附录1
国家行政机关公文处理办法
国发〔2000〕23号
(国务院2000年8月24日发布,2001年1月1日起施行)
第一章 总 则
第一条 为使国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。
第二条 行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法津、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第七条 各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条 各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第九条 行政机关的公文种类主要有:
(一) 命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(二) 决定
适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三) 公告
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适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四) 通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)
通知
关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
(六) 通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(七) 议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八) 报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(九) 请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十) 批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十一) 意见
适用于对重要问
题
快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题
提出见解和处理办法。
(十二) 函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(十三) 会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限，紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成.
(一) 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还 应当标明份数序号。
(二) 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特 提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(三) 发文机关标志应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文主办机关排列在 前。
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(四) 发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
(五) 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六) 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
(七) 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
(八) 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
(九) 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
(十) 成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
(十一) 公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。
(十二) 公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
(十三) 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十四) 文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。
第十一条 公文中各组成部分的标志规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，注重效用。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。
第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十七条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
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第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第二十一条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十三条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第五章 发文办理
第二十四条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十五条 草拟公文应当做到:
(一) 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
(二) 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
(三) 公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四) 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
(五) 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六) 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。
(七) 应当使用国家法定计量单位。
(八) 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九) 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十六条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文;如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
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第二十七条 公文送负责人签发前，应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是:是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十八条 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十九条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是:审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第六章 收文办理
第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十一条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
第三十二条 经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅(室)负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
第三十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第三十四条 收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
第三十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
第三十六条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十七条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
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第七章 公文归档
第三十八条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条 归档范围内的公文应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十条 联合办理的公文，原件由主办机关整理(立卷)、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十一条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理(立卷)、归档。
第四十二条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第四十四条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十五条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第四十六条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第四十七条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第四十八条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第四十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力;公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准，可以销毁。
第五十一条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第五十二条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十三条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
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第九章 附 则
第五十四条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。
第五十五条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。
第五十六条 各级行政机关的办公厅(室)对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。
第五十七条 本办法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《办法》同时废止。
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附录,
中国共产党机关公文处理条例
第一章 总 则
第一条 为适应中国共产党机关(以下简称党的机关)工作的需要，实现党的机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化，制定本条例。
第二条 党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力的规范格 式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。
第三条 公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的 工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则， 做到准确、及时、安全、保密。
第五条 党的机关的办公厅(室)主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处 理工作进行业务指导。
第六条 党的机关的办公厅(室)应当设立秘书部门或者配备秘书人员具体负责公文处 理工作，并逐步改善办公手段，努力提高工作效率和质量。秘书人员应当具有较高的政治和业务素质，工作积极，遵守纪律，恪尽职守。
第二章 公 文 种 类
第七条 党的机关公文种类主要有:
(一)决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。
(二)决定 用于对重要事项作出决策和安排。
(三)指示 用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。 (四)意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。
(五)通知 用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不 相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
(六)通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
(七)公报 用于公开发布重要决定或者重大事件
(八)报告 用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
(九)请示 用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复 用于答复下级机关的请示。
(十一)条例 用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
(十二)规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
(十三)函 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请
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求批准等。
(十四)会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。
第三章 公 文 格 式
第八条 党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、 主送机关、正文、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、 印制版记组成。
(一)版头 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组 成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用 联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。
(二)份号 公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份 号。
(三)密级 公文的秘密等级，标注于份号下方。
(四)紧急程度 对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加 急”，紧急电报应当分别标明“特提”、“加急” 、“加急” 、“平急”。
(五)发文字号 由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居 中或者左下方。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。
(六)签发人 上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签 发人姓名。
(七)标题 由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。
(八)主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或 者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印。
(九)正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。
(十)附件 公文附件，应当置于主件之后，与主件订在一起，并在正文之后、发文机 关署名之前注明附件的名称。
(十一)发文机关署名 应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。
(十二)成文日期 一般署会议通过或者领导人签发日期;联合行文，署最后签发机关 领导人的签发日期;特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署 名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题 下方居中位置。
(十三)印章 除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机 关印章。
(十四)印发传达范围 加括号标注于成文日期左下方。
(十五)主题词 按上级机关的要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方。
(十六)抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶
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属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。
(十七)印制版记 由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。
第九条 公文的汉字从左到右横排;少数民族文字按其书写习惯排印。公文用纸幅面规格可采用16开型(长260毫米，宽184毫米)，也可采用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)。左侧装订。
第十条 党的机关公文版头的主要形式及适用范围:
(一)《中共??文件》 用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。
(二)《中国共产党??委员会(??)》 用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。
(三)《中共??办公厅(室)文件》、《中共??办公厅(室)(??)》 用于各级党委办公厅(室)根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。
(四)《中共??部文件》、《中共??部(??)》 用于除办公厅(室)以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。
第四章 行 文 规 则
第十一条 行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。
第十二条 党的机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。
(一) 向上级机关行文，应当主送一个上级机关;如需其他相关的上级机关阅知，可 以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。
(二) 向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
(三) 党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。党委办公厅 (室)根据党委授权，可以向下级党委行文;党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性公文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
(四) 同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。
(五) 不相隶属机关之间一般用函行文。
第十三条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。
第十四条 向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报;经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅(室)
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按规定程序处理，不应直接送领导者个人。
党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。
第十五条 对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。
第五章 公 文 起 草
第十六条 起草公文应当做到:
(一) 符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准 确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
(二) 全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。
(三) 观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。
(四) 开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。
(五) 人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家 发布的标准
方案
气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载
，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。
(六) 文种、格式使用正确。
(七) 杜绝形式主义和繁琐哲学。
第十七条 起草重要的公文应当由领导人亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究 和充分论证，征求有关部门意见。
第六章 公 文 校 核
第十八条 公文文稿送领导人审批之前，应当由办公厅(室)进行校核。公文校核的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。公文校核的内容是:
(一) 报批程序是否符合规定;
(二) 是否确需行文;
(三) 内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精 神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接;
(四) 涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;
(五) 所提措施和办法是否切实可行;
(六) 人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词 是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本条例的规定。
第十九条 文稿如需作较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。
第二十条 已经领导人审批过的文稿，在印发之前应再作校核。校核的内容同第十八条(六)款。经校核如需作涉及内容的实质性修改，须报原审批领导人复审。
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第七章 公 文 签 发
第二十一条 公文须经本机关领导人审批签发。重要公文应当由机关主要领导人签发。 联合发文，须经所有联署机关的领导人会签。党委办公厅(室)根据党委授权发布的公文，由被授权者签发或者按照有关规定签发。领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间。若圈阅，则视为同意。
第八章 公 文 办 理 和 传 递
第二十二条 公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。公文经起草、校核和领导审批签发后转入发文办理，发文办理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。
(一)签收 收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。签收公文应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。
(二)登记 公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。登记应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。
(三)拟办 秘书部门对需要办理的公文提出办理意见，并提出必要的背景材料，送领导人指示。
(四)请办 办公厅(室)根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管领导人批示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。
(五)分发 秘书部门根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。 (六)传阅 秘书部门根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导人阅知事项，承办部门应当直接答复呈文机关;凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理;凡须报请上级机关审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级机关审批。
(八)催办 秘书部门对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导人反馈办理情况。
(九)核发 秘书部门在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数。
(十)印制 应当做到准确、及时、规范、安全、保密。秘密公文应当由机要印刷厂(或一般印刷厂的保密车间)印制。
第二十三条 公文处理过程中，应当使用符合存档要求的书写材料。需要送请领导人阅批的传真件，应当复制后办理。
第二十四条 秘密公文应当通过机要交通(或机要通信)传递、密电传输、或者计算
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机网络加密传输，不得密电明传、明电密电混用。
第九章 公 文 管 理
第二十五条 党的机关公文应当发给组织，由秘书部门统一管理，一般不发给个人。秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既发挥公文效用，又有利于公文保密。
第二十六条 党的机关秘密公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行，下级机关、不相隶属机关如需变更，须经发文机关批准。
第二十七条 公开发布党的机关公文，须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第二十八条 复制上级党的机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数;复印件应当加盖复印机关戳记。复制的公文应当与正式印发的公文同样管理。
第二十九条 汇编上级党的机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。
第三十条 绝密级公文应当由秘书部门指定专人管理，并采取严格的保密措施。
第三十一条 秘书部门应当按照规定对秘密公文进行清理、清退和销毁，并向主管机关报告公文管理情况。
销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由二人监销，保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。
第三十二条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文立卷后按照有关规定移交档案部门，其他公文按照有关规定登记销毁。工作人员调离工作岗位时，应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第十章 公 文 立 卷 归 档
第三十三条 公文办理完毕后，秘书部门应当按照有关规定将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全，进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十四条 两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关立卷归档，相关机关保存复制件。机关领导人兼任其他机关职务的，在履行其所兼职务过程中形成的公文，由其兼职的机关立卷归档。
第十一章 公 文 保 密
第三十五条 公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，遵守党的保密纪律，确保党和国家秘密的安全。
凡泄露或出卖党和国家秘密公文的，依照有关法律、法规的规定进行处理。
第三十六条 党内秘密公文的密级按其内容及如泄露可能对党和国家利益造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。不公开发表又未标注密级的公文，按内部公文管理。
