公司档案管理

TingBaowasrevisedonJanuary6,20021公司档案管理目录1档案管理制度22132329313540三、档案管理工作职责与整理规范4242434445附录5757601兼职档案员各分、子公司集团公司档案管理网络图党群组织负责人兼职档案员监事会负责人董事会办公室董事会监事会党群组织各职能部门总经理办公室分管副总裁档案室中国高科集团股份有限公司档案管理办法为加强集团公司档案管理工作，严格工作制度、规范工作秩序、严肃工作纪律，提高档案管理水平，特制定本管理办法。总则第一条为了加强集团公司档案管理，有效地保护和利用档案，为集团公司的经营和发展服务，进而带动集团公司档案管理水平上个台阶，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合本集团公司实际情况，制定本管理办法。第二条集团公司的档案管理分为集团公司和二级公司两部分。集团公司的档案是指公司在基本建设、经营发展、党政管理、会计工作等各项活动中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。二级公司的档案是指公司在进行主营业务以及基本建设、党政管理、经济活动、会计工作中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。根据集团公司的实际情况和档案目标管理的要求，将档案统一划分为十六大类作为档案管理的范畴。它们分别是：党群工作类、决策类、监督类、行政管理类、经营管理类、营销贸易类、生产管理类、产品类、科学技术类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、声像档案类及电子档案类。各二级公司参照执行。第三条集团公司及二级公司档案工作的基本任务是贯彻国家关于档案工作的方针、政策和指示精神，遵循档案工作统一领导，分级管理的原则，维护集团公司及二级公司档案的完整、准确、系统、安全，为发展集团公司的事业服务。第四条集团公司和二级公司的档案工作是集团公司及二级公司各项管理工作的重要组成部分，纳入集团公司工作的发展规划和年度工作 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 中，保证档案管理职能、人员编制和经费适应整个集团公司档案工作发展的需求。管理体制与职责第五条集团公司应设置专人专岗负责档案管理工作，二级公司可参考总部，根据公司自身的情况设立专岗对档案进行管理。集团公司的档案工作在主管副总裁的领导下，实行档案工作集中统一管理。总裁办是集团公司档案工作的行政管理部门，对档案工作实行统一管理，统筹规划、组织协调、统一制度；同时又是收集、保管集团公司档案和提供利用服务的职能部门，并对各部门立卷归档工作进行指导和监督。二级公司的档案工作在主管总经理的领导下，实行档案工作集中统一管理。其方法可参考集团公司执行。第六条集团公司及二级公司均应明确一名公司领导分管本公司档案工作，在各部门应明确一名部门领导负责本部门档案工作，并负责本办法在该部门业务范围内的贯彻实施；各部门应设立一名兼职档案员，负责做好本部门档案工作，并定期将整理好的档案移交档案室。第七条本办法第二条所列档案大类，根据各部门业务范围，其具体负责的各类档案为：（一）总裁办负责行政管理类、经营管理类中经营决策档案、设备档案、实物档案、声像档案及电子档案的收集、积累、整理和归类。（二）人力资源部负责人事档案、劳动人事方面档案的收集、整理和归类，人事档案由人力资源部负责该档案的保管和利用。（三）财务部负责监督类中审计管理、经营管理类中财务管理及会计档案的收集、积累、整理和归类。（四）资金部负责经营管理类财务管理中有关资金借款、担保等 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、协议的收集、积累、整理和归类。（五）投资管理部负责决策类、经营管理类中投资管理档案的收集、积累、整理和归类。（六）法务部负责监督类中法律事务档案的收集、积累、整理和归类。（七）贸易部负责营销贸易类中经营贸易档案的收集、积累、整理和归类。注：监事会、党群工作档案由监事会、党群组织负责人收集、积累、整理和归类。二级公司可参照总部的责任办法，制定公司内部各部门档案管理职责。第八条归档时间（一）管理类、营销贸易类：一般每年三月各部门将上年度工作形成的文件材料收集、整理、立卷归档五月底前交档案室，由档案专管干部统一编目。（二）科研或产品项目：对于形成周期不长的课题研究或产品研制，可按项目结束时间归档；也可按工作阶段归档，是指当一项科技、生产活动按其工作程序完成一个阶段后，即将该阶段形成的科技文件归档。（三）设备档案：应抓住设备开箱验收和安装、调试完毕两个环节，将随机文件材料和安装、调试过程中形成的文件材料由专人收集，交档案员归档。设备档案应保证该设备资料齐全，使用完毕后及时立卷归档，设备维修记录按年归档。（四）基建项目：要分阶段收集、整理，并在竣工验收时完成全部档案立卷归档工作。工程项目验收结束后6个月内移交档案室。（五）会计档案：由公司财会负责收集归档，在财会处保存一年后于次年五月底前送公司档案室统一保管，此外并重视收集相关法律、法规、享受优惠的政策等。（六）实物档案：当证书、奖状、奖杯等实物档案形成时即进行收集、存档，或将其复印件存档，实物办理借出手续后进行张贴或悬挂。