数据库应用技术Access教材

数据库应用技术补充教材 第1章 Access数据库的创建 1.1 Access 2003开发环境 Access是运行在Windows平台上的优秀数据库管理系统（DBMS）。它随Windows操作系统的升级而不断更新。 Access是Office办公套件中一个极为重要的组成部分。刚开始时微软公司是将Access单独作为一个产品进行销售的，后来微软发现如果将Access捆绑在Office中一起发售，将带来更加可观的利润，于是第一次将Access捆绑到Office 97中，成为Office套件中的一个重要成员。现在它已经成为Office办公套件中不可缺少的部件了。自从1992年开始销售以来，Access 已经卖出了超过数千万份，现在它已经成为世界上最流行的桌面数据库管理系统。 1.1.1 Access 2003的启动及关闭 1.Access 2003的启动 常用的启动方式有下面几种： （1）从开始菜单启动Access。单击【开始】→【程序】→【Microsoft Access】，启动后的画面是没有打开任何数据库的Access主窗体。 (2) 用“运行”命令启动Access。单击【开始】→【运行】，在“运行”对话框中输入命令：msaccess，按【确定】按钮即可。 (3) 通过打开已有的数据库来启动Access。在Windows资源管理器中，双击一个Access数据库，即可启动Access，并打开该数据库。 2.退出Access 2003 要退出Access,可选择菜单【文件】→【退出】,或通过单击Access主窗口的关闭按钮。 1.1.2 Access操作基础 在Access 2003主窗口中，其中菜单、工具栏的操作与Word和Excel完全相同，以下主要介绍数据库窗口的有关操作。 图1-1 Access2003数据库窗口 2．组的使用：可存放常用对象的快捷方式，用户可以创建或删除自定义的组。 图1-2 新建组 3．Access 2003帮助系统 Access 2003采用了HTML帮助形式，具有强大的帮助系统。通过帮助系统，可以随时获得问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 的解答。 1.2 创建数据库 Access数据库以 .mdb作为扩展名。与传统的某些数据库管理系统不同，它可以把各种有关的表、索引、窗体、报表以及VBA程序代码都包含在一个文件中，Access为用户处理了所有的文件管理的细节。 Microsoft Access 提供两种创建数据库的方法：一是使用【数据库向导】仅一次操作即可为所选数据库类型创建必要的表、窗体及报表，这是开始创建数据库的最简单的方法；二是先创建一个空数据库，然后再添加表、窗体、报表及其他对象，这是最灵活的方法，但需要分别定义每一个数据库要素。无论哪一种方法，在数据库创建之后，都可以随时修改或扩展数据库。 1．使用【数据库向导】创建数据库 如果需要在创建数据库的时候，就为所选择的数据库创建所需的表、窗体及报表，可选择【数据库向导】来创建数据库。 例1-1 利用本机上的 模板 个人简介word模板免费下载关于员工迟到处罚通告模板康奈尔office模板下载康奈尔 笔记本 模板 下载软件方案模板免费下载 创建联系人管理数据库。 2．不使用【数据库向导】创建数据库 例1-2 先创建一个空数据库，以后再添加该数据库的表、窗体及报表等对象。 图1-3 任务窗格 说明： 1、Access在同一时间只能处理一个数据库，因而每建一个数据库的同时，会自动关闭已经打开的数据库。 2、在首次使用Access 2002或Access 2003时，默认创建的数据库是Access 2000文件格式，若希望每次新建的数据库都是Access 2002或Access 2003文件格式，可在数据库打开的情况下，选择菜单“工具” → “选项” → “高级” 选项卡，在默认文件格式中选择高级版本的格式。 1.3 创建表 1.3.1 表的构成 关系数据库中同一类的所有实体都被数字化为一张表，也就是说，实体的信息都是以表的形式存储在数据库中的。表是由 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 和字段组成的，表中的一个记录代表对应实体的一个实例；表中的一个字段代表对应实体的一种属性。