第三十七条 发文机关在拟制公文时，应当根据公文的内容和工作需要，严格划分密
13
与非密的界限;对于需要保密的公文，要准确标注其密级。公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。
第十二章 附 则
第三十八条 本条例适用于中国共产党各级机关。
第三十九条 本条例由中央办公厅负责解释。
第四十条 本条例自发布之日起施行。
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附录3
国家行政机关公文格式
为适应现代管理工作的需要，提高公文处理效率，简化统一公文格式，准确有效地撰制、收集、传递和存贮公文信息，国家技术监督局在1988年9月5日发布了国家标准《国家机关公文格式》(GB/T9704—1988)。在这个国家标准试行10年的基础上，国务院办公厅秘书局和国家质量技术监督局共同对这个标准进行了修订，发布了新的国家标准《国家行政机关公文格式》(GB/T9704—1999)，于2000年1月1日正式实施。下面是这个新标准的内容。
国家行政机关公文格式 GB/T 9704-1999
国家行政机关公文格式
GB/T 9704-1999
批准日期 1999-12-27 实施日期 2000-01-01
----------------------------------------------------------------------------
1 范围
本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标志规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。 2 引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB 148,1977 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
3 定义
本标准采用下列定义。
3.1 字 word
标志公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
3.2 行 line
标志公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为 一基准行。
4 公文用纸主要技术指标
22 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m,80g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为 85,,90,，横向耐折度?15次，不透明度?85,，pH值为7.5,9.5。 5 公文用纸幅面及版面尺寸
15
5.1 公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为:210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。
5.2 公文页边与版心尺寸
公文用纸天头(上白边)为:37mm?1mm
公文用纸订口(左白边)为:28mm?1mm
版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)
6 公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
7 排版规格与印制装订要求
7.1 排版规格
正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。
7.2 制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。 7.3 印刷要求
双面印刷;页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100,，红色油墨应达到色谱所标Y80,，M80,。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。
7.4 装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差?4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm,5mm;无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差?1mm，四角成90?，无毛茬或缺损。 8 公文中各要素标志规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
8.1 眉首
8.1.1 公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标志公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标志在版心左上角第1行。
8.1.2 秘密等级和保密期限
如需标志秘密等级，用3号黑体字，顶格标志在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标志秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标志在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“?”隔开。
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8.1.3 紧急程度
如需标志紧急程度，用3号黑体字，顶格标志在版心右上角第1行，两字之间空1行;如需同时标志秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标志在版心右上角第1行，紧急程度顶格标志在版心右上角第2行。
8.1.4 发文机关标志
由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成;对一些特定的公文可只标志发文机关全称或规范化简称。发文机关标志上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标志上边缘至版心上边缘为80mm。
发文机关标志推荐使用小标宋体字，用红色标志。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布;如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
8.1.5 发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标志下空2行，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标志;年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
8.1.6 签发人
上报的公文需标志签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标志签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
8.2 主体
8.2.1 公文标题
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分,行或多行居中排布;回行时，要做到词义完整、排列对称、间距恰当。
8.2.2 主送机关
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标志，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标志方法同抄送。
8.2.3 公文正文
主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
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8.2.4 附件
公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标志“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标志“附件”，有序号时标志序号;附件的序号和名称前后标志应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标志公文的发文序号并在其后标志附件(或带序号)。
8.2.5 成文时间
用汉字将年、月、日标全;“零”写为“?”;成文时间的标志位置见8.2.6。 8.2.6 公文生效标志
8.2.6.1 单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标志成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm,4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上。
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
8.2.6.2 联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布;印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标志成文时间。
8.2.6.3 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标志“此页无正文”的方法解决。 8.2.7 附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标志在成文时间下一行。 8.3 版记
8.3.1 主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标志，后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。
8.3.2 抄送
公文如有抄送，在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标志“抄送”，后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之
18
下，标志方法同抄送机关。
8.3.3 印发机关和印发时间
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标志。
8.3.4 版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
8.3.5 版记的位置
版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
9 页码
用4号半角白体阿拉伯数码标志，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标志页码。
10 公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。
11 公文的特定格式
11.1 信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标志方法从本标准相应要素说明。
11.2 命令格式
命令标志由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标志上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标志令号;令号下空2行标志正文;正文下一行右空4字标志签发人签名章，签名章左空2字标志签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标志全称。在签发人签名章下一行右空2字标志成文时间。分送机关标志方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。
11.3 会议纪要格式
会议纪要标志由“×××××会议纪要”组成。其标志位置同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
12 式样
A 4型公文用纸页边及版心尺寸见图1;公文首页版式见图2;上报公文首页版式见图3;
19
公文末页版式见图4;联合行文公文末页版式1见图5;联合行文公文末页版式2见图6。
37mm?1mm天头
28mm?1mm订口
225mm
7mm
21
156mm
210mm
图1 A4型公文用纸页边及版心尺寸
297mm
20
机密?一年000001
特 急
?????文件
???[2000]1号
关于??????通知?????? :
???????????????????????????????????????????????????????????????????? 。
???????????????????????? 。
???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 。
??????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????
图, 公文首页版式
注:版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
21
秘 密
特 急
?????文件
签发人:???
??????[2000]?号
关于??????请示
?????? :
?????????????????????????????????
??????????????????????????????????? 。
???????????????????????? 。
?????????????????????????????????
??????????????????????????????????? 。
???????????????????????? 。
图3 上报公文首页版式
注:版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
22
??????????????????? 。
附件:1.????????????????
2.????????????????
二OOO年一月一日
(?????)
主题词:?? ?? ??
抄送:??????，??????，?????，????????????
?????,?????????????? 。
2000年?月??日印发 ??????
图4 公文末页版式
注:版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
23
??????????????????? 。
附件:1.????????????????
2.????????????????
二 O O O 年 一 月 一 日
主题词:?? ?? ??
抄送:??????，??????，?????，????????????
????,??????????????? 。
2000年?月??日印发 ??????
图5 联合行文公文末页版式1
注:版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
24
??????????????????? 。 ??????????????????? 。 ??????????????????? 。
附件:1.???????????????? 附件:1.???????????????? 附件:1.????????????????
2.???????????????? 2.???????????????? 2.????????????????
二OOO年一月一日
主题词:?? ?? ??主题词:?? ?? ??主题词:?? ?? ??
抄送:??????，??????，?????，????????????
????,??????????????? 。 ????,??????????????? 。 ????,??????????????? 。
2000年?月??日印发 ?????? ?????? ??????
图6 联合行文公文末页版式2
注:版心实线框仅为示意，在印制公文时并不印出。
25
附录4
归 档 文 件 整 理 规 则
国家技术监督局
归档文件整理规则DA/T 22-2000
1 范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义
本标准采用下列定义。
2.1 归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2 归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.3 件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4 质量要求
4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易蜕变的文件应予复制。 4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 5 整理方法
5.1 装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 5.2 分类
归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2 按保管期限分类
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将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。 5.3排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。
5.4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2 年度;文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。 5.4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4 件号:文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件与的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5 机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。 5.5 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.1.1 件号:填写室编件号。
5.5.1.2 责任者:制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 5.5.1.3 文号:文件的发文字号。
5.5.1.4 题名:文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔 〕”号。 5.5.1.5 日期:文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如19990909。 5.5.1.6 页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 5.5.1.7 备注:注释文件需说明的情况。
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。 5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6 装盒
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将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 5.6.1 档案盒
5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。
5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号，中间用“—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 5.6.2.1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 5.6.2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4 日期:归档文件整理完毕的日期。
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附录5
机关文件材料归档和不归档的范围
,1987年12月4日国家档案局发布,
为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和机关各项工作的需要，为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料，制定《文件材料归档和不归档的范围》。
1 归档的文件材料的范围
凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1.1 上级机关的文件材料:
1.1.1 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;
1.1.2 上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;
1.1.3 党和国家领导人，人民代表，上级机关领导等视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像(以下简称声像材料)等材料; 1.1.4 代上级机关草拟并被采用的最后草稿和印本;
1.1.5 上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物转载)。
1.2 本机关的文件材料:
1.2.1 本级人代会、政协、纪委、党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料(由召开机关收集归档); 1.2.2 本机关党组(或实行党委制的党委)、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料;
1.2.3 本机关颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿;
1.2.4 本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件; 1.2.5 本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告;
1.2.6 反映本机关业务活动和科学技术管理的专业技术文件材料;
1.2.7 本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料;
1.2.8 本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等); 1.2.9 本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料;
1.2.10 本机关党委、团委、工会和内部组织结构在工作活动中形成的重要文件材料;
29
1.2.11 内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等;
1.2.12 机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料;
1.2.13 本机关及本机关批准的有关区域变化，解决山林、地界、水利纠纷，征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料;
1.2.14 本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;
1.2.15 本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料;
1.2.16 本机关(本行业)的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关(本行业)重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;
1.2.17 本机关(包括上报和下批)干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料;
1.2.18 本机关及机关办理的干部、工人的转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根;
1.2.19 本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册;
1.2.20 本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本; 1.2.21 本机关与有关机关单位签订的各种
合同
劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载
、协议书等文件材料; 1.2.22 本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文(正本、副本)和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;
1.2.23 各种普查工作中形成的文件材料;
1.2.24 按有关规定应归档的死亡干部档案材料。
1.3 同级机关和非隶属机关的文件材料:
1.3.1 同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件; 1.3.2 有关业务机关对本机关有关工作检查形成的重要文件;
1.3.3 同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。 1.4 下级机关的文件材料:
1.4.1 下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件;
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1.4.2 直属单位报送的重要的科技文件材料;
1.4.3 下级机关报送的法规性备案文件。
2 不归档的文件材料的范围
2.1 上级机关的文件材料:
2.1.1 上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参考、不办的文件材料; 2.1.2 上级机关发来供工作参考的抄件;
2.1.3 上级机关征求意见未定稿的文件。
2.2 本机关的文件材料:
2.2.1 重份文件;
2.2.2 无查考利用价值的事务性、临时性文件;
2.2.3 未经会议讨论和未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、定稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);
2.2.4 从正式文件、电报上摘录的供工作参考的非证明材料;
2.2.5 无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信等;
2.2.6 机关内部互相抄送的文件材料，不履行公文程序的行文，介绍信等; 2.2.7 本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料; 2.2.8 为参考目的从各方面收集的文件材料。
2.3 同级机关和非隶属机关的文件材料:
2.3.1 参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料; 2.3.2 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
2.4 下级机关的文件材料:
2.4.1 下级机关送来参阅的简报、情况反映，不应抄报或不必备案的文件材料; 2.4.2 越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料;
2.4.3 下级机关抄报备案的一般性文件材料。
3 各机关应根据本范围的精神，结合实际情况，制定本机关、本系统文书材料归档和不归档的具体范围 。
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附录6
关于机关档案保管期限的规定
(1987年12月4日国家档案局发布 1988年1月1日施行)
根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，为了便于各级党、政机关和人民团体 (以下统称机关)准确地划分档案保管期限，使保存的档案既能反映和维护机关的主要职能活动的历史面貌，又便于保管和利用，我们对一九八三年制定的《关于文书档案保管期限的规定》及《文书档案保管期限表》进行了修订，并作如下规定:
1文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下。专门档案另有保管期限和销毁规定的，按有关规定执行。
2确定机关档案保管期限的原则:
确定档案的保存价值，要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。
2.1 凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括:本机关制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、机关领导人任免的文件材料;直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的主要文件材料和非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。
2.2 凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。它主要包括:本机关一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。
2.3 凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。它主要包括:本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。
3各机关应根据本规定和《文书档案保管期限表》，以及有关的专门档案保管期限表，结合本机关的实际情况，编制本机关或本系统的档案保管期限表，经本机关领导人审查批准后执行，并报同级档案行政管理部门备案。
4军队系统、民主党派、企业、事业单位，可参照本规定的精神，制定本系统、本单位的档案保管期限表。
5本规定及《文书档案保管期限表》自一九八八年一月一日起执行，一九八三年颁发的《文书档案保管期限表》和《关于文书档案保管期限的规定》同时作废。
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附录7
中华人民共和国国家标准
GB/T ????——????
