基于WORD“样式”与“域”的毕业论文排版技巧——OFFICE应用 高级 技能

基于 word word文档格式规范word作业纸小票打印word模板word简历模板免费word简历 “样式”与“域”的毕业论文排版技巧——OFFICE应用 高级 技能 基于WORD“样式”与“域”的 毕业论文排版技巧 张梁平 1 目 录 引言 ........................................................................................................................ 1 一、 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 样式 ................................................................................................ 1 (一) 样式的概念 ........................................................................................ 1 (二) 样式的类型 ........................................................................................ 2 (三) 样式的应用 ........................................................................................ 3 (四) 目录与视图 ........................................................................................ 3 二、 页面设置 ................................................................................................ 6 (一) 分节 .................................................................................................... 6 (二) 分页(Ctrl + Enter) ............................................................................ 6 (三) 分段(Enter) .................................................................................... 6 ) 分行(Shift + Enter) ............................................................................. 7 (四 三、 页眉页脚 ................................................................................................ 7 四、 尾注脚注 ............................................................................................... 8 . 五、 其他技巧 ................................................................................................ 8 (一) 居中对齐 ............................................................................................ 8 (二) 绘图工具 ............................................................................................ 9 (三) 题注标签 ............................................................................................ 9 (四) 保存备份 ............................................................................................ 9 结语 ........................................................................................................................ 9 1 作者简介:张梁平，副教授，教学研究方向:办公自动化、信息管理。 引言 基于WORD“样式”与“域”的 毕业论文排版技巧 张梁平 引言 毕业论文是大学生完成学业的重要组成部分，论文的质量关系着大学生能否顺 利毕业。