秘书接待工作综述

秘书接待工作综述 秘书接待工作书述 第节 接待的准节工作— 文秘人节节情、貌、耐心、节致的接待能使客人有节至如节的感节～而留下美好的印象。礼从来 节客人节由此节察到节位节节节的工作作节和蓬勃向上的精神节貌～因而在无形中也提高了本节位的真当 知名度和美度～节大了节位的影。反之～如果秘节的节度冷漠、言行节止粗节～那节～节的客人誉响来 就节节节节位整节水平太差而节节位失去信节。会个体 秘节要做好接待工作～前期的准节工作是非常重要的～是做好接待工作的前提件。秘节节它条 节接待工作的节境、物节心理三方面节行准节。从与个 一、做好接待工作的节境准节 公司的前台、客室、节公室是展示公司形象的口～秘节节使节些地方保持节、明亮、会窗当清 整节、美节～节节者一节节就能感到节里工作节范有序。同节～节公室部工作人节之节也节节情大方地互来内 相配合～节节者留下良好的印象。来 节公室、客室的节境一般可分节硬节境和节节境。会 ,硬节境1 硬节境包括节公室、客室的空、光节、节色、节公节节及客室的布置等外在客节件。会气会条 ;,节化节境。节公室、客室的节化是相重要的～节适地节放一些花卉或节色植物～会内当当1 室外周节节境节力求做到草坪、花木相映生节～节意然～富有生活力。盎气与 ;,空节境。空节境包括空的度、度、流通味道四因素～的好节人气气气温湿与个它坏2 的行节和心理有着大的影。因此～节在室安通节节节和空节～做好空的节节～且节常打节节很响内装气并 窗气气清当洒气气清透～保持空新。同节～也可适些味淡雅大方的空新节。 ;,光节节境。室要有适的照明～以自然光源节主～人造光源节节。切勿使光节节强～以内当3 免刺激眼睛。但光节也不节节弱～太暗引起人的节节疲节或心情节抑。会 ;,音节境。室要保持节、安～节节才能使客人心情舒节。同节也能使秘节人节集中声内静宁4 精力做好接待工作～有助于工作效率的提高。反之～节公室音节～使人心节意。声嘈会乱 ;,节公室布置。节公、文件、节印机等大件物品要节放合理～节节、文件、文具等物桌柜5 品要节节节放整节～节上可日节、公司徽节等～也可上市节节节和宣节照片等。挂挂网 ,节节境2 节节境是指节公室的工作、接待人节的人素节等在接待节程中节出的人文节境。主要有气氛个体来两个方面, ;,节节文化节境。是节节存在和节展的魂～同节也是接待节程中最能感节客人、能节节客人留灵1 下深刻印象的节西。如～科合理的节章 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 、节节有序的工作秩序、和节融洽的人节节系等。节公室学里良好的工作节～能节客人感受到节节节是有凝聚力的节节～而节节位留下良好的印象。氛个从 ;,接待节节境。包括接待人节接待的节度、节素节、接待节程的安排等。礼礼2 二、做好接待工作的物节准节 接待工作所需物品分节必节用品和节助用品节。两 ,必节用品的准节1 必节用品所有的接待工作都需要的用品～主要包括以下节节容,即几内 ;,节公节节。节节所用的椅、沙节、茶。要求椅等要节放整节～面节～有水节会桌几桌桌清没、1 节节。 ;,茶水茶具。节水机、茶具、茶、节料要准节节全。一般客人可以用一次性节杯～重与叶2 要客人要用正节茶具。 ;,文具用品。如节客人节需要节节用的和节等。会笔3 ;,节节架。节了使节者排解等待的节节～节节放置节节架～节放一些节节节志、节位介节等材料。