【doc】编写“高校档案全宗指南”的探索与实践

【doc】编写“高校档案全宗指南”的探索与实践 编写“高校档案全宗指南”的探索与实践 2004年7月 第13卷第4期 安徽农业大学(社会科学版) JournalofAnhuiAgriculturalUniversity(s0cialscienceedition) July.,2004 V01.13No.4 编写"高校档案全宗指南"的探索与实践 吴久华,姜丽娜,姚燕 (合肥工业大学档案馆,安徽合肥230009) 摘要:全宗指南是介绍全宗档案的一种重要参考资料,是全面了解立档单位馆藏档 案的有效工 具.本文通过编写安徽工学院全宗指南的_T-作实践,探讨了全宗指南的编写方法, 为合并 高校档案实行全宗管理进行了尝试. 关键词:高校档案;全宗指南;档案管理 中图分类号:G272文献标识码:A文章编号:1009—2463(2004)04—0139—03 PracticeinWritingGuidetoCollectedFilesofUniversities WUJiu—hua,JIANGLi—na,YAOYan (ArchivesofHefeiUniversityofTechnology,Hefei,230009,Anhui) Abstract:Aguidetocollectedfilesisanimportantreferencetointroductionofcompletearchiv esaswell asaneffectivetoolforcomprehensiveunderstandingstoredfilesofaunit.Thewritingofthe guidetocollectedfileswasstudiedincompilingaguidetocompletearchivesofformerAnhui InstituteofTechnologywiththeobjectiveofprovidingexperienceforthemanagementofcoll ect— edfilesinthenewlymergeduniversity. Keywords:archivesofuniversity;guidetocollectedfiles;archivesmanagement 1997年,根据教育部机构改革和院校调整精 神,安徽工学院与合肥工业大学合并组建了新的合 肥工业大学,原安徽工学院全部档案划归合肥工业 大学档案馆集中统一管理.根据《普通高等学校档 案管理办法》关于学校合并档案管理的相关规定及 全宗划分原则,合肥工业大学档案馆将原安徽工学 院的全部档案单独作为一个全宗进行管理,称之为 "安徽工学院全宗".为了让师生员工,社会各界全 面了解原安徽工学院的发展历史,为查找和利用安 徽工学院全宗的档案提供准确的线索,我们编写了 "安徽工学院全宗指南"(以下简称"全宗指南"). 一 ,安徽工学院全宗的形成,发展及管理概况 1.安徽工学院全宗的形成和发展 安徽工学院从1958年建校到1970年与合肥工 业大学第一次合并,文书档案由院办公室兼管,档 案 材料 关于××同志的政审材料调查表环保先进个人材料国家普通话测试材料农民专业合作社注销四查四问剖析材料 收集不全."文革"期间,档案材料严重流 失.1978年学院恢复后,在院党委办公室内由一名 档案人员负责收集和管理文书档案,但其它类档案 仍分散在各职能部门中.直至1986年,才正式成立 了综合档案室.随着《中华人民共和国档案法》的贯 彻实施,综合档案室的组织,规模和硬件设施不断 改善,同时在全院数十个职能部门中确定了主管本 部门档案工作的负责人和兼职档案员,在全院形成 了一个较为完整的档案工作网络,所收集的档案材 料逐渐趋于完整. 2.安徽工学院全宗的管理概况 由于历史原因,安徽工学院全宗内档案在不同 时期的分类及组卷方法也不尽相同.1988年以前基 收稿日期:2004—04—02 作者简介:吴久华(1954一),女,汉族,安徽肥西人,合肥工业大学档案馆馆员. ?139? 本上按年代和问题进行分类组卷,1988年至1993 年期间,采取了按年代和机构分类组卷的方法. 