（七）声像档案：平时将反映公司主要职能活动的照片、录音带、录像带及时收集、整理、归类，于每年六月将上一年度的声像档案进行归档。（八）电子档案：每年三月将上年度形成的反映本公司主要职能活动、存有重要数据信息的磁盘、光盘进行收集、整理、归类，五月底前交档案室归档。（九）二级公司当年的文件资料于次年由二级公司自行归档并留本公司提供利用，在后年的第一季度内上缴集团公司。第九条为完善集团公司档案管理工作，根据各自的特点，应制定一系列相关档案管理制度，做到公司的档案管理有法可依、有制度可依。本办法所规定的工作制度有：各类档案的归档制度、管理制度、档案管理人员的岗位责任制、考核奖惩办法及档案的分类及编号办法。各部门、各二级公司必须认真贯彻执行，不得违反。第三章档案管理队伍建设及培训第十条根据集团公司经营业务的发展和档案目标管理的要求，集团公司应配备具备档案专业大专以上学历的专职档案人员，各部门及各公司档案管理人员在上岗前须经过档案岗位培训。培训的内容包括宣传贯彻《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理办法》等国家、上级颁发的档案工作法规性文件，以及档案管理及保管等专业知识的培训。以上各部门及各公司档案管理人员在培训结束时均须参加档案管理业务知识考核，并通过考核，方具备上岗资格。第十一条集团公司及二级公司档案管理人员在职称及福利待遇上享受与其他管理人员同等的待遇。第四章文件材料的形成与归档第十二条文件材料的形成、运转、积累、整理和归档工作纳入集团公司经营管理、基本建设的计划和工作程序，实行“四同步”管理：在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，并纳入部门领导和有关人员的岗位职责，作为各部门季度或年度考核的依据之一。第十三条为了加强对公司设备管理，将固定资产中设备建档范围定为单位价值在2万元以上（含2万元）的设备要立卷归档。第十四条凡集团公司的员工在经营管理、外事、以及党政管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，在下一年度内均应向档案管理部门移交入库归档，上一年度的档案资料任何人不得私自占有。第十五条集团公司员工在工作变动和离退休时，必须将属于归档范围（上述第十四条）的文件资料全部移交归档，不得据为己有或私自带到其他单位。第十六条文件材料一般归档一份，重要的或经常使用的可归档数份。第十七条归档要求归档文件材料，应完整、准确、系统，签署齐全，确定密级，保管期限（保管期限分永久、长期〈25~50年〉、短期〈10~15年〉三种），填写移交清单，履行交接手续；（二）归档的文件资料须制成材料优良、符合规定、字迹线条和图像清晰，手稿须用碳素或蓝黑墨水书写，粘贴、装订应符合档案保护的要求；（三）归档的文件资料应是原件（文件里页允许打印，但封面必须手工签署完整）。（四）档案的装具采用国家 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 的科技档案卷皮、卷夹、卷盒和表式。会计档案按照会计档案的凭证、帐册、报表分类组卷,采用会计凭证、帐册盒。档案的保管及库房管理第十八条集团公司各类档案由总部档案室库房集中统一保管。二级公司按规定未到移交期的各类档案由二级公司集中统一保管。保持归档文件的完整、系统、准确的反映集团公司及二级公司各项经营管理活动的面貌，符合统一规范。第十九条集团公司及二级公司档案管理部门应加强档案资料的收集工作，并对接收到的档案分门别类系统整理、登记和安全保管。第二十条对案卷保存情况应定期检查，定期更换防虫药物,发现霉变、破损等情况，应立即报告领导并及时采取抢救措施。第二十一条档案管理人员调动工作时，严格做好移交手续。第二十二条为确保档案的安全和有效提供利用，集团公司实行档案库房与办公室、阅览室三分开；档案库房须保持适宜的温、湿度，同时必须具备防火、防盗、防光、防虫等应急安全措施。二级公司应参照总部的标准，配备相应的档案管理硬件设施，确保档案管理工作顺利开展。第二十三条严禁在档案库房内吸烟及存放易燃易爆物品。第二十四条档案库房是机要重地，未经管理人员许可，不得擅自进入库房。档案库房应随手关门，妥善保管好库房钥匙，下班前要检查门窗，切断电源。档案的密级设定与保密第二十五条集团公司的档案分为内部级和保密级二大类；保密级档案的密级由低到高依次分为：秘密级、机密级、绝密级。按国家有关规定，保密期限原则上为15年以内。具有一定密级的档案在超过保密时效后，自动解密——密级下调一个等级。第二十六条档案密级的设定由各归档部门经理与档案管理员协商决定，并报主管副总裁审核。第二十七条密级档案的查阅、借阅需经指定负责人批准后方可办理查阅、借阅手续。与利用目的无关的密级档案资料不得查阅、借阅。第二十八条销毁档案文件,必须严格履行批准手续。销毁时要严格检查、严格控制销毁现场，防止失密、泄密。第二十九条未经公司领导批准，不得多制和摘抄密级档案。第三十条确定秘密级以上的档案，必须严格保管。第三十一条密级档案要经常查对，发现丢失要及时报告有关部门处理。第三十二条对故意遗失档案或故意泄密者，必须依法追究责任。档案的借阅与利用第三十三条集团公司内部级档案资料向所有员工开放，提供档案信息的利用，为公司经营发展服务。需要查阅时应向总裁办档案管理人员办理查阅手续，查阅本部门内部级档案填写档案借阅登记表；查阅相关部门内部级档案，还需填写借阅申请单，详见档案借阅审批流程。