论秘书应具备的素质

论文员应具备的素质 摘要：文员作为一项综合性和专业性都很强的职业，它对其从业人员有很强的能力要求，而且这些能力要求是一个关于文员各方面素质的庞大体系。为了给即将从事或已经从事文员工作的人员提供一个素质锻炼详细的内容参考，我研究查阅了现有各方面的书籍和信息，粗略的总结了文员应具备的一些基本素质，从业务素质、智能素质、心理素质、职业道德素质四方面对文员应具备的素质加以论述。 关键词：文员工作业务素质智能素质心理素质职业道德素质 文员工作，大约是世界上事务最繁重、精神最紧张的职业之一，它是专业性和综合性兼有的一门职业，因此，文员人员更需要一些特殊的素质。文员工作的基本规律，决定着文员人员的素质标准和特殊要求。大致说来，“文员人员应当具备业务、智能、心理、道德四种素质”[①]，这四种素质构成了文员素质的有机整体。我们将在本文探讨文员这四种素质的具体内容。 一、文员的业务素质 文员的业务素质 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 现为与文员的本职工作密切相关的一些能力要求。由于文员工作的内容丰富多样，所以文员的能力要求也很多，这些能力要求根据文员工作的分类，大致可分为办事、撰文和技术三种，我们对这三种能力分作介绍。 （一）办事的能力 “文员部门是办事机构，文员的基本职能就是办事，办事能力是文员工作的重要能力”[②]。“办事能力”是我们习惯上的说法，其实，它是由多种能力合成的，主要包括以下几个方面。 1.调查研究的能力。“调查研究是指人们深入现场进行考察,以探求客观事物的真相、性质和发展规律的活动”[③]。调查研究是文员人员重要的业务之一，为了当好领导的助手和参谋，为了为领导机构作出决策、制定政策提供依据，为了起草报告、处理公文、处理来信来访、办理议案提案都必须做好调查研究。为此，文员必须熟练掌握调查研究的各项程序、调查研究的方式 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 和处理调查材料的能力。 2.理解和领会能力。要有较高的理解领会能力，关键要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力。 3.口语表达能力。这是对文员的特殊要求。会说话这是一门学问，而且是事关办事的成败的基础。会说话最起码要做到三点：口齿清楚；表达准确；懂得说话艺术。前两条是基本的，第三条石进一步要求，它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等，需要我们由浅而深的去掌握。 4.应变能力。世界上的事物是瞬息万变、不断发展的，人们办事的 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 和 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ，常常会与现实不太相符，甚至大相径庭；有时会突然变化，把原来的计划和方案完全打乱。在这种情况下，办事人员要胸有成竹，临机不乱，迅速作出决策，一案不行另换一案，原则不变，灵活处置，以达到预期目的。 5.交际能力。处理人际关系是一门学问，而交际能力又是处理人际关系的重要因素。一个文员如果很善于交际，见面就熟，是人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就会比较高。“交际能力又大多体现在协调工作和与领导的相处当中，而这两方面对于文员人员事业的发展至关重要”[④]，所以学习交际艺术，提高交际能力，并非无足轻重。 还有其他一些能力。总之，办事能力是个综合水平的体现。 （二）较强的文字处理能力 文字处理能力是文员人员的基本功。文员几乎整天与文字打交道，人们常把文员成为“秀才”，道理正在于此。 “文员人员的文字处理能力，不是单纯的文笔技巧问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ，它实际是较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识和现实资料信息、较强的分析和认识问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合反映，也是一种综合性能力”[⑤]。 文员人员文字处理能力的形成和提高，既须作综合的努力，有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。