现代企业档案管理

第一章 现代企业文件与档案工作管理 ............................................................................1 一、企业文件与档案的概念、构成.............................................................................1 1、文件的概念.......................................................................................................1 2、企业文件与档案的构成 ...................................................................................1 二、企业档案（Business Archives） .....................................................................3 1、企业档案的概念 ...............................................................................................3 2、建筑安装企业档案及其特点 ............................................................................4 三、企业档案工作的内容 ............................................................................................4 1、企业档案业务管理工作 ...................................................................................4 2、企业档案行政管理工作 ...................................................................................5 四、企业档案工作的任务 ............................................................................................6 1、基本任务 ..........................................................................................................6 2、完成企业档案工作基本任务的条件 ................................................................7 3、完成企业档案工作基本任务的手段 ................................................................7 五、企业档案工作的管理体制 ....................................................................................8 1、企业在档案工作建设和发展上的职责 ............................................................8 2、企业档案工作的领导 .......................................................................................9 3、企业档案综合管理 ...........................................................................................9 4、企业档案工作机构和企业档案工作者 .......................................................... 10 第二章 企业档案管理运作 ............................................................................................. 10 一、现代企业文件的形成和积累 .............................................................................. 11 1、企业文件的形成 ............................................................................................. 11 2、企业文件的积累 ............................................................................................. 13 1 二、现代企业文件的整理与归档 .............................................................................. 13 1、企业文件的整理 ............................................................................................. 13 2、企业文件的案卷组织 ..................................................................................... 14 3、案卷的编目..................................................................................................... 15 4、企业文件的归档 ............................................................................................. 16 三、企业档案的整理与保管 ...................................................................................... 18 1、企业档案的分类 ............................................................................................. 18 2、企业档案的保管 ............................................................................................. 20 四、企业档案的鉴定 .................................................................................................. 22 五、企业档案的检索与编研 ...................................................................................... 23 1、企业档案的检索 ............................................................................................. 23 2、企业档案的编研 ............................................................................................. 24 六、企业档案的利用服务 .......................................................................................... 