电子文件归档与管理规范
Standards of Electronic Records Filing and Management
(修改稿)
1 范围
本标准规定了在公务活动中产生的具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档及电 子档案管理的一般方法。
本标准适用于国家行政机关产生的电子文件的归档及管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。
, 规范性引用文件
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB 1988—1989 信息处理 信息交换用汉字编码字符集
GB 2312—1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集
GB/T 7408—1994 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法(eqv ISO8601:1988)
GB/T 8566—1955 信息技术 软件生存期过程
BG 8567—1988 计算机软件产品开发文件编制指南
GB 9385—1988 计算机软件需求说明编制指南
GB 9386—1988 计算机软件测试文件编制规范
GB 13000.1—1993信息技术 通用多八位编码字符集(UCS)第一部分:体系结构与基本多文种平面
ISO 9660:1988 信息交换用CDROM信息处理文件格式
3 术语和定义
本标准采用下列定义。
3.1 电子文件electronic records
指在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3.2 归档电子文件 filing electronic records
经鉴定，具有保存和利用价值作为档案保存的电子文件。
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3.3 逻辑归档 logical filing
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
3.4 物理归档 physical filing
指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交过程。 3.5 真实性 authenticity
指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.6 完整性 integrity
指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。
3.7 有效性 utility
指电子文件在保管期限内应具备可理解性和利用性，包括载体的完好性、信息可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。
3.8 背景信息 context
指描述电子文件形成的原因、作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生明显影响的历史环境等信息。
3.9 元数据 metadata
指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3.10 捕获 capture
指对产生的电子文件在归档前实时进行收集和存储的方法与过程。
3.11 迁移 migration
指将源系统载体中的电子文件向目的系统的载体进行转移存储的过程。 4 总则
4.1 从电子文件形成时就应有严格的
管理制度
档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载
和技术措施，确保其真实性、完整性、有效性和安全。
4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及实行全过程管理，保证管理工作的连续性。
4.3 为保证电子档案的质量，应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求。
4.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4.5 具有永久保存价值的文本及图形电子文件，如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，必须同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品等。 5 电子文件的真实性、完整性和有效性保证
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5.1 应建立规范的制度，从电子文件生成开始不间断地对处理操作进行管理登录，保证电子文件的产生、处理过程符合规定的程序。
5.1.1登录处理过程相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、鉴发者等)。 5.1.2 登录处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。 5.1.3 登录处理过程产生的责任凭证信息(指示、签名、印章、代码等)。 5.1.4 登录电子文件传递、交接过程的其他标志。
5.2 应采取安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
5.2.1 建立对电子文件的操作者进行可靠的身份识别、权限控制。
5.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录操作实施的人员、时间、设备、项目、内容等。
5.2.3 对电子文件应逐页进行加注可靠的防错漏和防调换的标记。
5.2.4 对数字化的印章、签署等采取防止非法使用的措施。
5.3 建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。 5.4 建立电子文件有效性管理制度并采取相应技术保证措施。
5.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有:网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方法等。
6 电子文件的收集与积累
6.1 收集积累要求
6.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况、有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。若正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要确定是否保留。
6.1.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，应在彼此间建立准确、可靠的标志关系。 6.1.3 在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。 6.1.4 对在网络系统中处于流转状态、暂时无法确定其保管责任的电子文件，需及时采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防失散。 6.1.5 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。
6.1.6 用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非通用压缩算法，收集时应转换成通用格式;如无法转换，则应将相关软件一并收集。
6.1.7 用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明软硬件环境和相关数据。
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6.1.8 用视频设备获得的动态图像文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。 6.1.9 用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标志、参数和非通用格式的相关软件。
6.1.10 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含6.2.5所示的两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整。
6.1.11 通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件;如不能转换，收集时则必须连同专用软件一并收集。
6.1.12 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
6.1.13 对采用统一套用格式的电子文件，在保证能恢复原格式形态的情况下，其内容信息可不按原格式存储。
6.1.14 定期制作电子文件备份。
6.2 电子文件的登记
6.2.1 每份电子文件均需在“电子文件登记表”中登记。
6.2.2 电子文件登记表应与电子文件同时保存。
6.2.3 电子文件登记表如果生成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
6.2.4 电子文件性质代码:,—电子草稿性电子文件，,—非正式电子文件，,—正式电子文件。
6.2.5 电子文件类别代码:,—文本文件，，—图像文件，,—图形文件，,—影像文件，,—声音文件，,—多媒体文件，,—计算机程序，,—数据文件。
7 电子文件的归档
7.1 归档要求
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式存储到符合保管期限要求的脱机载体上。 7.2 归档范围
电子文件的归档范围参照国家关于文件归档的有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。
7.3 归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定完成。
7.4 检测
在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
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7.5 鉴定
电子文件的归档鉴定工作参照国家关于文件鉴定的有关规定执行，在电子文件的机读目录上制作相应的归档标志。
7.5.1 真实性、完整性和有效性鉴定
归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入“电子文件移交检验表”。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
7.5.2 保管期限的划分
电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件保管期限的有关规定执行。 7.6 逻辑归档
电子文件的逻辑归档，按照归档鉴定标志进行，将管理权从网络上移交档案部门。其归档工作，除存储格式和位置不变外，其他均应参照国家关于文件归档的有关规定执行。 7.7 物理归档