例如：以下是反映学生实体的一个学生表，学生表的每一列称为一个字段，每一行称为一个记录。 学生表 字段 学号 姓名 性别 班级 出生日期 照片 00901 张晓强 男 计算机应用 1984-8-8 OLE 对象 00902 陈斌 男 制冷工程 1983-9-18 OLE 对象 00903 冯珊 女 计算机应用 1985-7-20 OLE 对象 00904 封小玲 女 生物工程 1982-1-2 OLE 对象 00905 赵大明 男 制冷工程 1983-2-11 OLE 对象 在一个打开的Access数据库中创建表有三种方法：使用向导创建表；通过输入数据创建表；使用设计器创建表。 例1-3 利用向导创建一个联系人表。 例1-4 通过输入数据创建班级表。 双击数据库窗口的表对象中“通过输入数据创建表”或者单击“新建”按钮，在新建表对话框中选择“数据表视图”。 1.3.2 自定义表 1.字段 一个表由多个具有不同数据类型的字段组成，字段名称是用来标识字段的，字段名称可以由英文、中文、数字组成，但必须符合Access数据库的对象命名规则。 ① 字段名称的长度为1～64个字符，一个汉字占2个字符。 ② 字段名称可以用字母、数字和空格以及其他一切特别字符，但不能包含点（.）、叹号（！）及中括号（[ ]）等字符。 ③ 不能使用ASCII值为0～31的字符。 ④ 不能以空格为开头。 2. 表的设计视图 图1-4所示为“产品”表的设计视图，上半部分是字段输入区，由用户输入字段名称和选择字段类型，每一字段必须有字段名称和字段类型；下半部分是字段属性定义区，每一种字段类型有不同的属性，这部分由用户选择定义，不是必须的。 图1-4 表的设计视图 主键 索引 插入行 删除行 图1-5 表设计工具栏 3.字段类型 字段的数据类型，在Access中有“文本”、“备注”、“数字”、“日期/时间”、“货币”、“自动编号”、“是/否”、“OLE对象”、“超级链接”、“查阅向导”十种数据类型。各种数据类型中输入的是不同的数据。 文本：这种类型允许最大255个字符或数字，Access默认的大小是50个字符，而且系统只保存输入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。可以设置“字段大小”属性控制可输入的最大字符长度。 　 备注：这种类型用来保存长度较长的文本及数字，它允许字段能够存储长达64000个字符的内容。但Access不能对备注字段进行排序或索引，却可以对文本字段进行排序和索引。在备注字段中虽然可以搜索文本，但却不如在有索引的文本字段中搜索得快。 　 数字：这种字段类型可以用来存储进行算术计算的数字数据，用户还可以设置“字段大小”属性定义一个特定的数字类型，任何指定为数字数据类型的字型可以设置成“字节”、“整数”、“长整数”、“单精度数”、“双精度数”、“同步复制ID”、“小数”五种类型。在Access中通常默认为“双精度数”。 日期/时间：这种类型是用来存储日期、时间或日期时间一起的，每个日期/时间字段需要8个字节来存储空间。 　 货币：这种类型是数字数据类型的特殊类型，等价于具有双精度属性的数字字段类型。向货币字段输入数据时，不必键入人民币符号和千位处的逗号，Access会自动显示人民币符号和逗号，并添加两位小数到货币字段。当小数部分多于两位时，Access会对数据进行四舍五入。精确度为小数点左方15位数及右方4位数。 　 自动编号：这种类型较为特殊，每次向表格添加新记录时，Access会自动插入唯一顺序或者随机编号，即在自动编号字段中指定某一数值。自动编号一旦被指定，就会永久地与记录连接。如果删除了表格中含有自动编号字段的一个记录后，Access并不会为表格自动编号字段重新编号。当添加某一记录时，Access不再使用已被删除的自动编号字段的数值，而是重新按递增的规律重新赋值。 　 是/否：这种字段是针对于某一字段中只包含两个不同的可选值而设立的字段，通过是/否数据类型的格式特性，用户可以对是/否字段进行选择。 　 OLE对象：这个字段是指字段允许单独地“链接”或“嵌入”OLE对象。