1994年至1997年期间,按照原国家教委办公厅《高 等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》 的要求,采取组小卷的方法,并将有关教学,科研, 基建,外事,财务等类别的文书材料分别归人相应 门类的综合档案类目中,从而形成了包括党群,行 政,教学,科研,产品生产与科技开发,基建,仪器设 备,出版,外事和财会等在内的10大档案类别. 全宗内档案的编目,排列和保管情况大致分两 个阶段:1993年之前的案卷按年代,保管期限分别 编目,排列和保管.1994年至1997年的档案分为上 述10大门类,各类档案,按年代分别进行案卷编目 与排列,其案卷采取单独编号和分开保管. 二,"全宗指南"编写的指导思想和基本构成 1."全宗指南"的编写思路 全宗指南的作用是:使有关的机关,团体和个 人了解某一立档单位的历史,全宗的历史,全宗内 档案的主要内容和成分,为相关的工作查考提供所 需档案的线索.„根据"全宗指南"的作用,我们原则 上按照《高校档案实体分类法》进行分类介绍,同时 为便于了解安徽工学院的复杂历史,我们将安徽工 学院全宗中党群,行政类档案作为一个整体,按照 安徽工学院的发展进程分为7个阶段,围绕其成立 发展,整顿提高,文革动乱,两校合并,恢复重建,改 革发展,深化提高来揭示党群,行政类的档案内 容.教学类,科研类,外事类,基建类档案材料分别 进行主要内容的介绍.在具体编写时,通过查找档 案目录,分类调阅档案材料,综合整理出全宗内各 门类档案材料的主要内容,列出条款,并在每条内 容后面对其所在案卷的卷号做了标注,以便利用者 查找.为便于了解全宗内容的形成和发展过程,我 们还根据各门类档案的内容特点,编制了相应的图 表加以辅助说明,如不同时期的档案分类和组卷方 法一览表,学科与专业沿革进程图,分类档案统计 表等. 2."全宗指南"的基本框架和主要内容 (1)"全宗指南"的框架构成 由于受历史的影响,安徽工学院经历了多次起 伏的发展历程,根据其变化的基本特征,我们是从 以下3方面内容为框架着手编写工作的. a.按时间顺序反映安徽工学院的历史变革 安徽工学院的前身为"安徽机械工业专科学 校",创建于1958年,1960年更名为"安徽机械学 院",1961年与安徽省内的几所机械工业专科学校 合并,正式成立了"安徽工学院".1962年又有几所 ? 140? 学院规模进一步扩大,并划归为原 高校相继并人, 第八机械工业部部属院校.1970年与合肥工业大学 合并,1978年又恢复了安徽工学院,隶属原机械工 业部.经过近20年的独立办学,直至1997年与合肥 工业大学再次合并.根据上述发展轨迹,按年代顺 序编写"全宗指南",可以对安徽工学院的发展给出 一 个系统的描述,并有助于对其办学特点的形成过 程有一个全面的了解. b.以专业设置和学科建设特点表现教学与科 研的发展 随着安徽工学院的建立,恢复和改革发展,学 院系,部,专业设置也在不断发展变化.在1958年 建校初期,学校仅有机械科,纺织科,冶金科等少数 几个学科,1962年后扩充并调整为三个系:机械系, 建筑系和纺织系.1970年并人合肥工业大学时,以 安徽工学院为基础成立了农机系.1978年复院至 1997年再次与合肥工业大学合并时,安徽工学院已 经形成了机,电,材料,生物,食品,农机,汽车等较 为齐全的学科门类.因此,"全宗指南"根据学院专 业设置的演变过程进行编写,有利于利用者对教学 与科研整体发展情况有一全面的了解. c.从机构设置变化和主要领导人的任命更迭 折射学院管理体制的改革 安徽工学院的前身为中等专科学校,学科面 较窄,机构设置亦相对简单.随着学校进人高等教 育行列,逐渐建立了不同层面的教学科研部门和 职能管理机构,实行了党委领导下的校长负责制 和院,系两级管理.但是,由于学院历史上的几次 变革,机构设置和学科方向也发生了相应的变 化."全宗指南"将机构设置和学科方向的调整过 程与学院发展历史相联系,以系统地再现学院管 理体制的演变情况. (2)"全宗指南"的主要内容 "全宗指南"分别对全宗内党政类,教学类,科 研类,财会类,外事类和基建类档案材料的主要内 容进行了介绍. a.