会议管理(五级)第一节会前筹备
一、发送会议通知
(一)相关知识
1、会议的构成要素
基本要素:所有会议必有的要素,如目的、时间、地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、日程等
选择要素:会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等
2、会议的主要种类
按组织类型:内部、外部;正式、非正式
按时间方面的规定性:定期、不定期
按出席对象:联席会、内部会、代表会、群众会
按功能性质:法定性、决策性、执行性、告知性、学术性、协调会商性、显示性
按议题性质:专业性、专题性、综合性
按会议采用的方式:常规会、广播会、电话会、电视会
按与会者的国籍及议题范围:国内、国际
按规模大小:特大型、大型、中型、小型
特大型:万人以上,在体育馆、露天广场
大型:千人以上,在礼堂、会堂
中型:百人以上,在礼堂、会议室
小型:数人到数十人,在会议室
3、公司常见会议
(1)经理例会(2)部门员工例会(3)股东会(4)董事会(5)公司年会(6)客户咨询会(7)产品展销订货会(8)业务洽谈会(9)新产品新闻发布会
·召开股东大会,应将会议召开的时间、地点、审议事项在会议召开前20日通知
·临时股东大会在会议召开前15日通知各股东
·发行无记名股票的,应在会议召开前30日公告会议的时间、地点、审议事项
·对持有记名股票的股东应专函通知,对于持无记名股票的股东,可通过报刊公告
·股份有限公司的股东大会,会议由董事会负责召集,由董事长主持·董事会每年度年至少召开2次;如有1/3以上董事提议召开,则应及时召开;应当提前10天通知全体董事;应有1/2以上董事出席方可开会;由董事长召集和主持
4、会议通知的内容:被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期
5、会议通知的格式:便函式、卡片式
(二)工作程序
1、发送会议通知的
方法
快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载
:(1)口头、书面(2)正式、非正式通知
2、发送会议通知的程序
(1)明确会议通知发送对象和联系方式→填写会议通知单并准备好相关附件→选择会议通知信息传递方式→确认会议通知是否送达(或收回和处理回执单)
(2)如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况,应随信寄发一份
(3)书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样(4)需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片,上面标注本公司地址、邮编、电话、发信人姓名,以便对方有时间考虑并能及时回复(部分会议需要和通知一起寄出会议委托书和回执)
(5)对于经常参加某类会议的部分人员,可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签,以免重复打印,对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新
(6)不管以什么方式发出会议通知,都应抓住确认回复环节,以确保会议信息能够按时、完整地传达给与会者
(7)可将会中使用的有关票证(入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证、乘车证等)与会议通知一同发出
(8)如果某些与会者对会议地址不熟悉,应附加一份说明或回执单,要求与会者告知具体的到达和返程日期,并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路
(9)会议通知样本要作为档案收存
(三)注意事项
1、会议通知的确认:(1)确认会议通知发送对象(2)确认发送的回复环节(3)确认会议通知内容是否准确
2、处理回执
(1)会议的回执一定要注明寄回的截止时间,截止时间一定要为会议住宿的预定和确认留有余地
(2)会议回执的
设计
领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计
要明确会议组织者所需了解的重要信息,包括是否到会、何时到会、几人到会、是否需要预定返程的机票和车票、参会的
论文
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或报告的题目等
(3)会议回执寄回后要认真统计、及时确认。并根据统计情况安排会议的接待工作
(四)相关链接
1、与会者
(1)正式成员
权利:发言、动议、提案、参加讨论的权利;会议表决权;选举权义务:按照会议通知做好参加会议的各项准备工作的义务;遵守会议规则、服从会议决议,应该出席而未出席者,其义务不应当减免;有共同维护会场秩序的义务,在主席发言及议案付诸表决时,不应该离开会场
(2)列席成员
权利:享有参加本单位有关问题讨论发言的权利;具有会议临时赋予的其他权利
义务:有遵守会议规则的义务;有礼貌发言及解答相关询问的义务;有保守会议机密的义务
(3)工作人员:会议筹备工作、会议材料准备和记录工作、会间的事务性工作
二、制作会议证件和指示标识
(一)相关知识
1、会议证件的用途:证明身份、保证会议安全控制人员出入、统计到会人数、维持会议的程序
