培训教程_Office办公软件使用

1 网络中心 滕永恒 Office办公软件使用 2Office办公软件使用 培训 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 ★ office软件简介 ★ 基础设置：选项，定制工具栏 ★ 使用“快捷键”使工作事半功倍 ★ Word常用技巧 ★ Excel常用技巧 ★ Excel中公式的使用 3Office办公软件使用 ★ office软件简介：家族成员 Office软件家族主要成员 Word Excel PowerPoint Access Outlook FrontPage 文字排版 数据统计 与计算 演示文稿 数据库管理 建立网站组织电子邮件 4Office办公软件使用 ★ office软件简介：发展历程 Microsoft Word 6.0(Office 4.0)（1994年） Microsoft Office 97 （1996年） Microsoft Office 2000 （1999年8月） Microsoft Office 2002(XP) （2001年6月） Microsoft Office 2003 （2003年11月） Microsoft Office 2007（2006年12月） Microsoft Word 1.0 (1989年) Office 97中文标准版包括全新的支 持html格式的文字处理软件Word 97、电子 表格 关于规范使用各类表格的通知入职表格免费下载关于主播时间做一个表格详细英语字母大小写表格下载简历表格模板下载 处理软件Excel 97、 电子幻灯演示软件PowerPoint 97和 集日程管理、邮件信息交换等功能于 一体的个人事务管理软件 Outlook97。 在Office 97中文专业版中,还增加了 首次实现全部中文化的数据库软件 Access 97。 为用户提供了集个人办公与网络通信 于一体的全面解决 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ,将Intranet 应用提升到一个新的高度。 Office 2007新增功能： §界面更加美观 §网络发布功能加强 § 强大的结构图制作工具SmartArt §强大的公式编辑器 §支持直接将Word文件转换成PDF格式 。。。。。。 5Office办公软件使用 ★基础设置：选项 工欲善其事，必先利其器。 提示： 在使用Office之前，有必要对软件进行符合自己操作习惯的设置。 例如： 将常用的命令放置在快捷工具栏上；设定文件自动保存的时间间隔； 给需要保密的文件设定打开权限密码；是否显示段落标记和空格； Excel表中是否显示网格、行号列标；设定新工作簿内的工作表数等。 6Office办公软件使用 ★基础设置：选项 “视图”选项中，可设定： 文本中的空格与段落标记 是否显示；页面视图中是 否显示页间空白等。 7Office办公软件使用 ★基础设置：选项 “常规”选项中，可设定：插 入“自选图形”时是否自动创 建绘图画布，定义度量单 位等。 8Office办公软件使用 ★基础设置：选项 “保存”选项中，可设定：自 动保存间隔，默认保存格 式等。 9Office办公软件使用 ★基础设置：选项 “安全性”选项中，可设定： 打开文件的密码，修改文 件时的密码等。 10Office办公软件使用 ★基础设置：定制工具栏 “自定义->工具栏”命令， 可对工具栏进行符合自己 操作习惯的定义。 11Office办公软件使用 ★基础设置：定制工具栏 “自定义->命令”命令，可 对快捷工具栏无法显示的 命令进行自定义。 12Office办公软件使用 ★使用“快捷键”使工作事半功倍 ctrl+[ 缩小字号ctrl+] 放大字号 ctrl+end文件尾ctrl+home文件头 Alt+shift+T时间Alt+shift+P插入页码 ctrl+shift+= 上标和正常切换Alt+shift+D插入日期 ctrl+= 下标和正常切换ctrl+2 双倍行距 ctrl+1 单倍行距ctrl+z撤消 ctrl+y重复ctrl+x剪切 ctrl+v粘贴ctrl+u下划线 ctrl+s保存ctrl+r右对齐 ctrl+p打印ctrl+o打开 ctrl+n新建ctrl+l左对齐 ctrl+j两端对齐ctrl+i斜体 ctrl+h替换ctrl+g定位 ctrl+f查找ctrk+e居中对齐 