第三十四条档案查阅完毕，须及时归还，档案的借阅期限一般为一周，若有特殊原因需延长借阅期限者，应向档案管理人员办理需借手续。档案管理人员应及时催缴，以免档案材料遗失。第三十五条不得将档案材料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。非档案管理人员不得随意进入档案库房，档案管理人员不得将档案带到室外，不得和外人谈论库内情况。二级公司内部级档案向所有该公司员工开放，手续可参照上述办法执行。第三十六条保密档案的借阅规定（一）凡借阅行为应在档案阅览室进行，任何人未经允许不得将保密档案带出档案室外。如有特殊情况需借出档案库房，必须在借阅手续中注明。（二）集团公司各部门只能查阅本部门业务范围内的保密档案。具体程序为：填写借阅申请单，经本部门经理签字并报分管领导批准后，向档案管理人员办理查阅手续并查阅。（三）查阅与本部门业务有关的其他类别的保密档案除办理第三十六条第二点的手续外，还需经相关部门经理签字并报相关部门的分管领导批准后方可查阅。查阅财务、投资类的保密档案以及其他绝密级的档案必须统一经总裁批准。（四）摘录批准查阅的保密档案或对档案内容进行复制，应在查阅申请单中复制栏内加以说明（批准程序同上），并由档案管理人员负责操作，在复制件上加盖“集团公司档案室”的标识章后，方为有效。（五）二级公司保密档案的查阅、复制办法可参照集团公司的规定执行。第三十七条外单位来集团公司调阅档案，必须持组织介绍信，写明查阅内容，由相关部门经理签字并经集团公司行政副总批准后，方可查阅。第三十八条党委档案只限党委领导查阅，其他部门不得调阅。外单位需调阅须经党委书记批准。第三十九条借阅人员必须爱护好档案。（一）查阅档案的人员，必须爱护档案材料，维护档案的完整、清洁并注意摘录或复制材料的安全和保密。（二）档案管理人员对调阅的档案材料，必须做到手续清楚，归还时详细检查，如有损坏、拆散、失窃等情况，应及时向总裁办领导汇报追查处理。第四十条档案管理人员应严格遵守本制度以及其他档案相关制度。如有违反，将在本人绩效考核中视情节轻重予以扣分处罚；情节严重的，将赔偿经济损失，辞退直至追究法律责任。第四十一条凡单位或个人赠给总部的档案，集团公司按有关规定给予表彰和奖励外，该单位或个人还享有该档案的无偿优先利用权。档案的统计第四十二条档案的统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠、内容齐全。第四十三条档案数量统计：（一）对本公司案卷按档案的门类分别进行数量统计；（二）对档案破损情况进行统计；（三）按类别、保管期限做好销毁档案数量统计。第四十四条档案利用效果统计：（一）档案借阅人次、卷次统计；（二）档案利用社会效果、经济效果统计。档案的鉴定与销毁第四十五条档案库房的档案鉴定、销毁工作由集团公司主管副总裁组织档案管理部门和有关业务部门组成工作小组实施，鉴定档案要按照“保存从宽”、“销毁从严”的原则。第四十六条档案库房销毁的档案，指己过保管期限案卷，经过鉴定确认无保存价值的档案材料。第四十七条档案需销毁时，应由档案管理人员提出初步书面 意见 文理分科指导河道管理范围浙江建筑工程概算定额教材专家评审意见党员教师互相批评意见 ，经工作小组提出鉴定销毁意见，由档案管理人员负责编制销毁清单，经主管领导审批后执行。第四十八条对批准销毁的档案，只能化为纸浆或焚毁，不能出卖或作其他用途。第四十九条销毁档案时，应派两人监销。销毁后，监销人员应在销毁清单上注明“已销”字样和销毁日期及销毁方式，并签名以示负责。第五十条销毁清单应一式两份，一份交档案室归档，一份交上级主管领导。奖惩第五十一条对于在档案的收集、保管、提供利用和档案编研、管理等方面做出显着成绩的部门或个人，每年年底组织专项评比工作，由档案管理部门汇总材料报请集团公司领导给予表彰和奖励。第五十二条各部门、各二级公司的档案工作列入对部门、公司负责人、兼职档案管理员的绩效考核内容。第五十三条有下列行为之一者，由集团公司档案管理部门、相关主管部门责令限期整改，并视不同情节，对直接负责的主管人员或其他直接责任人员报请集团公司领导给予行政处分；构成犯罪的，提请司法机关追究其刑事责任。损毁、丢失属于国家所有的档案的；涂改、伪造档案的；擅自出卖或转让档案的；倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国的；将职务活动中形成的应归档的文件、资料占为己有，拒不归档或不按规定期限向档案管理部门移交档案的；（六）将具有一定密级的公司内部档案文件内容对外泄密，甚至造成集团公司损失的。经费第五十四条集团公司及各公司档案工作的经费，纳入集团公司财务管理的年度计划中，保证档案工作的正常开展。第五十五条各门类档案的归档所需经费从各相关业务的经费中支出。第五十六条档案人员培训经费由人力资源部教育经费中支出。验收第五十七条集团公司在每年年底对总部及各二级公司当年的档案管理工作进行验收。验收主要从以下几个方面进行：（一）档案管理工作的领导负责制以及专人专岗的推行落实情况；（二）根据制定的档案管理岗位职责，对集团公司和各公司的档案管理情况进行评定；（三）检查集团公司及各公司档案管理制度的制定情况，是否达到制度配套、齐全；（四）档案归档的落实情况：1．完整、齐全度：主要按照相关档案及其二、三级类目的归档范围进行检查，看归档文件是否按照归档范围进行归档，以及是否有所缺损，并如何解决。