只有在写作实践中进一步对有关写作知识加以消化，做到心领神会，下笔才能左右逢源。提高文字处理能力的关键是自己多写多练。 （三）熟练掌握办公自动化设备的技能 “随着时代的发展，现代技术在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动化，所以文员人员为了完成本职工作，还必须熟练掌握办公自动化设备”[⑥]。这些技术主要包括：微电脑技术、打字技术、复印技术、缩微技术、摄影技术、录音录像技术、速记技术、书法技术、编辑技术、校对技术。在目前条件下，文员人员应掌握的主要技能有：会使用文字处理机、电子计算机、多功能电话、复印机、传真机等，还要懂得其简单构造，掌握维修保养方法。同时，学会用电脑起草、修改文件，以及档案资料检索，缩微摄影技术等。文员人员不仅要学会硬件操作，而且软件编制，成为既懂文员业务又懂电脑技术的通才。一方面文员队伍应有一批专业的技术能手，另一方面所有人员都应掌握自己工作中要用到的技术手段。 二、智能素质 业务素质决定于智能的高低、强弱，智能是业务能力的基础。因此，文员人员的业务素质与他们的智能素质密切相关。 智能素质包括五方面：知识结构，思维能力，临机处事能力，记忆能力和自省能力。 （一）完善的知识结构 文员由于长期从事文字工作，这就要求他们有完善的知识结构作为其拥有良好文笔和敏捷才思的基础。文员应该具有的这种知识结构主要包括：马列主义基本理论，毛泽东思想，邓小平社会主义建设理论，国际政治，国内政策，历史，文化，民族知识，逻辑科学，领导方法，民主集中制原则，决策科学等。此外，工作经验、社会阅历也是知识，而且是开发智力和才干的重要知识。这不是要求文员人员对每一门知识都精读，而是要求对一般只是懂得即可，而对有所侧重的知识要懂得很多、很深，这样才能做好文员工作。这种完善的知识结构需要文员在日常搜集整理中要不断学习积累才能完成。 （二）思维能力 人智能的高低，是有思维能力开发程度决定的。所以思维能力的开发尤其要引起文员的注意。从文员工作的角度看，这种思维能力主要包括：语言表达能力，逻辑能力，思辨能力，认识能力，领会能力等。 1.语言表达能力。语言是表达思想、进行交际的工具，绝对离不开思维。甚至可以说，没有思维就没有语言，没有语言也就表达不出思维结果。思维越深刻、越复杂，越需要语言加以正确表达；词汇越丰富、语言表达能力越强，表达思维的能力就越强。一个文员人员，既不断通灵道人打交道，有不断同各种普通人打交道，缺乏思维能力，语言表达能力低，就会影响智能的发挥。 2.逻辑能力，思维能力，认识能力。这几方面都是思维的基本功和基本要素。文员人员应当加强这三方面的锻炼，以提高思维的能力，从而能够熟练地运用逻辑思维辨别、认识事物的现象和本质，这样可以锻炼一个人的智能。 3.领会能力。它包括听力、反映反射能力，它是文员人员必不可少的智能。上级交代意图、布置工作要领会，下边汇报情况、请示工作，也要领会。文员人员必须反应快、领会准，才能正确贯彻意图，提高办事效率。 （三）临机处事能力 “临机处事能力和应变能力很相近，但还不只是应变能力，而是在一切情况下表现的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机制灵活的智能”[⑦]。它是以知识、经验和思维力做后盾的，并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。这些，一要靠思维开发，二要在实际工作中学习和锻炼。文员工作内容丰富，千头万绪，缺乏临机处事能力的文员人员是做不好工作的。如果遇到紧急事件，一般都是文员人员先知道然后报告领导人指示抢救，做好善后工作。文员人员接到这样的突发事件的信息后，要做到临危不乱，搞清事件情况，及时准确向领导汇报。 （四）记忆能力 很强的记忆力是文员人员必备的基本功。为了工作方便，文员人员必须善于认人、记人、记事。这就要求文员人员强记博取，应付自如。记人除了掌握方法、诀窍之外，主要还靠平时勤下功夫多动脑子。 （五）自省能力 自省能力又叫反思能力，是指一个人随时回顾自己的言行，总结自己成功的经验和失败的教训，发现自己的过失和不足。常常自省的人，容易开发智能和增长才干。文员人员是脑力劳动者，多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务，而他们的工作又是为领导机关、领导人服务的，特别要求事情办得妥帖、得体，这就要不断反思自己的言行。使智能和才干在不断的总结中增长起来。 三、心理素质 文员人员的心理素质与做好工作很有关系。就一般情况说，文员人员应具备的良好心理素质包括以下几方面。 （一）坚毅的意志 意志是自觉地确定目的，并支配行动，以实现预定目的的心理活动。意志有自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积极品质；也有盲目性、脆弱性、优柔性和顽固性等消极品质。文员人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力，在确定目的和接受任务时，要加强自觉性，克服盲目性；在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废；在复杂的情况下办文办事，协助领导处理问题时，在多出主意，有自信心，当发现问题时要及时上报，做错事及时改正。 （二）随和的性格 性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。文员作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百计的完成工作任务。一般来说，对文员人员的性格要求是：豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作。 （三）平稳的情感 情感是人的喜怒哀乐等心理状态。文员的情感是文员对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的文员应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。 （四）应变的兴趣 兴趣是人们力求认识某种事物或从事某种活动的倾向，即通常人们所说的爱好。兴趣也是一种具有积极情绪色彩的心理倾向，是社会实践中形成和发展起来的，也可以在社会时间中改变。当一个人对某种事物具有兴趣时，他就把自己的注意力经常集中和趋向于某种事物上，同时对该事物产生一定的情感。优秀的文员应自觉培养对本职工作的兴趣，以百倍的精力、满腔的热情投入其中。培养了良好的兴趣，能使之在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。 四、职业道德素质 职业道德就是源于职业本质、具有职业特征的行为规范。职业道德是职业的生命。文员的职业道德主要表现在以下几个方面。 （一）“忠于职守，自觉履行各项职责各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范”[⑧]。作为文员人员忠于职守就是要忠于文员这个特定的工作岗位，自觉履行文员的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。 （二）兢兢业业，甘当无名英雄　兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求文员人员埋头苦干，任劳任怨。文员工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。 （三）谦虚谨慎，办事公道，热情服务谦虚谨慎，应是文员人员应具有的美德。文员人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派。文员人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的文员人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。文员人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。 （四）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是文员人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是文员人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是文员人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求文员人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠”的所谓“等价交换”。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。 （五）恪守信用，严守机密文员人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间，领导找文员人员汇报工作，文员人员不准迟到。