[资料]大学商务英语会议纪要

[资料]大学商务英语会议纪要 Meeting Minutes 一(Brief Introduction: Minutes are written as an accurate record of a group's meetings, and a record decision taken. They are useful because people can forget what was decided at a meeting if there is no written record of the proceedings. Minutes can also inform people who were not at the meeting about what took place. Before each meeting an agenda should be drawn up, detailing the matters to be discussed at the meeting. A set of minutes should normally include the following information: ?Name and topic of the meeting ?Time, date and place of meeting; ?Chair/Host/Owner of the meeting ?List of people attending; ?List of absent members of the group; ?For each item in the agenda, a record of the principal points discussed and decisions taken; ?Task List ?Whom will perform the tasks ?Deadlines ?Time, date and place of next meeting ?Name of person taking the minutes / Minutes Taker ?Topic for Discussion ?Voting Results ?Resolutions 二( 8 Tips for meeting minutes writing 会议纪要的8建议 1. 根据会议议程表制定会议纪要大纲，并根据议题的讨论顺序做记录。 2. 在会议前向每位小组成员分发会议议程表，使每位成员都能对会议有所准备。 3. 使用公司的固定 格式 pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载 。 4. 提前根据议程表制定大纲，并预留足够空间做笔记。当一个议题记录完毕，你可以迅速跳至下一个新议题。 5. 会议纪要应尽量简短扼要。不要过于繁琐。如果你想记下会议中的每句话，你可以考虑对会议录音，并在会后使你的会议纪要更详尽。 6. 为了确保能准确记录各位与会者的发言，应事先编写一份座位表并请不熟悉的与会者做自我介绍。 7. 应在会后当你的记忆还清晰的时候，尽快编写会议纪要。在会议纪要分发给每位成员前，确保会议主席已批阅。 8. 切忌，会议纪要只需记录会议中的重要议程。过于繁琐的信息应排除在会议纪要外。 当你在编写会议纪要时，如果能遵照以上这些简单的建议，英语会议中的各项内容将被很容易地记录下来 三(Especially in language ?formal tone of voice; ?Generally passive verb; ?Wording maximize the use of commonly used words. ?A In terms of the language, the language with the more formal, more emerged is more formal. Such as: so-so ( satisfactory) B. Avoid abbreviations:Corp ( Corporation ) C. Avoid using the person terms: our idea ( the company’s proposal ) D. passive voice Sample 1: Agenda for the meeting of a board of directors XYZ COMPANY Meeting of the Board of Directors to be held On Wednesday, April 3, 2009 at 10: 15 A. M. in The Company Boardroom. AGENDA 1. Apologies for absence. 2. Minutes of the meeting held on March 2, 2009. 3. Points arising from minutes as read. 4. Report by the Chairman ( a copy of the report is attached to this agenda) . 5. Resolution. 6. Date of next meeting. 7. To transact any other business that may come before the meeting. 董事会会议议程 XYZ公司 事会会议将于2009年4月3日星期三早上10:15在公司会议室举行 议程 1(缺席说明。 2. 2. 2009年3月2日会议的纪要。 3(以上纪要所产生的问题。 4(主席报告(本议程后附有报一份)。 5(提议。 6(定下次会议日期。 7(处理下次会议之前的任何问题。 四(Glossary of terms used in meetings: advisory committee, consultative committee 顾问委员会,咨询委员会 advisory opinion 顾问意见 adjourn 延会 agenda 议程 alternate, substitute 副代表 Am I in order? 咱这样做符合议程规定吗? amendment 修正 appointment 任命 assembly 大会 auditor 审计员 ballot 选票 banquet 酒宴 board of directors 董事会 box supper 慈善餐会 budget committee 预算委员会 buffet party 立食宴会 call to order 要求遵守秩序 casting vote 决定票 chairman 主席 clarification 澄清 closing speech 闭幕词 closure 闭幕式 cocktail party 鸡尾酒会 commemorative party 纪念宴会 comment 评论 committee of experts 专家委员会 committee, commission 委员会 congress 代表大会 consensus 意见 constitution, statutes 章程 公司章程范本下载项目章程下载公司章程下载公司章程下载公司章程下载 consultant 顾问 convention 会议 dance(party), ball, fandango 舞会 deadlock 僵局 decision 决定 declaration, statement 声明 deputy director general 副局长,副处长 dinner party 晚餐会 director general 局长,处长 draft resolution 决议草案,提案 drafting committee 起草委员会 executive council, executive board 执行委员会 executive secretary 执行秘书 factual report 事实报告 fancy ball 化妆舞会 fancy fair 义卖场 farewell party 惜别会 final sitting 闭幕会 first draft, preliminary draft 草案初稿 former chairman 前主席 (美作:past chairman) full powers 全权 full-fledged member 全权代表 garden party 游园会 general committee, general officers, general bureau 总务委员会 general debate 长时间的讨论 governing body 主管团体 