党政类档案的主要内容 这部分档案包括安徽工学院从1958年建校 到1997年与合肥工业大学合并这40年历史中所 形成的党群,行政管理类档案.为能完整,清晰地 反映安徽工学院的发展史,我们将安徽工学院的 ,按历史阶段分别揭示党政 历史划分为7个阶段 类档案内容. 1958年一1960年:学院成立和发展初期; 1961年一1965年:整顿,巩固,充实,提高 时期; 1966年一1970年:"文革"动乱时期; 1970年一1978年:与合肥工业大学合并,没有 单独形成档案; 1978年一1982年:安徽工学院恢复与重建 时期; 1983年一1990年:改革,发展,步人正轨时期; 1991年一1997年:深化改革,快速发展时期. b.教学档案的主要内容 由于历史原因,教学档案在不同时期所保存下 来的材料不尽相同,"全宗指南"也相应地作了有繁 有简的介绍.1970年以前仅保存了部分教学 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 及 学籍类材料;1978年至1986年期间,除学绩卡外还 在学籍类材料中增加了学位论文, 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 成绩,并收 集了部分教学工作实施办法,教学工作量措施和学 位授予,助学金制度等材料;1987年至1989年,在 原基础上又补充了综合管理类目,其内容有教风, 学风建设和教学管理规定,成人教育类目的学籍管 理材料以及有关本科生,硕士生毕业的材料;1990 年至1993年,教学档案主要保管了教务管理规章 制度,教学,招生工作计划,本科生,硕士生成绩等 学籍管理材料,以及毕业生优秀论文,授予学位及 毕业分配名单等材料;1994年至1997年,教学档案 生,学籍 保管的有教学综合,学科与实验室建设,招 管理,课堂教学与教学实践,学位,毕业生和教材等 类目. c.科研档案的主要内容 这部分档案保存了不同时期学院的科研工作 方针政策,科研工作管理办法, 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 ,科研计划 和项目,科技合作 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 书,科研经费及分配方案,科 研成果和获奖情况等. d.财会档案的主要内容 财会档案包括各种报表,帐簿,凭证及其它相 关材料,综合类目的材料主要涉及学院有关的财务 规章制度,事业费及科技开发经费分配方案,财务 税收情况,学生贷款办法等内容. e.外事档案的主要内容 1993年以前,外事档案没有单独设类,而是划 归党政类.这部分档案主要保存了有关外事工作制 度,外事工作计划,政审材料,批文,聘请外国文教 专家和对外科技合作与交流等方面的材料. f.基建档案的主要内容 其中综合管理类目的档案有基建计划及统计, 基建设计合同,基建项目和固定资产投资,基建计 划的请示与批复等.基建工程材料类目包括学院各 公共设施,如教学楼,实验楼,图书馆,学生宿舍,住 宅楼等档案材料. 三,编写"全宗指南"的意义 如前所述,安徽工学院全宗指南不仅是查找 档案材料的检索工具,也是记载安徽工学院历史 沿革,事业发展的一个缩影,对安徽工学院发展历 程中的重要活动和事实起到清晰的提示作用.如 何从错综复杂,数量繁多的档案中筛选出具有这 样特征的材料,不仅需要具有丰富的档案专业知 识和实际工作经验,也需要对安徽工学院的历史 及其与整个国家发展的关系有相当的了解.为充 分发挥"全宗指南"的参考和检索作用,编写工作 完成后,我们把"全宗指南"分别发送给学校有关 职能部门和主要领导,通过提前阅览"全宗指南", 大大提高了档案查询利用的针对性和目标性,并 帮助档案人员提高了档案的查全率和查准率,明 显缩短了查找时间. 两年多的工作实践证明,"全宗指南"不仅是一 个快捷简便的检索工具,又是一本内容较为丰富的 参考书,在档案利用工作中发挥了重要的作用,为 高校档案实行全宗管理奠定了良好的基础. 参考文献: [1]王英玮.试论全宗理论研究中的若干问题[J]. 档案学通讯,1994,(5):18—20. 责任编辑:吴文革 ? 】41?