文员人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。文员人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。“文员人员一个显著的特点，是掌握的机密较多”[⑨]，因此，要求文员人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。 以上这些素质是文员应具备的一些基本素质，但做好一个文员这些还远不够，这只是成为一个合格文员的基本素质。由于文员工作的专业性和复杂性，文员工作在实际操作中有很强的艺术性，需要从业人员在实践中不断总结学习，才能真正干好。 1.能严守秘密，谨慎处理保密文件。 我国最早的中央文员机构产生于商朝末年,称太史寮。而最早在宫廷中，文员的意思是制“秘密藏书”，在那时，文员还不是官职，衍变至今，文员的秘密性仍是其重要性质之一。《保密法》总则第一条中提到“保守党和国家秘密是我们每一位公民、党员和文员人员的义务。” 其中，文员和党员是不被包括在普通公民之中的特殊公民，文员的保密工作也是重要的社会职能之一。文员的保密工作：一是国家秘密；二是工作秘密。而文员也应该做到文件保密、会议保密、电子计算机保密等各项工作的保密。能严守秘密，谨慎处理保密文件，是文员的常规也是最重要的工作之一，更是文秘人员作为这个行业的最重要的素质之一。 2.良好的文字处理能力。 文员人员不论分工干什么都要具备一定的文字表达能力，因为办公室各方面的工作交往、联系都离不开文字材料，良好的文字处理能力，它函概了整个文员工作及文员应有的使命。而优美的字体与工整规范的公文书写，更是文员应该具备的基本才能。因此，新时期的文员人员，参加学习一些书法、绘画也是首要的。 3.良好的口头表达能力，得体地应对电话，善于与人沟通，应变能力强。 在日常工作中，文书收发、登记、打电话、接待来访、上令下达等事务性工作都是由文员来担任的，在进行这些工作的时候，文员的头脑要十分冷静，思维要敏捷。在接待工作中，文员会经常遇到一些麻烦的事宜，一不小心就会给公司、领导造成损失，这样，良好的口头表达能力就是一个好文员的成功秘诀，要做好，就要多接触工作和听取经验教训，得体的应对电话等一切状况，善于与人沟通，应变能力强，既要搞好服务，又不给领导帮倒忙。 4.良好的社交能力。 熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”，并与他们建立良好的公共关系。这时公关技巧的运用是必不可少的。 5.能准确领会上司意图，有较强的原则性。 文员人员要很灵敏，对周围发生的事，必须能够达到一叶知秋的水准，善于在复杂的环境中把握住事物的本质特征。敏捷的思维和灵活的头脑，以及善于及时领会上级的意图，是文员做好工作的重要途径之一，而这样才能争取主动，提高工作的效率。要做到这一点，必须下功夫做有心人。要经常看书学习，思考问题。要多接触各方面的情况，及时了解基层群众在想什么，机关干部在想什么，领导同志在想什么，做到胸中有数。但准确领会领导意图，决不是见风使舵，投领导所好，看眼色行事，要按事物的本来面貌反映情况和处理问题，原则性要强。 6. 能沉着处理紧急事件。 在文员的工作中，经常要面对非常多的紧急事情，有工作方面和上级领导个人方面的问题，这些都需要文员能够沉着的解决，否则就会给公司造成很严重的损失。跻身于公司各种势力格局中，善于灵巧应对，能把握各种利害关系，找到一个最佳平衡点 7. 准确恰当地传达领导的指示，敢于提出不同的意见。 工作中，文员与领导的关系是助手与首长的关系，这决定了处于被领导地位的文员人员必须听从领导指挥，忠实地按领导指示行事，准确恰当的传达领导的指示，把自己的公务活动严格限定在领导指定的工作范围之内，不得自行其是。但是，严格按领导指示行事，不等于盲目服从。在决策过程中，要敢于在某些问题上提出自己的不同意见，敢于向领导反映其尚未意识到的或者认识不尽完善的情况和问题。 8.及时将公司内部外部的信息传递给公司。 文员每天要从事大量的事务性工作，如安排领导活动日程．代领导拆阅、处理公务信函，代领导打公务电话，陪同领导参加有关活动等等。文员要当好领导参谋，不收集信息，整理信息，利用信息，了解行情是断然不行的。 文员应把收集、整理、加工信息视为主要工作，这样，可以大大提高工作的效率。被动地等待信息，很难取得最终工作上的成功，也使公司和自己失去很多机会。 9.独立的工作能力和良好的人际关系。 