2．归档档案的质量：（1）文件、案卷的装订的质量：每份文件是否已去除所有金属装订物，纸张是否折叠整齐，页面是否清楚、无污等。（2）卷内文件目录的质量：每一卷档案是否均备有卷内文件目录，目录编写是否清楚，有无遗漏卷内文件，目录中档号是否与文件上的档号相一致等。（3）卷内页码的质量：每卷档案是否均编有流水页码，每页的页码是否清晰无误等。（4）档号的质量：每份文件是否均编有相对应的独立且唯一的档号。档号的编制是否符合档号编制规范的要求，以及档号的书写是否清晰可辨等。一般完整的验收程序如下：首先，由集团公司及各二级公司主要档案管理人员向集团公司提交档案管理年度总结报告，请求对集团公司及各二级公司的档案工作进行评审验收。集团公司接受报告后，组成一个验收组，由主管档案工作的领导和在集团公司中形成各项档案的现行工作负责人员组成。随后，即召开验收工作会。其验收过程为：首先验收组听主要档案管理人员对于当年档案工作的情况小结，然后，验收组根据上述验收准则进行认真、细致的检查（检查可采用抽样形式）。档案人员对于在检查中发现的问题应及时进行记录，并于验收工作结束后立即实行整改。在验收组对集团公司或各二级公司的档案工作进行了较为全面的审查后，由验收组对该项工作作出最后的评审验收结论，并在集团公司内部以简报形式向各部门及各二级公司通报该次档案工作的验收情况。至此。归档档案验收工作告一段落。附则第五十八条本实施办法适用于中国高科集团股份有限公司总部及各二级公司的档案工作。第五十九条各二级公司可根据本办法，结合公司实际情况，制定相应档案工作制度报该公司总经理办公室备案。第六十条本实施办法由集团公司总裁办负责解释。附件：1．2．3．附件1档案借阅审批流程1．内部级综合档案借阅（复制）流程本部门档案档案管理员复制部门经理签字申请人相关部门相关部门经理签字档案加盖标识章确认2．密级档案借阅（复制）流程部门经理签字分管副总裁本部门财务、投资及档案绝密档案申请人总裁档案管理员复制相关部门财务、投资及档案部门经理签字分管副总裁绝密档案相关部门经理签字分管副总裁加盖标识章确认附件2中国高科集团股份有限公司档案借阅申请单借阅部门时间借阅人借阅目的文件名称文件密级是否出借复制分数部门意见：分管领导意见：相关部门意见：相关部门分管领导意见：总裁意见：档案管理员签字：备注：注：1．借阅本部门密级档案，需分管领导签字；2．借阅相关部门密级档案，另需经相关部门经理及相关部门的分管领导签字；3．借阅财务、投资类密级档案以及其他类绝密级档案需总裁签字。档案借阅登记表附件3序号档号文件名称密级借阅日期到期日期归还日期借阅者复制份数档案分类与档号编制规定总则为了更好地规范公司的档案业务。提高管理水平，促进公司档案工作的整体建设，以便为公司的经营、管理、决策和各项工作更好地服务，特制定本规定。本规定制定了集团公司统一的档案分类原则、方法、类目设置及其所含基本范围，适用于集团公司以及各二级公司档案的分类整理、组织案卷、排架管理。集团公司档案分类的原则是以集团公司的全部档案为对象，依据集团公司的特点和主要职能,保持文件之间的有机联系，便于科学的管理和提供利用。根据集团公司的特点和主要职能，共设置了十六个一级类目，即党群工作类、决策类、监督类、行政管理类、经营管理类、营销贸易类、生产管理类、产品类、科学技术类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、声像档案类及电子档案类。档案的二级类目，按照集团公司的特点和主要职能进行设置。附表中设置的二级类目是档案分类的基本二级类目，各部门、各公司可结合实际需要增设或减少二级类目。集团公司档案分类类目标识、归档范围及保管期限档案类目分类号一律采用阿拉伯数字统一编号标识。其表示为：一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名称代号名称代号名称0党群工作类1党务工作上级党组织颁发的属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通报长期—短期上级党组织颁发的非本公司主管业务的文件短期上级党组织召开的要贯彻执行的重要会议文件长期—短期上级党组织对本公司领导任免的通知等文件永久本公司党委会议记录本公司党委会议纪要永久长期本公司党委制度的文件：有关方针政策、法规性的一般事务性的长期短期本公司党委向上级报送的请示、报告、汇报等和上级批复文件材料长期本公司党组织对二级公司进行工作检查形成的主要文件材料长期—短期本公司党委主要领导在大会上的重要讲话长期本公司召开的党代表会议的批准文件、通知、报告、决议、总结、纪要、开幕闭幕词、会议代表名单讲话、提案、讨论文件、小组记录、参考资料长期短期本公司党员、党组织情况年度统计报表永久基层关于改选、增补党支部成员的请示、报告和集团公司党组织的批复长期本公司党组织工作总结、调查研究、大事记永久—长期本公司党员组织关系介绍信及存根长期本公司党员党费收据等材料短期上级有关纪检和违纪案件审理工作指示、规定、办法、通知、通报等长期一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名称代号名称代号名称0党群工作类1党务工作本公司纪委会会议记录长期本公司关于纪检和案件复查工作意见、规定、通知、计划、总结、报告等长期本公司关于违纪案件调查报告、会议记录、处理意见和上级处分决定等永久—长期上级有关监察工作的指示、规定、通知、通报长期本公司关于监察举报及有关调查、处理材料长期—短期2工会工作上级有关工会工作的指示、决议、规定、条例、制度、办法等长期—短期本公司工会会议记录永久本公司工会年度 