论文质量包括两个层次的含义:内容与表现，内容是指表达思想的文字、 图片、 表格 关于规范使用各类表格的通知入职表格免费下载关于主播时间做一个表格详细英语字母大小写表格下载简历表格模板下载 、公式及整个文章的章节段落结构等，表现则是指论文页面、边距、 字体、字号、段落、目录、页眉、页脚等排版格式。 论文的排版，是一个非常费时费力的工作。如果在写论文之时，能规范、科学 的排版，对论文质量的提高会起到事半功倍的效果;否则，会给你带来无穷无尽 的痛苦与烦恼。目前，MS-Office软件的组件Word是广为使用的论文撰写、排 版平台， 一、 规范样式 众所周知，Word在文字的排版方面具有卓越的功能。但是，很多人不知道，Word诸多功能的实现，必须以“样式规范”为基础条件，否则数千字、上万字，乃至于更多文字的长文档排版就难以实现。因此，正确认识样式，灵活应用样式对于毕业论文撰写有着重要的意义。 ) 样式的概念 (一 有人说，样式对于排版(主要指长文档)犹如夏天的空调，冬天的暖气，没用过的人，觉得没有空调暖气也能过日子，一旦用了，则会生出相见恨晚之感慨。可以说，不懂样式，不会用样式，就不能算懂Word，更不能享用Word排版的乐趣。 那么，什么是样式呢,样式的概念源于格式，它是Word文档的文本、表格、列表的一套格式特征，属于同一样式的文本，意即其字体设置、段落格式等是完全一致的。用户可以将一种样式应用于某个段落，或者选定的字符上。比如，本段文字就属于“正文样式”的一种，其具体的格式特征可以通过点击【格式】, 【显示格式】察看:五号宋体，两端对齐、首行缩进2字符，以及节、版式、页 1 规范样式 边距等具体设置。而本段标题“(一) 样式的概念”，则是标题样式与列表样式的组合体。 一篇文档内，样式往往很多。Word的排版原则是，对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式，这样做能大大减少排版的工作量和出错机会。如要一次性改变某个样式的所有文字的格式时，只需修改该样式即可。比如，要将 样式之于文档，犹如温度之于物体，不存在“有无温度”的说法，是否适宜而已;也不存在“有无样式”的说法，是否规范而已。这是样式的重要概念。 (二) 样式的类型 按不同的标准，样式有不同的提法。从 格式的角度，可以分为字符样式和段落样式; 从应用的角度，可分为标题样式、正文样式、 列表样式;从来源的角度，可分为内置样式 和自定义样式。Word本身自带了许多样式， 称为内置样式，见左图。有时候内置样式不 能满足用户要求，这时可以创建新的样式， 称为自定义样式;自定义样式可删除，内置 样式不能删除。 用户可以创建或应用下列类型的样式: (1)标题样式:页面视图下，应用了标题样式的段落前有方形小黑点标志。标题样式可以分为9级，如标题1、标题2、标题3……标题9，它是实现“文档结构图、大纲视图、提取目录”的基础。 (2)正文样式:可以是字符或图表等，大纲视图下，正文样式所在的段落前面有空心的方形小白点。正文样式，尽可能简化，同一性质的文字，尽可能同一样式。 (3)列表样式:是实现文档有序排版的重要手段。在序号与文字间，往往有制表符浅灰色的出现。更新列表样式一般是通过【格式】,【项目符号和 ” 2 编号】来实现。当把“规范样式”移到“页眉页脚”后，则其序号将自动由“一 规范样式 调整为“三”。 标题样式、正文样式，同一段文字只可能是其中之一;但两者可以分别与列表样式结合，例如， (三) 样式的应用 样式应用的对象可以是文本，也可以是段落.。基于文本的应用，往往是正文样式;基于段落的应用，可以是正文样式，也可以是标题样式。应用样式首先需要选定对象，通常有三种方式，即:(1)光标定位于段落任一位置;(2)直接选中段落文字;(3)选中特定的文本。选中对象后，再按如下步骤操作: (1 )鼠标单击【格式】工具栏中【样式】列表框(注:在字体设置之前， )在下拉列表框中选取合适的样式名，所选的文字或 段落就会应用该样式而重排文字或段落版式。 (2)默认情况下，可用如下快捷键来应用其相应的样式: 按Ctrl+Alt+1键 应用标题1 按Ctrl+Alt+2键 应用标题2 按Ctrl+Alt+3键 应用标题3 按Ctrl + Shift + N键 应用正文 (3)应用标题样式后，段落前端就会有黑色小方点，同时会出现“字体加粗、行距加大”的现象。可以在全文相应级别的标题均应用同一标题样式后，再在大纲视图下，进行后期调整。比如，本小节的标题“样式的应用”，是“标题3”样式，通过【段落】对话框可以得知，其段前段后均为13磅，行距为1.73倍，如果这不符合论文规定的格式要求，再选中标题文字，重新设置字体及段落格式;然后，可以通过格式刷的方式，将该标题格式应用于其他相应级别的标题上，比如(四)“视图与目录”。 (四) 目录与视图 Word文本处理过程中，“页面视图”普通人用得最多，其实只知道、或只会用页面视图，这是很不够的，甚至可以说是很初级的。无疑，“页面视图”提供了“所见即所得”的最佳效果，是最接近传统纸质文稿撰写方式的Word视图。但是Word还提供了诸如“目录的超链接”、“左眼目录、右眼正文的文档结构图”、”化繁为简的大纲视图”等功能。当然，这些功能的实现必须以“规范的样式”文本为基础。 3 规范样式 1. 提取目录，标题样式为基础 毕业论文要求有目录，但不少人因为不懂标题样式的应用，目录只得简单地由论文里各级标题拷贝、粘贴而来，页码也是后期手工添加。在论文撰写过程中，由于反复修改，标题与内容都会有所调整，目录往往需要繁琐、重复地提取，至于页码就更容易出错了。