浅谈高校办公室人员应具备的素质

浅谈高校办公室人员应具备的素质 浅谈高校办公室人员应具备的素质 .余嘉强 【摘要】高校办公室是完成学校日常基础性工作,保障学校决策实施,促进教学, 科研,管理各项工作协调 运作的重要部门,是学校的"窗121"0其办公室人员应具备较高的政治思想品德素 质,业务素质,创新素质和心理索 质.只有加强学习,内强素质,外树形象.才能适应高校改革和发展的需要. 关键词高校办公室素质服务 高校办公室(简称办公室)是完成学校日常基础 性工作,保障学校决策实施,促进教学,科研,管理各 项工作协调运作的重要部门,是学校管理的"神经中 枢",具有联系内外,协调左右,沟通上下的重任,它 的工作内容几乎涉及学校工作的全部,凡是校领导 要抓的工作,办公室都要了解,辅助,其工作状态对 整个学校的工作有着重要的影响.办公室对外代表 学校的形象,是学校的"窗口",而办公室人员则是这 个窗口的关键因素,也对其它部门的工作起到示范 作用. 由于高校办公室面对的是高素质的人才群体, 如果办公室人员素质平平,只停留在应付日常的一 般事务性工作,就很难与自己的服务对象进行沟通 和交流.高校决策的内容大多是关于教学,科研,管 理等层次较高的内容,如果办公室人员没有较高的 综合素质,是难以起到参谋助手作用的.随着科技的 日新月异,社会主义市场经济的建立,高等教育改革 的深入和新情况的出现,高校的管理模式也发生了 很大的变化,对办公室人员的要求也越来越高.因此 要求办公室人员要培养站起能说,坐下能写,出去能 干,进来能谋的能力.办公室工作的特殊性决定了其 组成人员必须具备较高的综合素质.概括地讲,办公 室人员应具备四种基本素质: 一 ,政治思想品德素质 (一)要有较高的政治思想素质 办公室人员要有坚定的政治立场,政治上与党 中央保持一致,认真贯彻党的路线,方针,政策,努力 学习马列主义,毛泽东思想,邓小平理论和"三个代 表"重要思想,学会用马克思主义的立场,观点,方法 认识问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 , 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 问题,解决问题,具有较高的理论水 平和政策水平,具有辨别是非的能力.要有全心全意 2006年第3期(总第100期). E..-.m...a..il.:K.Y'.C...H..'@...I.n.t.v..u... .. c..o..rn...一 为人民服务的思想和献身教育事业的精神,要有高 尚的情操和良好的职业道德.高校办公室的主要职 能是服务,服务工作的质量能否让领导,部门,基层 和师生员工满意,是衡量办公室工作好坏的标准.要 主动服务,优质服务,超前服务.办公室人员经常在 领导身边,要廉洁自律,奉公守法,品行端正,找准自 己所处的位置,正直而不奉承,忠诚而不虚伪,参政 而不揽权,辅助而不越位.要有严格的政治纪律性和 组织纪律性,做到不该看的不看,不该听的不听,不 该说的不说,不该做的不做.另一方面,办公室人员 有提醒和监督领导执行法规的责任.办公室人员还 要有实事求是,求真务实的思想作风,要讲真话,有 喜报喜,有忧报忧.向领导反映情况不能夸大或缩 小;给领导出主意,不能看领导的脸色,揣摩领导的 心思为出发点. (二)要有奉献精神 办公室工作整天忙忙碌碌,付出的多,回报的 少,清苦平淡,需要承受超负荷的工作,除了要在岗 一 分钟,尽责六十秒外,还要经常早上班,晚下班,必 要时节假日,夜里还得加班,工作辛苦,并且许多时 候在幕后默默无闻地辛勤耕耘,是工作中的忙人,家 庭中的愧人.因此办公室人员要有事业心和敬业精 神,要树立正确的世界观,人生观,价值观,权力观, 地位观,利益观和公仆意识,不计较个人得失,不图 虚荣,不为金钱所诱惑,不为名利所困扰.要有为学 校发展,为教育事业勇于牺牲自身利益的精神.办公 室的工作就是服务,服务就意味着奉献,没有奉献精 神就搞不好服务;没有吃苦耐劳的作风和无私奉献 的精神,是不能胜任办公室工作的.办公室人员要具 有以奉献为核心,以敬业为特征的忠于职守的职业 道德. (三)要有良好的工作作风的原则,而具体怎样去实施,就必须要办公室去精心 办公室人员要爱岗敬业,工作负责,精益求精,组织,周密 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 .领导者假如不需要参 谋助手,也就 勤奋高效,开拓进取,自觉做到在标准上求高,措施不会产生办公室.试想想,如果诸 葛亮只是遵从刘备 上求严,工作上求实,尽心尽力,尽职尽责.办文,办布置什么就做什么,那么,刘备还 有"三顾茅庐"的必 会,办事是办公室的日常工作和基础职能,办文要滴要吗?