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 、总结、报告等材料长期本公司关于工会改选请示、报告及上级批复永久本公司工会关于经费开支、提取各项基金等规定、办法、通知长期—短期本公司工会关于职工疗、休养办法、生活困难补助规定等通知长期—短期3共青团工作团工作计划、总结、评优申报材料及批复长期组织建设，团员大会，团组织活动，团员、团费管理等长期—短期1决策类1董事会董事会会议文件长期董事会的往来文件、信函长期—短期执董会会议文件长期2股东大会股东大会会议文件永久2监督类1监事会监事会会议文件长期监事会往来文件、信函短期2法律事务判决书、调解书、裁定书、仲裁决定书等长期诉状、答辩状、代理词等长期证据材料长期授权委托书长期重大法律事务的请示、报告长期审核公司重大合同、经营行为出具的法律意见长期工作计划、总结等长期—短期合同、协议等长期—短期3审计管理政府相关部门关于审计工作的指示、规定、办法、条例、通知等长期本公司关于审计工作的制度、意见、办法、通知长期—短期本公司年度财务情况审计报告永久本公司关于财经违纪的专题报告长期—短期本公司领导任期主要经济指标审计材料长期本公司领导离任经济责任审计报告长期二级公司年度经营审计材料长期一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名称代号名称代号名称3行政管理类1行政事务外来文件中属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通报、函长期—短期外来文件中的非本公司主管业务的文件短期本公司、二级公司关于机构成立、合并、撤消、更改名称、启用印信、办公迁址等文件永久公司发文（本公司颁发的规章、制度、决定、条例、规定、办法、任免等）永久—长期行政各项日常工作的计划、报告、总结、通知等短期公司内部刊物长期—短期2劳动人事政府相关部门关于人事政策、法规性文件、规定、办法、条例、通知等长期本公司领导干部任免文件永久每年的员工名册永久本公司薪酬制度、福利制度、绩效考核办法、员工手册等长期本公司组织机构设置、部门职能、岗位描述等材料长期本公司、二级公司关于员工处分、撤消处分请示报告及批复长期本公司关于员工培训材料、员工信息、员工考核材料长期—短期本公司关于员工医疗费补贴、劳保待遇、工伤护理疗养费等规定、办法、通知长期3资产管理关于固定资产申请调拨、报废、封存的请示、报告及批复：重要的(设备除外)一般的永久—长期短期固定资产登记表、清单等短期千元以上除设备以外固定资产的说明书、使用手册等配套材料至设备报废4后勤管理本公司有关办公用品的登记、申请、批示、情况统计等短期本公司用印单及重要文件的复印件长期—短期有关行政管理方面的合同、协议短期5信息管理本公司信息中心软件开发标准短期本公司开发或委托开发的计算机系统的全套资料（用户需求、系统说明、用户手册等）长期各类信息数据(若以磁盘、光盘形式保存则归入14类电子档案)永久—长期6上市管理1上市文件股票发行的申报材料及相关内部文件长期2证券业务内部职工股股利长期股利分配长期筹资再融资长期3信息披露公司历年来发布的季报、中报、年报、公告长期4其它管理部门行文、审计署审计等长期4经营管理类1经营决策企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等长期总裁办公会议纪要长期其它重要会议纪要长期各部门工作计划短期一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名称代号名称代号名称4经营管理类2财务管理1资金管理政府相关主管部门关于财务管理、财政纪律检查、外汇管理、税收工作规定、制度、办法、指示、通知等长期—短期本公司关于财务管理、财政纪律检查的规定、制度、办法、通知等长期—短期本公司财务工作计划、预算、编制说明、总结长期—短期本公司关于提取各类基金、控制社会集团购买力的规定、办法及通知长期—短期本公司有关外汇管理、收入支出办法等有关问题的意见、规定及申请使用外汇的来往文书长期—短期本公司有关财务工作会议报告、总结、汇报材料等长期—短期本公司有关税收、税收工作的意见、通知长期—短期经济合同及协议书长期—短期资金借款合同、协议等长期资金担保合同、协议等长期银行承兑汇票、商业承兑汇票、支票、本票等有关票据的复印件长期互保单位基本资料短期2成本管理成本定额管理文件短期成本分析文件材料短期其它短期3经济核算经济核算及其依据材料短期经济活动分析文件材料短期有关经济核算的组织机构与规章制度等长期3投资管理1投资管理公司有关投资协议、章程长期股权变更、转让协议、中介机构的审计评估报告长期集团公司资产管理相关文件长期二级公司经营责任书等长期二级公司经营情况有关资料长期2项目管理项目可行性研究报告、合同、协议等长期项目资料、介绍等短期3清欠帐款管理疑难应收款的管理制度、办法、操作程序等长期疑难应收款各类统计表短期4清企管理(按企业设置)企业注销方面的申请与批复文件长期有关企业清算的决议、清算报告及相关的审计报告、财务报表等长期清企各类资料（如：企业证照、公司及财务公章、会计凭证、帐簿等）长期4物资管理1物资供应物资政策及货源状况的调查材料短期物资供应计划。