ctrl+d字体格式ctrl+c拷贝 ctrl+b粗体ctrl+a全选 13Office办公软件使用 ⊕ Word常用技巧之1:另有妙用的Ctrl+Z ⊕ Word常用技巧之2:格式刷的使用 ⊕ Word常用技巧之3:使用查找、替换成批更改文字 ⊕ Word常用技巧之4:使用页眉、页脚统一文件格式 ⊕ Word常用技巧之5:使用绘图工具 ⊕ Word常用技巧之6:使用“ 模板 个人简介word模板免费下载关于员工迟到处罚通告模板康奈尔office模板下载康奈尔 笔记本 模板 下载软件方案模板免费下载 ”及“样式”进行快速排版 ★ Word常用技巧 14Office办公软件使用 ★ Word常用技巧一:另有妙用的Ctrl+Z 其它用法： § 取消编号自动创建 § 取消网址及电子邮件自动添加的下划线 § 取消其它不希望“自动更正”的键入 Ctrl+Z 最基本的用法是“撤消键入”。 15Office办公软件使用 ★ Word常用技巧一:另有妙用的Ctrl+Z 原因：系统有“自动更正”的 功能，可以按照一些约定将 键入的内容自动替换。 16Office办公软件使用 ★ Word常用技巧二:格式刷的使用 格式刷的功能是将格式刷的功能是将 某一格式应用到其某一格式应用到其 他文本。他文本。 格式刷可应用的格格式刷可应用的格 式包括字体、字式包括字体、字 号、填充色等。号、填充色等。 17Office办公软件使用 ★ Word常用技巧三:使用查找、替换，成批更改文字 18Office办公软件使用 ★ Word常用技巧四:使用页眉、页脚统一文 件格式 在页眉、页脚中结合制表位可 实现左、中、右三部分显示。 制表位1： 左对齐 制表位2： 居中对齐 制表位3： 右对齐 19Office办公软件使用 ★ Word常用技巧五:使用绘图工具 部 长 设备副部长 操作检验员 生产副部长 党支部/分工会主席 小 组 长 后段设备组长工序主管前段设备组长 领班设备工程师 设 备 维 护 员 。。。。。 。。。。。 。。。。。 。。。。。 20Office办公软件使用 ★ Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版 明确两个概念： 模板：任何Word 文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构 和文档设置，例如字符格式、段落格式、页面格式等其它样式。我们一 打开word时，就是在normal.dot这个模板下创建文档，这个模板就是 采用的宋体、5号字等格式。 我们可以根据需要创建自己的模板，比如规定一份文档的格式：A4纸、 上下左右页边距、分两栏、栏间线、栏间距等，设好后存为模板，以后 创建新文档时直接利用这个模板创建文档就行，不必每次都去设置这些 格式了。 样式：是一组存储在Word中的段落或字符格式的集合，包括有字符样式 和段落样式两种类型。字符样式保存了字符的格式化，段落样式保存了 对字符和段落的格式化。使用样式既可以快速地格式化文档，又可以确 保文本格式前后一致。 21Office办公软件使用 ★ Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版 （1）使用现有模板 Office 本身准备了很多精美模板，只要选择“文件”→“新建”，在Word 窗口右侧会出现“新建文档”窗口任务格，单击“本机上的模板”，弹出“模 板”选择窗口，在这里所有模板已经分门别类放置好了，有常用、Web 页、报告、备忘录、出版物、其他文件、信函和传真、英文向导模板等 几类向导或模板，而且可以单击相应标签打开，其中会有相应模板文件 名及模板描述信息，并可预览。 选中你需要的模板，然后单击“确定”按钮即可打开已经套用该模板的 新文件。有的模板可能还会打开向导窗口要求你进行一些参数的设置。 22Office办公软件使用 ★ Word常用技巧六:使用使用现有模板 23Office办公软件使用 ★ Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版 （2）定制符合自己要求的模板 途径：修改、改造已有模板 Office 本身带有大量各式各样的文件模板，但有些在使用时可 能并不尽如人意。这时，可以自己来修改已有的文件模板，使它更 符合你的要求。 