hall 大会 head of delegation 代表团团长 honorary president 名誉主席 interim chairman 临时主席 item on the agenda 议程项目 lie on the table 搁置 life member 终身成员 meeting in camera 秘密会议 (美作:executive session) member as of right 法定代表 member 成员 membership 成员资格 memorandum 备忘录 minutes, record 记录 motivations 表明动机 motion 提议 notice board 布告牌 observer 观察员 office 职务 officials 官员 opening sitting 开幕会 opening 开幕 operative part 生效部分 other business 其他事项 permanent delegate 常驻代表 plenary meeting 全会 precis writer 记录(员) presidency, chairmanship, chair 主席团 procedure 程序 proposal 建议 proxy 代理人 public gallery 旁听席 quorum 法定人数 rapporteur 文书,秘书 reading party 读书会 receivability 可以接受,可接纳 report 报告 representative 代表 五( Functional Expressions: 会议是现代商务中的重要一部分。它可以集思广益、将公司的智慧集中起来。作为一名会议主持人，该怎样做才能保证会议顺利进行呢,首先语言使用必须恰到好处。下面是一些主持会议的常用表达: ? 宣布会议开始 (1) Let’s call the meeting to order. (2) Let’s get things under way. (3) Let’s get things started. (4) Shall we begin? 如果与会者中有公司以外的人，可以这样说:Well，ladies and gentlemen，I think we should begin. 也可以采用半正式的说法: (1) Perhaps we’d better get started / down to business. (2) All right, I think it’s about time we get started / going. (3) Right then, I think we should begin. 较口语化的说法有: (l) Let’s begin /get going, shall we? (2) Shall we start? ?揭示讨论要点 (1) Let me bring your attention to (what I see as) the main issues. (2) Let’s focus on the main issues. (3) Let me tell you what I believe to be the main issues. (4) Allow me to set out the main issues for you. ?请专人发言 (1) To address this issue, I’d like to call on… (2) To discuss this matter, I’d like to call on… (3) To shed some light on this, I’d like to call on… (4) To provide us with more detail, I’d like to call on… 以下为可供参考的表达法，注意每种表达法的正式程度: (1) 发表意见: It seems to me that…(较为正式)在我看来，似乎„„ I think…(较为非正式)我认为„„ In my opinion.*.(非正式)我的意见是„„ (2) 提出新的看法: I’d like to suggest that we.*.(较为正式)我想建议我们„„ Let’s„(较为非正式)让我们„„ Why don’t we„,(非正式)为什么我们不„„, (3) 不同意刚才的意见: I’m sorry，but I just can’t agree with you there.(较为正式)对不起，但我不同意你那个观点„„ J disagree.(较为非正式)我不同意„„ No，because. .(非正式)不对，因为„„ (4) 询问意见: How do you feel about that idea?(较为正式)你对那个观点有何看法, What do you think?(非正式)你怎么想的, How do you feel about that? (较为非正式)你对此有什么感受, (5) 同意刚才的意见: I’d go along with you there.(较为正式)我同意你那个观点。 I agree.(较为非正式)我同意。 Sure.(非正式)当然是那样。 (6) 进入下一个议程: I suggest we move on to the next item„ (较为正式)我提议我们进入下一个议:程„„ Let’s move on…(较为非正式)让我们接下来„„ Moving on to point two…(非正式)来看第二个观点„„ 7)不理解刚才的观点: Sorry, but I don’t quite follow you((较为正式)对不起，但我没有完全明白你的观点。 Sorry，l don’t understand.(较为非正式)对不起，我不明白。 Can you explain what you mean exactly?(非正式)你能解释一下你的确切意思吗, 8)要求进一步解释: Would you mind telling us a little more about..*,(较为正式)你介意再告诉我们 I’d like to know more about…(较为非正式)我想多了解一些关于„„的情况。 Tell us a little more about…(非正式)再告诉我们一些关于„„的情况吧～ (9)询问是否全都同意: Have we reached an agreement on this?(较为正式)我们对此达成共识了吗, Do we all agree?(较为非正式)我们大家都同意了吗, Is that OK with everyone?(非正式)大家都觉得可以吗, 七( Exercises: 中翻英 董事会每月例会纪要 BZN公司 葦事会每月例会纪要，2009年IO月15日下午1:30在会议室举行。 出席:柯里蒂纳?泽拉(主席) 罗恩?塞迪诺 托马斯?科尔若 查尔斯?莱温斯基 艾伦?诺瓦克 尼古拉斯，瑞恩 洛布特?沃格 缺席:麦克尔?菲拉斯 纪要: 2009年9月14日的会议纪要由洛布特?沃格宣读，并得到通过。以下是对2009年8月16日会议纪要的补充。关于得利斯克及其合伙人公司提供管理咨询的句子应改成“虽然我们准备接受服务的描述应该只是鰛解释悖性的，但是如果你们能提供一个建议，包括第一阶的费费用和第二阶段的费用，BZN公司将不胜感谢”。 报告: 托马斯?科尔若简述了他和哈德逊视听设备制造公司(哈德逊)的执行总裁杰伊?茶斐逊的谈话内容，并表达了BZN公司对视听设备的兴趣。在美陡国、加拿大、英国和欧盟其他国家，在教室使用视听设备是教育界的趋势，并且数量有了显著的增长。据北美和西欧教育界人士的预测，这一趋势应该会继续。 因为哈德逊能用很多种方式来帮助BZN公司开发国际视听项目，能在英国和世界其他国家使用翻译，科尔若先生建议对可行性进行研究，该建议得到尼古拉斯?瑞恩的赞同，具体建议如下: a) 美国、加拿大和英国教育视听市场现状及其增长潜能。 b) 目前进入这块市场的公司及其市场份额。 c) 不同视听设备的增长模式及其继续增长和变化的潜能。 报告: 关于对收购北美和英国的视听设备公司的可行性，托马斯?科尔若进行了简要 总结 初级经济法重点总结下载党员个人总结TXt高中句型全总结.doc高中句型全总结.doc理论力学知识点总结pdf 。(结果显示还需要更进一步的调查。 a) 选择能带给BZN公司最好机会的公司，调查收购的可能性。 b) BZN公司选择的目标公司，向所有入询问出售条件，并向BZN公司报告。 下次会议日期: 下次会议将评2009年II月12日上午9:30在会议室举行，届时将对视听产业的可行性研究的建议进行讨论。 会议延迟至下午4:25结束。 此致 布特?沃格，记录秘书