来4 ,节助用品的准节 2 节助用品是指在部分接待工作中使用的物品～主要有, ;,接待用节。如迎送客人用的大小节节。1 ;,接待节志。如接待节节的节迎节节和指示牌～接待人节的节一服装和节件等。2 ;,接待节节。如节大会会真型代表节使用的节音器～部分节节需要的节节、节印机、节机、节像机3 等。 ;,接待品。部分接待工作需要节送品～礼礼尤其是一些涉外的接待工作。4 三、做好接待工作的心理准节 秘节节具节良好的待客心理～其核心就是要求秘节事事节节有强烈的“角色意节”、“服～节意节”体个即将体节出一“节”字～秘节人节节站在节方的立节上～心比心～以节相待。具表节在待人接物上节节节情节朗、存有、和节可节、节止大方～节节有助于节温礼离得节方的好感～节短彼此的心理距。如果秘节遇到不愉快的事而心情不佳～也节不能把个来来人的情节节到工作中～更不节节泄到节者身上。否节～节者就可能来来会听根据秘节的节节节度推节节节也不节情。那节“节节节、节节看、节节、事节节”的“衙节作节”令很人反感。 无节节的客人是节节的节是来沟气未节节的～是易于通的节是脾急躁的～都要节节方感到自己是受到节迎、得到重节的。客人当很礼多或节于节节的节候～仍要有有序地节理～更不能因客人节火或急躁而有失节～要着冷～节度礼沉静友善～耐心解节。 第二节 接待工作的基本程序 任何来找节的客人～都不节节节节前台或有节秘节而直接去被节者。前台、秘节的节任之一～就是要甄节客人～起到“节节”、“分流”的作用～节节节好的或有接待必要的客人及节得到接待～而把没有必要接待的客人客地节在节外～不要节客人气响直接节到上司或其他人～影工作。 迎客、待客、送客是接待工作中的三个礼基本节节～秘节人节节遵循节情周到、节大方、勤节节节、安全保密的原节～接待每一位节者～做到节切迎客、节情待客、貌送客。来礼根据客人是否节节可将来与来异客人分节节节节者未节节节者～节二者的接待方法大同小。 一、接待节节节者的工作程序 来 ;一,节切迎客 ,以良好的公司形象迎候采节者。节到客人的第一节节～节节节上同节做出如下的节作与表情,1 站起、来注节节方、微笑。 最初的迎客节言可以是,“您您好”、“好～节迎光节、“您您好～我能节做些什节等节!”?”切的节节。 节者当来来走近节～以站立姿节面节微笑主节节候。不同的公司有不同的接待节者的方法。在大公司里～所有节者都去来并来服节台或接待室～那里有节节的接待节节节初步接待～通知秘节了客人;在节公室的秘节最好在每天早上节接待节一份当来确天节者的名节,。秘节在向节节节后～按节节的指示将会客人节至节节节公室或客室。 如果是小公司～秘节的节公在节公室节口～或在桌来比节节眼的位置～节者节采后～秘节要主节打招呼。秘节不要首先主节伸手去和客人握手～但是如果客人首先作出了握手的表示～秘节节必节与其握手。 ,了解节者节来会定节面的部节或人节。一般而言～秘节人节在向客人节候后～客人主节告节秘节2 他所节的被节者是节～有什节事情。 ,通知被节者。接待人节通常要有公司部节节—份内内簿～努力节住节位有节人节的姓名以及他3 节所在的部节、科室。节节就可以方便使用部节节节工保持节系～同节节节内与随号簿节节根据节的节化而更新。 如果客人如节节～但节节来没歉却有按节定的节节返回公司节～秘节要代节节向客人节节地致～节其稍等奉上茶水。节上节节节系～如果等待的节节节节～秘节要与来概决告节节者大要等多少节节～节其做出定,是节节等节是改日再来会来。如果需要更改面节节～节先征求节者方便的节节～以便配合节节的节节表～等节节回 来决与确后～再定节节节节。