要坚持从实际出发,敢于突破陈规.如为领导 水不漏,办事要丝丝入扣,办会要细致周密.提供信提供文稿,首先要体现领导的意图,领导明确授意 息,反映情况,传递指示要准确无误,安排活动,协调的,就要把这个意图变成领导满意的文字,做到领导 工作要有序到位.时间是不能再生的资源,也不能逆想到的,要深刻领会,准确把握.要胸怀全局,学会换 转,是最宝贵的财富.办公室在处理具体的事务时,位思考,努力贴紧领导的思路,做到想领导之所想, 决不允许拖拖沓沓的工作作风.对工作必须讲究时谋领导之所虑.要做到"身在兵位,胸为帅谋".对领 效,否则就会影响学校工作的正常进行,甚至会造成导没有授意的,要"站在领导的高度"替领导思考,领 重大失误.今日做的事勿候明天,自己做的事勿等他导没有想到的,也要积极主动地向领导提出建议.如 人.办公室工作仅靠热情是不够的,要注意工作方果每一项工作都让领导操心,领导指示一点就办一 法,还要掌握一定的管理艺术.点,"教条"地贯彻,就会失去了办公室的真正的意 二,业务素质义,木偶人不是改革年代领导者的得力助手. 办公室是学校的综合服务部门,办公室人员要信息是领导决策的基础和依据,也是办公室发挥 具备一定的文字,参谋,公关,IEI才,组织,协调,技能参谋助手作用的重要方面.由于领导的时间和精力有 等业务素质,要有科学的思维方法,要熟悉学校的教限,很难时时处处都进行调研.作为办公室人员,应经 学,科研,管理的情况,熟悉高等教育的规律和高校常深入教学,科研,管理第一线了解情况.充分发挥主 工作的特点,要有服务意识,超前意识,效率意识,创观能动性,及时地,准确地为领导提供决策需要的信 新意识,竞争意识,具有应对突发事态的能力.在政息.只有做到了决策前的超前调研和决策后的及时反 治上过硬的同时,业务上也要娴熟.素质不等于能馈和主动跟踪,才能确保领导决策的落实.办公室人 力,但能力是素质的外在显现.业务素质也体现在参员要增强主动性,预见性,创造性,在广泛深入调查的 谋助手能力,协调能力,办公现代化能力等方面:基础上,分析研究校内外的新情况,新经验,新做法, (一)参谋助手能力将信息工作由"收发室"向"加工厂"转化,最终实现信 办公室的工作 职责 岗位职责下载项目部各岗位职责下载项目部各岗位职责下载建筑公司岗位职责下载社工督导职责.docx 之一是当好校领导的参谋助息由"资料性"向" 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 性"转化.要善于从偶然事件中 手,办公室人员的参谋助手能力是办公室人员应具揭示必然性,从苗头现象中找出倾向性,使之成为对 备的能力,要敏锐地结合高等教育改革与发展的趋领导决策有较高参考价值的信息. 势和学校发展规划,创造性地为决策层献计献策.(二)协调能力 办公室人员是领导的左右手,也是领导决策的协调职能是办公室的主要职能,它是一门艺术. 执行者,办公室人员不能整天忙于单纯的事务性工办公室要组织协调各有关部门共同完成任务,各部门 作,要站得高一些,看得远一些,站在全局的高度认之间出现矛盾或任务不明确时,要善于协调关系. 识问题,处理问题.在困难面前,应当力担重任,为领办公室处于学校的关键位置,为了保证领导能 导分忧解难,而不是当二传手,把矛盾,问题,困难全够集中精力和时间去研究解决重大问题,减少层次, 部传递给领导.在多数情况下,由于校领导工作繁提高效率,很多关系和矛盾都需 要办公室来协调处 忙,而且有许多事务不一定要校领导亲自出面,如果理,这就要求办公室始终要把协调工作抓上手.首 校领导事无巨细,件件躬亲,无论从哪方面说,都是先,办公室要主动协调,对重大问题和难点问题敢于 不现实的.因此,要由办公室担当起助手角色,协助接触,积极调处,敢于负责,不推卸责任;其次,要善 校领导开展工作,以减轻校领导的负担和压力.办公于协调.要主动了解各部门的任务,要求,问题,利 室人员要做到大事难事不鲁莽,棘手工作不退却,敢益,勤于动脑,思谋良策,抓好协调;第三,要及时协 于负责不推卸,服从领导不盲从.比如,接受领导交调.有些工作的时效性和迫切性较强,如果不认真对 办的任务,办公室是处于被动的位置,但是完成领导待,缺乏主动性,就会造成不良后果.因此,必须早计 交办的任务,就必须发挥主观能动性,对被动性工作划,早安排,及时协调,及时处理才能凑效;第四,要 要主动去做,努力在被动中争取主动.领导只交待大亲自协调.对于事关全局的重大问题和重要事项,办 兰旦旦皇至量曼塑!墨墨!塑2 E-mail:KYCH@Intvu.corn 囫-_{塑 公室应一马当先,直接参与协调,积极地处理好上下 左右关系,最大限度地形成工作合力.