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Version 1.0(1005)
XX公司差旅费管理制度
中经(总)字[2010]第002号
司属各公司、各部门:
《XX公司差旅费管理制度》已由XX公司有限责任公司总经理会议通过,现予公布,请各公司、各部门遵照执行。
本制度自2010年6月1日起施行。
XX有限责任公司
2010年5月27日
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XX公司差旅费管理制度
第一条 目的
1.1 为进一步加强出差管理、
规范
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差旅费报销审批流程,特制定本制度。 1.2 各单位应本着真实、必要、节约、合理的原则支付各项差旅费用。 第二条 适用范围
2.1 本制度适用于XX公司总部各部门及境内各分(子)公司及办事处。
第三条 差旅费定义
3.1 本制度所称差旅费包含市内交通费、出差(或工作调动)发生的交通费、订票费、出差期
间的住宿费、出差补助等因公发生的费用;
3.2 因个人原因(如上、下班等)发生的交通费用不得报销。
第四条 市内交通
4.1 在市内办理公务发生的公交车费、轨道交通费、出租车费应凭真实车票据实报销。 4.2 市内交通费报销
标准
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:
职位 费用标准 备注 集团总监/分公司总经理及以上职位 公交车/出租车 据实报销
集团副总监/助理总监 公交车/出租车 单程超RMB120元需上级批准 部门总经理/经理 公交车/出租车 单程超RMB60元需上级批准 副经理/主管及以下职位 公交车/批准后乘出租车 附出租车申请表需上级批准 4.3 符合下列条件之一,可乘坐出租车:
4.3.1 办理紧急公务须尽快到达;
4.3.2 携带重要文件、财产或搬运沉重物资;
4.3.3 公司安排接送重要客户或相关人士。
第五条 异地出差
5.1 本制度所称异地出差,是指离开本公司所在的省份(或地区)去其他省份(或地区)办理公
务,如集团总部人员离开广东去上海出差称作(跨省)异地出差;福建分公司人员从厦门
去福州出差称作(省内跨地区)异地出差。
5.2 出差申请
5.2.1 任何人至异地出差前,均应填写《出差申请表》,由上级主管批准后方可出差;但
若在本公司所在省份内的不同城市之间出差、且当天即可返回而不需要预订机票
及酒店住宿,则可不填写《出差申请表》。
5.2.2 集团总部各中心总监(含主持中心工作的负责人,以下同)及以上职位人员至异地
出差均应由集团负责人批准;各中心副总监及以下职位人员至异地出差应由该中
心总监批准。
5.2.3 各分(子)公司总经理(含主持公司工作的负责人,以下同)至异地(跨省)出差应由
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集团负责人批准(省内跨地区出差不需集团总部批准);各公司副总经理及以下职
位人员异地出差应由该公司总经理批准(财务人员异地出差还应同时报经财务中
心总监批准)。
5.2.4 任何人员至异地出差,应由行政部根据《出差申请表》批准的信息统一安排预定
机票及酒店,出差人自行预订机票及酒店或自行改变行程的酒店及机票费用原则
上不得报销(特殊情况应由公司负责人或集团负责人批准)。
5.2.5 行政部预订酒店时应优先选择品牌商务连锁酒店;若确因公务需要,在不超过异
地差旅费报销标准的前提下,可为集团总监(或分公司总经理)及以上职位人员预
订三星(或四星)级酒店。
5.2.6 行政部预订机票时应全部选择经济舱;若确因公务需要(如陪同重要客人), 经集
团负责人批准后,可为出差人预订头等舱机票或五星级酒店。
5.2.7 未按规定获得书面批准的异地出差,不得报销任何差旅费用。 5.3 异地差旅费报销标准(上限)
交通费 住宿及出差补助(元/天)
职位 县(地)市 省会/直辖市 特殊地区 入住 飞机 火车 轮船 标准 住宿 补助 住宿 补助 住宿 补助 董事长/副董事长/CEO 实报 实报 实报 实报 实报 实报 实报 实报 实报 实报 集团总裁/副总裁/总经理 经济舱 软卧 二等舱 单间 400 60 500 70 600 80 集团总监/分公司总经理 经济舱 软卧 二等舱 单间 350 50 400 60 500 70 集团副总监/助理总监 经济舱 硬卧 二等舱 双人 280 40 320 50 360 60 部门总经理/经理 经济舱 硬卧 三等舱 双人 220 30 260 40 300 50 副经理/主管及以下职位 × 硬卧 三等舱 双人 180 20 220 30 260 40
5.3.1 在北京、上海、杭州、广州、深圳、海口、三亚出差,可按上表“特殊地区”标
准报销;在“特殊地区”以外的经济特区或
计划
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单列市出差可按“省会/直辖市”
标准报销。
5.3.2 以上入住标准中“单间”指单人入住,“双人”指同行同性双人合住。
5.3.3 出差人应在不超过上述标准的范围据实凭票报销差旅费用。实际费用若未达到标
准限额,按实际发生金额报销;实际费用若超过上述标准,必须经财务中心总监
审核、集团负责人批准后方可报销。
5.3.4 不同职位人员共赴同一目的地出差,低职位人员发生的交通费和住宿费可按高职
位人员在标准范围内发生的费用据实报销。