留下客人的节系方式～及节客人节系定节面节节。 ,被节者不能节上接待。如果节者来来没比节定的节节的早得多～或被节者正好在忙～有节节节4 上接待～节节节者来入座～款待节料～节送节节节料以排遣节节。客人等待期节～秘节要及节节其节水～节客人知道～秘节一直在节注他的事。待节离定节节至分节～再通知被节者。510 ,按照节位要求节节者节放节客～提来卡并来离卡醒节者节节返节节客。5 ;二,节情待客 ,引节1 正引节节者至确来他节要去的部节或者按节位要求安排工作人节陪同前往～引节人节用手示意方向～自己走在客人右前方二三步并以节节度向着客人的角度走着～再配合客人走路的速度向前130 引节。在走道上～中节的位置是上位。 秘节在节节者引来并路节～必节注意自己的姿节～眼、口、肩、手都要有一致性～手指节～拇指弯来向掌节～掌心朝上～以腰部以上的高度指示着方向引路。如需乘节梯节～若有节梯工～节节客人先节先下～无节梯工节～节秘节先节后下～并按住节梯“节节”节～以免客人被节节住。 “节微节节节真你从你你个你”～的客人往往接待他的节节中节节定印象分。如果在某节节～做得欠妥当会个你极会很与～可能节客人感到受冷落。但如果在某节节～表节佳～客人节节公司节其照节。尊重所以～秘节在引节客人节～需要特节注意,文件收拾、客与礼挂礼交节、节节节、衣物放、引座节等节节。 ;,文件收拾。引节前～接待人节节节公上的文件将桌翻收拾好～重要的节节节起～以防他人1 节泄密。 ;,提示。引节节前去来会会晤上司～节提示,“李节理正在节室恭候各位。”或“我节节在2 前去李节理的节公室”～以便节节方思想上有所准节。 ;,同行。节同行节～通常与来来来当离走在节的右前方～配合节的步伐～保持适的距3 ;米左右,～不节并来左节回身节整步伐～节答提节～招呼客。1 ;,客与与交节。引节途中～接待人节可节客人熟节程度客人节行寒暄、交节～以示友好。4 ;,示意走向。在走道上～遇交叉或节～要弯来并伸出右手向节示意走向～节,“节节5 节。” ;,乘节梯。乘节梯前～节向客人节明,“在楼礼来并。”节出节梯都节节节先通行～节主节6× 操作按节～注意节梯节节合的节节～节节客人被节到。 ;,节节节。到客室、节节节公室等客节所前～接待人节节节礼来会会来停住脚步～节身面向节～7 节声并来“就是节里”～节节引节节节屋。如果是拉节;朝外节的节,～接待人节节站在走廊里按住节～等客人节入后再节入～如果是推节;朝内内内节的节,～接待人节节先入～把住节节～节客人入。 ;,衣物放。节挂内入室后～客人如有外套、帽子、雨节等物～征得客人同意后～接待8 人节可取节放于挂衣帽架或明节节～向客人节明,“先生～的外您挂套在节里。”× ;,引座礼份将节。节屋后～根据客人的身～其引至合适的座位～或由节节安排座位。如节9 节未到～接待人节可节客人节,“节坐～节理节上到～节稍候。”一般节～室节口节的来内离座位是上座。 ,招待2 引节人节客人引节至节节节公室或客室将会后～如需要介节～秘节节注意遵循“节尊者先了解节方的原节”节行介节。待客人坐下后与上司节在寒暄节～秘节可先征求客人的意愿～奉上茶水或节料。退出后～节节节节上。上司在客节～有将会条窃窃事需要通知上司～节节用节～不要直接节在上司的耳节私节。 以茶待客的节。茶是节礼国誉国来靡世界的三大无酒精节料之一～在我被节“节”～自古以就有“文人七件宝——画会礼琴棋节节酒茶”和“茶通六节”之节。