档案分类方案

档案分类方案 ××局档案分类方案 一、 本方案规定了本单位归档范围和保管期限划分及档案分类的原则和方法、档号标识。 二、 档案分类原则是以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象～依据工作职能、机构职责结合档案内容和载体形式特点～进行科学分类。 三、本方案适用于本单位档案实体的分类～,各单位可视本单位工作性质和特点,归档文件材料依据《江西省归档文件整理规范》要求～采用年度---问题,机构,---保管期限分类方法～选择其中一种分类方法,、整理和排架管理。 四、本方案将各单位的所有的档案分为7大门类 1、文书档案:包括本单位工作活动中形成的归档文件材料 2、科技档案:包括基本建设、设备仪器、科研、产品档案 3、专业档案:包括本单位主要业务档案 4、会计档案:包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其它 5、声像档案:包括照片、录音、录像、光盘等档案 6、实物档案:包手奖牌、奖杯、奖状、证书、锦旗、纪念品 等档案 7、人事档案:包括本单位在职、离退休、死亡干部档案。 1 五、 二级类目的设置方法如下: 1、文书档案类:在其二级类目中～按工作职能、职责,问题或机构,设置相应类别, 2、科技档案类:基本建设类的二级类目～按基建项目设置。设备仪器类的二级类目～按设备种类或型号设置,产品类的二级类目～按产品种类或型号设置～科研类的二级类目按课题结合专业设置, 3、专门档案类:按国家有关部门规定设置, 4、会计档案类的二级类目～按会计凭证、会计账簿、财务报表、其他设置, 5、声像档案类的二级类目～按照片、录音、录像、光盘等载体特征设置～其中照片类的三级类目按领导视察指导工作类、会议类、重要活动类、荣誉类、其它类设置, 6、实物档案的类目～单位数量不多的可以不设二级类目～较多的可按荣誉品、纪念品、其它等设置, 7、人事档案类:按国家有关人事档案的规定执行。 2 XX局文件材料归档范围和文书档案保管期限表 保管期限 序 号 归档内容 永3010 久 年 年 1、本单位的局务会记录、提交会议讨论的重要报告、通过的文件、纪要等文件材永 料 久 2、本单位党组、局长办公会的记录、纪要、讨论通过的文件 永 久 3、本单位的年度工作 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 、总结、工作报告及统计报表 永 久 4.1 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件 30 4.2 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料 4、会议文件 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、永材料 4.2.1 决议、决定、纪要 久 4.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30 4.3 以本机关为主办的，联合召开会议的文件材料 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、永4.3.1 决议、决定、纪要 久 4.3.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30 4.4 以本机关为协办的，联合召开会议的文件材料 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、4.4.1 30 决议、决定、纪要的复制件或副本 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或4.4.2 10 副本 5、上级机关、永5.1 重要的 上级领导检查、久 视察本地区、本5.2 一般的 30 机关工作时形 成的文件材料 5.3 本地区、本机关工作汇报材料 30 6、本机关业务本单位制发的各种正式发文,包括转发及与其它机关联6.1 文件材料 合制发的文件材料 永6.1.1 有关方针、政策法规性的重要业务问题的文件。 久 6.1.2 事务性有参考价值的 30 本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示、报6.2 告与本机关的批复、批示 3 保管期限 序 号 归档内容 永3010 久 年 年 永有关方针政策性的重大工作的请示、上级的批复等重要的6.2.1 6、本机关业务久 文件材料。 永文件材料 6.2.2 对下级单位重大问题请示的批复 久 6.2.3 30 一般事务性问题的 同级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材6.3 料 永6.3.1 重要业务问题的 久 6.3.2 一般业务问题的 30 6.4 机关联合行文的文件材料 6.4.1 本机关为主办的 永6.4.1.1 重要业务问题的 久 6.4.1.2 一般业务问题的 30 6.4.2 本机关为协办的 6.4.2.1 重要业务问题的 30 6.4.2.1 一般业务问题的 10 6.5 本机关编辑、编写的文件材料 永6.5.1 大事记、组织沿革等 久 6.5.2 简报、情况反映、工作信息等 10 6.6 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料 永6.6.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 久 6.6.2 年度以下的计划、总结、统计材料 30 永6.6.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 久 6.6.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 30 4 保管期限 序 号 归档内容 永3010 久 年 年 7、本机关机构机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、永7.1 编制、干部人印信启用和作废等文件材料 久 事、党、团、7.2 人事工作制度、规定、办法等文件 纪检、工会、 永信访工作文件7.2.1 人事任免文件 久 材料 永7.2.2 县级以上先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 久 7.3 对本机关有关人员的处分材料 7.3.1 永受到警告(不含)以上处分的 久 7.3.2 受到警告处分的 30 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、永7.4 离退休、死亡、抚恤等文件材料 久 永7.5 人事考核、职称评审工作文件材料 久 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及永7.6 存根 久 永7.7 