2、会议证件的类型:代表证、列席证、工作证、记者证、来宾证
3、会议证件的样式:粘性标签式、系带式、有夹子、台签式
4、会议指示标识的类型:标识牌(或指示牌)、区域图(或路线图)、名签与台签
5、会议标识的样式:会议主席台背板的样式、会议签到处的指示标识样式、会议报到处的标识样式
6、会见(礼节性、事务性、政治性);会展(贸易型、消费性)
(二)工作程序
1、制作会议证件的程序:设计内容→设计颜色→控制印刷数量→发放中的特殊要求(照片)→盖章确认
2、制作会议证件的注意事项
(1)重要的大中型会议,证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会者的姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司等
(2)重要的、具有保密性质的会议要在证件上贴上本人的相片,并加盖大会印章
(3)证件的形式应反映出会议的内容,设计要经济实用、美观大方
(4)大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的姓名卡片样式
(5)应在会议的接待区向与会人员发放姓名卡片,并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片
(6)应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片
3、制作会议指示标识的方法:会议主办者内部简易制作法、由专业性的会议承办机构制作
三、预定会议室
(一)相关知识
1、选择外部会议室的考虑因素
(1)会场的位置必须让上司和与会者方便前往
(2)会场的大小应该与会议规模相符(每人2-3平米)
(3)场地要有良好的设备配置
(4)场地应不受外界干扰
(5)环境要整洁、明亮、空气流通,并有益于会议的安全和保密
(6)应考虑有无停车场所
(7)场地租借的成本必须合理
2、内部会议室特点:(1)方便快捷、手续简单(2)节省了场地和设备的租用费用(3)易分散注意力
3、内部会议室的布置
(1)在会议桌的每个位置前都摆放一套文具和笔记簿
(2)会议桌旁要有足够的椅子
(3)应有专门的地方供客人存放衣、帽以及其他物品
4、内部会议室的设备
(1)为报告准备好激光笔和能伸缩的指示棒,便于操作
(2)要为使用白板和活动画架者准备足够的书写笔和各色彩笔
(3)腰围使用白板、挂图等者准备足够固定用的磁钉、按钉
(二)工作程序
1、预定会议室的程序
(1)确认会议召开的时间和人数,确认所需会议室的类型
(2)申请使用会议室
(3)确认会议室已预留,并明确使用时间
(4)预先调适会议所需设备
(5)提前到达会场分发资料和用品,并负责签到
四、预定和确认会议住宿
(一)相关知识
1、会议接待工作的内容(1)会议接送工作(2)会议食宿工作(3)会议娱乐活动
2、会议接待的基本程序:(1)迎接(2)会议签到和引导(3)安排合影,主人居中,主人右侧为上(4)引领会议嘉宾进入会场或登上主席台(5)会议结束后送别
(二)工作程序
1、预定会议住宿的程序
(1)通过会议回执,掌握到会人员的数量和订房规格
(2)向宾馆、酒店预定会议用房
·如住宿的人数不多,可直接向饭店或会议中心索取订房卡
·主办单位随同会议通知寄上订房卡,再由与会者直接向饭店订房·如由主办单位统一订房,要与提供服务的酒店或饭店进行必要的谈判,要求一定的折扣,并在此基础上与饭店签订合约,合约中应包括房价、订金数目和截止日期等关键内容
2、确认会议住宿的程序(1)与参会人员确认(2)与饭店或酒店确认预订
(三)注意事项
1、选择会议住宿地点的要求:基本设施齐全、安全、价格合理、地点方便、环境安静整洁,然后综合考虑;如果由与会者自己支付住宿费,就需列出几家价格,条件不等的招待所、饭店或宾馆或者是同一家宾馆不同
标准
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的客房供其选择
2、会议住宿的房间安排(由主办方支付费用时)
(1)来宾和主办方的领导要特殊照顾
(2)年龄较大和女性与会者应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间
(3)注意尽量不要把汉族与有禁忌的少数民族与会者安排在一起
(4)可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明,请其选择
(5)预定住宿地点的工作一定要留出提前量,预定数量上略有富余
(四)相关链接
1、常见的商务旅行:洽谈业务、参观访问、出席会议、签订
合同
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、实地考察
2、选择交通的影响因素:要去哪、旅行的原因、停留的时间长短、参加团体旅行、费用、企业旅行政策、旅行者的个人爱好
3、宾馆类型:国内或国际连锁宾馆、本地宾馆、会议场所客房、旅行住宿或汽车旅馆
第二节会中服务
一、完成接站工作
(一)工作程序
1、接站工作程序
(1)先搜集各种会议的回执和反馈信息,掌握与会代表的名单以及飞机火车抵达的准确时间,将其编制成一目了然的表格,并统一协调
(2)根据总表的信息,安排接站的车辆和人员
(3)对安排的人员进行培训和要求
(4)接站人员要人手一份与会代表抵达的时间表,按分工的时间和线路迎接
(5)要有统一的指挥调度系统,明确交通工具的班次和具体的时间地点,并掌握与会代表的联络方式