物资申请或采购计划。短期一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名称代号名称代号名称4经营管理类4物资管理1物资供应物资合同（订货、采购）、物资运输及到货台帐等。长期—短期2仓库保管存货管理文件材料。长期验收入库文件。短期物资发放凭证。短期3废旧物资管理废旧物资回收、修理、利用方面形成的记录。短期5其它短期5营销贸易类1产品销售1市场-销售(按产品设置)市场调查报告及调查所得材料等。长期市场预测方面的报告、计划、分析等长期产品销售计划及其编制依据材料长期有关销售策略以及考核等文件材料长期产品销售合同、协议的履约管理台帐、统计表长期产品广告、样本、展销等宣传材料短期产品销售及发运记录、台帐、统计表。短期产品销售服务文件材料。短期2用户档案(按用户设置)用户资料(包括用户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等)长期产品购销合同、协议长期售后服务文件材料长期其它长期—短期2经营贸易按项目设置售货确认书或有关销售的合同、协议长期货物发票、运单、装箱单、提单、保险单长期进出口贸易的各类单证长期客户资料(包括客户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等)长期其它短期3商标管理商标设计文件永久商标报批和注册文件永久商标管理和应用文件永久—长期6生产管理类1安全与能源安全生产的法规、计划和条例及教育材料。长期—短期工伤事故处理文件材料。长期能源管理制度与标准、计划、执行及培训等文件长期—短期2质量管理质量计划、质量管理制度长期质量管理教育材料及质量管理活动文件短期各类质量达标、认证文件(如：ISO、GMP文件等)长期标准化管理工作，各种标准化档案。(如：国家、行业、企业内部标准等)长期一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名称代号名称代号名称6生产管理类3科技管理技术发展的计划文件。长期技术引进项目管理文件。长期技术协作项目计划、协议等长期技术改造文件。长期科技成果管理(包含技术服务或转让或推广生产)。长期4其它科研年度总结、技术会议记录、报上级领导试验报告等。长期—短期各种计量检测工作。短期环境保护检测与控制，污染治理等。短期7产品类1产品(按产品种类设)1前期准备阶段调查研究、计划决策文件及产品设计和工艺准备方面文件。长期2试制、试验阶段产品试制文件。长期产品试验文件。长期产品鉴定文件。长期3正式生产阶段产品批生产记录长期—短期产品批检验记录长期—短期生产(QA)控制记录长期—短期4评优产品评优从申报直至批准的全过程文件长期—短期2原辅包材按材料种类设置包括批检验记录、物料供应厂商资质证明短期8科学技术类按研究课题设置1科研准备阶段课题选择、开题论证、课题评审等文件长期—短期2试验研究阶段科研项目试验大纲与规程、各项试验原始、记录报告、技术经济性能测算材料、阶段小结、报告等。长期—短期3总结鉴定阶段科研报告、鉴定会议记录、经专家签证的科研成果鉴定书等文件长期—短期4成果和奖励申报阶段成果专利和奖励申报与审批材料，专利证书，获取经济效益和社会效益的证明文件等。长期—短期5推广应用阶段课题推广应用计划，应用效果调查，反馈信息及改进意见等。长期—短期9设备仪器类(按设备性质设置)1办公设备按设备种类设购置、验收、调试文件长期使用维修文件长期旧设备处理文件长期2生产设备按设备种类设购置、验收、调试阶段相关文件长期使用维修阶段产生文件长期更新改造阶段文件长期旧设备处理文件长期3科研设备按设备种类设归档范围同生产设备长期4其它按设备种类设如：本公司有关车辆管理的材料（采购过程、产权证、保险单、维修记录等）长期一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名称代号名称代号名称10基本建设类按项目设置1立项阶段立项阶段文件（项目申报、地质勘探、使用土地、动拆迁、工程申照、招投标及项目监理方面的合同、协议、报告等文件）。永久—长期2设计阶段设计阶段文件（扩初设计、施工设计图纸、说明和设计合同、设计计算书及说明书、工程概算等）永久—短期3施工阶段施工阶段文件（土建工程和水电安装工程的施工合同、协议、预决算、竣工图、施工技术资料、技术管理资料、施工管理资料；工艺设备安装工程等）永久—短期4竣工阶段竣工阶段文件（初验文件材料、试生产文件材料、竣工验收文件、审计文件、声像材料等）永久—长期5其它短期11会计档案类1凭证原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等15年其中：涉及外事和入股的会计凭证永久2帐簿现金和银行存款日记帐25年明细帐15年总帐15年固定资产台帐（卡片）固定资产报废清理后保存5年辅助帐册、备查薄15年涉及外事和入股的帐册永久3报表月、季度会计报表（包括文字分析）3年年度会计报表（包括文字分析）永久4其它会计移交清单15年会计档案保管清册永久会计档案销毁清单25年银行余额调节表5年银行对帐单5年12员工档案类1在职员工档案参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行永久2退休员工档案永久3其它永久13实物档案类1证书反映本公