添加数据到OLE对象字段时，可以链接或嵌入Access表中的OLE对象是指在其他使用OLE 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 程序创建的对象，例如WORD文档、EXCEL电子表格、图像、声音或其他二进制数据。OLE对象字段最大可为1GB，它主要受磁盘空间限制。 　 超级链接：这个字段主要是用来保存超级链接的，包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。当单击一个超级链接时，WEB浏览器或Access将根据超级链接地址到达指定的目标。超级链接最多可包含三部分：一是在字段或控件中显示的文本；二是到文件或页面的路径；三是在文件或页面中的地址。在这个字段或控件中插入超级链接地址最简单的方法就是在“插入”菜单中单击“超级链接”命令。 　 查阅向导：这个字段类型为用户提供了一个建立字段内容的列表，可以在列表中选择所列内容作为添入字段的内容。 4、设置字段的属性 表设计器的下半部分都是用来设置表中字段的“字段属性”的，字段属性包括有“字段大小”、“格式”、“标题” “输入掩码”、“输入法模式”、“有效性规则”等 字段大小：即该字段的列宽，文本型默认255 标题：该属性一般情况下都不设，让它自动取这个字段的字段名 输入掩码：可以控制输入到字段中的值，比如输入值的哪几位才能输入数字，什么地方必须输入大写字母等。如果要把某个字段输入的值作为密码，不让别的人看到时，就要在输入时将数据的每个字符显示成星号。 输入法模式：该属性是个选择性的属性，它共有三个选项“随意”、“输入法开启”、“输入法关闭”，选中“输入法开启”项，当光标移动到这个字段内的时候，屏幕上就会自动弹出首选的中文输入法，而选择“输入法关闭”时，则只能在这个字段内输入英文和数字。不同的字段采用不同的“输入法模式”可以减少启动或关闭中文输入法的次数。而选择“随意”就可以启动和关闭中文输入法。 有效性规则：是为了检查字段中的值是否有效，可以在该字段的“有效性规则”框中输入一个关系表达式或逻辑表达式，Access会判断输入的值是否满足这个表达式，如果满足才能保存。输入违反该规则的字段值就无法将值保存到表中，并会提示我们不能输入与有效性规则相悖的数值。当然我们也可以单击这个属性输入文本框右面的“生成”按钮激活“表达式生成器”来生成这些表达式。而“有效性文本”这个属性中所填写的文字则是用来当用户输入错误的值时给用户的提示信息。 索引：该属性是表中一个重要的属性，当我们建立一个很大的数据库的时候，就会发现查询在表中检索一个数据信息很慢。通过分析发现，要在一个表中的查询字段内的某个值时，会从整个表的开头一直查到末尾，如果能将表中值进行排序，那同样的查询次数就可以少很多，速度也自然会变得更快，所以很多表都需要建立索引，而“索引”字段就是为了定义是否将这个字段定义为表中的索引字段。“无”是不把这个字段作为索引，“有（有重复）”和“有（无重复）这两个选项都表示这个字段已经是表中的一个索引了，而“有（有重复）”允许在表的这个字段中存在同样的值，“有（无重复）”字段则表示在这个字段中绝对禁止相同的值。对于“订单信息表”，由于一个订货单位会多次订货，也就要签订多份订单，所以当我们要把这个字段作为表的索引时就需要将它的“索引”属性设为“有（有重复）”了。 UNICODE属性：“UNICODE”是微软公司为了使一个产品在不同的国家各种语言情况下都能正常运行而编写的一种文字代码，使用这种16位代码时只需要一个UNICODE就可以存储一个中文文字或英文字符。这样虽然很方便，但实际上在计算机中本来只要8位就可以存储一个英文字符，所以使用这种“UNICODE”方式实际上是比较浪费空间的。为了解决这个问题微软又想出了一个方法就是对数字或英文字符进行“UNICODE压缩”，所以对字段的这个属性我们一般都选择“有”，这样可以节省很多空间。字段属性栏右面的提示文字可以随时提供一些帮助。 5、设置主键 主键也称为主关键字，是表中能惟一标识一条记录的字段，可以是一个字段或多个字段的组合。建立用户自定义的主键，有如下优点。 ① 可以加快查询的速度。 ② 系统默认的排序次序是按主键的升序方式显示数据。 1.3.3 设定表关系（联系） 1、关系模型的完整性 关系模型的完整性是对关系的某种约束条件。