在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按期完成物理归档。
7.7.1 把带有归档标志的电子文件集中，拷贝至耐久性载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，第三套异地保存，对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。 7.7.2 本标准推荐采用的载体，按优先顺序分别是只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
7.7.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内注明载体编号、密级、保管期限存入日期等，电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
7.7.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附“归档电子文件登记表”。
7.7.5 需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一类型载体上;如果采用专用软件，应将软件及相关数据存在同一载体上。
7.7.6 原电子文件载体在完成电子文件归档后，在其形成部门保留时间至少1年。 8 归档电子文件整理
归档电子文件整理应与纸质归档文件的整理方法相同，按《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)的要求进行。
8.1 归档电子文件以件为单位整理。
8.2 同一全宗内的电子文件按照年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题)等分类方案进行分类。
8.3 按电子文件类别代码分别组织存储载体。
8.4 电子文件著录应参照《档案著录规则》(DA/18—1999))进行著录，同时按保证其真实
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性、完整性、有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标志(参照5.1、5.3、5.4中列举的责任者、操作者、背景信息、元数据等)。
8.5 将著录结果制成机读目录。
8.6 每一个存有电子文件的载体中，应同时存有相应的机读目录。
8.7 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的游览软件。 9 归档电子文件的移交、接收与保管
9.1 移交、接收检验
9.1.1 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及技术环境进行检验，合格率应达到100,。
9.1.2 检验项目
9.1.2.1 载体有无划痕，是否清洁。
9.1.2.2 有无病毒。
9.1.2.3 核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续。 9.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
9.1.3 将检验结果填入“归档电子文件接收检验登记表”。检验不合格的，应退回形成单位重新制作。
9.2 移交手续
验收合格后，档案保管部门应在“归档电子文件接收检验登记表”上签字盖章、登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份自存。
9.3 保管要求
归档电子文件的保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件: 9.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。
9.3.2 环境温度选定范围:17?,20?;相对湿度35,,45,。
9.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。
9.3.4 归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。
9.4 有效性保证
9.4.1 每满1年，对归档电子文件的形成单位和档案保管部门与电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。 9.4.2 对磁性载体每满,年、光盘每满,年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10,，如发现问题应及时采取恢复措施。
9.4.3 磁性载体上的归档电子文件每,年转存一次。原载体同时保留时间不少于,年。 9.4.4 定期检验结果应填入“归档电子文件管理登记表”。
9.5 迁移
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由于系统设备更新或系统扩充，应及时对电子文件进行迁移操作，并填写“归档电子文件迁移登记表”。
9.6 利用
9.6.1 归档电子文件的封存载体不得外借。未经批准，任何单位或人员不得擅自复制电子文件。
9.6.2 利用时使用拷贝件。
9.6.3 利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
9.6.4 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
9.7 归档电子文件的鉴定销毁
9.7.1 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。 9.7.2 归档电子文件的销毁，应在办理审批手续后方可实施。
9.7.3 非保密归档电子文件可进行逻辑删除。属于保密范围的归档电子文件被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。 9.8 统计
应及时按年度对归档电子文件的接收、利用和鉴定销毁情况进行统计。
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章后习题参考答案
第1章
1.1 什么是文书,
答:文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
1.2什么是档案,档案的特性是什么,
答:档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像等以及其他各种方式和载体的历史记录。概括地说，档案是原始的历史记录。
档案的特性是:(1)来源的广泛性;(2)形成的条件性;(3)记录方式和载体形式的多样性;(4)原始的记录性。
1.3文书与档案的区别和联系是什么,
答:(1)文书与档案的联系。
两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。文书记录的是现实活动，档案是保存起来的历史活动记录，且这种记录具有基本相同的物质载体。
两者在内容和格式上完全一致。
两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归结。在有些情况下，文书的形成又需要查考档案，档案又为文书的形成提供了依据和参考。
(2)文书与档案的区别。
两者的性质和形式不同。文书是具有现行效用的信息，为现行应用而产生;档案是保存起来的历史信息，是为了今后的应用而按照一定规律组成和保存的。
两者的目的和作用不同。形成文书的目的在于处理现实工作事务，发挥工具作用;形成档案的目的在于将处理完毕的文书有规律地组合起来，以备利用，发挥历史价值的作用。
两者存在和发挥效用的时间不同。文书由于是现行应用的，因而当它处理完毕以后，就失去了现实效用;档案由于是以备将来利用的，因而具有存在的长期性、永久性。 1.4文书工作与档案管理的任务和工作内容是什么,
答:文书工作的基本任务是:根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整而妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。
文书工作的内容主要包括三大环节:公文的形成、公文的处理和公文的管理。公文的形成是文书工作的前提环节，公文处理是文书工作的中心环节，公文管理是文书工作的归结环节。
档案管理工作的基本任务是:坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度;科学地管理档案，大力开发档案信息资源;逐步实现档案管理的现代化，使档案工作更好地
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为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。
档案管理工作的基本内容包括:档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计八项工作，这些工作主要是在档案室和档案馆进行的。
1.6文书工作与档案管理工作的基本原则和要求是什么,
答:文书工作的基本原则是:坚持实事求是、反映客观实际;精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义;注重实用，高效率地做好文书工作。
文书工作的具体要求是:准确，及时，安全，保密。要做到严肃认真，一丝不苟，及时迅速，注重时效，不搞公文旅行，严格执行保密制度，防止失密、泄密。
档案管理工作的基本原则是:《中华人民共和国档案法》的表述是:“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。”
档案管理工作的具体要求是:完整，安全，有效。完整，即档案的收集要做到齐全完整，没有疏漏。安全，主要是保证档案的物质安全和政治安全，防止自然和人为的损坏，不丢失，不泄密。有效，即能够有效地提供利用，充分发挥档案的作用。
第2章
2.1公务文书种类的划分有哪几种,如何恰当地选择公文文种,
答:公务文书种类的划分:
(1)按公文种类名称是否法定划分，分为法定公文和事务公文。
(2)按公文的来源去向划分，分为发文和收文。
(3)按公文的行文方向划分，分为上行文、下行文和平行文。
(4)按公文阅读范围和机密程度划分，分为公布的公文和内部公文。 (5)按公文的使用范围划分，分为通用公文、专用公文和技术公文。
公文文种的选择:
(1)在发文机关权限内选用恰当的文种。
(2)在发文机关和收文机关行文关系的准确定位中选用文种。
(3)在明确发文具体目的、要求后选用文种。
2.2命令(令)的适用范围是什么,
答:根据《国家行政机关公文处理办法》规定，“命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员”。命令和令的效力相同，都具有强制性。机关名义多用命令，首长名义多用令。
2.3简述请示与报告的区别。
答:根据《国家行政机关公文处理办法》规定，请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。一般地说，自己无权决定、无法实施的重要事项或自己不知如何解决的重大事项，均应制发请示公文，向上级机关请求批准，防止各行其是、政出多门、影响机关正常工作。请示要求一文一事，并应向直属的上级机关或部门报送，而不能向同级机关或不相隶属的机关报送。