以茶待客～以茶友～是至高的节。秘节在接待中节客人送茶节要注意以下几点, ;,待客人坐下后与即上司节在寒暄节节立上茶～不要等寒暄节后节入正节再送茶～节节就可1 能打节主客方的节节。上茶节～节会双将桌几双托节放置在子或茶上～手端出托节上的茶杯放到客人面前。 ;,可用袋泡茶～也可用上好的茶。叶国叶我节有名的茶有,节茶;西湖节井、洞庭碧2 螺春、黄阳山毛峰、节山云节、六安瓜片、信毛尖等,、节茶;祁节节茶等,、节节茶;武夷岩茶、 安溪节节音等,、花茶;茉莉花茶、花茶等,。玫瑰招待客人～一般冬季用节茶～夏季用节茶～春秋季用花茶节宜。 ;,一般客人可用次性节杯～重要的客人节用节—儿盖有把的瓷茶杯。茶具必节无破节～无节3 垢～要并洗干节～擦亮～消毒。 ;,泡茶节～茶水不宜节节～也不宜太节～一般以七成节宜～民节自古有“茶七酒八”的节礼4 要求。 ;,要注意客人杯中的茶水留残随随量～如已喝去一半～就要添加节水～喝添～使茶5 水节度基本保持前后一致～如果节淡～节节上新茶。叶 如客人是外节～或是在炎炎夏日～可征求客的意来愿送上合适的节料。 ;三,貌送客 礼 “出迎三步～身送七步”是迎送节客最基本的节。如客人提出礼辞告～秘节节等客人起身后再站起相送。切来没很礼辞忌等客人起身～自己先于客人起立相送～节是不貌的。若客人提出～告秘节仍端坐节公前～一节节桌礼“再节”～一节手中节忙着自己的事～甚至节不上看客人一眼～更是不貌的行节。 ;,和上司一起送客节～要比上司稍后一步。但在需要节节或按节梯节～秘节要节走步几去节节1 或按节梯按节。 ;,如果客人先伸出手～秘节可节之与来握手节节“节走好”、“再节”、“节迎下次再”等。2 即个使再忙～也不能忽略节节节。 ;,主节节客人取衣帽等物～节节一下面～并桌看是否有节西被节忘～节客人节节。如果客人有3 重物～秘节节客人提～但客人的公文包和帮随身的小包不要节着代拿。 ;,如是重要的客人～秘节节客人送到大节口或节节将旁～不要急于返回～节节手致意～等客4 人节节节离来后～再返回。需要节可节助节者节定出租节。 二、接待未节节节者的工作程序来 接待未节节节者的来基本工作程序如下, ,面节微笑主节节候来节者。1 ,了解到节方当与没礼被节者有节节节～仍以节迎的节度貌友好地接待～节其服节。2 ,节系有节部节或人节～看是否被节者或其他人节～能接节节者。来3 ,如果被节者当天可以接节～按照接待节节客人的工作程序节行。4 ,如果当确找当与来即来况天节不能到适的人节者节面～要立向节者节明情～切忌不要节客5 人节生“等一等节有希望”的节解～以免浪节方节节～使自双来并己更被节～主节节节者留言～向其保节尽将快留言或节节节交节被节人。 ,如被节者节有节节～但不想接节采节者。秘节可节情而况来定～是直接告节节者不能接节的原因～6 节是以被节者有节节接节或不在公司等节没悦借口～告节客人被节者不能接节～以免客人不。 节于以下节些节者～秘节节节节节待,来慎 ;,固节任性的节者。有些节者不来来听蛮任何解节～胡节节非节节节不可～甚至出言不节～秘节1 也节节毫不妥节;但要注意貌,地反节节行解节～礼并写会建节节方留言或信节节节～节节看到做相节的节理。 ;,节行威节的节者。如果节者节秘节节行来来你悄悄威节～可以地告节节节～或节位保安部节～千2 万不要无理、可能节与蛮横来来冲危节的节者直接突。 ;,情节激节的节者。有节来来静气候节者由于各节原因情节激节。秘节一定要保持冷～节平节3 地节方与与冲交节～切勿节方节生突。 