簿是工作表、图表及宏表的集合，它以文件的形式存放在计算机的外存储器中。对于新创建的工作簿， Excel将自动给其命名，形如Book1， Book2……（见图1.2.2）。 用户可以重新赋予工作簿一个有意义的名字，如“统计学原理” （见图1.2.3~图1.2.4））。 工作簿窗口标题栏给出创建当前窗口的程序及工作簿文档名称。可以通过鼠标拖动程序标题栏来移动窗口。 ⑵菜单栏 菜单栏是常用的人机交互方式，是Excel的命令集合，几乎所有的Excel功能都可以从菜单中执行。Excel功能很多，需要从功能上分类并在每一类中进一步划分出子类，直至最低一层功能。因此，菜单就分为主菜单（第一级分类，其中每一个类别称为菜单项）、子菜单（第二级分类，也称下拉菜单）等。 ⑶工具栏 工具栏也是常用的人机交互方式，是一些常用的Excel命令集合。用工具栏能实现的功能，用菜单都可以实现，但使用工具栏更加方便。 ⑷编辑栏 编辑栏用于向单元格内输入数据（或公式），同直接向单元格内输入数据（或公式）相比，它的优点主要是视野开扩，较长的数据或复杂的公式均可全部显示出来。 ⑸状态栏 它在Excel窗口底部，给出当前命令执行情况或键盘等信息。 ⑹滚动条 用鼠标单击水平、垂直滚动条，可以上下左右翻阅表格内容。 ⑺工作表标签 每个标签代表一个工作表。标签名称就是工作表名称，多个工作表标签就构成标签队列，通过鼠标单击标签，可以切换至相应工作表进行显示或编辑。 〖案例一〗将统计学原理.XLS的Sheet1工作表标签改写成‘第二章第三节 统计表及其 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 ’。 工作表标签改写步骤： ①打开统计学原理.XLS工作簿； ②用鼠标右键点击‘Sheet1’，然后选中‘重命名（R）’，点击（见图1.2.5）； ③将‘Sheet1’改写成‘第二章第三节 统计表及其设计’，点击保存。 二、基本概念 Excel中的基本概念有：工作表、单元格及单元格位置等。 ⑴工作表 工作表是用于编辑、显示和分析一组数据的表格，它由排列成行和列的单元格组成。工作表总是存储在工作簿中。新建工作簿时， Excel自动给工作表命名，形如 Sheetl，Sheet2……用户可以重新命名。 ⑵单元格 单元格是构成工作表的基本元素，用于输入、显示和计算数据，一个单元格内只能存放一个数据。如果输入的是文字或数字，则原样显示，若输入的是公式或函数，则显示其结果。 每个工作簿包含一张或多张工作表，每个工作表由65536行、256列单元格构成。 二、输入特征数据 在用 Excel 进行输入数据的过程中，我们经常遇到一些相同特征数据的输入，比如银行帐号、身份证号等，都是前面几位相同，只是后面的数字不一样。如果一个个依次输入，既麻烦又枯燥无味，还容易出错。是不是有简单的方法，只输后面几位，前面相同的几位让计算机自动填充呢？下面笔者就介绍两种方便可行的方法。以我行的帐号为例，帐号共15位数字（例如前面都是0836010400）。 方法一 假如要输入的数据放在A列，从A2单元格开始输入帐号后面几位数字，依次输入A3、A4等，所有的数据输入完毕后，在B2单元格中输入公式“=0836010400&&A2”然后回车，这样B2单元格的数据在A2的基础上就自动加上了0836010400。鼠标放到B2位置，双击单元格的填充柄（或者向下拉填充柄），瞬间B列全部加上了0836010400，至此所有的数据都改好了。 方法二 1. 选定要输入共同特征数据的单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框（也可依次选择“格式→单元格”菜单命令打开）。 2. 选择“数字”选项卡，选中“分类”下面的“自定义”选项，然后在“类型”下面的文本框中输入083601040000000（注意：后面有几位不同的数据就补几个0），单击〔确定〕按钮即可。 3. 在单元格中只需输入后几位数字，如“083601040008828”只要输入“08828”，系统就会自动在数据前面添加“0836010400”。