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报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。报告是上级机关了解掌握下级机关工作及情况的主要渠道之一，同时，下级机关按照要求及时向上级领导机关呈送报告。
2.4什么是主题词,主题词的特点是什么,
答:主题词是提示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。
主题词的特点。第一，单义性。一个词或词组只表达一个词义，一个词义只能用一个词或词组表述。第二，规范性。主题词揭示文件主要内容不是随意性的，而是按照一定的规范要求，由自然语言转化而来。
第3章
3.1什么是文书处理程序,文书处理程序具有什么特点,
答:文书处理程序就是指文件在机关内部运转处理所必须经过的一系列环节。
文书处理程序的特点:确定性、连续性、规范性。
3.2收文、发文处理的程序和环节都有哪些,
答:发文处理的程序和环节有:草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发。
收文处理的程序和环节有:签收、登记、审核分送、拟办、批办、承办、催办。 3.3发文的复核都有哪些内容,
答:复核的内容有:审批、签发手续是否完备;复核文稿的形式内容;确定发文字号;确定文件的分送单位和需要印制文件的总份数;确定文件的发出方式;批注印制文件的总份数和文件的发出方式;下达印制文件任务;完善文件定稿格式;发文登记。
3.4分送收文应遵循的原则和要求,
答:(1)分送收文的原则:按照既定的分发办法和领导人的批示意见分送收文;分送收文要主次分明;分送收文要及时准确。
(2)分送收文的要求:在分送收文时，应当鉴定文件价值;对承办性收文，在文件前面附上“收文批办单”后分送，供拟办、批办、承办使用;对较长的收文，秘书应撰写“提要”或“摘要”，附在文件前面，然后分送领导人供参阅;严格分送手续;分送收文，应当及时在“收文登记账簿”上记载收文运转办理情况。
3.5承办收文的方式有哪些,具体的要求如何,
答:承办收文的方式:
(1)按承办收文的形式，承办可分为办事和办文两种方式。
办事方式，指按照收文的要求贯彻执行文件的方针、政策、规定，办理文件布置的工作任务。办文方式，指根据收文的内容要求和贯彻落实文件的需要制发文件。制文是办事的手段，采用制发文件方式来承办收文，就进入发文办理程序。
(2)按承办收文是否回复来文单位，可分为贯彻落实收文和对收文办复两种方式。
贯彻落实收文，主要有以下几种常用的具体方式:传达、贯彻、执行文件;制发执行
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性文件，根据上级来文的指导意见，结合本机关的实际工作情况，提出贯彻落实文件的措施、步骤、方法，制发新的文件，印发给本机关内部机构或下级机关贯彻执行;按照文件要求，办理事务;转发上级机关或同级机关的文件，批转下级单位的报告、通报等重要文件;复制收文转往下级单位。对收文办复，是指收文机关根据收文的要求对来文机关办理答复。
承办收文的具体要求:研讨收文，分清办理责任;承办要分清轻重缓急;承办后要填写“收文批办单”;汇报承办情况和将处理完毕的收文退回归卷。
第4章
4.1什么是归档文件,什么是归档文件整理,
答:归档文件专指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理是指文书部门按照有关规定将处理完毕的具有保存利用价值的文件材料收集齐全，经过价值鉴定区分保管期限、分类整理、排列、编号、装盒，定期将整理好的文件材料移交给档案室。
4.2归档文件整理应遵循的基本原则是什么,
答: 遵循文件的形成规律;保持文件之间的有机联系;区分不同价值;便于保管和查找利用。
4.3鉴定文件材料价值工作的内容包括哪些,
答:(1)制订本机关鉴定文件材料和档案价值的标准。
要鉴定文件材料有无价值和价值的高低，首先应制订本机关的鉴定文件材料和档案价值的标准。有了鉴定标准，才便于准确鉴定文件材料的价值。首先，要制订本机关文件材料归档与不归档的范围，以便于判定文件材料有无价值;其次，要制订本机关档案保管期限表，以便于判定文件材料价值的高低，即判定文件材料保管期限的长短。
(2)依据标准鉴定文件材料的价值。
依据鉴定标准，鉴定文件材料的价值，确定文件材料是否归档，确定归档文件材料的保管期限，以便于立卷归档和对不归档文件材料进行销毁。
4.4确定“件”为整理单位的八种情况是什么,
答:归档文件和整理单位“件”包括以下情况:
(1)正本与不同稿本。
(2)正文与附件。
(3)文件处理单与文件。
(4)原件与复制件。
(5)转发件与被转发件。
(6)报表、名册、图册等。
(7)来文与复文。
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(8)汉文文本、少数民族文本与外文文本。
4.5归档文件分类的方法和适用范围,
答:常见的结合保管期限的复式分类法有:
(1)年度—机构—保管期限分类法。这种分类法适用于内部机构较稳定、每个内部机构每年形成的归档文件数量较多的立档单位，尤其适用推行部门整理归档文件的大机关单位。采用这种分类法，将每年的档案按机构序列和各机构内的保管期限序列依次上档案柜架排列，不必预先留空位，也避免了倒腾柜架;同时，将同一年度、同一机构的档案排列在一起，便于文件实体查阅。
(2)年度—保管期限—机构分类法。这种分类法适用情况跟上一种分类法相似，所不同的是每个内部机构每年形成的归档文件数量不太多。
(3)保管期限—年度—机构分类法。这种分类法的适用情况跟第一种分类法相似，所不同的是每个内部机构每年形成的归档文件数量较少。采用这种分类法，不同保管期限的档案分别排架，同一种保管期限的排列在一起，便于档案移交进馆和销毁保管期满的档案;但在每种保管期限的位置需预留空位，以备以后各年档案陆续上架，否则需要每年倒腾柜架。
(4)年度—问题—保管期限分类法。这种分类法适用于内部机构变化频繁复杂，或因机构之间分工不明确而难以区分归档文件所属机构，或内部机构非常简单甚至没有内部机构，并且每年的每个问题形成的归档文件数量很多的立档单位。那些不适合采取机构分类法的每年形成的归档文件数量很多的大机关单位，适合采取这种分类法。
(5)年度—保管期限—问题分类法。这种分类法的适用情况和第四种分类法相似，所不同的是每年的每个问题形成的归档文件数量不太多。
(6)保管期限—年度—问题分类法。这种分类法的适用情况和第四种分类法相似，所不同的是每年的每个问题形成的归档文件数量较少。
(7)年度—保管期限分类法。这种分类法适用于内部机构非常简单或没有内部机构的每年形成的归档文件数量较少的基层单位或小机关。
(8)保管期限—年度分类法。这种分类法的适用情况与上一种相似，所不同的是基层单位或小机关每年形成的归档文件数量更少。
4.6归档文件排列的“事由原则”和排列的方法是什么,
答:排列归档文件的事由原则。排列归档文件的事由原则，指将同一事由的相关文件排列在一起。
排列归档文件的方法:《归档文件整理规则》中规定:“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。” 4.7如何实现计算机辅助整理归档文件,
答:(1)运用网络方式。在运用计算机网络的条件下，机关档案部门应确保能够用事先制订的分类方案处理收发部门和各业务部门形成的归档文件数据。
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(2)运用单机方式。在单独运行计算机(不使用网络)的条件下，文书人员与机关档案人员通过使用软磁盘进行不同计算机的数据的传递，同样可以实现上述的使用计算机整理归档文件的过程。
第5章
5.1如何理解档案收集工作的内容和要求,
答:(1)档案收集工作的内容。
档案收集工作的内容，可以概括为两个方面，即档案的接收和档案的征集。其具体内容包括以下四个方面:一是机关档案室对本机关需要归档的档案的接收;二是机关档案室对那些未及时归档的档案的补充收集;三是档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收;四是档案馆对中华人民共和国建立以前的各个历史时期形成的档案的接收与征集。
(2)档案收集工作的基本要求。
加强档案馆(室)外的调查和指导;积极推行入馆(室)档案的标准化;保证归档和入馆档案的齐全完整;维护全宗和全宗群的相对完整性。
5.2机关档案室如何进行档案收集工作,
答:(1)严格按归档制度要求完成归档工作。
(2)指导和协助文书部门组织归档工作。
(3)配合各部门做好档案的平时收集工作。
5.3馆藏档案的收集范围和收集要求是什么,
答:(1)馆藏档案收集的范围。
中央一级档案馆主要收集需要永久保管的中央一级党和国家现行机关和撤销机关的档案，具有全国意义的、需要由中央保管的革命历史档案和旧政权档案，以及有关的历史档案，党中央和国务院决定接收的档案。
省(市)、自治区档案馆主要收集省级各级机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的档案，省级机关的、具有全省意义的、需要由省保管的革命历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料，省委和省人民政府决定接收的档案。
省辖市(州、盟)和县级档案馆主要收集同级各机关、团体及其所属单位的具有永久和长期保存价值的现行机关和撤销机关的档案，本县的革命历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料，县委和县人民政府决定接收的档案。
各类专门的、专业性的档案馆，根据党政领导机关、专业主管机关和档案行政管理机关的有关规定，收集属于本馆专藏的档案和有关资料。
(2)馆藏档案的收集要求。
现行机关。进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性。一个机关的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。
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撤销机关。由撤销机关组织人力将档案整理好向档案馆移交。机关撤销或合并时，如有尚未办理完毕的文件，应转交给原机关的职能继任者或有关机关继续办理后整理保存。
历史档案。收集散失于一些国家机关、社会组织中的历史档案;征集收藏于个人手中的历史档案;征集少数民族地区的历史档案;收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案;收集散失国外的历史档案。
5.4影响档案价值鉴定的因素有哪些,
答:(1)档案自身的特点和状况。档案自身的特点和状况，包括档案的内容、形成者、时间、名称、外形特点、可靠程度、有效性和保存状况等。档案本身的特点和状况是决定档案是否具有保存价值，以及具有多大的保存价值的基础。
(2)社会利用的需要。其包括两方面:一方面是社会需求的广泛性。社会对档案的需求是多方面和多层次的，而档案的内容无所不包，可以满足社会的广泛需求，档案只要能满足社会需要就具有价值，否则就无价值。需要满足程度对社会的利益影响愈大，档案的价值就愈大，反之就愈小。另一方面是社会需求的阶段性。社会对档案的需求，从时期上可分为近期需求和长远需求，近期需求主要是档案形成者的需求，长远利用需求则扩展到整个社会，档案的长远利用需求越大，其价值越大，反之越小。