26 第三章 实际操作 ............................................................................................................ 27 一、党群行政类档案 .................................................................................................. 27 二、科技档案——产品类（工程类）、基本建设类、设备仪器类 .......................... 27 三、专门档案——会计档案 ...................................................................................... 30 四、特种载体类档案 .................................................................................................. 33 五、干部职工档案：（企业档案分类与组卷实用参考P78） ................................... 37 2 1、文件的概念 是指组织或个人在履行法定职责中形成的具有现成执行效果和历史 查考作用的任何形式的记录材料。 此概念既包括形成、积累、传递执行阶段的现行文件，也包括包保存 备用阶段的档案。对企业而言，现行文件是指企业在管理活动、技术开发 及产品生产过程中正在制成和执行的文件，档案是指完成执行效果后的有 保存价值的备查、备考文件。 2、企业文件与档案的构成 企业文件与档案从内容上划分，可以分为管理文件、档案，科技类文 件、档案，会计文件、档案和干部职工文件、档案。 （1）管理性文件、档案：指企业在经营管理、日常行政管理、组织 管理、科技与生产管理等工作中形成的直接记录，具体包括以下四类： ?经济管理类：包括企业在建立现代企业制度中形成的改革、改组及 改造方面的战略性决策文件与档案；企业新产品开发规划和市场营销方面 的文件、档案，组织计划、统计、财务及物料管理等方面的文件与档案。 ?行政管理类：包括企业在行政事物、公安保卫、法纪监督、人事管 理、教育卫生、审计、外事及后勤等方面形成的文件与档案。 ?组织保障类：包括企业党委、工会、共青团、纪检、协会等部门形 成的文件与档案。 ?科技与生产经营类：包括企业在新产品开发、技术创新、质量、能 1 源、标准化、定额、安全生产管理等方面形成的文件与档案。 （2）科技类文件与档案： 是指企业在产品生产、工程项目的建设、科研课 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 的开发研究等工作 中形成的文件与档案，具体包括以下四类： ?科研类：包括企业在课题立项、研究、试制、成果坚定等推广应用 等方面形成的文件与档案。 ?产品类：包括企业在产品开发、工艺准备、加工制造、产品鉴定、 检验、包装、广告宣传等方面形成的文件与档案。 ?设备类：包括企业在设备购置、安装调试、使用维护、改造更新、 报废等方面形成的文件与档案。 （3）会计文件与档案： 是指企业在会计工作中行成的会计凭证、会计帐簿、财务报告等。 （4）干部职工文件与档案： 指企业在劳动人事管理工作中形成的企业干部职工个人的文件与档 案。 由于企业的现状是企业历史的延续，而企业的现状又将成为企业未来 的历史，因此企业当前和未来的经营管理、科技开发及产品生产都离不开 对企业原有的人、财、物、产、供、销等各种管理和生产技术条件的准备 掌握，而所有这些信息都凝结在企业文件与档案中。文件是企业进行经营 管理、技术开发及产品生产的执行依据和工具，其完成执行效用以后，有 保存价值的部分则转化为档案，在企业管理和生产技术活动中发挥凭证和 参考作用，从而使档案中有价值的内容又融入了新的文件之中。可见，文 件与档案在企业经营管理，技术开发及产品活动中是相互补充、共同发挥 作用的。 2 1、企业档案的概念 是指企业在各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的 历史记录。正确理解此概念，应把握四点： （1）企业档案是企业各项活动的历史记录 ?企业档案的形成范围是具体的，即在特定的企业活动范围内形成 的，它记述和反映了企业有关活动的过程和成果，并首先为企业的生存与 发展提供服务。 ?企业档案的内容构成是复杂的，即企业档案不是单一地记录企业的 某一项具体的活动，而是全方位反映企业活动的方方面面，它既包括企业 生产经营活动的内容，也包括企业的管理、财务、人事、教育、宣传及其 他相关活动的内容，是企业各种职能活动内容的总和，呈现出内容构成的 复杂性。 ?企业档案是企业活动的一种历史记录，这说明企业档案所反映的事 物或活动不是现行的，也不是将来的，而是已经完成或告一段落的事物或 活动。 （2）企业档案是企业活动的直接记录 企业档案是企业各项活动中直接形成的，这说明企业档案是关于企业 活动的第一手材料，而不是事后回忆和事后编写的。 （3）企业档案是保存备查的企业活动的记录： 并不是所有企业活动的记录都可以转化为企业档案。一般来说，只有 那些具有保存价值，即在较长时间内能够发挥凭证、依据作用的企业活动 的记录才有可能转化为企业档案。当然，转化是有条件的：?办理完毕（完 成书面处理程序）?具有保存价值是最基本的转化前提条件。?履行归档 手续、进行必要的整理加工是转化的另外一项重要的技术保障；?相对集 3 中地管理也是完成转化的一项原则性要求。“保存备查”简明扼要地概括 了上述转化含义，从而是企业档案与一般性的企业文件和其他企业活动的 记录区别开来。 （4）企业档案是各种文献载体形式是多种多样的 ，除纸质文件外， 还有特殊形式的记录载体，如照片、缩微片、录像带、计算机软盘、光盘 等，椰油一些以实物形式的材料也被纳入企业档案的归档范围，比如证书、 奖品（奖章、奖杯等）、印章、产品样品（如纸织布样、地质矿样等）。 2、建筑安装企业档案及其特点 建筑安装企业是只从事土木建筑和设备安装工程施工的企业，通常包 括建筑公司、工程公司、建设公司等。建筑安装企业档案则是只在上述企 业活动中产生的档案。建筑安装企业的产品是各种厂房、矿井、港口、机 场、铁路、桥梁、管线、道路、住宅以及公用建筑等建筑物、构筑物和各 种设施，其企业活动的主要目的是形成各种生产性和非生产性的固定资 产。同制造企业相比，建筑安装企业的活动有几个重要特点：一是生产的 流动性；二是生产对象的单件性；三是生产周期的长期性；四是企业行业 行为的法律制约性。因此建筑安装企业档案也相应地呈现以下特点：生产 技术档案为主体且档案即为产品所有者的竣工档案，成果档案具有双重 性；由于建筑无、构筑物等主要产品的使用较长， 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 类档案一般具有长 远的保存价值等等。 企业档案，从广义上看有两大部分组成：企业档案业务管理工作和企 业档案行政管理工作。 1、企业档案业务管理工作 企业档案业务管理工作是一库存档案为主要对象，由企业按照有关政 策、法规和规章制度的要求在其内部进行的。它带有微观性、业务性的特 4 点。这一工作是整个企业档案工作的主体部分、人们有时直接将其理解为 狭义的企业档案工作。 企业档案业务管理工作主要包括： （1）对企业文件工作的协助、监督与指导。对企业文件的形成积累、 整理立卷和归档移交进行协助、监督和指导，维护归档文件的完整、准确， 确保企业档案的初始质量。 （2）企业档案的整理。对企业档案全宗进行科学的划分，对企业档 案案卷进行分类编号及库存整序，实现企业档案的有序性、系统性。 （3）企业档案的鉴定。通过严格的程序和方法对企业档案的保管期 限及资产含量等因素进行评价，保证企业档案的精炼和重点档案的安全， 维护企业的正当权益。 （4）企业档案的检索。对企业档案文件进行著录与标引，建立企业 档案检索体系，逐步实现自动化检索，保证企业档案利用的及时性、准确 性，提高服务工作的效率。 （5）企业档案的编研。对企业档案信息进行加工、浓缩与重组，通 过编研成品的广泛传播交流，保证企业档案利用的针对性、主动性和有效 性，提高服务工作的档次和水平。 （6）企业档案的提供服务。通过各种服务的方式和手段，开展科学 的档案用户分析及服务反馈控制，达到库藏信息与利用需求的有效结合， 保证企业档案价值的实现。 （7）企业档案的统计。建立档案统计指标体系，通过严格的统计程 序和方法，保证业务数据的翔实和真实，为企业档案的日常管理和行政决 策提供科学的依据。 2、企业档案行政管理工作 是以企业档案部门的人、财、物为主要对象，由各级档案行政管理机 5 关、专业主管部门中的档案机构和各个企业，从不同的角度按照不同的职 责来开展的，是对企业档案业务管理工作的管理。这一工作是整个企业档 案工作的重要组成部分，它带有综合性、政策性特点。 企业行政管理的工作内容主要包括： （1）统筹规划。对本企业的档案工作作出规划，确定长远方向和中 近期目标，保证企业档案工作的可持续发展。 （2）组织协调。搞好企业档案工作的内部协调和外部协调，正确处 理宏观与微观的关系、“块块”与“条条”的关系、局部与全部的关系、 内部建设与外部建设的关系，求得思想上的一致和行动上的配合。 （3）统一制度。根据企业档案工作的规律和特点，对其内容、要求、 程序和方法作出具体的规定，并切实贯彻落实，提高企业档案工作的规范 化程度。 （4）实施监督。对企业及有关人员贯彻执行企业档案工作的方针政 策、法律法规、规章制度的情况进行检查和监督，及时解决工作中的问题 和缺陷。 （5）业务指导。通过调查研究、总结经验、召开会议、业务培训、 检查评比、提供咨询等多种方式，对企业档案工作中的有关业务问题进行 具体的指导。 1、基本任务 企业档案是企业生产经营及其他 管理活动的历史记录，是一种重要的信息资源。企业档案工作是维护企业的经济利益、合法权益和历史真实 面貌的重要工作，是国家全部档案工作的重要组成部分。建立健全企业档 案工作，既是企业当前工作的需要，又是企业长远发展要求的；既是多快 好省地进行生产经营、提高企业经济效益的重要基础，又是建设企业文化、 6 推进企业的社会主义精神文明的重要内容。 企业档案工作的基本任务是：认真贯彻《档案法》和有关档案工作的 政策、法规和标准，科学地管理企业档案，积极地开发企业档案信息资源， 及时、准确地提供企业档案，为企业的现实工作和长远发展服务，为党和 国家的各项工作服务。 2、完成企业档案工作基本任务的条件 包括：建立、健全符合实际情况的行之有效的企业档案工作管理体制； 设置与企业档案和档案工作发展相适应的档案机构；建设具有一定数量和 较高素质的结构合理的企业档案工作队伍；制定有关企业档案工作的 一 系列的规章制度、标准与规范；抓好企业档案的各项业务建设工作；配备 比较完善的企业档案库房、设备及装具，提供比较充足的档案工作经费。 如果没有上述条件，企业档案的基本任务就成了“空中楼阁”，难以落实。 上述条件齐备，企业档案的基本任务就会得以顺利完成。既要把企业档案 工作的基本工作任务作为着眼点，更要从完成档案工作基本任务的条件方 面着手。 3、完成企业档案工作基本任务的手段 （1）行政手段。是指通过行政命令、规定，贯彻落实党和国家有关 企业档案工作的方针政策和法律法规，推行各种有效的企业档案管理的方 法与措施，对企业档案工作进行行政监督。 （2）法律手段。是指建立、健全企业档案工作的法规体系，按照《档 案法》和其他法律法规的规定，依法制档，维护企业档案工作的正常秩序， 使企业档案工作做到有法必依、执法必严、违法必究。 （3）经济手段。是指贯彻物质利益的原则和按劳分配的原则，将企 业档案工作的有关要求纳入企业相关部门和人员的经济责任制之中，通过 物质奖惩的办法激励和推动企业档案工作的健康发展。 7 （4）宣传教育手段。是指宣传党和国家关于企业档案工作的方针政 策和法律法规，宣传本企业有关档案工作的规章制度，宣传企业档案在企 业发展中的重要作用，增强企业有关部门、有关人员的档案意识和参与、 支持企业档案工作的自觉性。 （5）指导咨询手续。是指按照有关政策、法规、标准等的规定，为 企业单位的有关部门和人员通报情况，“穿针引线”，答疑解惑，交流经验， 提供具体的指导和咨询。 上述手段的实施，是为完成企业档案工作基本任务的这一总目标服务 的。同时，这些手段之间不是彼此孤立的，也不是相互对应的，在企业档 案工作中通常需要综合运用。 是指企业对其本身的档案工作进行管理的内部体制，包括企业档案工 作的领导关系、企业档案工作机构的设置及其职责、企业档案工作人员的 配备等方面的内容。它是企业内部管理体制的一个重要方面。 1、企业在档案工作建设和发展上的职责 （1）把企业档案工作列入本企业发展和规划之中，统一组织制定本 企业的档案工作发展规划和计划； （2）根据本企业发展的需要设置适宜的企业档案工作队机构，建立、 健全本企业内部的档案工作网络，配备精干高效、结构合理的企业档案工 作队伍； （3）确定分管本企业档案工作的企业负责人，并明确其职责； （4）大力推进企业档案工作的制度化、规范化，认真组织对本企业 档案工作的基本规章制度的审查和批准； （5）为本企业档案工作的正常运转提供物质基础，保证企业档案工 作所必需的经费和库房、设备等基本条件。 8 2、企业档案工作的领导 一个企业的档案工作，要贯彻执行集中统一管理原则，要正常运转和 健康发展，就必然涉及到企业内部管理中的各种因素，各种关系。要理顺 和协调和好这些因素与关系，企业负责人的认识和决断起着举足轻重的作 用。特别是一些直接制约企业档案工作正常开展的关键因素，如机构、人 员、制度、库房、设备、资金等，都只有靠企业负责人才能解决。企业负 责人的重视和支持，已成为做好企业档案工作的一个关键环节。所以《国 营企业档案管理暂行规定》明确指出：“企业档案管理涉及生产活动和党、 政群等各个部门，应有一位副厂长（副经理）分工领导，并且列入企业领 导议事日程，作为考核企业领导人政绩的一部分”。《乡镇企业档案管理暂 行规定》也要求：“档案工作应由一名副厂长（副经理）分工领导，并列 入企业工作议事日程”。 作为企业的档案部门和档案人员，应当加强对企业档案工作的宣传， 用事实说明企业档案和企业档案工作的重要作用，以争取企业领导的支 持。作为企业的负责人，特别是分管档案工作的企业负责人，应当不断强 化档案意识，切实担负起领导的职责，定期听取汇报，认真检查企业档案 工作情况，及时研究和解决档案工作中存在的问题，成为企业档案工作者 的紧张后盾。 3、企业档案综合管理 企业档案综合管理，从总体上讲，是指按照企业档案工作的集中统一 管理原则，净一个企业形成的各种门类、各种形式的档案材料由专门设立 的综合档案工作队机构进行统一的归档保存、分类整理和开发利用。具体 来说有以下几方面涵义： （1）企业档案工作要实行归口管理，由专门设立的综合性的档案工 作机构来对本企业的档案工作进行整体控制； 9 （2）在本企业的档案工作中要统一制定规章制度，无论对何种门类、 何种形式的档案材料，都要统一执行企业档案工作的基本制度； （3）在企业档案工作中，要牢固树立整体观念，把各种门类、各种 形式的档案作为一个有机整体来看待和管理，在基础工作中要对企业的全 部档案实行统一分类编号，改变各管一摊、自成体系、互不关联的模式； 在利用工作中要强调企业档案信息资源的全面开发和综合利用，逐步建立 企业档案信息网络，充分发挥企业档案整体的功能和作用。 4、企业档案工作机构和企业档案工作者 （1）综合档案室的主要任务：（综合档案管理办法中已明确规定） （2）企业档案工作者： 要搞好企业档案工作，就必须发挥人的主观能动性，必须建设一支思 想伤风过硬、具有较高业务水平、群体结构合理的企业档案工作队伍。热 爱档案工作，正确对待名利，热心服务，努力学习档案业务知识、现代科 学技术常识、管理科学知识及法律知识等，提高档案人员的组织管理和办 事能力。在层次上，高级、中级、初级人才应按小、中、大的比例组成金 字塔型的档案人员群体结婚，分别承担不同内容及要求的业务工作；在年 龄上应老中青结合，改变人员偏老的情况，增强活力，保证企业档案的长 期发展；在来源上，除管理型人才外，还应充实一定数量的专业技术人员， 负责有关专业的档案信息的研究与开发。保持企业档案工作队伍的相对稳 定。 10 1、企业文件的形成 企业文件的形成是文件工作的起点和基础。企业文件的形成质量是各 职能部门通过质量体系认证的必要条件。因此文件形成不仅是各职能部门 的管理职能，同时它又是档案部门必须加以重视和给予指导的工作内容， 随着科技进步和时代发展，对企业文件形成的关注程度必须进一步提供。 （1）企业文件形成工作的要求： ?