第三节 接待节格与划接待节 一、接待节格的节节及确定 ;一,接待节格的节节 接待节格是以陪同节节的角度而言的。接待节格定决了其他的人节、日程安排及节节节支～包括节 到机节、节站迎接、送节～节全程陪同～宴节的节格、地点～住宿的节节等节、房节节准等等～节些都受到接待节格的制节。接待节格节高～影节节的正常工作～接待节响响与确格节低～影交往节象的节系～所以定接待节格节节重全面地慎考节。 接待节格的最节决参当来当定节在上司那里～秘节节提供考意节。接待节格定下以后～秘节节把我方主要陪同人节的姓名、身份以及日程安排及行程告知节方～征求节方意节～得到节方节可。接待节格有三节,高节格接待、节等接待、低节格接待。 ,高节格接待 1 主方主要陪同人节比主要节的节位、节节高的接待～就是高节来格接待。如公司副节节理接待上节节位派来况了解情的工作人节或接待一位重要客节的部节节理。高节格接待表明节被接待一方的重节和友好。 ,节等节格接待2 主方的主要陪同人节主要节的节位、节节相的接待～就是节等节与来当格接待。节是最常用的接待节格。 ,低节格接待3 主方的主要陪同人节比主要节的节位、节节来低的接待～就是低节格接待。节节接待节格常用于基节节位～比如上节节节到下属属会属企节节察～下企节的最高节节的节位也不高于上节节节～节就于低节格接待。 ;二,接待节格的确定 在一般的公节活节中～采用最多的是节等节格接待。有节节了某些需要～可以根据具情节整体况接待节格。节就要求秘节首先要了解客人的身份来响～向节节节示或建节由节出面接待最合适。影到接待节格的因素主要有以下几点, ,节者的来份来份当来份当身。一般节～主方接待人节的身节同节人身相节～或高于节方。如1 果无法做到节等节格接待～节节提前告知节方～致以意～节节是并歉否同意安排其他节位稍低人节接待 ,方的节系和双双决会利益。方的节系和节节事节所涉及的利益～是定由节出面节的重要。依据2 双与份会即方节系密切且事节重大或我方非常希望节展节方的节系节～可以派出身节高的节节人出面节～高节格接待。反之～也可以低节格接待节方。 ,节方的节要求。有节节方主节提出节会会尽某某节节人的要求～如无特节原因～节量节足节方的3 要求。如果不能节足节方的求节要求～节做好解节工作。当 ,一些突然的节化影到会响既定的接待节格～如上司生病或节节出差～只得节他人代替～4 遇到节节情～必节向客人解节况清并歉楚～道。 ,节以前接待节的客人～接待节格最好照上一次的节准。参5 二、制定接待节划 接待节者～来来个特节是接待重要节客或节节的第一节工作～就是节定一接待方案～也就是通常所节的接待工作节。接待工作节一要有节节性～节节节人节的具节划划即来体目的和任节～二要切节可行～即当个体节符合节的主客节节件。条 三、具准节接待工作 体 要节节好接待节～秘节划划内除了要了解前面提到的接待工作主要任节、接待工作节等五节主要容外～节节当体并将来划熟悉一般接待工作的具事节～其节化～节节才能使制定出的接待节有节强的可操作性。 ;一,具接待体内事节准节容 ,了解节来况来况国体来数基本情。节的基本情包括,所在籍、具节位、此行目的、节天、1 一行人、到的日期和地数达个教点～以及每成节的姓名、性节、年节、节节、节节、民族、宗信仰、节俗节节、健康状况等。 ,节节接待初步意节。客方将况并况写划基本情节告节节～根据客方意节和己方节节情节接待节节及2 日程安排的初步意节～一节节节节并会划并批示。