工业企业档案实体分类编号方法[方案]

工业企业档案实体分类编号方法[ 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ] 工业企业档案实体分类编号方法 1 总 则 1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》,提高档案管理的科学化、规范化和 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。 1.2 档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系, 便于科学管理和开发利用。 2 档案类别的设置 2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。 2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。 2.3 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。 2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。 3 分类标识方法 3.1 企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大类 ); 采用阿拉伯数字“ 双位制”标识二级类目( 属类 )。 3.2 档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。 3.2.1党群工作类(A)、行政管理类(B)、经营管理类(C)、生产技术管理类(D)的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征( 但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1” 另行编号, 并用案卷目录号加以区别。 档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。 档案编号( 档号 )标识举例示意: A1. A12. 010 ? ?? ? ? ?? ? ? ?? ?????案卷顺序号 ? ?? ? ??????????分类二级类目( 属类代号 ) ? ??????????分类一级类目( 大类代号) ?????????????目录号(A类的第一本目录) 3.2.2 产品类(E)、科研类(F)、基本建设类(G)、设备仪器类(H)的案卷排架 a) 根据公司产品特点, 产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号(适用于手机产品), 同样将顺序号编制到“999” 时重新从“1” 另行编号。对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别，流水编号办法同前。 b)设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架, 各按技术性文件和管理性文件分别流水编号, 不同属类用分类号区别, 流水号编制办法同前类。 c)产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。 举例示意: E1. E21. C2000. 001 ? ?? ? ? ? ?? ? ??????案卷顺序号 ? ?? ????????产品型号( 项目代号 ) ? ?????????????分类号二级类目( 属类 ) ? ?????????????分类号一级类目( 大类 ) ???????????????目录号(产品档案第一本目录) 3.2.3 科学技术研究类按大类分科研课题排列, 案卷顺序号按大类流水编号, 流水编号办法同前四大类编制办法。 档号( 档案编号 )由目录号, 分类号, 课题代号, 案卷顺序号构成。 3.2.4 会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号, 流水编制到“999” 时, 重新从“1” 另行编号,用目录号加以区别。 档号( 档案编号 )由目录号、分类号、案卷顺序号构成。 3.2.5 干部职工档案类, 按《干部档案工作条例》的有关规定，分干部、工人顺序编号。 3.2.6 特殊载体档案，按载体类别分别编号。即:按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号，用特殊载体(TZ)• 类别[照片(Z)、录音带(Y)、录像带(X)、软盘(R)光盘(G)、实物(SW)]•顺序号标识。 示例:TZ•R•001; TZ•Z•001„„ 对产品档案分类编号问题的认识 我们公司的产品繁多，有望远镜、脚架、观靶镜、夜视仪、镜头、镜片、MP3、MP5、显微镜等。其中望远镜种类比较多，有双望的、单望的、防水的、数码的、玩具的等。我现在把每种产品都编上号:望远镜12、脚架13等。 档号的设置为:年度号，分类号，案卷号，目录号。如2004年研发的望远镜JW18-10X28为第五卷的档号如下:2004.CP12.5.1。但是如果我这样设置档号的话就出现了一些问题:?产品的图纸经常都要更改，年度该怎么设置,?我现在只管理产品的档案，是不是应该把产品的种类编为第一类目用拼音缩写来表示好一点呢,如上面提到的双筒望远镜的档号为:2004.SW19.5.1。?产品的型号和档号可以混为一谈的吗,这个问题我跟主管争论过多次。他想把每一产品里面的部件编码也编进档号里面，以为这样做有利于查找;我认为这是两码事来的，根本不可能，唉～非常郁闷。?另外，关于分类的，我这里除了有产品的 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 原图外，还有各种客户对产品的包装、产品规格等要求图，我现在打算按照产品种类来分，而产品种类下面又分为产品原设计图纸和各个客户的要求图，这样做好不好呢?