XX电子合同及审批单归档管理规范
文件编号：IFC-SUR1.002
版本：V1.0
为实现对XX电子科技有限公司合同及审批单的统一管理，现制定如下合同及审批单归档管理规范。
1. 国内业务/服务合同及审批单：
区域主管提交未编码的电子版合同及审批单给XX 走审批流程，由陈晓燕对审批单
进行编码，并在审批完成后扫描审批单。合同双方盖章后，陈晓燕须另外对合同进行编
码，并将合同扫描件、审批单扫描件一并归档。纸质的合同及审批单，由陈晓燕在每季
度末统一进行统计归档。
2. 海外业务/服务合同及审批单：
区域主管提交未编码的电子版合同及审批单给周密走审批流程，由周密对审批单进行
编码，并在审批完成后扫描审批单。合同双方盖章后，周密须对合同进行编码，并将合
同扫描件、审批单扫描件一并发给陈晓燕归档。纸质的合同及审批单，由周密在每季度
末统一交至陈晓燕处统计归档。
3. 物流合同及审批单：
由蔡文填写物流合同审批单并对审批单进行编码，审批完成后，蔡文负责扫描审批单
并存档。合同双方盖章后，由蔡文对合同进行编码及扫描存档，并将合同扫描件、审批
单扫描件一并发给陈晓燕归档。每季度末，蔡文须将当季度的纸质版物流合同、物流合
同审批单统一交至陈晓燕处统计归档。
4. 借机合同：
借机合同由雷美蓉负责走审批流程，使用通用的审批单（之前已完成审批），故归档
借机合同时不需要另外附上审批单。合同双方盖章后，雷美容负责对合同进行编码及扫
描，并将合同扫描件发给陈晓燕归档。纸质的借机合同由雷美蓉于每季度末统一交至陈
晓燕处统计归档。
5. 物料采购审批单：
各区域主管反馈物料采购信息给蔡文，由蔡文填写物料采购审批单并对审批单进行
编码，审批完成后，蔡文负责扫描审批单并将扫描件发给陈晓燕归档。每季度末，蔡文
须将当季度的纸质物料采购审批单及其他相关资料统一交至陈晓燕处统计归档。
6. 资产采购审批单：
采购高价资产（如维修设备等）时，须与供应商签订采购
协议
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。固定资产采购协议
不单独编码，仅作附件与审批单一并归档即可。雷美蓉负责走资产采购审批流程，并在
审批完成后对审批单进行编码和扫描留底。协议双方盖章后，雷美蓉负责扫描协议，并
将审批单扫描件和协议扫描件一并发给陈晓燕归档。纸质的资产采购审批单、采购协议
由雷美蓉在每季度末统一交至陈晓燕处统计归档。
7. 突发事故审批单：
各区域主管反馈突发事故信息给杨波，由杨波走突发事故审批流程并对审批单进行编
码。审批完成后，杨波负责对审批单进行扫描，并将扫描件发给陈晓燕备案。每季度末，
杨波须另外将当季度的所有突发事故审批单及其他相关资料统一交至陈晓燕处统计归
档。
8. 补料/备板审批单
各负责人将国内补料/备板需求提给杨波，杨波负责走国内备板审批流程，海外备板
由周密走审批流程。杨波负责对国、内外备板审批单统一进行编码。待审批完成后，杨
波须将审批单进行扫描和复印（海外备板审批完成后也一并将审批单交至杨波处），扫描
件发给陈晓燕存档，复印件交给蔡文下单采购物料。纸质审批单由杨波在每季度末统一
交至陈晓燕处统计归档。
9. 备机审批单
备机申请审批流程由雷美蓉负责跟进，雷美蓉须对相关审批单进行编码，并在审批完
成后将审批单扫描件发给陈晓燕存档。每季度末，再由雷美蓉将当季度的备机审批单、
及其他相关资料统一交至陈晓燕处统计归档。
10. 报废审批单
各相关负责人提交报废审批
表
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，审批完成后，由雷美蓉统一对审批表进行编码，并
将审批单扫描件发给陈晓燕归档。纸质的报废审批单及其他相关资料由雷美蓉在每季度
末统一交至陈晓燕处统计归档。
11. 费用类审批单
费用类审批流程由周密负责，周密须对相关审批单进行编码，并在审批完成后将审
批单扫描件发给陈晓燕归档。每季度末，再由周密将当季度的费用审批单及其他相关资
料统一交至陈晓燕处统计归档。
12. 其他类审批单
各相关负责人提交审批单，并在审批完成后将审批单交至陈晓燕。陈晓燕统一对审
批单进行编码及扫描存档，并在每季度末统计归档对应的审批单及其他相关资料。
浙公网安备 33021202002483