秘
书
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该如何接待不速之客?
不速之客,属于来访接待的意外情况。对于来访中的意外情况总的要求是:
(1)不违背大原则;
(2)不怠慢来访者;
(3)机智灵活地加以妥善处理;
(4)要遵循礼貌、负责、方便、时效的原则。
案例1:
小王是某某公司董事长秘书。
上午10点左右,董事长有事外出,告诉秘书小王大约20分钟后回来,有什么事情让小王自行应付。小王只好一边处理文件,一边注意周围的情况。
不一会,一位先生走了进来,说道:“小姐,你好!我找你们的董事长?”
思考:
秘书小姐这时该怎样接待这位不速之客?
分析:
本案例的来访者,因为是直接来拜访董事长,因此在心理上应重视。应立即放下手头的工作,热情请来客坐下,告诉客人董事长刚出去,问对方有无预约。如果有,就请对方等一会,表示歉意;若没有,就和对方热心交谈,专心听取对方的讲话,并做好必要的记录,如姓名,工作单位,来访目的等。因来访者要求见的是公司领导,对此秘书人员应该征得领导人的同意,方能引见。所以,秘
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书应该告诉来访者,董事长已外出了,请对方稍等片刻,立即和局长联系。然后在另一场合与董事长联系,讲明情况。如果领导愿意会见,则应请客人稍等片刻;如果领导不愿会见,则应有礼貌地告诉对方;局长正忙,请对方谅解,并留下对方名片,以等领导回来后再联系;最后委婉送客。
总之,秘书接待必须讲究方式方法,最重要的是无论何时秘书都要以礼待人,不能因为客人是领导不想见的就生硬拒之。
案例2:
一天,一位年过5旬的先生带着几分欣喜的心情到某单位说是找他的好友即这家单位的董事长。可刚巧董事长外出开会,秘书也刚好不在。看到单位的秘书科,这个先生进去让其他秘书告诉他董事长电话,当时,几位秘书正在谈笑风声。但也停下来回答这问老先生,问他是哪个单位,可这个先生说了姓,并称声是董事长的好友,说把董事长的名片落了,麻烦给一下董事长号码,如不相信可以打个电话和董事长确认,秘书正准备念董事长号码时犹豫了一下,如果是董事长的朋友怎么没有董事长电话,想再确认一下,可不料这位先生拍着桌子,大声道:“我一个老人问个电话你都像审问犯人似的,我一个副厅级干部,哪里都可以进出,问个号码都这么难,我会是什么坏人吗?”此时把秘书给激火了,“一个副厅级又有什么了不起,你说是董事长的好友就是董事长的好友吗?我凭什么相信你是好人,这是我们公司的
规定
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,领导的电话不能随意给他人。”就这样两个人互不相让,争吵起来了。好在周围的其他秘书解围了,并让这位先生下午再过来,直接找董事长的秘书。这位先生很生气地把笔丢下,走了。
思考:
(1)如果你身为一个秘书,你会怎么处理这件事情?
(2)作为访客他有错吗?错在哪?
分析:
(1)假如我是一个秘书,遇到此类情况,我首先会打电话和董事长联系确认情况。如果确认老者是董事长的朋友,我会告诉他董事长的电话;如果由于老者只说了自己的姓氏,信息不很明确,董事长不很确认,我可以热情招待老者,从谈话中了解他的信息,再加以确认;如果确认老者不是董事长的朋友,可以委婉拒绝,请他改日再来,或改日直接找董事长秘书。若未与董事长联系到,可留下这位访客的名片或姓名、公司名称、联系方式,事后转给董事长秘书,交由她处理。总体来说,做为一名秘书,公司领导的号码一定不可以随便告诉访客。需先弄清访客的身份与董事长确认,由董事长决定是否会见。但无论来客是否是董事长的朋友,都需以礼相待。对于访客的不配合行为,也要循循善诱,切不可因对方的行为而激怒。这涉及到秘书的接待、综合素质等问
题
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(2)做为一名访客,他行为当然不对。无论他是不是老板的朋友,他都不应该倚老卖老,摆架子,应该说话客气一些,毕竟公司有公司的规定。但很有可能他真的是老板的朋友,所以秘书一定要小心处理。
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