文员负责各领导层的沟通和联络，甚至草拟文件、替上级制订计划。大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。文员人员必须文武兼备、粗细结合，大事要干得了，小事也要能干。要干好参与决策这样的大事，必须努力提高理论、政策水平，增强独立思考能力、识别是非能力、综合分析能力。还要搞好上下左右以及领导成员之间人际关系的协调，作为领导最亲近的人，非常容易暴露缺点和犯错。因此，谨言慎行、张弛有度，深入了解领导的喜好是有用的护身符。文员最重要的职能是上传下达。当老板和员工之间的沟通有了障碍，甚至影响到了团队关系和公司的动作，文员应该用沟能的艺术，化解上下级之间的尴尬和猜疑。而在领导外出出差时，也能更好的领导办公室内部人员像平常一样，处理好一切事物。要善于行使领导赋予的职权去完成领导交办的任务，如实施检查督促、搞好综合协调等。并能参与公司具体事项的开展，这正是领导所需要的良好辅助人。 10.良好的职业道德，强烈的进取心和团队精神。 职业道德是一般的社会道德，它直接影响着人的就业与发展，良好的职业道德也标志着一个人的良好教育与责任程度，是人们对一个企业的首认。文员拥有良好的职业道德，不仅代表着个人，更代表着一个公司的形象，一个集体的利益。 拥有进取心并不代表着野心。个人进取心,是一个人实现目标不可少的要素,它会使你进步,使你受到注意而且会给你带来机会。正如一句话所说的，“不想当将军的士兵不是好士兵”，作为一个有进取心的员工，不仅会给个人带来机遇，也会为公司、集体的发展带来更好的前景。 而正如团队精神，有团队精神的团队，成功的概率要比普通团队高出许多。这正是由很多有团队精神的员工所带来的效益。 作为一个文员，一个决策人的辅助人，他的职业道德、进取心以及团队精神就尤为重要。 11.高效率的工作，积极主动地工作。 高效率地处理电文，适时安排有关活动，主动收集、分析、综合情况，为领导决策和进行管理提供优质服务，是文员应做好的工作。尤其要做到脑勤，别人没有想到的问题要先想到，别人没有考虑到的地方要先考虑到。要运用自己的智慧提高工作效率，运用自己的智慧调动各方面积极性，把工作做好。能将琐碎繁忙的工作变得井然有序，能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。做到临危受命、忙而不乱。并要积极主动的工作，并非被动的工作，这正是得到高效率的重要途径。 12. 会多种语言并且能适应多种文化环境。 文员作为辅助领导的角色，在许多关键时刻都必须帮助到领导，例如随领导出差，领导往往是不会精通多种语言的，这样在工作中会遇到种种的麻烦，而文员作为辅助的功能，会多种语言，在各种环境中，文员都能游刃有余的辅助领导，将事情做到尽可完美，可免去很多麻烦。 13. 掌握先进的计算机软件应用技术。 在现今高科技的社会中，电脑已普及到各个领域甚至家庭中，最长应用到先进的计算机的就是办公地点，它能很快捷并方便的完成工作，为人们省下很多的时间，而文员的工作就要常与计算机打交道，这就要求文员人员要掌握先进的计算机应用技术，将其应用到工作中，以便更好的辅佐领导完成工作。 14.能替领导处理日常事务，细致干好每一件琐碎小事。 文员是传统的职业之一,就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。而新时期的文员又多了多项日常应处理的事务，不仅仅是工作中的事务，例如领导出差使的个人准备工作，领导家里的情况带来需要准备的工作，等等。甚至于在琐碎的具体小事方面，也要以高度负责的态度，搞好誊写校对、打印装订，甚至添茶倒水、打扫卫生等工作。大到辅助决策，小到安装窗帘，文员都要细致的干好，为领导创造一个好的工作环境。 15.健康的身体，吃苦耐劳，经得起委屈和挫折。 办公室的工作是几乎没有节假日，不分上下班，自己能够自由支配的时间很少，脑神经长处于紧张的备战状态。越是危急的时候，如灾情发生等等，办公室同志越紧张。所以这就要求文员要有一个好的身体，否则难以承受这巨大的工作压力。作为文员，担负的任务是很重的，常年累月辛勤工作，但仅仅做到这一点还不够，还要有忍受怨言，经得起各种误解、委屈和挫折，胸怀要宽，度量要大，甜酸苦辣都要能装。因为文秘工作，功劳往往不明显，问题却表现得非常突出，而且影响很大，有时还会吃力不讨好。 16.熟悉法律常识。 熟悉一些法律常识,可以事先防范,保障权益,这也是新时期的文员应具备的能力。 17. 知错就改。 在长期的工作中，文员要大量的工作，而问题也会随之而来，有时也会给公司早成不小的伤害，在面对错误时，文员人员要勇于承认错误，并且知错就改。