遵循规律：企业文件是在企业开展各项活动过程中，由职能部门依 据工作需要，遵循严格一定的科学程序和工作规律而自然形成的。现代企 业是在市场经济制度下从事独立生产经营活动的经济实体，它所从事的全 部活动，贯穿于从经营决策、产品开发、研制生产到销售服务、取得 反 馈信息的全部过程，其中每一次活动都要依据一定的客观规律，有计划有 步骤地进行。例如企业的经营决策必须按照以下程序进行：搜集信息资料、 确定经营目标、提出可行方案、方案的评优选定、决策方案的实施、反馈 信息的收集等。在市场环境发生变化时，又要重复上述决策过程，制订新 的经营决策，以适应市场经济和立足市场的需要。在每次活动的各个不同 的工作阶段，都会形成反映该阶段活动内容的文字记载，即企业文件，因 此说企业文件是有规律地自然形成的。 ?真实客观：企业文件的形成，真实、客观地反映了企业活动的面貌， 不允许有人为的篡改和虚假的内容。企业文件是企业现行活动的写实，它 要全面、系统、真实、客观地反映企业的面貌。它既可作为记载和考核企 业活动是否达到预期目标的见证，又可利用已形成文件对各项企业活动予 以指导、监督和控制，还可在发生经济纠纷时作为提供法律诉讼的有关凭 证。因此企业文件的真实性直接影响到企业各项管理工作的顺利进行和对 企业自身权益的合法保护，另外企业文件的真实性要求实际上也是企业通 11 过质量认证的起码条件。在国际质量标准中规定，企业的每一项活动，都 要“写成文件”，上至企业的质量方针、质量体系运行的程度和规程，下 至各项活动的控制方法、质量记录等。都要有文字记录。这些被“写成” 的文件，必须是真实的、准确的，绝不允许有与企业活动不符的虚假的数 据信息，否则只会给企业千万贻误和带来损失。 ?质量符合标准：企业文件不仅有现行利用价值，而且其中绝大部分 对今后工作有长期参考的借鉴价值，需要归档保存，因此企业文件的形成 要有严格的质量标准。外在和内在的两种表现，外在表现包括：记录载体 （如纸张、光盘、磁盘）是否安全可靠，记录方式（如书写、磁盘记录、 光盘刻录等）是否合格、耐久等，内在表现包括：记录格式、内容是否标 准，数据信息是否真实有效等。在文件形成过程中，知心朋友对文件质量 实施有效控制，编制文件控制程度。 （2）企业文件的形成渠道： 在市场经济下，现代企业已不再是封闭的内向性管理模式，而是面向 市场和用户的开放型的经济实体，一方面除生活、技术活动在企业内部完 成外，其他活动如原材料和设备的选 购、人才引进、市场调查、产品销售、用户反馈等均需由企业伸向外部的触角部门来完成，另一方面即使完 全由企业内部完成的活动，也要及时接收外产听信息，如专利技术、产品 动态、国内外科技情况、国际市场经贸信息等，并据此适时调整企业内部 的产品开发和科技研究方向，以适应市场竞争的挑战。?企业内部生活经 营及管理部门：这是企业文件的主要形成渠道和部门，他们主要提供在企 业内部各次生产经营活动及管理工作中形成的信息文件。这类文件记录了 企业人、财、物等资源状况及生产经营活动的基本数据信息，可以作为从 事生产经营活动的原始记录，证实企业达到了相应的质量标准要求，是构 成企业文件质量体系的主要部分。?企业物质采购、经营销售及服务部门： 12 这是企业内部和外部的接口部门，他们不仅要形成本部门工作的实际情 况，例如合同、计划等，还要及时了解用户服务、同行业竞争等方面信息， 并将这类信息洪成本企业可以利用的信息文件 ，供企业领导层及管理层作为制订经营决策的主要依据。?国家或地方的贸易、金融、投资、情报 部门：这些部门虽不在企业编制范围之内，但他们掌握了企业所处宏观环 境的全部信息，包括经贸、财物、技术等方面的情报信息，这部分信息是 企业决策必不可少的重要依据。企业必须通过相关部门设置专人从事这类 信息的收集的工作，并将其形成企业文件。 2、企业文件的积累 企业文件的积累是避免文件散失、损坏，维护其安全、完整的必要手 段。积累的方式：职能部门、档案部门（或办公部门），职能部门积累是 指由文件的形成或经办部门形成文件的统一积累，并由专人负责保管。比 如党政管理文件 ，一般由企业办公（秘书）部门积累，生产经营文件， 一般由生产经营管理部门积累，科技文件一般由原形成的科技部门积累， 这种积累方式便于各职能部门形成和经办的文件的日常利用，是较为普遍 采用的一种方式。档案部门或办公部门积累：指由档案部门或办公部门对 企业文件实行统一积累和保管，这种方式主要用于企业规模较小，职能部 门和人员较少，或文件使用范围较为广泛的情况下。 1、企业文件的整理 企业文件的整理是归档的准备工作。通过整理，将在企业各项活动中 形成和积累的文件系统化，把它们分门别类地按照其形成规律与特征，恰 当地组织成若干保管单位——案卷，并编制目录以备检索，使之构成一个 具有整体联系的企业文件管理系统。档案部门应给予重视，并指导、协助 各职能部门做好这项工作，以确保归档工作的质量。 13 企业文件种类别之间如何区分？?以文件的记录内容作为区分的主 要原则：从记录内容看：以记录党群工作和行政事务管理活动为主要内容 的，构成了党政管理类文件，以记录科技生产活动为主要内容的，构成科 技类文件，以记录生产经营活动为主要内容的，构成了生产经营管理类文 件，从信息性质上看党政管理类文件多属于静态的、历史的信息；科技类 文件多是指导现实生产和科研活动的信息；生产经营管理类文件则不仅是 现实信息，而且具有动态性及一定的情报性（比如市场调查文件）。因此 以文件记录内容作为区分的主要原则比较实用和相对可靠。 ?以文件的形成部门作区分的参考方法：在企业内部，各职能部门担 负着不同的任务和职责，在分工负责的活动中所产生和形成的文件也各不 相同。技术和生产部门从事并分工负责科技、生产活动，主要形成以科技 内容为主的科技文件；党政管理部门从事党群工作和行政管理活动，主要 形成党政管理文件；生产经营管理部门从事生产经营活动及其管理工作， 主要形成生产技术管理和经营管理文件。在进行种类文件区分时，以职能 部门为参考原则，可以使文件的区分与档案的收集工作相结合，用来区分 那些单纯从内容上比较难以区分的文件。 ?以保持种类文件的系统性为最终原则。比如科技文件具有成套性的 特点，党政管理文件常有来文和复文。 2、企业文件的案卷组织 案卷是指一组具有有机联系的企业文件的集合体。为方便保管起见， 同一案卷中的企业文件应具有相同的密级和保管期限，并在一定的数量范 围内，由档案部门提供的标准的保管单位——卷、册、袋、盒来组织。 组卷的方式比较多，主要的有按问题（同一问题为一卷或数卷）、名 称（会议记录、统计报表）、按时间（同一时间形成或反映相同时间内容）、 地区（产品市场、用户材料）、收发文机关（报告、批复）、作者（同一作 14 者形成的科研成果）、结构（事物内部基建子项目）、专业（基建工程的图 样文件可按建筑、结构、通风、水暖、电气等不同专业分别组卷）。案卷 的组卷方法是在实践经验的基础上，不断积累和探索而产生的。在具体应 用时，应根据企业的客观情况，选择能保持企业文件的有机联系，又方便 管理和利用的方法，也可以选择两、三种方法结合组卷，比如经营管理类 文件可以采用问题——文件名称或文件名称——时间两种方法结合，或问 题——文件名称——时间三种方法结合进行组卷。 卷内文件的排列：按时间、问题——每个问题的文件中再按时间顺序、 按作者、按地区、按重要程度、重要文件在前，次要文件在后，文字在前， 图样在后，按反映对象的结构隶属关系排列：如基建工程设计的总体布置 图在前，子分包图居中，平、立、剖面图和大样图在后，按文件形成的逻 辑关系：复文在前、来文在后，正文在前、附件在后。 3、案卷的编目 案卷的编目是以案卷为对象，通过一定的形式，系统整理的成果，揭 示案卷内文件内容与成分的工作，它是在企业文件归档前，由各职能部门 从事案卷组织的同时进行的，是文件整理工作的一项重要内容。 编页（张）号、填写案卷内文件目录、填写备考表，填制案卷封面等。 编而（张）号：是指案卷内排列好的文件按顺序编上页（张）号，以 固定它们在案卷内的位置、明确卷内文件的数量，便于保护和查找利用。 通常在文件的右上角或右下角编注阿拉伯数字以示其页（张）号，如果文 件中已编有页（张）号，可以另外编号。 填写案卷内文件目录：是详细登载内每一份文件情况的表格材料，对 于管理和利用案卷有重要作用。主要登录项目有：序号是指该份文件的字 号，所在页号——该份文件在案卷中的页码或页码区间，责任者——文件 的编制单位或个人，日期——该份文件的编制时间，备注——是指应说明 15 的其他问题。对于科技文件而言，如果有图样目录或文件目录、可尽量利 用原目录。 