5.5档案价值鉴定的方法是什么,
答:档案价值鉴定，一般用直接鉴定法，即直接地、具体地审查档案。要求逐张逐件地审查档案材料，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，全面考查分析确定其价值。一般是重点分析档案材料的标题，再分析档案材料的内容和形式;要根据鉴定档案价值的原则判定文件材料的价值，不能仅仅简单地对照档案保管期限表来进行鉴定。
5.6档案销毁的方法是什么,
答:准备销毁的档案，在未批准前应单独系统保管，以便审批时检查和未批准时拿出保存。为保守档案的机密，严禁将要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。无论采用什么方法销毁，均须指派两人以上监销，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并履行签字手续，以示负责。
第6章
6.1什么是全宗,
答:全宗即一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
6.2 组织全宗立档单位的构成条件是什么,
答:一般认为，组织全宗立档单位应当具备下列条件:一是可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文;二是设有会计部门或经济核算部门，自己可以编造预算和财务计划;三是设有管理人事的部门和人员，并有一定的人事任免权。另外，一个法人单位是一个独立从事社会活动的组织，是一个立档单位。
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6.3档案的分类方法包括哪些,
答:全宗常用的分类方法主要有三种，即年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。
(1)年度分类法。年度分类法就是按档案文件形成的自然年度或专业年度分成各个类别。这种方法简便易行、且符合党政机关档案按年度立卷归档的现实状况。将全宗内档案按年度分成不同类别，可以较好维护和再现立档单位活动和档案形成的历史过程，保持档案文件之间和立档单位各项工作活动之间的历史联系。
(2)组织机构分类法。组织机构分类法，就是按立档单位的内部组织机构对档案进行分类。每一个具体的内部组织机构就是一个具体的类别。档案文件由哪个内部组织机构负责办理(起草、承办)，在哪个内部组织机构中形成，就将其归入哪个组织机构类中。由于组织机构是实实在在的现实存在物，职责明确、界限清晰可见，因此用其对档案进行分类同样具有简便易行的特点，是一种应用广泛的分类法。
(3)问题分类法。问题分类法又称事由分类法，即按档案文件内容所涉及的问题对档案进行分类。这是一种逻辑的分类方法。一般是参照内部机构的不同职能按问题分类。若档案数量不太多，职能相近的内部机构的档案可合并为一类问题。若档案数量太多，或在各类下仍按问题设置属类。为了划清文件材料的归类界限，应当在各个类或属类之下说明文件材料的范围。
6.4运用问题分类法进行分类时应注意哪些问题,
答:运用问题分类法进行分类时应注意以下几个问题:
(1)设置的类要力求符合实际，各类的概念大小要适中。必须弄清各内部机构的职责范围、工作任务和形成文件材料的数量多少及所反映的问题，准确恰当地设类。全部类别要涵盖全部档案，没有遗漏文件材料，没有虚类。各个属类所涵盖的档案数量适中。
(2)平行的各类或属类在内容上不能有交叉和包含关系。
(3)对内容涉及几个类或属类的文件材料，要划定文件材料的归类范围。 6.5档号的编制应遵循哪些原则,
答:(1)唯一性原则。档号应当指代唯一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
(2)合理性原则。档号结构必有与室(馆)藏档案的整理分类体系相适应。 (3)稳定性原则。档号一经确定，一般不应随意改变。
(4)扩充性原则。档号必须有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 (5)简单性原则。档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存储空间，提高处理效率。
6.6档案库房管理的“八防”的具体内容是什么,
答:“八防”措施是库房管理工作的重要内容，具体包括:
(1)防火。要求在装具的选用、电器及其线路的安装方面消除一切隐患，还必须设置消
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防器材。
(2)防盗。要求库房门窗坚固，尽量安装防盗报警装置，离开库房时严格检查并锁好房门。
(3)防水。要求库房建在地势较高，有利于防洪的位置，库房内及附近不能有水源。 (4)防潮。要求每天测量库房湿度，发现湿度过低时及时调整。
(5)防霉。要求定期检查档案文件，放置防霉药品，发现有霉变迹象应及时通风。 (6)防虫。要求入库时对档案进行灭菌消毒，在库房内定期检查，放置防虫药品，搞好库房卫生，破坏虫子的生存环境。
(7)防尘。要求库房及装具有良好的密封性，并搞好库房及装具卫生，保持清洁。 (8)防光。要求库房尽量无窗;若有窗，也应尽可能小，安装磨砂玻璃或有色玻璃，并配置窗帘，照明灯具应为白炽灯。
6.7全宗卷的主要内容包括哪些,
答:全宗卷包括以下七个方面的文件材料:
(1)档案的收集:档案交接文据、移交目录、档案来源和价值说明等。 (2)档案整理:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结。 (3)档案鉴定:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告，销毁档案的请示、批复和档案销毁清册等。
(4)档案保管:档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保管措施，档案的抢救与修复情况的报告等。
(5)档案统计:档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。 (6)档案利用:全宗指南，控制使用范围说明，档案汇编，档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。
(7)档案管理新技术的应用:计算机辅助管理等情况的文字说明材料。 第7章
7.1档案著录的项目包括哪些,
答:根据《档案著录规则》，档案著录项目共有七个大项，每个大项中包括若干个著录单元: (1)题名与责任说明项。该项包括正题名、并列题名、副题名及说明性文字、文件编号、责任者、附件六个单元。
(2)稿本与文种项。该项包括稿本与文种两个单元。
(3)密级与保管期限项。该项包括文件密级、保管期限两个单元。
(4)时间项。这是指著录文件的产生时间或案卷的起止时间。
(5)载体类型及形态项。该项包括载体类型、数量及单位、规格三个单元。 (6)附注与提要项。该项包括附注、内容提要两个单元。
(7)排检与编号项。该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题
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词或关键词等六个单元。
以上七个项目中正题名、责任者、时间、排检与编号项为主要著录项目，其余为选择项目。著录时，既包括主要著录项目又包括选择项目的，称为详细级次;只包括主要著录项目的，称为简要级次。
7.2分类标引的程序和方法是什么,
答:(1)熟悉和掌握档案分类法及有关规则。在进行分类标引工作之前，档案标引人员必须熟悉和掌握《中国档案分类法》、《档案分类标引规则》等标准化文件的内容、作用，对各类目的含义、类目之间的关系、标记符号及使用方法都应有深刻的理解，这些是做好分类标引工作的基础。
(2)深入分析文件或案卷的主题内容。分类标引的结果应该能使分类号充分揭示档案的主题内容，只有在深入分析文件或案卷的题名、正文、形式特征、作者等因素，准确地把握文件或案卷的主题内容之后，才能从中抽出具体的、具有一定参考价值的主题，作出正确的归类。
(3)将文件或案卷归入最恰当的类目，给予最恰当的分类号。档案分类法的类目结构复杂、层次众多，标引中一定要强调分类的专指性、逻辑性，不能随便将档案归入范围大于或小于其主题内容的上位类或下位类。
(4)对标引结果进行认真校对审核。档案分类标引工作有时会因为分类法的层次结构等原因出现错误，也会因为标引人员的认识和立场而出现偏差，因此标引后的校对审核是保证其质量的重要环节。
7.3主题标引的程序和方法是什么,
答:(1)阅读档案原件，了解主题内容。这是进行档案主题标引的第一步，对档案主题词的提炼必须建立在对档案原件充分了解和分析的基础上，为此必须认真阅读档案原件，而不能仅仅通过目录、标题、摘要进行概括。
(2)分析主题，选定主题概念。在充分了解档案主题的基础上，标引人员要对档案的主题进行归纳，并进而选定要加以揭示和表达的各个主题概念。
(3)查表选词，进行主题概念的转换。对已归纳出来的主题概念还需要按照主题标引的规则，对照《中国档案主题词表》选定最具有专指性的主题词。由于现实工作情况复杂，涉及面广，选词时一定要注意选用最准确的词语进行标引，一般不得擅用上位词或下位词。在词语转换时可以采用以下方法进行:直接转换、分解转换、组配转换。
(4)认真进行校对审查，保证主题标引的质量。标引完成后要从思想性、专指性、规范性等几个方面对所选定的主题词进行校对审查，以确保标引工作的质量。 7.4档案检索工具有哪些种类,
答:档案检索工具按不同的划分方式可分成很多种类，常见的划分方式有以下几种: (1)按载体形态划分，分为:?卡片式检索工具，是将有关内容著录在卡片上，将卡片
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按一定的顺序排列而成的一种检索工具;?书本式检索工具，是将著录条目按照一定顺序连续编排并装订成册的检索工具;?缩微式检索工具，是将有关内容缩微制作在胶片上而形成的检索工具;?电子检索工具，是将有关内容存储在磁盘或光盘上供计算机识读的检索工具。 (2)按编制方式划分，分为:?目录，是将档案著录条目按一定方法编排、组织，并提供查找信息线索的检索工具，如分类目录、主题目录;?索引，是将档案材料的某一方面内容或外形特征及出处按一定的方法排列而形成的检索工具，如人名索引、地名索引;?指南，是用文字叙述的方式综合介绍档案馆概况、全宗概况或某一内容的档案情况的检索工具，如全宗指南、专题指南。
(3)按用途划分，分为:?查检性检索工具，是从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具，如专题目录、分类卡片目录、案卷目录、全宗目录;?报道性检索工具，是介绍和报道馆藏档案及其他情况的检索工具，如全宗指南、专题指南。 7.5分类卡片目录的编制步骤包括哪些,
答:分类卡片目录的编制步骤如下:
第一步，填卡。按照《档案著录规则》的规定，把有关内容分成条目格式著录在卡片上。
第二步，排列。如果档案馆保存的档案分不同时期，应首先按时期分开，反映同一时期内容的卡片要排列在一起;然后在每一时期内，依据《中国档案分类法》的体系，把各卡片按大类、属类依次排列，在每一类内，再按年度、级别、作者、时间或地区等排列。
第三步，设置指引卡。由于分类卡片目录数量大，各类目之间应用指引卡分开。指引卡是一种上端带有耳状突起的卡片，使用时在其导耳部分标明分类号、类目名称或指出本类档案的范围、排列方法等。