(6)对于自备交通工具的外地与会人员,要事先通过发传真或电话的形式告之到达报到地点的详细路线图
(二)注意事项1、接站的分工
(1)在机场车站迎接参与者,包括设立的接站点的人员和司机等
(2)一部分在会议的住宿地点负责报到工作的人员
2、接站的要求
(1)掌握代表名单及抵离准确时间
(2)有足够的车辆;
(3)有良好的指挥调度,人车都要有值班
(4)所有车辆和人员要按时间、路线接送
3、报到工作的内容
(1)秘书人员在与会者到达报到地点时热情礼貌地接待
(2)在报到处周围设立引导牌和标识牌,标明报到的具体位置
(3)负责报到接待的人员要热情主动地迎接与会者,向报到者表示欢迎,在证实报到人员身份后,将预先准备好的文件袋(包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文件等)发给报到人员
(4)必要时,引导与会者去其住宿的房间,并简单介绍周围的情况和开会的要求
二、完成会议签到和引导工作
(一)工作程序
1、签到工作的程序
(1)对负责会议签到的工作人员的选择
(2)准备签到所需签到笔、签到簿、签到卡的刷卡机等用品和设备
(3)负责签到工作人员提前到达
(4)迎接参会人员
(5)向与会者介绍签到工作的内容
(6)发放会议资料和票证
2、引导与会人员就座的方法
(1)陪伴重要来宾入场就座
(2)为上司和来宾做介绍
(3)帮助来宾领取姓名卡片并引领入座
(4)回答来宾的询问要耐心热情
(二)注意事项
1、会议签到的要求:
(1)准备会议签到的用具要方便、好用、充足
(2)负责会议签到的工作人员要提前到岗
(3)签到处的位置要易找,并标示清楚
(4)签到工作要耐心细致,热情周到
2、对会议引导人员的要求:
(1)事先准备签到所需的签到笔、签到簿等用品,必要时要准备好嘉宾留言簿
(2)要提前到岗,使到会较早的人员不致产生无人过问的尴尬感觉
(3)人数较多的会议,应注意选择签到的方式,避免在会场门口出现拥挤、混乱的场面
(4)人数较少的小型会议,可由秘书按照事先确定的到会人员名单,逐一进行签到,来一人划一人,以便迅速掌握到会者的状况
(5)及时准确地统计出到会者的人数,会议主持者往往在会议即将开始之前,需掌握到会和缺席人员名单
(6)大型会议可用签到卡和电子签到机配合使用,与会者只需要将自己的电子卡送入签到机插口,有关数据即传入会议组织中心
第三节会后落实
一、返程工作的服务要求
(一)相关知识
1、与会人员返程工作的服务要求
(1)提早登记与会人员返程所需车、船、飞机票,并及时分发给与会人员
(2)需要时建议和召开一定范围内的欢送会或送别宴会
(3)分批送站,调配车辆
(4)清理结算与会人员的相关费用支出等,安全、完整归还代为保管的物品
(5)妥善安排暂留人员
(二)工作程序
1、送别会议代表工作程序:征询与会人员返程要求并进行登记→预订车、船、机票→分发返程票→结清会议经费→安排车辆送站→安排暂留人员
(三)注意事项
1、秘书需提醒与会人员提前做好返程的准备事宜
(1)提醒及时归还向组织方或会议驻地单位借用的各种物品
(2)提醒与会人员及时与会务组结算并办理付费事宜,开好发票
(3)帮助与会人员检查、清退房间,避免遗忘各种物品
(4)准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品,以备急需
(5)帮助部分与会人员托运大件物品
二、清退会议文件资料的基本要求
(一)相关知识
1、会议文件清退的方法:
小型内部会议:
(1)由会议主持人在宣布会议结束的同时,请与会人员将文件放在桌上,由秘书统一收集
(2)由秘书在会议室门口收集
(3)由秘书单独向个别已领取文件而未到会的人员收集
大中型会议:(1)提前发出文件资料清退目录,先由与会人员个人清理,再统一交给大会秘书处
(2)选择收集会议文件的渠道,运用收集文件的不同方法
(3)对会议工作人员,采取下发收集目录,限时交退
(二)工作程序
1、会议文件清退的程序:
确定清退文件资料的范围→列示清退目录→按期收集→整理、捆扎清退的文件资料→填写“文件清退登记表”→核点文件资料→查找短缺、丢失的文件资料→如实向领导报告
(三)注意事项
1、在清退会议文件资料时,秘书需要注意
(1)统一印制清退文件资料的目录
(2)分清清退文件资料和不清退文件资料的范围
(3)避免只要求部分与会人员退回文件资料而造成的误会
(4)清退文件,需填写“文件清退登记表”,双方清点无误并签字后留存
(5)文件清退、归档后,剩余的文件资料,经鉴别没有保存价值的登记,经分管领导批准后,由两人以上送到指定地点销毁
2、文件机密等级:公开、国内、内部、秘密、机密、绝密
三、整理会场、会议室的注意事项
(一)相关知识
1、整理会场的有关知识
(1)清点与会人员借用的物品,检查有无遗漏物品和文件,认真检查、联络,保管遗忘物品。清理并取走所有与剩余的与会议有关的文件资料
(2)收拾整理临时放置在会议室的茶杯、桌椅、烟灰缸和其他用品
(3)有条理地检查、清还各种视听设备及用品
(4)揭去会场、会议室标示物,将会议室设备整理恢复到备用状态
(5)锁好会议室门窗。向会场管理部门作出使用完毕的报告,并办理付费的有关事宜
(二)工作程序
1、清理会场的工作程序
清点、检查物品→归还会议所借物品→揭去会场标示物、拿走指示牌→保管遗忘物品→与会议室管理人员交接
(三)注意事项
1、秘书应在闭会后一周内完成的工作:日历、往来信件、会议记录、资金、总结会议、会议卷宗
浙公网安备 33021202002483