选择“文件”→“新建”，单击“本机上的模板”，弹出“模板”选择窗 口，从中选择一个类别，如“报告”，然后选择“现代型报告”，再依次 在相应位置填入信息，最后单击“文件”→“另存为”，在“另存为”对话 框的“保存类型”下拉框中选择“文件模板”，并默认保存在模板文件夹 下。 以后使用时，只要选择“文件”→“新建”，就能在“常用”模板标签中 看到刚才制作的模板，双击后即可使用自己修改后的模板了。 24Office办公软件使用 ★ Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版 使用“样式”进行快速排版： 新样式的定义： 1.执行“格式”→“样式和格式”，打开“样式和格式”任务窗格。 2.单击“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。 25Office办公软件使用 ★ Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版 新样式的定义： 3.在“名称”框中输入新名称。 4.选择新建样式的类型，“段落”或“字符”。 5.在“样式基于”下拉列表框中选择一种参照的基 准样式，或选择“无样式”。 6.如果需要，可指定后续段落的样式，即应用此 新样式后回车，新段落将自动应用指定的后续样式。 7.设置新建样式的字符格式或段落格式。 8.如果要在其他基于同一模板新建的文档中使用 这一新建样式，可选中“添加至模板”复选框;选中“自 动更新”复选框，则只要对应用此样式的段落重新定 义了新格式，此样式将自动改变并更新活动文档中所 有应用了此样式的段落。 9.单击“确定”按钮，关闭对话框，新建样式将自 动保存。 26Office办公软件使用 ★ Word常用技巧六:使用“模板”及“样式”进行快速排版 样式使用举例：对《压焊工序绩效考核办法》利用样式进行排版。 通过观察，《压焊工序绩效考核办法》主要有三级样式，定义如下： 样式定义： 标题1：黑体，四号 标题2：楷体，四号 标题3：仿宋，小四号 正文：宋体，五号 标题1 标题2 标题3 应用新设定样式的方法？ 27Office办公软件使用 ⊕ Excel常用技巧一：利用“顶端标题行”快速设定每页打印标题 ⊕ Excel常用技巧二：利用“冻结窗格”增强表格的直观性 ⊕ Excel常用技巧三：隔行着色 ⊕ Excel常用技巧四：将特定的数据醒目显示 ⊕ Excel常用技巧五：快速填充相同数据 ⊕ Excel常用技巧六：避开Excel的误差 ★ Excel常用技巧 28Office办公软件使用 ⊕ Excel常用技巧一：利用“顶端标题行”快速设定每页打印标题 ★ Excel常用技巧 在平时工作中，经常看到有人在Excel中制表时，将表头在每一页复制一份， 以便在打印时在每张表格中都有表头，这样不仅麻烦而且当每页内容多少发生变 化时，还得重新调整排版。 事实上这大可不必，只要在整个表格前面设置一个表头，然后将表头设置成打 印标题，问题便迎刃而解。 具体方法是选择"文件“->"页面设置"，然后选中"工作表"选项卡，点击"顶端 标题行"输入框右边的按钮，然后在工作比标中将需要作为表头的一行或多行选 中，点击"确定"即可。 29Office办公软件使用 ⊕ Excel常用技巧 一：利用“顶端标题 行”快速设定每页打印 标题 ★ Excel常用技巧 30Office办公软件使用 ⊕ Excel常用技巧二：利用“冻结窗格”增强表格的直观性 ★ Excel常用技巧 当我们在制作一个EXCEL表格时，如果列数较多，行数也较多时，一旦向下 滚屏，则上面的标题行也跟着滚动，在处理数据时往往难以分清各列数据对应的 标题，事实上利用“冻结窗格”功能便可很好解决这一小问题。 具体方法是：将光标停在要冻结的标题行（可以是一行或多行）的下一行，然 后选择菜单“窗口→冻结窗格”即可，滚屏时，被冻结的标题行便总是显示在最上 面，大大增强了表格编辑的直观性。 31Office办公软件使用 ⊕ Excel常用技巧二：利用“冻结窗格”增强表格的直观性 ★ Excel常用技巧 32 我们在Excel中浏览一个非常大的工作簿中的数据时，有时会出现看错行的现 象发生。如果能隔行填充上不同的颜色，这种现象就应该不会发生了。我们利用 条件格式和函数来实现这一需求。 方法： 1、选中数据区域(或用Ctrl+A组合键选中整个工作表)。 