如果论文应用了规范的样式，则目录的提取将非常简单与轻松。目录的提取可分两步进行: 1) 应用标题样式。如前所述，比如本节小标题“提取目录，标题样式为基础”，根据统筹考虑，宜应用为“标题4”。通常内置标题样式不符合论文格式要求，需要手动修改字体、段落、制表位和编号等。调整方式很多，可在菜单栏上点“【格式】,【样式】”，列表下拉框中选“【所有样式】”，点击相应的标题样式，然后点“【更改】”。特别注意:论文的题目可以考虑应用“标题1”，一级标题使用“标题2”样式，二级标题使用“标题3”，三级标题使用“标题4”„„依次类推。 2)提取标题目录。目录一般在封面之后，正文之前，单独成节。具体做法为:首先在正文前插入一新页:先将光标移到文首(快捷键Ctrl + Home),然后插入一个分节符。再将光标移到新页首行(此时最好在该行按Ctrl+ Shift+ N快捷键，将该段文本设为正文样式)，输入“目录”二字，回车(Enter)另起一段，再“【插入】,【引用】,【索引和目录】”，点“【目录】”选项卡，如果需要提取至“标题4”的所有标题为目录，则修改“显示级别”为4级，其他不用设置，点击确定按钮，Word就会在光标所在位置自动生成目录(含页码)。若有关章节标题不在目录中，肯定是未使用相应的标题样式或应用不当，并非Word的目录生成操作有问题，请检查相关章节的样式设置。此后若章节标题发生改变，或页码有变化，只需将光标移到目录处，目录底纹变灰，再鼠标右键(或按F9)，就可以按照提示，更新目录即可。 注:目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹，这是Word的域底纹，打印时是不会打印出来的。 4 规范样式 2. 撰写论文，宜用文档结构图 论文的撰写，一般都是先列提纲，后写正文。如果首先把提纲分别应用为不同级别的标题样式，再点击常用工具栏的【文档结构图】图标，就会看到文档分为两个部分:左边为标题，右边的全文。效果见下: 如此，就可在全局视角下，随意编辑文字内容。将光标移到左边标题处，点击一下就可以到指定的内容，从而实现“既见树木，又见森林”的撰写模式。 3. 修改论文，大纲视图更灵活 Word 2003版本提供了五个视图模图，即:页面、普通、大纲、WEB、阅读等。Word是使用层次结构(标题+正文)来组织文档的，在修改论文时，比如段落调整，大纲视图的便捷性是其他视图无法替代的。 假如需要将 页面设置 可以有效地实现“纲举目张”的效果。 二、 页面设置 Word的功能强大，对于文字的排版，基本上达到“随心所欲”的境地，只要能想到的排版效果，一般可以实现。文档的页面设置是排版的基础，一般首先要进行页边距、纸张、版式的设置。其中，“版式”设置有一些特殊的功能容易忽略，比如“奇偶页不同、首页不同、应用于插入点后”后，应注意试试其功能。 论文的版面，一般是由封面、目录、正文组成。封面不需要页码，目录单独编页码。要实现这一要求，需要进行页面的控制与设置。此处不论及一些特殊的、高难度的要求及操作，拟介绍分节、分页、分段、分行的操作及作用。灵活、正确使用“四分”，可以更有效地实现排版要求。 (一) 分节 首先，必须引入“节”概念。这里的“节”不同于论文里的章节，但概念上是相似的。节是一段连续的文档块，同节的页面拥有同样的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注等。分节操作详见下图: 如果没有插入分节符，Word默认一个文档只有一个节，所有页面都属于这个节。若想对页面设置不同的页眉页脚，必须将文档分为多个节。 (二) 分页(Ctrl + Enter) 顾名思义，分页符是用来分页的，分页符后的文字将另起一页。论文中各章的标题要求新起一页，放在新页的第一行，这时就可以使用分页符。在前一章的最后放置一个分页符，这样不管前一章的版面有什么变化，后一章的标题总是出现在新的一页上。显然不应用敲多个回车的方法来把章标题推到新页～这样做的缺点是显而易见的。 ) 分段(Enter) (三 段落是Word样式应用及排版的基础，是独立的信息单位，具有自身的格式特 征，如对齐方式、间距和样式。每个段落的结尾处都有段落标记(一个灰色的 6 页眉页脚 拐弯箭头)。敲Enter键有两个作用，一是在光标位置插入一个段落标记，表示一个段落的结束;二是另起一行。需要注意的是，在中文排版中，必须注意在【段落】中点击“首行缩进2字符”的操作，切勿简单地将光标移到段前，再按下2个空格，这是很不规范的，同时也容易出错。 (四) 分行(Shift + Enter) “换行”在Word中，一般称之为“人工换行”。分行符和敲Enter键不同，换行符的前一行和后一行仍然属于同一个段落，共享相同的段落格式。比如，论文的标题如果太长，需要跨行，如果是直接回车，排版固然美观了，但在后期提取标题时就会发现:生成了两个标题，用换行方式，则只会显示为一个标题。在从网络上直接拷贝下来的文字，往往存在较多的“换行符”。删掉这些“换行符”的方法较多，一种较为彻底处理的方式是使用【查找】,【替换】的高级操作，需要输入“ ”(L的小写)，替换为段落标志，则输入“ ”，即可简单实现目的。 三、 页眉页脚 论文排版中，页眉、页脚往往有特殊的要求。比如，说同一章的页面往往采用章标题作为页眉，不同章页眉不同，要实现这一要求，要求首先分节，然后插入域。 (一)分节断开。 1、分节。先将光标移到一章的末尾，再“【插入】,【分隔符】,【分节符】”，类型选“下一页”，不要选“连续”(若有“奇偶页”不一致的要求，可根据情况选“奇数页”或“偶数页”)。 