文档管理办法

文档管理办法 第一章 总 则 第1条 为 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 化、规范化文档管理体系，提高公文质量和公文运转效率，结合我集团二级管理单位的 实际，本着规范、高效、节约的工作方针特制定《文档管理办法》，以下简称《办法》。 第2条 公文，是院(系)实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书;是传达贯彻党的路线、 方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题， 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 贺交流情况的工具;是学院在行 政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书;是依法行政和进行公务活动的重要工具。 第二章 文档管理细则 第4条 文档管理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第5条 本《办法》适用于本系统的公文处理工作。 第6条 行政办公室是公文处理的管理机构，主管本系统的公文处理工作并指导各下属部门的公文处理 工作。 第7条 分类:常用的公文主要有上行文(请示、报告)、下行文(决定、通知、通报、批复、意见、规 定等)、平行文(函)及其它(会议纪要)。 第8条 收文:本部门与外界往来的文件，由办公室资料管理员统一登记、收文并根据业务性质分送各 有关部门处理。内部制发文件流转，由办公室资料管理员统一登记、立卷、存档。 第9条 发文:以总部名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由总部行政办资料管理员登记、编 号，经总部行政办公室盖章签发。以各部门名义撰写的文件，由各部门自行拟稿、登记、编号， 以行政办公室盖章签发。 第10条 公文送负责人签发前，应当进行审核。审核的重点是:是否需要行文，行文方式是否妥当，是 否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。 11条 以本部门的名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本部门名义制发第 的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 第12条 公文正式印制前，应当进行复核，重点是:审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格 式是否统一、规范等。 第13条 审核、批示:涉及下级部门总体协调或应由下及部门行政审核的文件，由下级部门行政或交其 他被授权者做最终的审核、批示。 第3条 执行:经院(系)行政或有关人员的批示后，正本留办公室或各部门存档备查，文件副本送执行 单位处理并督促执行。 第3条 公文由各部门资料管理员统一收发、审核、归档和管理。不具备归档和存查价值的公文，经过 鉴别可以销毁。工作人员调离工作时，应当将公文按照有关规定移交。 第三章 公文行文根据和要求 第14条 公文行文的前提，是其隶属关系;部门行文的基础，是其职权范围。 1、隶属关系:总部行政办公室?校区行政办公室?校区学生管理员、校区教学管理员、校区团 委学生会?班主任、班级?学生。 2、职权范围:行文部门根据本部门领导层意见向下属各部门或下级部门正式行文。 第15条 公文写作要求:公文语言总的要求是庄重、平实、概括。多用书面语和文书用语，少用形象和 描绘性词语和口语，不用方言土语。 第16条 公文规范性结构用语: 1、开头用语:是用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如:为(了)、关于、由于、 对于、根据、按(遵、依)照、据、查、奉、兹等。 2、是结尾用语。如:为要(荷、盼)、是荷、特此通知(报告、函告)等。 3、是过渡用语。如为(对、因、据)此、鉴于、总之、综上所述等。 、是经办用语。如:经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研4 究执行、切实执行等。 5、是称谓用语。有第一人称:我、本;第二人称:你、贵;第三人称:该等。 第17条 公文种类:常用的公文主要有上行文(请示、报告)、下行文(决定、通知、通报、批复、意 见)、平行文(函)及其它(会议纪要)。 、请示:适用于向上级部门请求指示、批准。必须事前行文，一事一文。.内容由请求缘由、1 请求事项和.结尾组成。 2、报告:适用于向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事 中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异，内容由情 况简述、成绩做法、.经验教训、今后计划组成。 3、决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部 门不适当的决定事项。 4、通知:适用于批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干 部所用的公文。根据其作用分为五种:发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知 和任免通知。事项性通知内容:原由，事项，结语(特此通知);会议通知内容:名称、时 间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等。 