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图纸技术档案管理
办法
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一、归档范围
凡是我院生产活动产生的具有查考利用价值的设计图纸(包括委托
书
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、设计任务书、校核单、审核单、市政工程施工图纸审查意见表、图纸会审纪要、设计变更)、电子档、地勘
报告
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、防洪评价、设计依据(如规划、高程等)、可研文本、项目建议书、优秀设计申报材料、地形图、设计方案、专业书籍等均属归档范围。
二、归档要求
(一)归档的文件材料必须图面清楚工整,纸张(A4或A3)及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。
(二)归档的文件材料应完整、系统、准确。
(三)归档的文件材料因为原件(若非原件,必须注明出处)。
(四)保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。
(五)案卷题名应确切反映卷内文件内容。
(六)电子档案的存档必须生成PDF格式,以便于查阅。
(七)文件材料的归档必须办理登记手续。
1、设计室完成的设计图纸(含校审单)、变更文件及电子档等交经营科,审定后,图纸按顺序排序准确无误,及时办理书面移交手续交经营科。
2、经营科建立设计文件台账,并负责外包复印装订质量,负责
向档案室移交存档文件(底图为硫酸图,存档图为蓝图。蓝图均按规定折叠成A4幅面,由晒图单位完成);向业主及时交付设计成果;为设计室提供一份无图签的设计图(分装)。均需办理书面移交手续。
3、档案查阅优先考虑使用电子档,必要时再查阅图纸档案。
4、图纸档案不借阅底图,借阅人不能自己翻阅档案,办理借阅手续后由档案员调阅档案。
(八)图纸档案每周二由经营科移交档案室,由档案室分类保管,归档前的图纸档案不向外借阅,设计人员优先查阅设计室自存档案。
(九)各类文件材料一般归档一式一份,重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。
三、档案保管
(一)档案库房应做到防火、防光、防尘、防霉、防虫、防鼠、防盗等工作。
(二)档案排列上架时,应按照类别排列。
(三)每年定期进行库藏档案的清理核对和质量检查,做到帐物相符。
(四)档案的接收、借出必须履行登记手续。
四、档案的作废与销毁
及时作废、销毁失去保存价值的档案。作废由设计部门负责人决定,并加盖作废图章;销毁由主管院长决定,并由指定部门进行销毁。
五、档案利用与保密
(一)本院各科室所有工作人员都有保护档案的义务和借阅档案
的权利。
(二)在档案资料室查阅档案,应办理查阅登记手续。外单位人员查阅必须报经主管院长批准签字同意。
(三)不得随意折叠或拆散档案。严禁对档案随意涂改、挖补。
(四)借出和归还档案时,必须办理登记、清点手续,并按期归还,不得丢失、损毁。借阅时间不超过一个月,可以续借。严禁擅自抄录、复制、公布档案。
(五)调离单位的工作人员,必须清理移交档案后方可办理调动手续。
(六)违反档案查阅管理规定造成重大损失者,必须负责补齐遗失图纸,所需费用个人自理。
六、档案管理人员职责
(一)对本院图纸档案的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。在工程设计前和经营科结合将档案检索编号随设计任务单下发设计室。
(二)负责本院图纸档案案卷的加工整理、案卷的排列和保管,编制档案检索信息。
(三)负责档案库房管理,定期对档案库房进行安全检查,做好档案保护工作。
(四)做好档案借阅利用工作,为院各部门工作服务。
郑州市政设计研究院总工办
2014/3/28
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