2、断开。光标移到下一节，就可以看到前后两节页眉是相同的，然后再双击页眉，在弹出的“页眉页脚工具栏”上可以看到一个“链接到前一个”的“断开”按钮(图像按钮，不是文字)，这个按钮按下表示本节页眉与前一节相同，如果各章页眉要求互相独立，就点击该按钮为“弹起”状态。 (二)域与变化。 节与节的页眉要求不同，比如，要使 页脚的制作方法相对比较简单。论文页面的页脚只有页码，要求从正文开始 7 尾注脚注 进行编号，但是，在正文前还有扉页、 授权 个人房产授权委托书公司各类授权委托书模版医师授权办法餐饮分店授权书产品代理授权书范本 声明、中英文摘要和目录，这些页面是不需要编页码的。首先，确认正文的第一部分和目录不属于同一节;然后，光标移到第一部分，点击“【视图】,【页眉和页脚】”，弹出页眉页脚工具栏， 切换到页脚，确保“链接到前一个”按钮处于弹起状态，插入页码，这样正文前的页面都没有页码，页码从第一部分开始编号。 四、 尾注脚注 参考文献的标注及编号的实现，Word也可以自动维护。首先将光标放在引用参考文献的地方，进行“【插入】,【脚注和尾注】”操作，在弹出的对话框中选 ”，点击【选项】按钮，修改编号格式为阿拉伯数字，位置为“文档结尾”;择“尾注 确定后，Word就会在光标的地方插入了参考文献的编号，并自动跳到文档尾部相应编号处，请你键入参考文献的说明。 在文档中需要多次引用同一文献时，第一次引用此文献时，需要制作尾注，再次引用此文献时点“【插入】,【交叉引用】”，“引用类型”选“尾注”，引用内容为“尾注编号(带格式)”，然后选择相应的文献，插入即可。 图(表、公式)的编号改变时，文档中的引用有时不会自动更新，可以鼠标右击引用文字，在弹出的菜单中选“【更新域】”。 五、 其他技巧 (一) 居中对齐 显然，规范的排版，特别强调“居中与对齐”，实现的方式很多，比如标尺、制表位、对齐方式和段落缩进等。但是普通用户往往了解不够，做得不好。 1、正文文本对齐。文字的对齐有“居中、左对齐、右对齐、分散对齐”等格式。切勿用插入空格的方法来把章节标题推到页面中间，这种操作是不规范，因为只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格～点击格式工具栏上的居中按钮(或Ctrl + E)，才是正确的操作(当然，如是完全居中，则该段应取消首行缩进或悬挂缩进格式)。 2、表格对齐方式。表格的对齐较为复杂，共九种方式， 如右图。在表格的排版中，切忌通过增加行或空格的方式来对 齐。 3、制表符对齐。制表符，是指水平标尺上的位置，它指 定了文字缩进的距离或一栏文字开始的位置，使用户能够向 左、向右或居中对齐文本行;或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。用户可以在制表符前自动插入特定字符，如句号或划线等。默认情况下，按一次Tab 键， 8 结语 Word将在文档中插入一个制表符，其间隔为0.74厘米。有时候，按Tab键后文档会产生一个灰色箭头，这实际上是制表符的格式标记，格式标记还有段落标记(拐弯的箭头)、空格(灰色圆点)等，格式标记在打印文档时不会显示出来的。 (二) 绘图工具 论文中会用到很多图表，强烈建议论文撰写者分清论文中的图形和表格，表格可以使用Word提供的工具进行编写，很简单，这里就不再赘述了。框图和流程 图的编辑，请认真琢磨一下绘图工具栏与图片工具栏，多试试两者所提供的工具，熟练掌握使用技巧，对于图形及图片的正确处理，有着“事半功倍”的效果。 (三) 题注标签 论文的图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号，自动编号可以通过“题注”功能来实现。当在第一张图前再插入一张图后，Word会自动把第一张图的题注“图1,1”改为“图1,2”，文档中的“图1,1”也会自动变为“图1,2”。表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方，且要求左对齐。 题注和标签都是Word的域。域是文档中可能发生变化的内容，Word使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能，各个域的具体使用方法请参考Word的帮助，关闭文档再打开Word会更新所有的域。 (四) 保存备份 不但Word不可靠，Windows也不可靠，每次的修改都应有备份才好。如果doc文档在编辑过程中，意外丢失，可以试试，搜索一下相关的*. tmp文件，也许会有备份文件。论文的撰写，不在U盘上操作，多按“Ctrl+ S”快捷键，多保存几个地方:或U盘、或硬盘、或网盘(邮箱、QQ共享„„)，这是确保论文不被丢失的重要 措施 《全国民用建筑工程设计技术措施》规划•建筑•景观全国民用建筑工程设计技术措施》规划•建筑•景观软件质量保证措施下载工地伤害及预防措施下载关于贯彻落实的具体措施 。 结语 所谓“工欲善其事，必先利其器”。毕业论文的撰写是一件耗神耗力的工程，尤其是多次的修改、严格的排版要求，更加令人头疼。很多人在论文排版上花了很大力气，但论文格式仍旧不规范，给自己修改及让导师审阅带来不便。 其实，无论多么繁琐的修改、复杂的排版，只要以规范的样式为基础，适当 9 结语 分节、分页、分段、分行，引入“域、批注、修订”等WORD的功能，一定能够让你的毕业论文的写作过程变得轻松愉快，同时也能制作出专业水准的文档。当然，排版涉及的因素很多，