2、执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。 3、单击“条件1”下面左侧方框右边的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选 择“公式”选项，并在右侧的方框中输入公式：=MOD(ROW(),2)=0。 4、单击其中的“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框。 5、切换到“图案”标签下，选中一种颜色，确定返回到“条件格式”对话框，按下 “确定”按钮退出。 6、隔行填充不同颜色的效果得以实现。 Office办公软件使用 ⊕ Excel常用技巧三：隔行着色 ★ Excel常用技巧 说明：MOD（被除数，除数），该函数的功能是返回两数相除的余数。 ROW(需要得到其行号的单元格或单元格区域)，该函数的功能是返回引用的行号。 33Office办公软件使用 ⊕ Excel常用技巧三：隔行着色 ★ Excel常用技巧 34Office办公软件使用 ⊕ Excel常用技巧四：将特定的数据醒目显示 ★ Excel常用技巧 醒目格式显示出来，以便一目了然，易于查阅。 具体方法: 先选定一块区域，然后选择"格式“->"条件格式"，在打开的窗口中输入条件， 然后单击"格式"按钮，对满足条件的数据的显示格式(字体、边框和图案)进行设 置，若要增加条件，还可按"添加"按钮添加下一个条件。 这样在选定的区域内满足条件的数据都将以您设定的格式进行显示。 35Office办公软件使用 ⊕ Excel常用技巧 四：将特定的数据 醒目显示 ★ Excel常用技巧 条件： 数值介于1000和3000 之间，颜色变红。 36Office办公软件使用 ⊕ Excel常用技巧五：快速填充相同数据 ★ Excel常用技巧 （1）如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么 你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还 比较容易出错。我们可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的 单元格中快速填充同一个数据，具体方法为： A、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可 在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中； B、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则 刚才选中的所有单元格同时填入该数据。 （2）用填充柄自动填充工作表 在Excel 2003工作表中，如果需要在一行或一列单元格中填入按 顺序排列的项目序号，用自动填充功能可以帮助您快速输入这些数据 序列，而且还不容易出错。 37Office办公软件使用 ⊕ Excel常用技巧六：避开Excel的误差 ★ Excel常用技巧 当用Excel进行复杂算术运算时，其计算出来的结果有时会与电子计算器的结果有些微小 的差别，特别是在进行多项除法运算而留有余数的情况下，算术“误差”很容易产生，究其原 因，就是Excel在除不尽的情况下，不会自动对数值进行四舍五入的操作。这在要求严格的 财务报表上当然是不允许的，避开这种“误差”的途径有两种： 1． 利用Round函数对中间值四舍五入 Excel中Round函数的格式为：Round(数值，保留的小数位数），它的作用就是对指 定数值进行四舍五入的操作并保留指定小数位数。比如Round(8.8888,2）的意思就是对 8.8888的千分位进行四舍五入、结果就是8.89，当然为工作方便，此函数括号内的数值也 可以是单元格地址或别的算术公式，每个中间值经过这样处理后得到的最终运算结果就和计 算器算出来的一致了。 2． 正确设置Excel选项来避开“误差” 上述函数方法虽然方便，不过遇上大型Excel表格时，如果每个单元格都要设置这个函 数，工作量未免太巨大，这时我们就可以进入Excel的[工具]→[菜单]→[选项]→[重新计 算]，在“工作簿选项”处勾选“以显示精度为准”，上述Excel“误差”也可有效避免，而默认情况 下这个小选项是没有被勾选的。 