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-文件资料发放回收管理规定039
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文件资料发放、使用、回收管理规定
为
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公司的图纸、文件资料的发放、使用回收，特制定本规定。
一、发放范围
1、资料室负责根据技术部的通知发放其保管范围内的产品图纸、毛坯图纸、工模量检具图纸、
工艺文件、控制计划、潜在失效模式。
2、各部门制定的各类三层次文件如作业指导书等由制定部门内勤人员按文件制定部门核定的
范围和数量发放。
二、发放渠道
1、资料室管理员将文件资料发放到部门、车间一级指定人员处。
2、各部门和车间将资料室发放的文件资料按需要下发到各工位。
三、发放文件的受控要求
1、需受控的文件下发时必须盖有标志受控的红色有效章。
2、技术文件受控章内容包含:“受控、分发号”;技术图纸受控章内容包含:“生产、分发号、
日期”或“试制、分发号、日期”。
3、分发号根据“文件控制程序”中的规定编制，不得随意变更，动力公司分发号如下:
01 02 03
总经理
总经理简历总经理简历总经理简历总经理简历总经理简历
常务
副总经理
副总经理简历副总经理简历副总经理简历副总经理简历副总经理简历
管理者代表
04 05 06 总工程师 副总经理 技术部
07 T07 P07 质量部 凸加车间检验 皮加车间检验
D07 Z07-1 Z07-2 锻造车间检验 金相室 化验室
Z07-3 W07 09 铸造车间检验 外捡室 生配部
Z10-1 Z10-2 D10 凸轮轴铸造车间 皮带轮铸造车间 连杆锻造车间
T10 P10 G10 凸轮轴加工车间 皮带轮加工车间 工装车间
X10 11 12 小件车间 财务部 人力资源部
13 14 15 体系办 企管办 顾客
17 18 供方 ?16-? 资料室 采购中心 四、发放、登记
1、产品技术文件的发放填写《文件、资料发放登记表》;产品图样以及工艺、工装图纸等的发
放填写“产品、工艺、工装图样发放登记表”。由接收部门指定人员签收。 2、若顾客和供方需要产品图样、工艺等技术文件，则必须见到经技术部长及以上领导书面批
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准的通知，资料室方可复制发放给指定的接收单位。
3、若文件在使用过程中发生破损、字迹模糊等情况时，可凭原文件向资料室提出以旧换新;
资料员在原发文登记处作记载。
4、文件遗失、缺页时使用部门应填写“文件补发申请登记表”，向技术部提出书面申请，批准
后方可交资料室补发。补发的文件同正常文件一样须经登记发放。
5、任何部门不得自行复制文件进行使用。一经发现对责任人至少处以10元/张的罚款。 6、发放时间要求
1) 新产品开发阶段技术文件的发放:有甘特图的按技术部提供的甘特图时间节点发放，若
技术部文件资料提交到资料室已超过甘特图时间节点则尽快复制下发。没有甘特图的
按技术部的书面通知发放。
2) 转批量生产的技术文件资料发放:按技术部产品转批生产的通知或生产计划的要求下
发，保证不影响生产。
3) 以旧换新和文件遗失、缺页时接到申请后即补发。
四、使用
1、车间现场使用的工艺文件(如:控制计划、工艺卡片、炉前管理计划书、过程流程图等)
须塑封或装入文件夹后方可使用。
2、文件不得随意篡改，若有异议或新的建议需报主管部门由相关部门评审后按程序进行处理。 五、回收
1、按谁发放谁回收的原则执行，既由什么渠道下发的就由什么渠道回收，而且必须做好回收
记录。由资料室发出的文件资料最终由各部门和车间回收后交回资料室。 2、回收不及时或作废文件未收回造成误用的由相关责任人承担责任。
3、遗失文件找到后应立即交回资料室，留在现场造成误用的其后果由使用单位责任人承担。 4、接到技术部关于因零件停止生产而需收回相关技术文件的通知时，按通知要求收回文件并
处置，以防遗失和误用。
5、所有受控文件、图纸资料在非正当情况下遗失，至少处以10元/张的罚款。
资料室
*****年**月**日
编制/日期: 审核/日期: 批准/日期:
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浙公网安备 33021202002483