另外也可以先输入数字，再选中单元格区域设定数据格式，可以得到相同的效果。 三、Excel中鼠标双击妙用 在Excel中，大家都知道基本的操作可以用键盘，也可以用鼠标，网上面关于快捷键的内容可以说是很多，现在我给大家总结一下，双击鼠标在Excel的应用，如果大家还有什么好的用法，希望大家可以跟贴留下你的用法，我将继续整理添加，谢谢！ 1、双击单元格，就可以编辑单元格的内容（对应用快捷键——F2）。 2、在行/列边缘双击鼠标，则可以得到此列的最适合的行高/列宽。 同理在选中行或选中列的边缘双击，自动设置成合适的行高或列宽 3、双击工作表标签，可以直接重命名工作表的名称。 4、在填充的时候，选定单元格再移动到这个区域的右下角，这时鼠标会变成细十字。 (1)当选择区域当下方的单元格有内容时，双击会自动填充下方有数据的区域。 (2)当选择区域当下方的单元格为空时而左边有数据时，双击会自动填充到与左边有数据的区域齐。 (3)当选择区域当下方与左边的单元格为空时而右边有数据时，双击会自动填充到与右边有数据的区域齐。 5、将鼠标移动到选定单元格的边上，这时鼠标会变成带箭头的十字。 (1)这时双击，可以移动到数据区域的边缘，相当于快捷键——Ctrl+方向键。 (2)如果按住Shift再双击，可以快速选择数据，相当于快捷键——Shift+Ctrl+方向键。 6、双击工具栏的空白处，就可以调出自定义工具栏的对话框。 7、双击左上角工具栏中工作簿的图标，可以关闭当前工作簿；双击标题栏中的Excel图标，可以关闭Excel。 8、使用格式刷时，用双击而不是单击就可以多次使用，再单击一次格式刷结束。 在使用绘图工具栏时，如果双击线、矩形、圆等图形时也可以连续绘图。 9、双击拆分窗格的分割条(上下滚动条的上方，左右滚动条的右边，没试过拆分窗口的朋友可以先从窗口/拆分里体验一下)，可以按当前单元格上下左右拆分；拆分后再双击分割条的任意部分可以恢复。 10.在菜单上双击，可将菜单中所有的菜单项(包括不常用的菜单项)全部展开。 11.双击浮动工具栏（一种未附加到程序窗口边缘的工具栏。可更改一些浮动工具栏的形状。）的标题栏，将使该工具栏将成为固定工具栏（贴近程序窗口边缘的工具栏。） 12.双击还可以恢复被隐藏的行或列 如要恢复被隐藏的第3行,先将鼠标指针移动到第2行与第4行之间的位置,当鼠标的指针变成横向为“＝”号，纵向为黑色实心双箭头的十字形状时,再双击操作，被隐藏的行就会显示出来了 。如果操作第2条的第二句操作也能恢复隐藏的行或列。 13.双击EXCEL中的透视表中的数据,可在新的工作表中列出该数据的明细 四、Excel 使用技巧 Excel单元格内文本换行三法 用过Excel的朋友都知道，在它的单元格里录入文本不像在Word中那样能很方便地换行，经过长期使用，笔者发现有三种办法可以解决在Excel单元格内输入文本时的换行难问题。 一、快捷键法 在单元格里输入文本后想换行，只要按住Alt键不放，然后敲一下回车键即可实现换行。如果你已经输完文本，发现内容太长了，则可双击该单元格，然后将光标移到要换行的位置，按下“Alt+Enter”即可。 二、格式设置法 先选定要使文本换行的单元格，执行“格式→单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对齐”，选中“文本控制”下的“自动换行”即可实现该单元格文本自动换行，再用格式刷去刷一下要自动换行的单元格就可以实现批量自动换行了。 三、文本框法 Word里的文本框大家比较熟悉，在它里面录入文本时会自动换行，而且可以只敲回车实现换行。在Excel中也可以进行同样的操作。 点击“绘图工具栏里”的“文本框”按钮，绘制一个文本框，其宽度和单元格宽度相同(可以按住Alt键同时拖动鼠标进行微调)，在里面录入文本(能够自动换行)，然后移动文本框的位置到单元格(可以用“Ctrl+方向键”微调)，再将文本框设置为“无填充色”和“无线条色”，最后别忘了将单元格的高度调整得与文本一样。 Excel斜线表头轻松做 方法一: 为了符合中国人的制表习惯