活动负责人活动执行
流程
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1、基本上由活动承接人负责,或由活动承接人委托负责。
2、作为活动承接人一定要向客户明确服务
内容
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、金额、发票的项目摘要、付款方式、等。
3、准确的确认活动规模,活动形式,举办地点,举办时间,客户联系方式,设备交付时间。
尽量以协办,承办方出现在活动背景中。
4、确切的了解活动现场环境,电力设备环境,并拍各一张照片回公司给工程部熟悉其环境,
并存入资料库,按活动分包规整。
5、确认活动场地的需要线材距离保证误差在3-5米之内、电力专业数据、是否需要跨马路使
用减速槽等。
6、确认活动场地的舞台和背景尺寸,向客户及时索取背景设计素材和主题文字。
7、把尺寸和背景喷绘和相关印刷制品规格和内容交与设计处进行设计,切记待主办方确认再
进行入厂制作。
8、跟踪印刷制品的交付时间,和送达时间。
9、活动前组织相关参与的工程部人员进行分配会议,协调好分工合作的工作内容。
10、制定好业务执行单一式三份分发给财务、仓库、设备负责人。
11、办理好设备出库手续,运输联系。
12、到达现场后及时联系客户负责人,进行电源对接,设备放置的位置等确认。
13、活动现场搭建要合理安排工作人员,及时按照交付时间进行交付。尽量体现出公司标识。
14、配合工程部,规整线路,保持活动现场整洁美观。活动开始前,所有设备安装完毕,对
整个现场布置进行拍摄
记录
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。
15、明确活动流程,清晰的阐述给工程部,演艺部工作人员,并用书面形式递交。活动负责
人进行安排工作时或进行某件事情沟通时一定注意要用简短,精炼的语言准确的传达信息,千万不可因为沟通上的问题产生反差。尽可能进行书面传达。
16、中途有变化的应要及时反馈到活动的相关所有人员,避免因临时变化的事件不统一。
17、活动现场主要以和客户沟通为主,并及时迎合客户的合理要求,对不一致的方面要耐心
讲解。
18、活动中认真的巡查整个活动现场,及时排查安全隐患和影响活动的一切因素。活动中对
活动的热点部分进行拍摄记录,回到公司收录于公司资料库。
19、活动中的关键部分,要清晰的了解,如开场时间、特效时间,并清晰的告知相关人员。
尤其是开场时间一定要待客户方负责人的明确通知方可开场。切不可贸然私自决断。20、活动中的演员部分要明确告知到达时间,候场时间,上场时间。演员的音乐要提前落实
好与音响负责人对接。
21、活动结束后保持冷静,观察整个现场,排除离场时候的安全隐患和财产安全。
22、提醒设备相关负责人进行拆卸前的
检测
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工作。在进行设备冷却拆卸。
23、活动现场拆卸完毕,一定要分配好扫尾工作,现场的清洁,电力部分的安全,设备有无
遗漏等工作。
24、询问设备在活动中的使用情况,有无异常情况,有无需要报修报损的设备。
25、回到仓库对出库设备进行入库手续,对需要报修报损的设备及时登记。
26、因设备需要报修报损没有进行登记的,其应付相应责任。
27、在仓库随即进行活动
总结
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,并抄送一份至总经理办公室,仓库留底一份。
浙公网安备 33021202002483