7.6档案计算机检索的特点是什么,
答:(1)信息存储量大。
(2)检索速度快，检索效率高。
(3)检索途径多元化。
(4)检索灵活方便。
(5)音、像、文字相结合，直观生动。
(6)对计算机检索系统的依赖性强。
第8章
8.1档案提供利用工作有哪些要求,
答:(1)明确档案提供利用工作的意义，树立服务思想。
(,)加强各项基础准备工作，调整供求关系。
(,)对内熟悉馆藏档案，对外了解利用需要。
(,)完善档案利用的服务方式，提高利用效率。
8.2档案直接提供利用的方法包括哪些,
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答:(1)阅览服务;(2)外借服务;(3)复制服务;(4)咨询服务;(5)档案证明;(6)电子化服务
8.3档案间接提供利用工作有哪些形式,
答:(1)全宗指南;(2)大事记;(3)组织沿革;(4)文件汇编;(5)机关基础数字汇集。 8.4档案状况登记的形式有哪些,
答:(1)案卷目录与卷内文件目录;(2)总登记簿;(3)档案收进登记簿;(4)全宗名册; (5)全宗单;(6)案卷目录登记簿;(7)档案成分和数量变化情况报道表;(8)全宗卡片。 8.5档案统计工作的步骤包括哪些,
答:档案统计工作的步骤大致可以分为统计设计、统计调查、统计整理和统计分析四个阶段。 (,)统计设计。统计设计是统计工作的前期准备阶段，其目的是对统计工作的目标、具体任务、进程、方法等进行统筹规划。
(,)统计调查。统计调查的基本任务是取得各种原始数据，其所采用的调查手段主要是各种各样的调查表。
(,)统计整理。统计整理是指对统计调查所收集的原始数据进行分组、归类、审核和计算等处理，使之条理化的工作，其目的是为统计分析提供规范、系统的数据。 (,)统计分析。统计分析是指对统计整理的结果进行分析、研究，最终形成统计结论的工作。其目的是发现具有规律性的情况或问题，探究其中的原因，得出明确、可靠的结论。 第9章
9.1人事档案的内容包括哪些,
答:人事档案分为正本和副本。副本应当根据工作需要建立。
(1)人事档案的正本。人事档案的正本，由历史地、全面地反映干部、职工情况的材料构成。其内容分为十类:
履历材料;自传材料;鉴定、考核、考察材料;学历、评聘干部专业技术职称、评定职工岗位技能的材料;政治历史情况的调查材料;参加中国共产党、共青团以及民主党派的材料;奖励材料;处分材料;录用、任免、聘用、招用、劳动合同、调动、转业、复员退伍、工资、保险福利、待遇、出国、退(离)休、退职的材料，以及各种代表大会代表登记表等材料;其他可供组织参考的材料。
(2)人事档案的副本材料。干部档案副本指干部档案正本中包括以下类别的主要材料的复印件(或重复件)。其具体包括:第1类的近期履历材料;第3类的主要鉴定、干部考核材料;第4类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料;第5类的政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材料;第7类的奖励材料;第8类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料;第9类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料。其他类别如有重复材料，也可归入副本。
9.2人事档案提供利用的方式有哪些,
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答:(1)档案室或阅览室提供阅览。
(2)外借。
(3)出具证明材料。
(4)提供综合整理的材料。
9.3怎样进行会计资料的分类整理,
答:(1)会计档案的分类。各单位的会计资料(档案)按形式分为四大类:
会计凭证类:原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
会计账簿类:总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
财务报告类:月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
其他类:银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案保管清册，会计档案移交清册，会计档案销毁清册。
会计资料(档案)按形式(名称)划分的这四大类，十分稳定，是最基本的分类法。
不同性质的社会组织，如财政机关，行政、事业单位，税收单位，企业和其他组织，应当根据实际形成的会计资料，按名称在大类下设置不同的小类。
(2)会计年度分类法。会计年度是以年度为单位进行会计核算的时间区间。我国以公历年度为会计年度。《会计法》指出:“会计年度自公历1月1日起至12月31日止。”会计年度分类法，是将各会计年度的会计资料(档案)各分为一类。这是符合归档制度的最自然的分类法。
(3)保管期限分类法。保管期限分类法，是将不同保管期限的会计资料(档案)分为不同的类。这是符合“便于保管”的要求的分类法。会计资料(档案)的保管期限，主要分为以下几类:永久、25年、15年、10年、5年、3年。
以上三种基本分类法，是各单位都要使用的会计资料(档案)分类法。 9.4如何进行照片档案的鉴定,
答:照片档案的鉴定主要包括以下几方面:
(,)鉴定照片档案是否完整齐全。一方面要鉴定反映某一事件、某一问题的照片档案是否齐全;另一方面要鉴定每一件照片档案中照片、底片和文字说明是否齐全，是否符合规范。 (,)鉴定有关照片是否属于照片档案的范畴。目前各种照片数量众多、内容复杂，并不都属于照片档案，所以在收集时应仔细分辨。对于那些人为摆摄、事后安排补摄的照片不能划入档案范畴，对于一些艺术照片也应从对本单位是否具有典型意义的角度来衡量。 (,)鉴定照片的质量。首先应注意归档照片应该曝光正确，影像清晰，不应出现划痕、污点、发黄褪色现象。其次还应注意照片的加工制作是否完全，有无有害物质残留。 9.5怎样利用录音、录像档案,
答:录音录像档案的利用方法主要有:
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(1)视听服务。
(2)复制服务。
(3)编辑出版。
第10章
10.1电子档案的特点是什么,
答:非人工识读性;对电子技术设备的依赖性;信息的可变性;信息与载体的可分离性;信
息的可共享性;多种信息载体的集成性。
10.2电子档案管理应遵循哪些原则,
答:(1)齐全完整原则;(2)可识读原则;(3)可靠性原则。
10.3电子档案的归档方式有哪些,
答:电子档案的归档方式有物理归档、逻辑归档和“双套制”归档。
(,)物理归档是将计算机及网络上的电子档案集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
(,)逻辑归档是指文件形成部门将归档电子档案的逻辑地址通知档案部门，档案部门通过网络接收、控制与管理电子档案。
(,)“双套制”归档是指采取物理归档或逻辑归档的电子档案，同时制成纸质档案予以归档的方式。目前，采取“双套制”归档主要是为了在计算机或网络系统出现意外故障时能够确保电子档案信息的完整性和真实性。
10.4如何进行电子档案的保管,
答:(,)存放方式。电子档案的各种磁带、软硬磁盘和光盘应垂直放置，防止变形和受重物挤压。电子档案整理、保管和利用过程中，禁止用手直接触摸载体表面，不允许使用其他物品捆绑、固定载体，防止划伤载体。
(,)库房温湿度控制。电子档案各种磁性载体库房的温度应为15?,27?，相对湿度为40,,60,。光盘档案保管的环境温度应为14?,24?，相对湿度为45,,60,。
(,)预防有害因素的影响。电子档案应放在一定的器具内，防尘、防光、防火、防磁、防有害气体。
(,)检查保存状况。每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行检查登记，发现问题应采取恢复措施。
(,)要维护电子档案信息的安全。应运用电子信息安全防护的技术手段，如信息加密、电子签名、身份识别、防止计算机病毒、信息备份、信息迁移等，保护电子档案信息的安全。
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《文书工作与档案管理》模拟试卷(一) 一、填空,10分,
1.除上级机关负责人直接交办的事项外～不得以机关名义向上级机关负责人报送 、 和 。
2.部门内设机构除 外不得对外正式行文。
3.档案按内容划分～传统上分为三大门类: 档案、 档案和 档案。
4.成文姓名日期以 签发的日期为准。
5.联合上报的公文～由 加盖印章,联合下发的公文～应当由 加盖印章。
二、单项选择题,20分,
1., ,是指遵循文件材料形成的特点与规律～保持文件之间的历史联系～区分不同价值～便于保管和利用。
A.公文撰写原则 B.公文处理原则 C.归档文件整理原则 D.全宗原则 2.联合制发公文时～其作者应该是, ,机关。
A.上级 B.同级 C.下级 D.隶属 3.公文中的成文日期应写为, ,。
A. 96年7月12日 B.九八年七月十二日
C.1998年7月12日 D.一九九八年七月十二日 4.批办是指, ,。
A.对发文稿的审核批示 B.对收文应如何办理所作的批示 C.对收文应如何办理所提出的建议性处理意见 D.对公文正本的复核意见 5.沈阳市中级人民法院与沈阳市教育局之间属于, ,关系。 A.平行 B.不相隶属 C.业务指导 D.直接领导 6.两个或两个以上机关联合行文时～必须做好, ,工作。
A.审核 B.签发 C.会商 D.会签 7.国务院同意财政部《关于全国利改税工作会议的报告》～现发给你们～希遵照执行。行文应使用的文种是, ,。
A.批转意见 B.转发决定 C.批转通知 D.转发通知 8.档案区别于其他图书报刊的重要特点是, ,。
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A.具有查考价值 B.具有凭证价值 C.原始的历史记录 D.具有法定效用 9.下列文件属归档范围的是, ,。
A.上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件
B.下级机关送来参阅的简报、情况反映
C.上级机关发来供工作参考的抄件
D.本机关编印的情况反映、简报等刊物的定稿和印本～编辑出版的定稿、样本
10.以机关名义召开的专业性会议所形成的文件一般由, ,收集整理。
A(机关办公室 B.参办单位 C.机关业务部门 D.机关档案室 三、名词解释,20分,
1.全宗
2.组织沿革
3.立档单位
4.会议纪要
5.定稿
四、简答题,30分,
,.请分别列出国家行政机关和党的机关法定公文的全部公文文种的名称。
,.列出贯彻落实收文常用的具体方式。
？.简述归档文件整理的方法和步骤。
,.结合保管期限全宗内档案分类方法主要有哪几种～其特点和适用范围是什么,
5.电子档案的特点是什么,
五、操作应用题,20分,
请仔细阅读下面这篇公文～并回答下列问题。
版头:A市轻工业局文件。发文字号:A轻发[2003]12号。公文标题:A市轻工业局关于A市轻工产品商贸公司在大连成立分公司请示的批复。主送机关:A轻工业产品商贸公司。抄送机关:市委、市政府～市计委、统计局、税务局、人民银行、公安局、劳动局、工商局。正文:你公司关于在大连成立分公司的请示收悉。经研究～同意你公司在大连成立“A市轻工产品商贸公司大连分公司”。成文日期:二,,三年七月九日。主题词:轻工 商贸 公司 批