5.3.5 副经理及以下职位人员异地出差,原则上应订购火车票(火车票价高于机票或与上
级同行时除外,特殊情况应由中心总监或公司负责人批准)。
5.3.6 报销异地出差补助的计算天数以异地实际住宿天数为准;虽然至异地出差(跨省或
跨地区),但若当天返回(未在异地住宿),则不得报销异地出差补助。
5.3.7 异地出差时间若超过5天(不含5天),每天只能按以上标准的五分之四报销异地
出差补助。
5.3.8 出差期间若由迎接方提供工作餐(无论是午餐还是晚餐),出差人均不得再报销相
应的出差补助;若由迎接方安排或提供住宿,出差人不得再报销住宿费。
5.3.9 异地出差期间探亲访友或游玩发生的任何费用均不得报销。
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5.3.10 境外出差发生的费用,应参照上述标准及规定报销。
5.4 员工跨公司调动差旅费
5.4.1 员工跨公司调动必须经总部人力资源部批准,否则任何费用不得报销。
5.4.2 员工跨公司调动可参照以上标准报销市内及异地差旅费。
5.4.3 员工跨公司调动,邮寄至就职单位所在地的行李在不超过100公斤范围内可据实
。 报销托运或邮寄费(超过部分不得报销)
5.5 会议或培训差旅费
5.5.1 员工经批准参加会议或培训,发生的交通费应按以上标准报销。
5.5.2 会议或培训期间的住宿、就餐若由主办方统一安排或通过会务费的方式统一缴纳,
则出差人不得再单独报销会议期间的住宿费及出差补助。
5.5.3 若经批准接受外部单位邀请参加旅游性质的会议,不得报销任何差旅费用。 5.6 销售业务差旅费
5.6.1 销售(或业务)人员差旅费,应参照上述标准,由各公司制定差旅费包干办法。
5.6.2 销售业务包干差旅费标准,原则上应公平统一,不应因职位不同而有所差异。
5.6.3 各公司销售业务包干差旅费标准,应由集团营运、财务中心批准后方可执行。 第六条 差旅费报销单据
6.1 无论报销市内交通费还是异地差旅费(含交通费、住宿费、出差补助、行李费等),出差
人均应提供真实、合法、足额的票据,票据金额不足或不符合规定的部分,不得报销。 6.2 报销交通费应填写《交通费用明细表》,详细注明起止地点、时间及目的。 6.3 报销住宿费,应提供真实、有效的住宿发票,住宿发票中的客户名称应填写出差人本人
姓名;住宿发票中包含的餐饮费、饮料费、娱乐费、洗衣费、电话费等均不得报销。 6.4 报销出差补助,应提供足额、有效的餐饮发票,否则不得报销。
6.5 报销行李费应提供真实、有效的行李托运(或快递)单据(非托运或快递至新就职单位所在
地的行李费用不得报销)。
6.6 出差人应将交通票据、住宿发票、餐饮发票、行李票、会务发票等单据规范、平整、牢
固的粘贴在“凭证粘贴单”上,并在每张原始票证上顺次、分类填写编号。 6.7 报销住宿费、交通费、订票费、行李费、出差补助时还应填写《差旅费用明细表》和《个
人费用报销单》。
6.8 出差人应依次牢固粘贴《个人费用报销单》?《差旅费明细表》?《交通费用记录表》
?《出差申请表》?各种差旅费原始票据。
6.9 各种差旅费应在发生当月(最迟不应超过次月底)报销;逾期三个月的差旅费必须由财务
中心负责人批准后方可报销。
第七条 差旅费报销审批流程
7.1 各种差旅费用必须经过有效审批后方可报销,未经有效审批的费用不得报销。 7.2 各分(子)公司及办事处差旅费审批流程:
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7.2.1 金额若小于200元(且未超过报销标准) 的差旅费,由该部门经理批准?费用会计
复核?财务经理审核后即可报销。
7.2.2 金额若大于等于200元(且未超过报销标准) 的差旅费,由该部门经理批准?费用
会计复核?财务经理审核?公司总经理批准后方可报销。
7.2.3 各部门经理及以上职位人员发生的任何差旅费,均需由财务经理审核?公司总经
理批准后方可报销。
7.2.4 超过标准的任何差旅费,还需同时由财务中心总监审核、集团负责人批准后方可
报销。
7.3 集团总部差旅费审批流程:
7.3.1 金额若小于200元(且未超过报销标准) 的差旅费,由该中心部门经理批准?费用
会计复核?主管费用的财务经理审核后即可报销。
7.3.2 金额若大于等于200元(且未超过报销标准) 的差旅费,由该中心总监批准?费用
会计复核?主管费用的财务经理审核?财务中心总监审批后方可报销。
7.3.3 集团总部各中心各部门经理(含主持部门工作的负责人)发生的任何差旅费均需由
该中心总监批准?费用会计复核?主管费用的财务经理审核后方可报销。
7.3.4 集团总部各中心总监及以上职位人员发生的任何差旅费,均需由费用会计复核?
主管费用的财务经理审核?财务中心总监审批?集团负责人批准后方可报销。 7.4 超过预算(无论是月度预算还是其他期间预算)的差旅费,必须同时经财务中心总监审核、
集团负责人批准后方可报销。
7.5 凡不符合本制度要求的任何差旅费用,公司均可拒绝报销。
第八条 生效日期
8.1 本制度自2010年6月1日起生效,以前相关规定若与本制度不一致,以本制度为准。 8.2 本制度由集团财务中心负责解释。
附:
差旅费管理制度附表
XX有限责任公司
2010年5月27日
主题词:差旅费 管理
抄报:集团董事长、总经理及副总经理
抄送:集团各职能中心总监及部门经理、各公司总经理及部门经理
发文:集团总经办 2010年5月27日印发
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