38Office办公软件使用 ★ Excel中公式的使用 Excel中的公式就是对工作表中的数值进行计算的 等式，通常是以“＝”开头的。 在公式中可以调用许多现成的函数，Excel中的函 数分为财务、日期、统计、逻辑、查找与引用等不 同类别。 举例1： 我们在Excel中计算一下公式y=（3x+1）/2在x从 1变化到20时y的值： 方法：先在第一列中输入好1到20这些数，然后在 B1单元格中输入“=（3*A1+1）/2”，将其填充到 下面的单元格中，就可以得到直观的结果了。 39Office办公软件使用 举例2：从身份证号码中提取出生年月和计算年龄。 从身份证号码中 提取出生年月 从身份证号码 中计算年龄 40Office办公软件使用 ★ Excel中公式的使用 本例中用到的函数：本例中用到的函数： IF(IF(条件判断条件判断,,条件成立时值条件成立时值,,条件不成立时值条件不成立时值)) 说明：执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。说明：执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。 可以使用函数可以使用函数 IF IF 对数值和公式进行条件检测。对数值和公式进行条件检测。 LEN(LEN(文本文本)) 说明：返回文本字符串中的字符数。说明：返回文本字符串中的字符数。 CONCATENATE (CONCATENATE (文本文本11，文本，文本2,2,...)...) 说明：将几个文本字符串合并为一个文本字符串。说明：将几个文本字符串合并为一个文本字符串。 MID(MID(文本文本,,开始位置开始位置,,字符数字符数)) 说明：返回文本字符串中从指定位置开始的特定数说明：返回文本字符串中从指定位置开始的特定数 目的字符，该数目由用户指定。目的字符，该数目由用户指定。 VALUE(VALUE(带引号的文本带引号的文本)) 说明：将代表数字的文本字符串转换成数字。说明：将代表数字的文本字符串转换成数字。 YEAR(YEAR(日期值日期值)) 说明：返回某日期对应的年份。返回值为说明：返回某日期对应的年份。返回值为 1900 1900 到到 9999 9999 之间的整数。。之间的整数。。 NOW( )NOW( ) 说明：返回当前日期和时间所对应的序列说明：返回当前日期和时间所对应的序列 号。默认情况下，号。默认情况下，1900 1900 年年 1 1 月月 1 1 日的序列日的序列 号是号是 1 1 而而 2008 2008 年年 1 1 月月 1 1 日的序列号是日的序列号是 3944839448，这是因为它距，这是因为它距 1900 1900 年年 1 1 月月 1 1 日日 有有 39448 39448 天。天。 41Office办公软件使用 ★ Excel中公式的使用 公式讲解：从身份证号码中提取出生年月公式讲解：从身份证号码中提取出生年月 =IF(LEN(C3)=15,CONCATENATE("19",MID(C3,7,2),".",MI D(C3,9,2)),IF(LEN(C3)=18,CONCATENATE(MID(C3,7,4)," .",MID(C3,11,2)),"身份证错")) CONCATENATE("19",MID(C3,7,2),".",MID(C3,9,2)) IF(LEN(C3)=18,CONCATENATE(MID(C3,7,4),".",MID(C3, 11,2)),"身份证错")) CONCATENATE(MID(C3,7,4),".",MID(C3,11,2)) 42Office办公软件使用 ★ Excel中公式的使用 公式讲解：从身份证号码中计算年龄公式讲解：从身份证号码中计算年龄 =IF(LEN(C5)=15,YEAR(NOW())-1900-VALUE(MID(C5,7,2)), IF(LEN(C5)=18,YEAR(NOW())-VALUE(MID(C5,7,4)),"身份证错")) YEAR(NOW())-1900-VALUE(MID(C5,7,2)) IF(LEN(C5)=18,YEAR(NOW())-VALUE(MID(C5,7,4)),"身份证错") YEAR(NOW())-VALUE(MID(C5,7,4)) 举例：2007 – 1980 = 2007 –(1900 + 80) = 2007 – 1900 – 80 43学无止境，共同进步! 谢谢大家！！