填写备考表：用来说明案卷内文件在归档前后的基本情况及其变化的表格材料。内容分二部分：一部分是根据文件整理、归卷过程中的问题， 对该案卷内文件情况的基本记载和说明，在归档前由各职能部门填写，并 注明组卷人及组卷时间以示负责。另一部分是在移交后及归档后管理过程 中，各有关该案卷变化情况的登载和说明，由档案部门的有关人员负责填 写，备考表放在卷内文件的最后，它是记录案卷移交过程的交接凭证，一 方面明确双方的责任，另一方面便于保管人和利用者更好地掌握案卷情 况。 填制案卷封面：是以一定格式概要介绍案卷内文件的内容、成分和形式特征的一种工具，它起着保护卷内文件和指引查找利用的作用。内容有： 全宗名称——企业名称，文件的形成单位、全称、类目名称——全宗内分 类方案的第一组类目名称，如党群类，案卷标题又叫案卷题名，指案卷内 文件的综合名称，主要包括作者、主题和文种（管理类文件）或项目名称， 内容特征和文种（科技类文件）三个基本部分，也可在中间加上卷内文件 所共有的其他特征，卷内文件所针对的时间、地区等，要求能简明、准确 地揭示与反映案卷内文件的内容、性质特点，卷内文件页数——卷内文件 的总页数，卷内文件起止日期——卷内文件的开始和终止日期，保管期限 ——案卷的保管期限，全宗号、目录号、案卷号指案卷的隶属编号，应与 档案编号相同。 4、企业文件的归档 企业文件在完成现行使命后，应由各职能部门将在本部门形成的、具有 保存价值的部门整理后移交基层档案阅读集中保存，这项工作称为归档，归档工作是企业文件向档案转化的关键，为保证归档工作的质量以及 16 归档文件的准确、完整、系统，必须建立现代企业文件归档制度，归档制 度是企业各职能部门进行归档工作的标准与规范，又是基层档案部门协 助、指导各职能部门做好归档工作的基本依据。归档制度通常包括：归档 范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档手续等内容。 ?归档范围：正确划定企业文件的归档范围是保证企业档案齐全完 整、符合质量标准要求的关键环节和重要措施，因此归档范围是归档工作 的核心内容。 确定的主要依据是：在企业文件完成现行使命后是否具有长远保存和 继续使用的价值。凡是直接记述和反映本企业生产经营和科技活动面貌、 具有现实和长远查考价值的企业文件，均应列入归档范围，也就是说，列 入归档范围的企业文件必须：一是在本企业活动中直接形成，二是在当前 或一定暑期内具有依据凭证作用，三是对企业具有长远的历史查考价值。 ?归档时间：归档时间是指办理企业文件归档交接手续的时间。在现 代企业中，各类文件有着不同的形成规律和现行利用期限，归档时间过晚， 文件长期散失在各部门或人员中，不利于安全保管，有可能丢失重要的文 件；归档时间过早，有可能影响各职能部门对文件的现行使用，对企业政 党业务工作的开展产生不利因素。一般地：A按年度归档：对一般管理类文件 ，通常按年度接收归档，对于活动周期较长或年度时间特征较强的 科技文件也常采用这种方法。B按活动结束时间归档：一项基建工程结束后归档。C按工作阶段归档：形成周期过长，需几年乃至几十年完成的产 品、科研或工程项目，因为文件数量庞大，通常可以按各项活动的工作阶 段将其接收归档。D随时归档：对一些机密性较强的文件（如人事文件）、 调查研究或从外单位收集来的文件等，为避免丢失或泄密，通常采用随时 归档的方法，以确保企业档案的完整与安全。 ?归档份数：归档份数指同样一件文件应归档几份。确定合理的归档 17 份数既可满足长远的利用需求，有效地保护企业档案的安全，又可避免浪 费，给企业造成损失。应考虑：一是文件的重要性，二是文件的利用率， 三是某些专门需要。通常只归档一份，重要的利用比较频繁的文件应适当 增加归档份数。 ?归档要求：归档要求是指对企业文件将近归档工作的基本要求，是 确保归档工作质量的重要措施，A企业文件的交接归档工作应由各职能部门与档案部门共同完成：职能部门进行初步整理成案卷后向档案室移交， 档案部门给予必要的指导与协助，B必须保证归档文件 质量：档案部门 对各职能部门移交的企业的内在和外在质量进行检查和验收，然后再办理 归档手续。需归档的文件内容要真实，信息要准确，书写清楚，包装要良 好，同时要以载体质量和记录方式规定相应原质量标准。档案部门要严把 质量关，对不符合要求（质量）的，要限期改正后再接收归档。 ?归档手续：档案部门在进行质量检查合格后，还需办理一定的交接 手续，以示负责并备考。A科技文件应编写归档材料简要说明，并经项目 负责人审核签字。说明的主要内容，项目情况（包括名称和代字），任务 来源和依据，任务实施情况，项目水平、质量和效益等，本项目科技文件 的完整、系统、准确情况，本项目负责人和参加人分工情况，归档材料整 理人，说明书撰写人姓名和撰写日期等。B填写归档文件移交清单：这是企业文件交接归档的原始凭证，一般填写一式二份。在办理文件移交归档 手续时，交接双方——职能部门和档案部门按清单移交点收，并在签字和 注明日期后双方各留存一份，以备查考。 1、企业档案的分类 指企业档案实体的分类。 国家档案局1991年7月颁布的《工业企业档案分类试行规则》将企 18 业内的全部档案分为十大类：党群工作、行政管理、经营管理、生产技术 管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、干部职工。 党群工作——党务工作、组织工作、宣传、统战、纪检、工会、共青 团、协会工作等。 行政管理——行政事务、公安保卫、法纪监察、审计工作、人事管理、 教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等。 经营管理——经营决策、计划工作、统计工作、财务管理、物资管理、 产品销售、企业管理等。 生产技术管理——生产调度、质量管理、劳动管理、能源管理、安全 管理、科技管理、环境保护、计量工作、档案和信息管理等。 产品——按种类或型号。 科技研究——按课题性质或课题设置，（内容上侧重于产品的开发与 改进或生产过程、生产工艺的革新、以应用研究为主）。 基建——按工程性质或工程项目。按性质保分为“生产性设施”，“生 活福利设施”，“公用设施”，“其他设施”等，按工程项目设置多少项工程 设多少个类目。 设备仪器——按种类或型号。 会计档案类——会计凭证、会计帐簿、财务报告、其他。 干部职工——指企业职工的个人人事档案。设科技人员、职员、工人、 离退职工、残废职工。 档号的编制，档号是企业档案部门在整理档案过程中，以字符形式赋 予档案的一组代码，某一企业档案的档号建立后，就成为存取该档案的标 志。 页码是确定每份文件在案卷内的具体位置，档号是确定该案卷在全宗 档案中的位置，都具有唯一性， 19 行业标准DA/T13-94《档号编制规则》，将档号结构分为三种。 全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页号，全宗号——类别号 ——案卷号——件、页号，类别号——项目号——案卷号——件、页号， 根据企业档案具体情况，综合上述几种结构的优点，企业档案的档号结构 可概括为：全宗号——类号（分类号）——案卷号——件页号。 2、企业档案的保管 （1）企业档案保管，是指对已整理入库的企业档案进行妥善的维护， 创造适于保护企业档案的条件与环境，健全有关库房管理的规章制度，建 立良好的企业档案库藏秩序。 二方面任务：一是维护企业档案实体的理化状态和内容的安全性，进 行科学的预防和及时的抢救，避免和减少自然因素或人为因素对企业档案 的损害；二是维护企业档案实体的秩序状态，进行科学的整架排序，使企 业档案库藏始终井然有序。 企业档案保管是企业档案部门一项经常性的业务工作，这项工作不是 简单的“看摊守摊”，而是有着完整而科学的业务内容的；A日常性的保管和保护工作；温湿度的观察监测、库房清洁、库房的安全保卫和企业档 案的入柜上架整理等。B预防性的保管与保护工作：防火、防潮、防高温、 防虫、防鼠、防光、防尘、防污染、防盗等而采取的维护措施。C抢救性的保管与保护措施：对破损或载体变质的企业档案进行修补、复制等。D条件性的保管与保护措施：主要指库房的规划建设与使用、企业档案装具 的挑选及设备的购置与维护等。 （2）企业档案保管的物质条件与防护措施： A企业档案库房：《档案库房建筑设计规范》的有关规定为依据，如 没有条件新建库房的，在将办公用房用作档案库房时，应进行必要的改造， 尤其要注意：?库房应选择干燥的楼层，不宜放在地下室、顶层或平房之 20 中。?