请同行就产品档案的分类编号问题帮助我一下吧～ 档案界会员 Vivian 对产品档案分类编号问题的认识 翟霣远 产品档案的分类，就是根据产品档案的内容性质和形成特点，把一定范围的产品档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级产品档案库藏系统。档案部门对产品档案的整理，都是从对产品档案的分类开始的。在实际工作中，通常先按使用性质进行类别划分，然后再依型号进行分类。从Vivian提供的情况看，笔者初步认定该公司还有其他科技档案。因此，该公司应编制“科技档案分类方案”，并将产品档案作为组成部分纳入其科技档案类目体系之中。 在产品档案管理工作中，对其编制科技档案号是必不可缺少的程序。科技档案号是科技档案案卷的编号或代号，是档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号。国家标 准《科学技术档案案卷构成的一般要求》(以下简称《要求》)5.2.7条规定:“档号应填写全宗号，分类号(项目代号或目录号)、案卷号。全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定，需向国家档案馆移交的档案，其全宗号另定;分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号;项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号;目录号一般指分类目录号;案卷号是指科技档案按一定顺序排列后的流水号。” 在实际工作中，科技档案的编号主要有分类式科技档案号和累积式科技档案号两种基本形式。分类式科技档案号，是反映科技档案分类层次及案卷排列顺序的编号。其基本的结构模式:科技档案号=分类号+案卷顺序号。累积式科技档案号，是反映科技档案总量和接收顺序的科技档案号，也称总号或流水号。其基本的结构模式:以阿拉伯数字按库藏排序。 从上文可以看出，该公司产品档案档号设置为“年度号，分类号，案卷号，目录号”的结构，不符合《要求》的有关规定，因此是错误的。建议该公司根据《要求》的有关规定和自己的实际，选择分类式科技档案号和累积式科技档案号中的一种作为产品档案号。按照上述要求，笔者对Vivian提出的问题初步进行分析: 对第一个问题，笔者认为，按照《要求》的有关规定，年度不是科技档案档号的组成部分，因此产品图纸的经常更改，并不影响档案号的编写。 对第二个问题，笔者认为，“是不是应该把产品的种类编为第一类目用拼音缩写来表示好一点呢”，主要取决于该公司编制的“科技档案分类方案” 类目表中采用什么标准设定产品档案一级类目以及类号(累目标识符号)标识的方法。如果Vivian的想法与“科技档案分类方案”中对产品档案一级类目设定及类号标识方法相一致,可采用。如果不一致，通常情况下应该执行“科技档案分类方案”中对产品档案类目设定及类号标识的规定。如果通过比较，发现Vivian的想法较“科技档案分类方案”中对产品档案类目设定及类号标识方法更科学、合理，则应按程序修改“科技档案分类方案”，待正式批准后实施。此外，Vivian举的例子也是不正确的。 对第三个问题，笔者认为，产品型号与产品档案号是有联系的，但两者毕竟不是一回事，不能混为一谈。产品档案号应该包括有产品型号的内容和因素。从Vivian提供的情况看，该公司很可能采用的档案号的结构是分类式科技档案号结构，因此应将产品型号的代码编进档号里面。 对第四个问题，笔者认为，Vivian的想法很好。但问题的关键是，在做好调查研究的基础上，根据产品档案的内容构成、形成特点、数量和利用规律，遵循分类规律，设计出科学、合理的产品档案类目体系，并将其纳入该公司“科技档案分类方案”中。 需要提醒Vivian和同行的是，科技档案分类方案是指导科技档案归类、组织科技档案案卷并将所有案卷分门别类组成科技档案体系的依据和标准，档案部门应将它作为一项基础性工作予以重视和加强。 根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别: 一般有以下几类: 一、文书档案:(1)党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等;(2)行政管理类:行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等 (3)经营管理类:经营决策、 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 工作、财务管理、物资管理、企业管理等 (4)生产管理类:生产调度、质量管理、能源管理、 安全管理 企业安全管理考核细则加油站安全管理机构环境和安全管理程序安全管理考核细则外来器械及植入物管理 、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等 二、科技档案 (1)产品文字材料:各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等 )科研文字材料:各种合同(协议书)、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴(2 定证书、发明申请书等 (3)基建文字材料:各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概(预、决)算、检验分析材料、施工图样等 (4)设备文字材料:各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等 三、财务档案 会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。 四、人事档案 职工的招聘、履历、培训等 五、电子档案 计算机磁带、磁盘和光盘等 六、声像档案 照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等