在关系模型中有3类完整性约束： 实体完整性、参照完整性和用户定义的完整性。其中实体完整性和参照完整性是关系模型必须满足的约束条件，是关系的不变性条件，应该由关系系统自动支持。 ①实体完整性：若属性A是基本关系R的主属性，则属性A不能取空值。实体完整性规则规定基本关系的所有主属性都不能取空值，而不仅是主键整体不能取空值。如图1-6所示，成绩表中，字段“课程ID”和“学号”共同组成了成绩表的主键，则输入数据时“课程ID”和“学号”两个字段值均不能为空。 图1-6 成绩表的设计视图 ②参照完整性 现实世界中的实体之间往往存在某种联系，存在着关系之间的引用，引用时必须取基本表中已经存在的值，由此提出参照引用规则。参照完整性规则是定义外键与主键之间的引用规则。 参照完整性举例 例1-5 字段“课程ID”是课程信息表中的主键，它不是成绩表中的主键（而是外键），所以在成绩表中，它的取值要么是“空”（还没有确定），要么取课程信息表中相应的值。 ③用户自定义的完整性：用户根据需要设定一些特殊的约束条件，如图1-7所示，为了避免成绩超过0~100的范围，设置了有效性规则。 如图1-7用户自定义的完整性 2、怎样在表之间建立关系 所谓的关系（此关系实为联系，以下同），指的是两个表中都有一个共同的字段，利用这个字段建两个表之间的联系。通过这种表之间的关联性，可以将数据库中的多个表联结成一个有机整体。关系的主要作用是使多个表中的字段协调一致，以便快速地提取信息。 Access是一个关系型的数据库，用户建立了所需要的表后还要创建表之间的关系，Access凭借关系来连接表或查询中的数据。 在两个相关表中，起着定义相关字段取值范围作用的表称为父表，该字段称为主键；而另一个引用父表中相关字段的表称为子表，该字段称为子表的外键。 在表之间建立“关系”，首先单击“工具”菜单下的“关系”命令或者单击工具栏上的“关系”按钮，弹出“关系”对话框，上面还有一个“显示表”对话框如下图，通过“显示表”对话框可以把需要建立关系的“表”或“查询”加到“关系”对话框中去。 先在“父表”字段列表中选中“班级编号”项，然后按住鼠标左键并拖动鼠标到“子表”中的“班级编号”项上，松开鼠标左键，这时在屏幕上出现“编辑关系”对话框。如下图 在Access 2003，实施参照完整性之后，将按以下原则处理用户的操作。 （1）不能在子表的外键字段中输入不存在于父表主键中的值。 （2）如果在子表中存在匹配的记录，则不能从主表中删除这个记录。 （3）如果在子表中存在匹配的记录，则不能在主表中修改主键的值。 1.4 操作记录 表结构设计好后，就可以在数据表视图中输入数据记录。在数据表视图中编辑数据，与Excel 基本相同。我们重点介绍一下创建值列表和查阅列表字段。 一般情况下，表中大部分字段的内容都来自用户输入的数据，或从其他数据源导入的数据。但在有些情况下，某个字段的内容也可以取自于一组固定的数据，或者其他表中的某个字段，这就是字段的查阅功能。 1.5 数据的导入和导出 利用数据的导入、导出和链接功能，可将外部数据源如Access数据库、文本文件、Excel、FoxPro、ODBC及SQL Server数据库等的数据，直接添加到当前的Access数据库中，或者将Access数据库中的对象复制到其他格式的数据文件中。 第2章 Access数据库的查询 查询就是按照用户设定好的查询条件，从数据库中查找符合条件的数据信息。查询也是数据库中的一个对象，允许用户依据准则或查询条件获取表中的记录信息。Access 2003中的查询，可以实现对一个数据库中的一个表或多个表以及创建好的多个查询进行查找、求和、计数及排序等多种功能。 Access中有多种方法进行查询设计，用户可以利用查询设计器或查询设计向导来设计查询，也可以先用查询设计向导生成某个查询后，再使用查询设计器修改加以完善。 执行一个查询：双击或用工具栏上的“执行”按钮。 2.1 查询的类型 1．选择查询 这是最常用的一种查询，数据源是一个表或多个表以及创建好的多个查询，查询结果集可供查看或编辑，还可以作为窗体或报表的数据源。用户还可以对记录分组、计算、汇总、求平均值、最大值等等。 2．特殊用途查询 包括参数查询、自动查找查询、交叉表查询 3．操作查询 包括更新查询、追加查询、删除查询、生成表（制表）查询 4．