司主要职能活动的证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等国家级上海市、部级区、局级永久长期短期2奖状3奖杯(牌)4其它14声像档案类1照片反映本公司主要职能活动的照片永久—长期一级类目二级类目三级类目归档范围保管期限代号名称代号名称代号名称14声像档案类2录音带反映本公司主要职能活动的录音带永久—长期3录像带反映本公司主要职能活动的录像带永久—长期4其它永久—长期15电子档案类1磁带反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁带永久—长期2磁盘反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁盘永久—长期3光盘反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的光盘永久—长期4其它永久—长期档号的组成本公司档案的档号由一级类号、二级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。类目之间以点分隔开，必须时可以增加三级类号。编号格式和示例按年度划分，卷内由若干份文件组成。适用于0~4类和6类，可增设三级类目。例如：XXXXXX—XX/XX112001—1/8卷内流水号卷内流水号案卷流水号案卷流水号年份（用四位表示）年份（用四位表示）二级类目二级类目（董事会）一级类目一级类目（决策类）上例表示：本公司决策类中2001年董事会第1卷内第8份。2)按年度划分，案卷为一不可分割的整体。适用于第11类和第15类。例如：XXXXXX—XX1111996—62案卷/实体流水号案卷流水号年份（用四位表示）年份（用四位表示）二级类目二级类目（凭证）一级类目一级类目（会计档案类）上例表示：本公司会计档案中1996年会计凭证的第62本。3)按产品、课题、用户等划分，卷内由多分文件构成。适用于5类及7~10类。例1：XXX—XX/XX7133—12/09卷内流水号卷内流水号案卷流水号案卷流水号阶段代号（正式生产阶段）三级类目产品代号二级类目二级类目（产品）一级类目一级类目（产品类）上例表示：本公司产品类中第三个产品正式生产阶段第12卷内第9份。例2：例3（特例）：5121—3卷内流水号1034—04/236案卷流水号总流水号用户代号阶段流水号三级类目（用户档案）三级类目（阶段代号）二级类目（产品销售）二级类目（项目代号）一级类目（经营管理类）一级类目（基本建设类）上例表示：本公司营销贸易类产品销售中用户档案第1个用户第1卷内第3份。上例表示：本公司基本建设类中第3个项目竣工阶段的第4卷，它是该项目案卷的第236卷。4)实物档案类5)声像档案类XXXX—XXXX—X/XX实物流水号卷内流水号所属类目号案卷流水号二级类目二级类目一级类目一级类目注：所属类目号可为0~10类。注：、类无卷内流水号。类卷内流水号为卷内照片流水号。人事管理类的编号规定参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行。附：分类方案一览表1党务工作0党群工作类2工会工作3共青团工作1决策类1董事会2股东大会1监事会2监督类2法律事务3审计管理1行政事务2劳动人事3行政管理类3资产管理4后勤管理5信息管理6上市管理1经营决策2财务管理4经营管理类3投资管理4物资管理5其它1产品销售5营销贸易类2经营贸易3商标管理1安全与能源6生产管理类2质量管理3科技管理4其它7产品类1产品（按产品种类设置）2原辅包材（按材料种类设）8科学技术类——————按研究课题设置1办公设备9设备仪器类2生产设备3科研设备4其它10基本建设类—————按工程项目设置1凭证11会计档案类2帐簿3报表4其它1在职员工档案12员工档案类2退休员工档案3其它1证书13实物档案类2奖状3奖杯、奖牌4其它1照片14声像档案类2录音带3录像带4其它1磁带15电子档案类2磁盘3光盘4其它二级公司档案管理的补充规定为了加强集团公司对二级公司档案管理，有效地保护和利用档案，为二级公司的经营和发展服务，进而带动整个集团公司档案管理水平上个台阶，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定及集团公司的实际情况，决定对集团公司系统内的档案进行集中归口管理。现将集中归口管理的具体办法规定如下。一、二级公司档案的收集二级公司档案由二级公司专职或兼职档案管理员按照《中国高科集团股份有限公司档案管理办法》、《档案整理工作规范》并结合各公司的实际情况，进行收集、整理、分类、装订、编目。二、级公司档案的留用期限收集整理好的档案在二级公司保管利用一年。具体保管留用时间规定如下：当年的文件资料于次年由二级公司自行进行归档并留本公司提供利用，在后年的第一季度内上缴集团公司，（例如2001年的文件资料，在2002年内进行归档利用，于2003年第一季度内上缴）。在二级公司自行留用的一年中，各公司档案管理员负责对本公司档案进行管理并做好提供相应的利用服务工作。三、二级公司档案的上缴二级公司的档案在归档保管留用一年后，应集中上缴到集团公司，由集团公司总裁办档案管理人员负责进行专业管理并提供服务利用。二级公司档案管理员负责本公司档案的上缴工作。四、二级公司档案的移交移交过程中须填写移交清单（并附案卷目录和卷内文件目录），并由二级公司总经理、档案管理员及集团公司总裁办主任、档案管理员分别签字确认。