合同归档
管理制度
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1.目的
为进一步规范、加强集团各类合同归档管理,避免遗失,便于查询,统一归档,特制定本
制度
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。
2.适用范围
适用于集团,含集团下属各分/子公司,各类合同的管理。
3.职责
3.1 人力资源部是本制度制定的责任部门,
3.2 总裁办是本制度执行的监督部门,
3.3 各部门是本制度执行的责任部门。
4.分类管理,详见下表,
管理部门 合同类别 备注 原件 复印件及扫描件
业务类 行政部 行政部、合同签订部门 合同最好一式三份以上,技术类 行政部 行政部、技术部 签订部门保留一份 财务类 财务部 计划财务部、合同签订部门
分/子公司保留原件,集团人事类 人力资源部 —— 人力资源部保留复印件
合同最好一式三份以上,其他 行政部 合同签订部门 签订部门保留一份
注,各类合同,除劳动合同,的签订部门都必须传一份扫描件至法务部分类存档。 5.归档管理
5.1各部门指定专人进行合同归档管理,各类合同经集团领导审批签订并履行完后,合同签订部门进行复印、扫描,原件,包括,《文件处理单》及相关附件,送至原件保管部门进行存档保管,复印件、扫描件由合同签订部门自行保管,如有多余原件,合同签订部门自行保管一份,,
5.2原件保管部门收到合同原件后,对合同进行扫描并将扫描件进行电子档
归档管理,
5.3电子归档处理完后,对合同原件进行纸档分类保存,并建立查询目录,
5.4市场运营中心,含分/子公司,的各类合同,非人事类,,商务管理部
必须统一保管一份复印件及扫描件。
6.借阅管理
6.1合同查询先从部门内部进行查询,如无法查询,再到原件保管部门进行
查询,此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一,,
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6.2如需查询或使用原件,需填写《合同借阅申请单》,详见附件,《合同
借阅申请单》,。
7.交接管理
7.1各部门合同管理人因辞职或异动,需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接,包括,纸档、电子档,,交接时需列《合同交接清单》, 7.2辞职或异动手续办理时,人力资源部需审核是否有附有《合同交接清单》8.本制度由人力资源部制定,于2016年04月21日生效。
附件:《合同借阅申请单》
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合同借阅申请单
申请部门 申请人
借阅目的
借阅日期 归还日期
部门负责人 分管领导
注:1.此申请单由合同借出部门存档;
2.合同借阅归还后此单交还借阅人;
3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。
合同借阅申请单
申请部门 申请人
借阅目的
借阅日期 归还日期
部门负责人 分管领导
注:1.此申请单由合同借出部门存档;
2.合同借阅归还后此单交还借阅人;
3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。
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浙公网安备 33021202002483