应远离民用住宅、远离易燃易爆物和污染源，减少不利因素对企业 档案的威胁。?库房的门窗应坚固、密闭性好、能有效地防尘。?库房应 与办公室、阅览室、晒图室等隔开。?库房应具有安装空调、去湿机等有 关设备的条件。 B企业档案装具：装具是指用以存放档案的柜、架、箱。有木制装具 和金属装具之分，金属装具有利于防火防虫、且较美观，在实践中应用更 多。可分为组合档案柜和密集架，密集架不仅防火、防光、防尘的性能良 好，而且可以节省档案库房的空间及库房建设的费用，但它对地面承重能 力的要求较高。在选择时，可以根据库房空间的大小、档案数量的多少、 楼板的坚固程度及企业的经济实力来确定。 C企业档案保管设备：企业档案保管设备一般是指具有固定资产性质 的配置在企业档案库房及有关业务用房内的各种技术设备。有很多种类， 如空调、去湿机、防火报警器、灭火器、缩微拍照设备及缩微品阅读器、 防盗报警器、闭路电视监控设备、消毒无菌设备、企业档案进出库的搬迁 工具等。 D企业档案的防护措施：?防火：企业档案的制作材料大多是易燃物 质，防火问题事关重大，一方面配备效果良好、数量充足的消防器材，如 灭火器、消防栓等，经济条件较好的企业可安装烟雾报警器和自动灭火装 置，另一方面，要建立严格的防火制度和消防器材的使用 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ，库房 讷严禁吸烟和使用明火，明确火灾抢救的分工，定期对库房进行消防检查， 消灭一切火灾隐患。?防潮、防高湿：不适宜温湿度影响企业档案制作材 料的耐久性，加大其他不利因素对企业档案的危害程度，因此防潮、防高 温、控制和调节温湿度，对企业档案的保护具有重要作用。湿度14?— 24?，相对湿度45%—60%，特殊载体档案应做特殊处理。措施：一是通 过减少库房门窗、设置两道门和过渡间、密闭窗户等措施、防止和控制库 21 外的高温高湿影响库内，二是温湿度监测和控制调节设备，加强温湿度的 监测，及时降低库内的高温、高湿。?防虫、防鼠：有害昆虫对档案的危 害相当大。在高温、高湿情况下，害虫繁殖很快，直接威胁着企业档案的 安全，只要控制好温湿度、保持清洁、在库房柜架上放防虫剂、入库前将 档案进行消毒，同时要经常进行检查，一旦发现虫害应及时治理，老鼠会 对企业档案造成严重损害，库房内尽可能杜绝老鼠生存和繁殖的条件，禁 止堆放食品及杂物，库房墙壁应坚固、平滑，档案柜架应与墙壁保持一定 距离，发现老鼠后尽快采取措施予以消灭。?防火：自然和人工光等对档 案本身有损害，特别是紫外光，具有强烈的光化作用，对档案破坏性很大。 基本方法：尽量减少光照时间，避免阳光对档案的直接照射，所以库房要 开窄窗、安装窗帘，库房内应对灯光加以控制，灯上可加灯罩，无人时及 时灭灯。?防尘防污染：灰尘成份复杂，损害表现一是物理破坏，使档案 字迹模糊不清，损坏纸张纤维，二是化学破坏对档案本身产生腐蚀作用， 三是生物性破坏向企业档案传播各种细菌，防尘问题重要的是一定要保持 库房和装具的清洁卫生，库房周围适当种草、植树、进行绿化，以防风沙 和尘土。防污染是指防止有害气体对档案的破坏。库房应远离污染源，并 具备较好的封闭功能，及时通风、净化空气。 柜架的排列自门口从左到右统一编号，档案排列从上到下。 企业档案的鉴定是指按照一定的原则与方法，科学地判定企业档案的 价值，确定其保管期限；并通过严密的程序，对档案进行定期检查，将已 失去保存价值的档案予以销毁的工作。 确定应保存的档案及其保管期限，是在档案形成前期进行的，先由各 职能部门在档案部门的协助下，对应归档材料进行鉴定，确定其完整性、 准确性和保存价值，然后按价值大小确定其保管期限，后部分工作由档案 22 部门完成。 档案保管期限表：档案保管期限表将档案的来源、内容和形式特点用 表或册的形式予以列举，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是档案 室进行档案保存价值的鉴定工作以确定档案的保管期限的依据和标准。 国家档案局《档案保管期限表》永久、长期、短期 保管期限表由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等几 部分。 条款：一组类型相同的档案文件的名称或标题。 保管期限：据种类档案的保存价值确定的，1987年12月4日国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》，定为永久、长期（16—50年左右），短期（15年以下）。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对 单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保存，凡是反 映本单位一般工作活动、在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文 件材料列为长期保存，凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件 材料列为短期保管，如一般事务性文件。 1、企业档案的检索 是指将企业档案的各方面信息，利用一定的方式和途径，从馆（室） 藏中索取出来，向利用者提供服务的一项工作。 按检索途径可分为人工检索和计算机检索两大体系。 ?常用的手工检索工具：a案卷总目录——依照归档时间或案卷排架 顺序进行系统登记编制而成的目录，它是企业档案库藏情况的一种目录， 又在一定程度上起到辅助检索的作用，是企业档案的总登记，以适应案卷 保管、鉴定、统计等工作的需要。 23 归档时间 编制 总顺案卷保管档号 份数 页数 密级 备注 序号 题名 期限 年 月 日 单位 日期 B案卷分类目录——以案卷为对象，按照企业档案实体分类的整理顺 序，进行以类别为单位的系统登记排列、编号而成的目录。一般以企业档 案的大类为基本单元，每一个大类设置一个分类目录，既反映了库藏档案 的分类整理成果，又对检索利用起到辅助作用。 C专题目录——如人事任免专题、职称评定、获奖工程专题等。 ?计算机检索：相应的设备与软件，键入相关主题词即可检索到。 2、企业档案的编研 编研材料应以室藏档案为基础，首先了解需求、熟悉家底，围绕中心 工作，供企业领导和职能部门管理人员使用，作为经营决策和日常管理的 依据。 A大事记——按时间为序简要地记载一定历史时期发生的重大事件 要素：历史背景、时间、地点、人物、经过、产生的影响（结果）。 范围：领导视察、本单位重要决策、各项中心工作，媒体上重要的宣 传报道、灾难性事件、基本建设项目落成等。 要求：突出中心内容、文字简洁 B全宗介绍——以文章叙述的形式介绍和揭示全宗内档案的内容、成 份。 ?组成：立档单位沿革：成立的时间、地点、性质、职能、隶属关系、 所辖区域，内设机构情况。 ?档案工作基本情况：建档时间、分类、数量。 24 ?全宗内档案内容与成份：主体部分，按类介绍也可按卷介绍，一般 是混合介绍， C组织机构沿革——系统地记载一个机关、地区或专业系统的组织机 构或人员编制体制的变革情况。 内容：?单位的历史概况：成立时间、依据、办公地点、名称。 ?性能、职能、任务 ?人员编制情况：干部职工人数 ?内设机构的设置情况 ?内设机构的负责人 ?单位主要工作成绩 D基础数据汇编——以数据的形式来反映一定地区或某一方面的情 况。 来源：统计年报表。通过对专题性的（如全面、业务、行政、人事等） 数据分析，找出规律。 E发文汇编——把本单位全年内的发文、按文号进行汇编。 F法规文件汇编——把上级成文机关所颁发的法律、条例、方法、决 定等法规性文件，按一定的选题汇集成册的汇编。 G会议文件汇编——把重要会议产生的具有查考利用价值的文件汇 集成册的汇编。 H获奖工程汇编——将获奖工程的开工时间、建筑面积、竣工时间、 获何奖项等内容汇集成册，图文并茂。 I人才流动、重大事故汇编等。 J会议简介——时间、地点、主持人、参加人员、会议简要经过、结 果或决议。 K年鉴——一年一本，按年出版发行，是知识密集型的、权威性的工 25 具书。内容：概况、大事记、重要文件汇编、统计资料（人事、业务）、 编合篇、附录、前言（材料来源、人员等）第一章概述、第二大事记、第 三章业务经营数据。 《设备更新和技术改造信息汇编》、《基本建设概况统计》、《企业史 志》、《重大外事活动》、《优秀人物》、《电网线路图集》、《设备选购手册》、 《材料供应手册》。 