由于领导的风 格不同,思路不,,领导之间难免有不同看法甚至矛 盾,办公室有责任做好领导之间的协调沟通工作. (三)办公现代化能力 随着办公手段的日益现代化,是否具备现代化 办公技能,就成为衡量办公室人员业务素质的标准 之一.办公现代化已在各高校引起广泛的关注,办公 现代化技术运用于高校办公室已是大势所趋.现代 化办公手段普遍进入高校办公领域,使办公室的文 件处理,信息传递逐步现代化.高校办公室实行办公 自动化,将摆脱长期以来基于纸介的传统办公方式, 使办公室的办公手段从"刀耕火种"的方式中解脱出 来,逐步实现向依托计算机网络和电子数据的无纸 化办公根本转变,真正体现办公室工作的方便,快 捷,高效.高校是现代科学技术的摇篮,因此高校办 公室更应在办公现代化方面走在前列.办公现代化 在为办公室人员提供便利的同时,也对他们提出了 更高的要求.在享受办公现代化好处的同时,必须有 能力驾驭它,能够熟练操作各种现代办公设备,熟悉 常用办公软件,并将其有效地应用到工作中去,使办 公现代化技术这一现代科学技术的成果充分实现其 巨大价值.但不能由此产生偷懒思想,应积极进取, 利用办公现代化技术延伸自己的目光和大脑. 三,创新素质 创新是事业发展的灵魂,也是推动事业前进的 动力.办公室要承办好学校领导交给的工作任务,不 能当"留声机","传话筒",必须在授权范围内积极 地,创造性地开展工作.办公室的基本职能是服务, 只有不断创新,树立创新思维,才能更好地提供优质 服务.办公室工作的创新首先是在继承基础上的创 新,原来的好传统要继承,同时在新形势下要有所创 新;其次,必须注意经验的横向运用,注意发现不同 问题的相似之处,运用已经取得的经验解决相类似 的问题,这其实也是创新;第三,必须增强展望意 识.展望意识就是人们在现实工作中,注重对未来的 展望.简言之,就是要向前看,并能站在未来的高度 考虑安排今天的工作.如果总是"向后看",昨天想前 天的事,今天又想昨天的事,整天都在处理历史遗留 问题,跟着过去爬行,算陈年老帐,就难以产生创新 的动机.创新,从某种意义上说,是一种主动超前的 行为,办公室工作要有前瞻性,对工作要早考虑,早 着手,应对事物发展有一定的超前把握,要具备较强 的超前意识.一项重大决策,它的前期准备工作是相 2006年第3期(总第1OO期). E..-..m...a..i.h...K...Y...C..H.'.'@'''I.n.'t.v...u... '. c..o..rn''... 当缜密细致的,需要进行大量而广泛的调查研究,收 集资料,反复论证.办公室承担前期准备工作,为领 导决策争取时间.如果反应迟缓,办事拖拉,事到临 头还不知从何人手,那么就会处处被动,就会失去机 遇,也难以把事情办好. 四,心理素质 所谓心理素质就是个体或群体所具备的个性心 理品质,即思维能力,思维品质,意志品质等.办公室 事务杂,任务重,遇到的困难和紧急的情况多,要处 理上下左右内外的关系,难免会出现一些磨擦,困难 和挫折,也很容易成为领导,各职能部门,教职员工 诸多矛盾的焦点,要面对工作,责任等方面的压力, 承受着比一般群体大得多的心理压力,容易产生烦 恼,急躁,焦虑,厌倦,不安,抑郁等心理.因此要求办 公室人员要冷静沉着应对,保持心态平和,要敢于面 对困难和逆境,要具有不屈不挠的精神,心胸开阔, 乐观豁达,奋发有为,淡泊名利和旺盛的工作热情, 保持健康的心理状态,除需要组织上的关怀和必要 的帮助外,更要加强自身的学习和修养,自觉锤炼意 志品质,不断提高在各种压力,困难..挫折,矛盾面前 的承受能力,在考验面前自我调适的能力和处在复 杂环境下冷静处理问膊的能力.否则就难以保证自 己的身心处于最佳状态,失去勇气和毅力,造成心理 严重失调,甚至导致精神崩溃. 如果一下子要求办公室人员都立即具备那么全 面,良好的综合素质是不现实的,但可以通过培养, 锻炼,加强队伍建设逐步向这个标准靠拢.办公室应 是一个团结协作,积极进取,高效运作的有机整体, 要看其整体合力能否发挥至最佳状态,其各类人员 结构是否合理,配置是否科学,要有良好的互补性, 使不同人员短处"相消",长处"共振","一加一大于 二",形成强有力的协调高效运转的工作班子.近年 来,高等教育的形势出现了许多新变化,使办公室的 工作责任更加重大,工作内容更加丰富,工作领域更 加宽广,工作节奏明显加快,工作标准越来越高.我 们只有加强学习,站在学校各部门的前沿,内强素 质,外树形象,才能适应高校改革和发展的需要. 参考文献 (1)黄惠娟.办公自动化与办公室人员素质. 秘书.2002.11 (2)郭春雷.提高系办公室人员素质的几点思 考.本溪冶金高等专科学校.2002.3 (作者单位:广东广播电视大学) (责任编辑:温去非)