SQL查询 2.2 使用向导建立查询 1．简单查询向导 在Access 2003中，用户在创建查询过程中，如果仅仅需要从一个或多个表中得到自己想要的信息，而且不需使用创建查询的规则，则使用查询向导创建查询将是最快捷的方法。 例2-1查询学生档案表中学生的姓名、性别和政治面貌。 2．重复项查询向导 重复项查询的作用是查找出具有重复字段值的记录。因此，利用查找重复项查询向导，可以帮助用户在数据表中查找具有—个或多个字段内容相同的记录。 例2-2查询教师授课表中一个教师在同一学期上过两门或两门以上课程的教师。 3. 不匹配项查询向导 不匹配查询的作用是供用户在一个表中查找出另一个表中没有相关记录的数据。查找不匹配项查询向导，是用来帮助用户在数据中查找不匹配记录的一个向导。在具有一对多关系的两个表中对于“一”方的表中的每一条记录，在“多”方表中可能有一条或多条甚至是没有记录与之对应的，使用不匹配查询就可以帮助用户查找出那些在“多”方中没有对应记录的“一”方表中的记录。 例2-3 查询哪些学生没有参加任何考试。 4、交叉表查询向导 交叉表的效果如下：明确什么是行标题、列标题？行标题就是一个字段，它的每一个值在交叉表中就有一行，例如下面的学号、姓名就是行标题，行标题最多3个。列标题是一个字段它的每一个值在交叉表中就有一列，列标题最多1个。 2.3 使用查询设计器创建查询 Access 2003还提供了功能更加强大的查询设计器。通过查询设计器不仅可以完整地设计一个查询，而且还可以用来对一个已创建的查询进行编辑、修改加以完善。 1. 查询设计器 如下图所示，该对话框分为两个部分：上部是数据表/查询显示区，下部是查询设计区。数据表/查询显示区用来显示查询所使用的基本表或查询（可以是多个表/查询），查询设计区用来指定具体查询准则。 查询设计器的工具栏如下图所示。 查询设计视图中的查询准则就是查找记录应符合的条件。查询的结果应满足查询设计视图中所设置的条件，不同字段之间设置的条件（同一行）在逻辑上存在“与”关系； 不同行设置的条件在逻辑上存在“或”关系。 设置查询的条件与在设计表时设置字段有效性规则的方法相似。如果只是简单地查找某个字段值为某一特定值的记录，只要将此特定值输入到该字段对应的【条件】栏中即可。如果这个字段是文本型的，则输入的特定值会自动加上引号引起来。 如果设定几个特定值来查找对应的记录，就要将第一个值输入到该字段的【条件】栏，第二个值输入到其下的【或】栏。 2. 条件表达式 在条件表达式中可通过操作符来设置查询范围。操作符及其作用如下。 · 【And】：“与”操作符。 · 【Or】：“或”操作符。 · 【Between…And】：用于指定一个范围。 · 【In】：用于指定某一系列值的列表。 例如 In（A，B，C） 它等价于： =A Or =B Or = C。 · 【Like】：用于查找指定模式的字符串，在字符串中允许使用一些通配符。 例如： * 表示该位置上可以为任意个字符 ？ 表示该位置上可以为任意一个字符 # 表示该位置上可以为任意一个数字 3. 使用条件表达式生成器 单击查询设计区网格的任一字段的【条件】单元格，然后单击工具栏上的【生成器】按钮，将弹出【表达式生成器】对话框，如图所示。 4. 参数查询 实际上数据查询未必总是静态地提取统一信息，通常要求把检索内容输入到一个特定对话框中，系统根据用户临时输入的内容检索出相应的数据，这种查询称为参数查询。 实际上参数查询很容易实现，只要在条件网格中用方括号括起的字符串， 例如： [输入一个价格：] 运行时就会出现一个对话框 还可以在Between … And….中使用参数 Between [输入最低价格：] And [输入最高价格：] 运行时就会出现： 对象选项卡 工具栏 用户自定义组 对象列表框 在任务窗格中单击 记录 字段属性区 字段输入区 � EMBED Word.Picture.8 ��� 在数据源区击右键显示快捷菜单，选择“显示表” 查询设计区 数据源（数据表／查询） 显示区 可以选择查询所需的字段 可以选择查询的数据源 子表 父表 父表 表视图切换 PAGE 15 _1312636876.doc 运行 总计 上限值 生成器 新对象 【视图】　　　　　　　　　　　　　 查询类型　 显示表　　　　 属性 数据库窗口 帮助