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复。印发说明:A市轻工业局办公室2003年7月12日印发。
1.这篇公文从行文关系看～是上行文还是下行文或是平行文, 2.该发文的主送单位、抄送单位和存档、余存文件最少各需要多少份文件,
你若做为核发人员～计算共需印制多少份文件,
3.依据题中公文的内容～按照《国家行政机关公文格式》的要求书写一篇公文。包括眉首、主体和版记三部分～要求标出字号、字体、行距、空格、并盖印。
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《文书工作与档案管理》模拟试卷(二)
一、填空,10分,
1.发文字号是发文机关对其所制发的文件编制的顺序代码,由 、
和 三部分组成。
2.“请示”需要在发文字号右侧标志 姓名。
3.公文处理应当坚持实事求是、 、 的原则。 4.抄送机关指除主送机关外需要 和 公文的其他机关。 5.联合上报的公文～由 加盖印章,联合下发的公文～应当由 加盖印章。
二、单项选择题,20分,
1.公文在制发的程序上～必须履行法定的, ,。
A.审批手续 B.会签手续 C.登记手续 D.承办手续 2.联合制发公文时～其作者应该是, ,机关。
A.上级 B.同级 C.下级 D.隶属
3.收文处理程序包括签收、登记、审核、拟办、, ,等环节。 A.承办 B.办理 C.受办 D.催办
4.下列文稿中具备正式公文效用的是, ,。
A.议论稿 B.送审稿 C.征求意见稿 D.定稿
5.国家教委与省、自治区、直辖市教委或教育厅、局之间属于, ,关系。 A.平行 B.不相隶属 C.业务指导 D.直接领导 6.两个或两个以上机关联合行文时～必须做好, ,工作。 A.审核 B.签发 C.会商 D.会签
7.××市人民政府为了巩固城市绿化工作结果～制发一公布性文件～将保护城市绿地应遵守的有关事项告知全市各界～行文应当使用的文种是, ,。 A.通报 B.公告 C.通知 D.通告
8.国务院同意财政部《关于全国利改税工作会议的报告》～现发给你们～希遵照执行。行文应使用的文种是, ,。
A.批转意见 B.转发决定 C.批转通知 D.转发通知 9.下列文件属归档范围的是, ,。
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A.上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件
B.下级机关送来参阅的简报、情况反映
C.上级机关发来供工作参考的抄件
D.本机关编印的情况反映、简报等刊物的定稿和印本～编辑出版的定稿、样本
10.几个机关的联合发文～文件的定稿和正件一般由, ,收集整理。
A(联合的所有机关 B.参办单位 C.主办单位 D.参办的所有单位
三、名词解释,30分,
1.档案
2.大事记
3.全宗
4.档案的著录
5.拟办
四、简答题,30分,
1.文书与档案的区别和联系是什么,
2.公文处理程序具有什么特点,
3.档案提供利用工作有哪些要求,
4.怎样利用录音、录像档案,
5.电子档案管理应遵循哪些原则,
五、操作应用题,20分,
以下是市某轻工局的4份收文:
,1,1月1日收到中共某市委组织部、某市人事局1998年12月15日制发的文件《关于企业单位聘用干部及聘用制干部管理的实施意见》,某人干字[1998]26号,
,2,4月16日收到中共某市委组织部4月6日制发的文件《关于实行厂长经理聘任行政副职的通知》,某组字[1998]53号,
,3,6月13日收到中共某市委组织部6月3日制发的文件《关于贯彻落实某组字[1998]53号文件若干问题的通知》,某组字[1998]77号,
,4,9月6日收到《中共某市委、某市人民政府关于命名表彰第二批专业技术拔尖人才的决定》,某委字[1998]131号,。该决定表彰的40名专业技术拔
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尖人才中～有几名是某市轻工业企业的技术干部～没有某市轻工局机关的技术干部。
阅读后请回答问题:
1.上述4篇文件～是否属于某市轻工局机关须登记的收文范围,
2.这4篇收文～哪几篇是承办件,哪几篇是阅知件,承办件和阅知件在分送时分别需填写哪种文件处理单,
3. 这4篇收文是否都需要拟办,若需要拟办应分送本局哪个部门拟办,试写出拟办意见。
4.这4篇收文中哪篇是传阅件,若有～是否应当由办公室主任请示传阅范围,传阅该收文时～应按什么顺序传阅,传阅的方式是什么,
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《文书工作与档案管理》模拟试卷(一) 参考答案
一、,.请示、意见、报告
,.办公厅(室)
,.文书、专门、科技
,.领导人
,.主办机关、发文机关
二、,.C ,.B ,.C ,.B ,.B ,.D ,.C ,.C ,.D 1.C
三、,.全宗:是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
,.组织沿革:也叫组织机构沿革，是以文字或者图表形式，系统地记述和反映某一独立机关(包括党政机关、社会团体、企事业单位)自身发展演变的参考资料和工具。
,.立档单位:指形成全宗的独立社会组织或著名人物，也叫全宗形成者。
,.文书:是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
,.定稿:指公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。
四、,.国家行政机关法定公文:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要;党的机关的法定公文:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
,.贯彻落实收文，主要有以下几种常用的具体方式:传达、贯彻、执行文件;制发执行性文件，根据上级来文的指导意见，结合本机关的实际工作情况，提出贯彻落实文件的措施、步骤、方法;制发新的文件，印发给本机关内部机构或下级机关贯彻执行;按照文件要求，办理事务;转发上级机关或同级机关的文件，批转下级单位的报告、通报等重要文件;复制收文转往下级单位。
,.(,)归档文件的装订。确定文件的整理单位;修整文件、装订文件。(,)归档文件的分类。(,)归档文件的排列。(,)归档文件的编号。(,)归档文件的编目。(,)归档文件的编盒。
,.(,)年度—机构—保管期限分类法。这种分类法适用于内部机构较稳定、每个内部机构每年形成的归档文件数量较多的立档单位，尤其适用推行部门整理归档文件的大机关单位。
(,)年度—保管期限—机构分类法。这种分类法适用情况跟上一种分类法相似，所不同的是每个内部机构每年形成的归档文件数量不太多。
(,)保管期限—年度—机构分类法。这种分类法的适用情况跟第一种分类法相似，所不
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同的是每个内部机构每年形成的归档文件数量较少。
(,)年度—问题—保管期限分类法。这种分类法适用于内部机构变化频繁复杂，或因机构之间分工不明确而难以区分归档文件所属机构，或内部机构非常简单甚至没有内部机构，并且每年的每个问题形成的归档文件数量很多的立档单位。
(,)年度—保管期限—问题分类法。这种分类法的适用情况和第四种分类法相似，所不同的是每年的每个问题形成的归档文件数量不太多。
(,)保管期限—年度—问题分类法。这种分类法的适用情况和第四种分类法相似，所不同的是每年的每个问题形成的归档文件数量较少。
(,)年度—保管期限分类法。这种分类法适用于内部机构非常简单或没有内部机构的每年形成的归档文件数量较少的基层单位或小机关。
(,)保管期限—年度分类法。这种分类法的适用情况与上一种相似，所不同的是基层单位或小机关每年形成的归档文件数量更少。
5.(1)非人工识别性;(,)对电子技术设备的依赖性;(3)信息的可变性;(,)信息与载体的可分离性;(,)信息的可共享性;(,)各种信息载体的集成性。
五、
,.下行文
,.,份、,份、,,,份、,,,份。至少要13,15份
,.略
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《文书工作与档案管理》模拟试卷(二)参考答案
一、1.发文机关代字、年份、序号
2.签发人
3.精简、高效
4.执行、知晓
5.主办机关、发文机关
二、1.A 2.B 3.A 4.D 5.D 6.D 7.D 8.C 9.D 10.C
三、,.档案:是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。
2.大事记:是一种以时为经，以事为纬，简明地记载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具书。
3.全宗:是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
4.档案著录:是在编制档案检索工具时，对档案内容和形式及各种特征加以分析、选择和记录的过程。
5.拟办:是对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见，以供领导批办时参考。
四、
1.3文书与档案的区别和联系是什么,
,.(1)文书与档案的联系。
两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。文书记录的是现实活动，档案是保存起来的历史活动记录，且这种记录具有基本相同的物质载体。
两者在内容和格式上完全一致。
两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归结。在有些情况下，文书的形成又需要查考档案，档案又为文书的形成提供了依据和参考。
(2)文书与档案的区别。
两者的性质和形式不同。文书是具有现行效用的信息，为现行应用而产生;档案是保存起来的历史信息，是为了今后的应用而按照一定规律组成和保存的。
两者的目的和作用不同。形成文书的目的在于处理现实工作事务，发挥工具作用;形成档案的目的在于将处理完毕的文书有规律地组合起来，以备利用，发挥历史价值的作用。
两者存在和发挥效用的时间不同。文书由于是现行应用的，因而当它处理完毕以后，就失去了现实效用;档案由于是以备将来利用的，因而具有存在的长期性、永久性。
,((1)确定性;
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(2)连续性;
(3)规范性。
3.,1,明确档案提供利用工作的意义，树立服务思想。 (,)加强各项基础准备工作，调整供求关系。 (,)对内熟悉馆藏档案，对外了解利用需要。 (,)完善档案利用的服务方式，提高利用效率。 4.录音、录像档案的利用方法主要有:
(,)视听服务。
(,)复制服务。
(,)编辑出版。
5.(1)齐全完整原则;
(2)可识读原则;
(3)可靠性原则。
五、
1.是
2.第(1)、(2)、(3)是承办件，第(4)是阅知件，承办件在分送时需填写“收文批办
单”、阅知件在分送时需填写“文件传阅单”。
3.第(1)、(2)、(3)是承办件，需要拟办;秘书部门;“请??同志批示，拟由人事部
门办理”。
4.第(4)是传阅件;是;按领导人排名顺序传阅;轮辐式。
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浙公网安备 33021202002483