职工名册 久 7.8 党、团、工会工作活动中形成的文件材料 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文永7.8.1 件材料 久 永7.8.2 工作报告、总结，换届选举结果 久 7.8.3 重要专项活动的报告、总结等 30 7.9 工作中形成的综合性报告、调查材料 永7.9.1 重要的 久 7.9.2 一般的 30 7.10 本机关处理人民来信来访的文件材料 永7.10.1 有领导重要批示和处理结果的 久 7.10.2 其他有处理结果的 30 5 保管期限 序 号 归档内容 永3010 久 年 年 8、本机关事务永8.1 房产、士地所有权和使用权的文件材料 管理文件材料 久 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材8.2 料 永8.2.1 重要的 久 8.2.2 一般的 30 8.3 接待工作的计划、方案 8.3.1 重要的 30 8.3.2 一般的 10 8.4 机关财务预算 30 机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审 8.5 批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保 30 险、事故、转让等文件材料 国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件永8.6 材料 久 永8.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 久 9、上级机关制上级机关颁发的属于本单位主管业务并要执行的法规、条永9.1 发的文件材料 例、办法等重要的文件材料 久 上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件9.2 30 材料 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的法规9.3 30 性文件材料 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人永9.4 员编制等文件材料 久 10、同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10 11、下级机关11.1 30 重大问题的专题报告 报送的文件材11.2 10 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 料 12、专门档案:机关会请按有关专专门档案包括:艺术、地名、审计、诉讼、教学、企业计凭证、会计帐簿和财门档案规定登记、土地、病案、信用、统计、 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 、商标、婚姻登务报告等会计核算专要求划分保记、地名、书稿等 业材料 管期限表 13、科技档案:本机关按照《建设 工程 路基工程安全技术交底工程项目施工成本控制工程量增项单年度零星工程技术标正投影法基本原理 文件归档整理规范》(GB/T5032228-2001)规定的“建的基建项目工程文件设工程文件归档范围和保管期限表”执行 材料 14、特殊载体档案 反映本单位主要职能活动和重要工作成果;领导人和著保管期限同 名人物参加本单位及与本单位有关的重大公务活动;记其内容所对 录和反映本单位重大事件、重要外事活动、大型会议，应的文字材 专业性会议等的照片、底片、录音带、录像带、光盘声料的保管期 像材料和荣誉品、纪念品等实物档案。 限相符 6 ×××局档案分类大纲 文书档案 科技档案 专业档案 会计档案 声像档案 实物档案SW 人事档案 WSWSW 2 02 03 S C J K KJ1 KJ2 KJ3 KJ4 ZP LX LY GP 010203041 3 01 ? ? 干离业法设产基科会 会 会 其 照 录 录 光 奖奖奖锦 死办 ? ? 务规备品本研计 计 计 退它 片 像 音 盘 牌 状 杯 部 亡 公 旗 ? ? 仪建凭 报 报 休 处 处 类 类 室 ? ? 器设证 表 表 ? ? 类类 ? ? qi 1212123123 型型产产综办教课课课 号号品品合公学题题题 1 2 1 2 1 2 3 楼 楼 楼 12345 项项项项项 目目目目目 前设施监验 期 计 工 理 收 7 ××局档案排列编号方法和档号结构说明 一、文书档案:按照本单位工作职能、职责～结合档案的门类和文件材料的内容、特点以及载体形式确定编目方法。 1、排列编号方法:将归档文件材料收集齐全后进行整理～分年度、按问题,机构,、分保管期限,永久、30年、10年,分别排列编件号。 2、档号由全宗号、年度、保管期限、件号组成～用“-”连接。其中～保管期限为永久、30年、10年。例如: X001-2006-01-D30 -006 件号 保管期限代码,永久Y～30年D30～10年D10, 分类号,机构或问题代码, 年度,4位数, 全宗号,4位数, 二、科技档案: 档号由全宗号、分类号、案卷号组成～用“-”连接。其中～分类号上下位类目中间用“ 〃 ”隔开。无全宗号的可以不写～直接填分类号、案卷号就可以了。例如: X001--J1〃4〃2--001 案卷号 四级类目 三级类目 二级类目,工程项目, 一级类目,基建档案, 全宗号 三、专门档案: 注意:各单位的专门档案各不相同，要根据本单位自身的职能活动和上级主管部门有关规定来确定和划分，档号编号方法按有关规定执行 8 四、会计档案 会计档案分年度按会计类别进行编号。档号由全宗号、年度、类别代号、案卷号组成～用“-”连接。类别代号分别为:会计凭证为1、会计账簿为2、财务报告为3、其他为4。例如: X001-2006-KJ1-001 案卷号 类别代号 年度 全宗号 、声像档案 五 ,一,照片。照片类的三级类目一般按领导视察指导工作类01、会议类02、重要活动类03、荣誉类04、其它类05设置 档号:全宗号、类别代码、年度、分类号、案卷号,组号,、件号,张号,组成。例如: X001-ZP〃2006-01-001-00001 件号 案卷号 分类号,领导视察工作类, 年度 照片代字 全宗号 9 ,二,录音、录像、光盘 档号:全宗号、类别代码、年度、案卷号 X001-LX〃2006-001 案卷号 年度 类别代码 全宗号 六、实物档案 ,、排列编号方法:本单位实物档案按照二级类目结合形成时间分别排列编件号。 2、档号由全宗号、目录号、件号组成～用“-”连接。目录号由目录代码、类别代号、目录顺序号组成～其中目录代码为SW～类别代号为:荣誉品为1、纪念品为2、其他为3。例如: 档号: X001-SW1〃1-001 件号,第一件, 目录号,第一本目录, 类别代号,荣誉品类, 大类代字,实物档案, 全宗号 如果单位实物档案较少～可以直接编一个大流水号～如果单位实物档案很多～还可以具体细分。 七、干部人事档案 本单位干部人事档案由干部人事档案室统一管理～其编号方法按照《干部人事档案材料收集归档规定》执行 10 11