5、通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 6、批复:适用于答复下级机关请示事项。 7、意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8、函:适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 9、会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第四章 撰写文档格式 第18条 集团公司由于是非国家行政部门，为不与国家行正机关行文格式相冲突，应有别于国家政府行 文 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ，采用自定标准统一的文书规范格式。 第19条 发布文件的电子文件格式为Microsoft Office Word文档的(*.doc)格式，附件中的统计表 格可采用其它文件格式。 第20条 公文版式:纸为白色A4型复印纸。纸张幅面尺寸为:210mm×297mm。页边距尺寸上边2cm、 下边2cm、左边2cm、右边2cm、左边装订线0.5 cm。字间距为“标准”。行距为“单倍行距”。 页眉距边界1.5 cm，页脚距边界1.5 cm。公文中图文的颜色均为黑色。 第21条 公文中的要素主要为:发文机关标识、发文字号、标题、主送部门、正文、附件、公文生效标 识、成文日期。 第22条 发文机关标识格式:XXXXXXXXXXXX学院标识为“XXXXXXXXXXXX学院”后加”文件”组成，字 体为“宋体”，字号为“初号”(缩放70%)，颜色为“80%黑色”，置于“页眉”之内“居中”排 列。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布; 如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 第23条 发文字号格式:发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。用“5号”“宋体”字，段落间 距:“段前1行、段后0.5行”，置于“页眉”之内“居中”排列;年份、序号用阿拉伯数码标 识;年份应标全称，用六角“〔 〕”括入(不能用中括号“[ ]” );序号不编虚位(即1不编 为01)，不加“第”字。发文字号之下5mm处为一条与版心等宽的80%黑色、2磅宽反线。 第24条 发文部门与发文字号:行政办公室(XX文字XX号)、教学管理科(XX教字XX号)、学生管理 科(XX学字XX号)、团委(XX团字XX号)、学生会(XX社字XX号)。 第25条 公文主体标题格式:标准格式由“发文机关，事由，文种”组成。用2号“黑体”字，可分一 行或多行“居中”排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，段落间距为“段前2行、段后 1行”。 第26条 公文主送机关格式:标题下1行，左侧顶格用“4号”“宋体”字标识。名称后’[标全角冒号。 :主送机关名称下l行，每自然段左缩进4个字符，用“4号”“宋体”字标识，第27条 公文正文格式 回行顶格。数字、年份不能回行。 第28条 公文附件格式:公文如有附件，在正文下空l行，左空2字，用“4号”“宋体”字标识 “附 件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件:1(×××××”); 附件名称后不加标点符号。 格式:“发文部门”落款用“4号”“宋体”字标识，距正文2-4行“右对齐”排第29条 公文落款标识 布，右缩进4个字符。 第30条 公文成文日期格式:用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”;成文日期用“4号”“宋体” 字标识“右对齐”排布，右缩进4个字符。 第31条 公文发文印章:加盖印章应端正、居中下压“发文部门”落款标识和成文时间，印章用红色。 公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。 第32条 特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施 加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 解决。 第33条 公文为单页时可不编页码，页码在两页以上时需编页码，页码用“小5号”半角阿拉伯数码标 识，置于版心下边缘“页脚”之内居中排布。 第34条 公文中 表格 关于规范使用各类表格的通知入职表格免费下载关于主播时间做一个表格详细英语字母大小写表格下载简历表格模板下载 格式:公文如需附表，建议使用5号字填写正文。对横排A4纸型表格，应将页码 放在横表的左侧，页码置于表的左下角，将装订线位置设为“上”使页码表头在装订线一边。 第35条 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，字体“宋体”，字号5 号字。有序号时标识序号，结尾不加标点符号;附件的序号和名称应与文件附件名称一致。 第36条 对已经统一的文书类(以附件形式下发)，要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。 第37条 其它文档格式:除正式公文外，其它文档的格式可采用正文“5号”字、主题用“小二”号字 的格式，其它格式与公文一致。 第四章 附 则 第38条 本办法执行中与部门相关规定有冲突的依照本规定要求执行。 第39条 本办法执行中的具体问题，由院行政办公室负责解释。 第40条 本办法自201,年3月1日起施行。