会议接待
流程
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为使公司日常工作有一个规范化的管理模式,进一步提高工作质量和效率,为各部门提供正确指导,现将公司会议接待工作特制订以下流程;一、会前准备阶段1.接到上级会议接待通知后,市场部应先与办公室的会议策划人取得联系,了解与会人员的相关资料,保持良好的信息沟通,促进会议的顺利进行;2.确定会议的出席人数,根据与会人员情况及会议规格适时选择会议场地,并对会场的各项设施进行认真检查;3.草拟会议议程,经上级领导批准后分发所有与会人员;会议议程是会议内容的概略安排,议程中应涵盖主
题
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、时间、地点,参加人员及议题安排等具体事项,开会之前要将会议议程传达给与会人员;4.合理安排相关会务工作人员,相关事宜有：①由公司办公室专员负责制作电子欢迎牌和指引牌,标准语句参照“热烈欢迎XXX莅临指导”,力求简洁明了;②安排一位工作人员专门拍摄会场情况,以备将来宣传和纪念之用;③安排负责会场茶水等有关工作人员;5.市场部应在会议召开提前,以飞秋形式通知员工,按要求着装,并保持良好的办公环境,树立良好的公司外部形象;6.重要会议的召开,应提前做好必要的彩排工作,会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范,并测试投影仪等设备是否能正常使用7.会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好,并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求,应确定宴会时间,选好宴请场所,并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订;8.参照与会人员的名单制作名牌,名牌以红底纸张打印,上面分别注明公司名称,名字及职位,注意文字大小适当,清楚易识;二、会议落实阶段1.检查各项准备工作的落实情况;2.发送会议通知;通知内容应涵盖日期、时间、具体会址和联络方式;可采用电话通知、电子邮件通知或通过公司信息平台发送短信通知等几种形式,并确保能够按时、准确地传达到全体与会人员;3.确定电子欢迎牌的播放及指引牌的摆放位置,并安排会务工作人员迎接与会者入场;4.会场布置具体如下：⑴会场应庄重、整洁、舒适,合理调节温度,并检测灯光可视度;场内不可堆放杂物,并应摆放适量的花卉陈设;⑵会场的座次安排要分清主次,特别是有贵宾参加会议的情况下,更要安排妥当;座椅的数量应按出席人数摆放,并多预留两到四位;⑶每个座位的桌面上应配备公司公用信纸三张,铅笔一支,会议流程一份红底纸张打印、小支装矿泉水一支及名牌架一个;将洗净的水果放置在果盆与纸巾盒摆放妥当,并需准备茶水待客;⑷会场应设有来宾签到处,签到处最好设在入口通道较明显的地方;如与会者涉及公司外部人员,可视具体需求摆设“请赐名片”名牌于签到处;⑸检查会议所需物品及设备的准备工作是否妥当;5.需与拍摄会场的工作人员,确定所有与会人员合影的最佳位置;6.安排车辆的停放位置,并提前准备适量的停车票以供与会人员使用;三、会议实施阶段1.保持会场秩序,排除各种干扰,禁止无关人员随意入场；2.提出会议要求,保持会场安静；3.在与会期间做好茶水及各项后勤服务工作;四、会议结束阶段1.如公司外部与会人员有参观公司环境的意愿,在不影响公司正常运营的情况下,领导应做好指引和陪同工作;2.配合拍摄人员工作,并组织与会人员在指定地点进行合影留念;3.组织会场的后期整理和清洁工作;4.如会议结束后有安排宴会,应提前与饭店工作人员确定到场时间,并通知与会人员及做好陪同和接待工作;
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