移交清单一式两份，二级公司和集团公司各存一份。为了形成统一的计算机条目，方便日后在网上进行登记和查找，二级公司档案管理员应按照集团公司的规定，事先编写电子版的案卷目录和卷内目录，并在每年归档的同时将电子版的目录报送一份至集团公司档案管理员处保存。五、档案的借阅利用二级公司档案移交完成后，由集团公司档案管理员及时将档案资料统一编号上架或存放于档案箱中，并及时将目录登记到公司内网中，提供利用。二级公司需要查阅上缴至集团公司档案室档案，应向二级公司档案管理员提出申请，经本公司分管领导同意后到集团公司查阅；复制档案应在申请中注明。查阅绝密级文件除上述手续外，另需经集团公司分管副总裁批准。六、二级公司档案的销毁二级公司档案在保存期满后，由集团公司档案管理员提出销毁请求，并会同二级公司档案管理员对期满档案进行价值鉴定，提出鉴定销毁意见，列出销毁清单，经二级公司总经理、集团公司相关业务部门审查同意，报集团公司分管领导批准后予以销毁。销毁过程必须由二级公司领导、档案管理员与集团公司总裁办主任、档案管理员同时在场监销，并在销毁清单上签字确认；销毁清单一式两份，二级公司保存一份，集团公司保存一份并作为文书档案永久保存。七、关、停、并、转公司档案的处置二级公司一经批准歇业，其档案全部交集团公司保管；二级公司暂时停止经营的，其档案全部交集团公司保管；待其恢复经营时，按照上述规定纳入正常管理；3、二级公司进行资产重组或转制，其档案按转制后的企业控股情况决定档案的去留归属。八、附则1、本规定适用于各二级公司的档案管理，具体纳入管理范围的二级公司名册由集团公司确定。本规定由集团公司总裁办负责解释。附件：1.2.3.4.附件1档案移交清单公司名称：序号一级类目案卷数卷内文件件数备注二级公司领导集团公司总裁办领导移交人接收人移交日期附件2二级公司档案借阅申请单借阅公司借阅时间借阅部门借阅人文件名称文件密级是否外借复制份数二级公司分管领导二级公司档案员集团公司分管领导备注：注：1．借阅一般档案，需二级公司领导签字；2．借阅绝密级档案，另需经集团公司领导签字；附件3二级公司档案销毁审批单公司名称：序号一级类目案卷数卷内文件件数备注集团公司领导意见集团公司相关业务部门领导意见二级公司领导意见集团公司档案员二级公司档案员附件4二级公司档案销毁清册公司名称：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　销毁日期：序号归档案卷号案　卷　题　名页数保管期限密级备注二级公司领导：　　　　　　　　　　　　　　　集团公司总裁办主任：二级公司档案员：　　　　　　　　　　　　　　集团公司档案员：投资管理档案管理规定根据《中国高科集团股份有限公司档案管理办法》，特制定本《投资管理档案管理规定》。范围：投资管理档案是指企业在投资管理、项目管理、清欠帐款管理、清企管理活动中直接形成的，具有保存和利用价值的各类文件。管理部门：集团公司投资管理档案实行统一领导、归口管理的原则。由总裁办公室专职档案管理员负责档案业务的监督指导和归口管理，确保投资管理档案的安全和利用。投资管理部落实专人负责集团公司在各项经济投资以及企业经营管理活动中直接形成的文件的积累、分类、整理和定期的归档工作，确保投资管理档案的准确、完整。第三条归档：1．归档范围：表1序号类别序号类别序号类别内容保管期限4经营管理3投资管理1投资管理公司有关投资协议、章程长期股权变更、转让协议、中介机构的审计评估报告长期集团公司资产管理相关文件长期二级公司经营责任书等长期二级公司经营情况有关资料长期2项目管理项目可行性研究报告、合同、协议等长期项目资料、介绍等短期3清欠帐款管理疑难应收款的管理制度、办法、操作程序等长期疑难应收款各类统计表短期4清企管理(按企业设置)企业注销方面的申请与批复文件长期有关企业清算的决议、清算报告及相关的审计报告、财务报表等长期清企各类资料（如：企业证照、公司及财务公章、会计凭证、帐簿等）长期2．时间：投资管理档案实行年度归档，由投资管理部兼职档案员在次年五月底前完成上年度投资管理档案的分类、整理等归档工作，编写移交清单（见附件）和年度说明。如未能按时完成，需说明理由，并尽快完成整理工作。3．要求：归档的投资管理档案必须准确、完整、齐全，并经投资管理部领导审查认可；档案纸质优良（符合国家标准或统一格式），幅面整洁，文字、图表、数据清晰无损，无擅自涂改现象；确保质量。4．移交：投资管理部兼职档案员在完成年度归档工作后编写移交清单，经总裁办公室档案管理人员检查核对后，双方签字，各存一份。填写归档说明，其中内容包括归档工作情况、档案检查结论和归档认定的结论意见等。5．留用：如遇应归档的文件中有部分因工作需要仍需留用，应由部门归档人员向总裁办公室档案管理员说明，在移交归档完毕后以借阅档案方式借出，并按档案借阅规定办妥借阅手续。第四条分类：表2一级类目二级类目三级类目备注代号名称代号名称代号名称4经营管理类3投资管理1投资管理2项目管理按项目设置3清欠帐款管理4清企管理按企业设置第五条编号：公司总部投资管理档案的档号由一级类号、二级类号、三级类号、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。编号格式和示例：4·3·2·2002—2/3卷内流水号斜线案卷流水号用户代号三级类目二级类目一级类目上例表示：投资管理档案中2002年项目