1、档案出借：企业内部用户注意：在同一时间内，对同一用户出借 档案的数量应予以适当的控制，不宜过多；二是不向用户出借与其职能活 动无关的企业档案。 外单位人利用的规定 保密、查阅制度： ?借阅范围：人事会计档案不外借、珍贵档案不借原本 ?借阅时间 ?借阅数量 ?借出档案的保护 ?催还和续借手续 2、提供复制件 3、阅览服务——开辟阅览室，供利用者直接查阅利用企业档案，有 阅览室和一定的设备。 4、信息公布——通过向社会、企业公布档案及其加工材料信息，实 现为用户服务的方式。这是企业增加凝聚力、扩大社会影响、提高知名度 的一种有效方法，可以通过展览或陈列介绍企业发展状况（注意原件的安 全保护），也可以内部打印分发（如企业周刊），可以将档案汇编资料公开 出版向社会发行，可以向媒体单位提供宣传介绍企业生产经营状况的资 26 料，也可以进行目录交流（对内交流，可以向企业其他员工揭示企业档案 信息的内容和成份，促进其利用档案，对外交流，可以宣传企业档案信息 资源情况，介绍企业科技成果情况，促进成果的有偿转让）。 5、咨询： 咨询服务是指企业档案人员以档案信息为依据，以口头或书面形式， 为用户解答有关企业档案状况或有关企业生产技术、管理状况的一种服务 方式。 6、制发档案证明服务： 为企业人员提供有关职称、奖励情况、参加工作时间、工资级别等方 面情况；为司法部门审理土地所有权案件提供产权证明材料。 注意：应据档案原件注明出处及编写方法，不得根据主观认识擅自解 释有关档案内容，加盖印章后方可使用。所制发的档案说明，只是真实地 反映某种事实在档案中的记载情况，而对事实本身，不具有下结论的权力， 更不能赋予用户以某种权利。 按“年度——问题——保管期限”组卷 程序：分类?划分保管期限?对卷内文件进行组合排列?编页号?编 卷内目录、备考表?装订?填写案卷封面?排列案卷?编制案卷目录。 案卷各部分排列：案卷封面—卷内文件目录—文件—备考表—封底 1、工程类档案按招投标、进场施工直至工程创优全过程进行组卷 基建类档案从工程立项直到工程创优、改、扩建全过程组卷 27 设备仪器档案按单方设备从设备购置、安装调试、运行、维护修理直 至报废 装盒：分装订不装订两种：图纸不装订外面套盒，文件材料装订外面 套盒 卷盒封面—卷内目录—文件材料—图纸—备考表—盒底 盒内文件材料的排列：文件材料在前，图样在后。 蓝图见光后要褪色，采用盒装，其折叠方法：图面折到里面，从下往 上折以A4（297×210）纸为标准，再从右往左以210的方法像手风琴一样折，折好后都要求看到图标栏，往下翻个三角再打号。折图纸时二、三 张上折，二、三张就要下折，显得美观，以免大肚皮，295×208的纸片 做模子，折图时就方便了。 2、基本建设类：工程项目或建筑项目 同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工 程创优的全过程。基本建设方面文件材料的整理，同样要遵循企业档案分 类的基本原则，要将单项工程作为文件 材料整理的基本范围，从工程立项到工程设计、施工、竣工单项工程作为文件 材料整理的基本范围，从工程立项到工程设计、施工、竣工验收和工程创优过程的文件材料，凡是 涉及本单次工程的文件材料，都要一并进行整理。 （一）有关工程建设的前期：项目的立项批准文件、计划任务书、设 计任务书以及其他有关协议、合同和委托书等，工程项目的环境调查、地 形地貌、水文、地震等基础文件材料、工程占地、征地、拆迁工作的各种 原始工作数据等。 （二）有关工程设计施工阶段：工程总体规划、技术设计、施工设计、 施工批准文件、工程施工招投标文件、城市规划红线图、开工报告、工程 图纸会审纪要、施工组织、施工方案、施工日记、隐蔽工程记录、原材料 28 及构件出厂证明、质量鉴定和试验报告、设计变更、材料代用核定、事故 报告、交工验收记录、施工财务概算等。 （三）有关工程项目竣工验收阶段：工程竣工验收报告、竣工图、工 程财务决算资料、工程质量评审材料、工程现场验收记录、竣工验收决议 文件等，竣工图必须加盖竣工章80×50? ××工程竣工图 施工单位名称 编制人 审核人 技术负责人 编制日期 监理单位 总监 现场监理 （四）有关工程的设备、仪器安装：施工安装记录、质量检查、焊接 试验记录、探伤检查记录、强度、密闭性试验报告、隐蔽工程检查验收记 录、设备仪器安装系统调试记录等文件材料、统一按单项工程的运行生产 流程进行整理，工程竣工后移交设备仪器大类进行整理归档。工程设备仪 器施工安装的基础土建部分文件材料，按生产流程整理归入基本建设类。 设备仪器与建工程很难截然分开的，都按基建整理，各种与设备连接的管 道统一归基建大类整理。 （五）有关工程的涉外文件材料整理：工程涉外的询价、报价、投标、 合同、协议、议向书、洽谈记录、工作备忘录等材料，围绕工程建设出国 考察收集的材料、设计过程有关来往电函、国外设计文件、设备和原材料 到货开箱验收记录，商检和设备储运材料，国外现场技术人员提供的文件 材料。 3、设备仪器类：职能部门收集整理好后于次年6月前移交档案室。 同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管 理等全过程。就是要求设备仪器文件材料整理，要在遵循企业档案分类基 29 本原则和分类方法的基础上，要求具体按单台设备仪器来整理其从购置到 安装、运行、维护修理全过程的文件材料。 （一）有关设备仪器购置阶段：购置申请和批准文件、购置资金申请、 购置洽谈订货签约、人员培训材料、设备仪器到货开箱验收记录、随机文 件材料和商检、储运文件等。 （二）安装调试、运行维护阶段：安装调试记录，设备仪器验收报告、 操作规程、安全技术、维护保养规程，设备仪器运行记录、维护记录、大 中小修记录以及设备事故处理记录，压力容器定期检验和试验报告等文件 材料。 （三）更新改造阶段：计划申请书、验收单、报废的申请书、迁移安 装、调拨单、设备处理报告。 （四）企业自制专用设备：其文件材料的整理，要依照产品文件材料 整理的要求办理。 （五）企业设备管理性文件材料整理：按职能分工、年度、问题进行 分类，要求将设备管理 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 、总结、指标考核、设备转让、固定资产 折旧管理以及其他综合性文件材料，都归纳在设备仪器大类内进行整理。 如是引进设备，装潢都是比较考究的，装具上不再去改变，但有关这 本设备档案内容要用中文写上，相应的编制时间，补上中文卷内目录、备 考表。 会计档案——国家机关、企事业单位等在经济管理活动中形成的会计 凭证、报表、财务报告等会计核算的专业材料，属专门档案。 会计档案和财务档案等同起来是一个误区：?从工作职能分，财务的 职能是筹集与分配资金，通过编制和掌握各财务预算计划来实现的，会计 的职能是核算，反映监督资金的周转活动，通过编制会计凭证、报表、财 30 务报告来完成的；?从专业角度看：财务预算、计划、制度、规定发球文 书档案范畴，会计形成的核算记录叫专门档案，是会计档案。 （一）会计档案：凭证、帐簿、财务报告、其他 1、凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证。 2、帐簿：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、各种辅助帐簿、 涉外会计帐簿。 按方式可分为日记帐与分类帐。 按装订可分为死页帐和活页帐。 注意：?总帐和各分类的明细帐要建立帐户的目录。 ?除财产物资管理部门的固定资产、库存材料帐可连续使用旧帐页 外，其余须在年终结帐，空白页注明以下空白。 ?活页帐：帐户顺序编，年终结算时去掉空白页，按顺序进行装订。 3、财务报告：月度、季度、年度、形式是会计报表、文字说明、不 定期的专用一次性会计报表和主要财务指标快报。 4、其他类：银行存款余额调节表、对帐单、会计档案的移交清册、 保管清册、销毁清册。 （二）会计档案的立卷与归档： 职责分工：每年形成的会计档案，应由会计部门按归档要求收集、整 理、装订、编会计档案清册，保管一年后向综合档案室移交。 注意：出纳人员不能兼管会计档案。会计档案装订好后一般不拆卷， 如有必要则应由财会人员和档案人员一起进行拆。 如何立卷：?会计凭证——按时间顺序、编页号、不超过2?。保管价值不同的应单独拉出，如工资单、涉外凭证是属永久的，装订时去掉金 属物，左上角装订，有的为美观在外面套一个盒。填好封面内容：凭证起 止号、装订人员、主管会计人员签字、盖章。 31 ?帐册，一本帐册为一卷。 死页帐：不撕掉空白的，加盖以下空白章。 注意： 活页帐：拆掉空白、装订、加封面。 重新整理的，在封面标明立卷部门、年度、页数、保管期限。 跨年度使用的固定资产帐簿，使用完那年立卷。 ?报表：按种类分别立卷：月报、季报、年报。 本单位与下属单位分开 注意： 年报为永久、季月报按实际情况 会计报表与普通文件混淆时以会计档案为主 立卷时去掉金属物，在报表右上角加页码（三位数） （三）移交：会计档案在财务部门保管一年后向综合档案室移交，但 应办理交接手续：移交人、接交人、见交人、签字、目录一式二份。 （四）保管期限划分：永久和定期 凭证15年、帐簿、15年、25年（现金银行存款日记帐25年）。 财务报告：3年和永久，月季财务报告3年，年度的为永久。 其他：移交清册15年，保管销毁清册则为永久，银行余额调节表、 对帐单5年。 注意：?会计凭证不能一刀切，都为25年，如工资单、涉外凭证则 为永久。 ?没有了结的债权债务的原始凭证、特别涉及到房地产权的，15年后不能销毁。 ?落实政策、精简下放、退职的凭证、交通肇事、工伤事故的处理单 据应放起来。 ?年报很简单，可把月报、季报提升为永久。 （五）分类和编目：?、?排列编号可采用年度流水法，?采用分类 32 流水法。 ?年度——形式——保管期限 ?年度——形式 凭证帐册等各为一个流水号，用法较多 ?年度——保管期限——组织机构 编目：会计档案的案卷目录，标题拟写时不宜太简单。 （六）销毁：财务部门造清册，报领导审批，2人以上监销，监销人签字，签字单存档，监销情况再向领导人汇报。 （七）利用：不允许借出去，如需查阅复制须经单位负责人同意，禁 止涂改拆封，必须建立查阅制度。 （在党群工作、行政工作、生产经营活动中形成的）：照片、磁介质、 实物档案。 （一）照片档案：由照片、底片、说明三部分组成。 1、收藏范围： ?反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案 ?领导人和著名人物参加与本单位公务活动的照片档案 ?本单位组织或参加的重要外事活动的照片档案 ?记录本单位重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案 ?与其他载体档案有密切联系的照片档案 收集要求：底片、照片、说明齐全；底片与照片的影像相符。 归档时间：照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明， 及时向档案室归档。 2、整理：应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于 为利用者提供服务为整理原则。照片档案的底片应单独整理和存放，照片 和说明一同整理和存放。 33 （1）底片整理： 底片可分为页片和反转片两种，单独整理和存放。 缺底片的可以翻拍，编号方法是编一个大流水号。 底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂（涂抹在胶片上的药膜）面片边 处。 胶片：光面（片基）＋暗面（乳剂面） 把编好号的底片插到底片袋上，在袋的右上角写上底片号，一张底片 装一个袋，根据底片号顺序插入。 一本底片册装240张（标准），第一本1—240，第二本241—480„„ 脊背上应写底片号，即1—240，241—480„„ 底片的案卷编号 全宗号——案卷号码 底片中无目录号 （2）照片档案的文字说明： ?符号说明：照片号——案卷内照片的顺序号（有很多个“1”） 底片号——全宗内流水号（只有1个“1”） 参见号——与本张照片内容相关的其他档案的档号，避 免二次检索。 ?文字说明的组成和编写要求： 文字说明的成份包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要 素。 事由——照片影像所反映事件、事物的情由。 时间——事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。 地点——被摄物所在具体地点。 人物——照片影像上主要人物的姓名、身份。 背景——对揭示照片影像主题具有一定作用的背景。 摄影者——照片的拍摄单位和拍摄人。 34 文字说明的编写要求：综合运用六个要素，概括地揭示照片影像反映 的全部信息。文字简洁、语言通顺、一般不超过200个字，用阿拉伯数字表示时间，年月日用“、”表示，如1999年3月5日：1999、3、5 总说明：一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联 系密切的照片应加总说明，凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明， 并注*号。说明采用横写格式，照片册已印上（分段、照号、底号、拍摄 时间、文字说明、参见号、拍摄号） 单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。总 说明在第一张照片的上方书写。大照片的说明可另纸说明，一同保存。 总说明 不放照片 照片号/底片号 照片 *分说明 （3）照片的整理方法： 按年度—问题分类，应保持前后一致，不能随意变动。经过年代—问 题分类后数量少，可以将不同年代的同一问题选出。一个年代定了，后加 备考表、加卷内目录＋照片＋备考表就形成了第二年的，依次类推，在一 本相片册的背脊上标明案卷起止号。例“1—3”。 同一年度不同问题也可组成一本照片册。 照片档案档号编写：照片号/底片号?完整的照片档案档号。 照片号：全宗号—目录号—案卷号—档号（案卷内的排列顺序） 例××—3—10—25/126 （4）照片档案目录的编制： 案卷目录：可用文书档案案卷目录。 案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。 卷内目录： 35 照片/底片号 题名 拍摄时间 备注 序号 标题 张号 1 1 2 2 3 3 4 4—6 （排列序号） 5 7 6 8—12（一组照片一个标题） 7 13 保管条件：底片13—15?，相对湿度35%—45% 照片14—24?，相对湿度40%—60% 照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库，对受污染的照 片、底片要进行必要的技术处理，接触底片的人员应带洁净的手套操作， 防止汗渍污染底片，进行定期检查。 （二）磁介质档案：计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带。保管单 位：盒、盘。 要求：?完整：本单位形成的软件文件和纸质文件同时归档，双轨制。 ?有效：即必须是可读文件 。必须在有关的设备上演示或 检测 工程第三方检测合同工程防雷检测合同植筋拉拔检测方案传感器技术课后答案检测机构通用要求培训 、运 转正常，无病毒、清洁、无划伤、确保文件的完整性和内容的准确性。 ?套数：一式二套，一套封存，一套日常使用。 ?磁带（软磁盘）需简要说明带（盘）中存贮文件的内容，运行的软、 硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。 ?录像片需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时 间。同时还应归档一套可供借阅的备份录像片。 36 ?录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级 等。 贮存与保护：重要文件选编P237—242 （三）实物档案： 荣誉证书 奖状、奖杯、锦旗等 印章 拍照、编流水号。 （企业档案分类与组卷实用参考P78） “完整、真实、精练、实用”的要求，不得随意添加文字，擅自处理 或销毁，加强管理以防丢失或泄露档案内容，整理时不得随便议论档案内 容。 十大类：履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历学位成绩培 训和专业技术岗位技能情况材料、政审材料、奖励（包括科技和业务奖励） 材料、处分材料、待遇及使用情况的材料（含录用、任免、聘用、招用、 劳动合同、调动、复员退伍、转业、工资、待遇、保险福利待遇、出国、 离退休、退职及各种代表会代表登记表等材料）、其他可供组织参考有保 存价值的材料（如残疾、非正常死亡、悼词等）。 37