如是涉外接待～节同外事部节共同节节接待节～节节有节节节部节节批。 ,确来个定陪同人节名节。根据节的工作任节～事先节节出各活节节目的陪同人节名节～节节节节批准3 后～立即并通知有节人节不要外出～做好各方面的准节工作。要节持陪同人节“少而精”的原节～尽并尽响量降低接待成本～可能不影本节位日常工作的正常节行。 ,确来达将确与定活节日程表。节到前～秘节就节节节定好的接待日程安排表交节节节后～节方4 相节人节节～方确双来达商节定稿。定稿后交相节节位相节部节及人节做相节的准节。节到后～如有必要也可日程安排印节节所有节～节将来个数从极个每人都做到心中有～而节配合～提高整接待工作的效率。 ,安排好接站及返程票的节节、节节。根据来份离节身及抵日期、地点、安排有节节节和工作5 人节到节站、机节、节节迎送。迎客节节提前分节到。可达事先准节好“接站牌”或手提节音喇叭。等15 节节、节节返程节票、机票、船票节～节事先征节节意节。来 ,安排好节来来份体体住宿。根据节身和具要求～节助具接待部节安排好住宿～可在节节、6 酒店节节节房或套节。要特节注意做好节来灾盗住地防、防和安全保障。 ,安排节节拜节节。节节合适的节机～来体礼来按照大节等的节原节～安排有节节节到节下榻的节节、节7 店去看望客人～作节性的礼真听来拜节。要事先安排好陪同人节～节取节节接待工作的意节和建节～回来真后节落节。注意拜节节节不宜节节～控制在分节～不宜节多占用节的来休息节节～节节也不宜节短～20—45 以免节生“走形式”之嫌～节人感节缺乏节意。 ,安排好餐节及宴节。根据节位节定节准及节的节来来食节节～安排好节的节食。要特节注意不同8 民族、宗教并确的节食禁忌～保食品节生和节食安全。安排宴节节根据有节节定和工作需要～可以在恰当份的节候安排宴节。涉外接待一般都节安排宴节。要根据主节的身～安排主方有节节节人出面宴节节事先定宴确并节节准依据主节节食节节节节宴节形式～可以是中餐～也可以是西餐。最好事先征求客方意节。在宴节的节节安排上要注意避节不同民族、不同国教家、不同宗的忌日。 ,安排好工作用节。根据节节工作需要和节需要～安排好整接待期节的工作用节。来个每次9 外出要节节节节、真况况确路～节保交通安全。若是强外节～节要通知公安部节做好外事安全保节工作。 ,安排好节、节等会参来会会参事宜。根据节的工作任节安排好节节、节节考察等事宜。要充10 分做好准节工作提并会笔供节节全程服节。比如做好节室布置、座次安排、茶水、节、节品、节品、节列、节解、节节操作表演、有节情的节面材料等况各节准节工作。 ,安排节光旅游。根据来况区节意愿和节节情～安排到节景和名节古迹的游节活节～注意交11 通安全～避免意外节害事件的节生。 ,安排好文化节节及体条况来育活节。在件节可的情下～节节安排一些文化节节活节～如节影、12 地方节、歌舞节、舞会卡、拉、节活节之节。画内既丰注意活节容要富多彩、有吸引力～又要健0K 康向上、有利于陶冶情操。可以根据来当体节的生活节节和要求～适安排一些育活节。要事先通知有节体并运体育节;节,做好节地、器材等准节～安排陪同人节。要注意避免节量节大的育节目～保节来体并内节的身健康～做好安全防范工作～避免意外节害。一般可节节保节球、室游泳、台球、节节球、高节夫球等活节节目。 ,安排新节节道工作。如果节有重要来份身或活节具有重要意节～特节是重要的外事活节～13 节节通知有节新节媒体况并派人节行采节、节道、节节介节情、安排采节节象节节等～受节节委托节稿件节行节核、把节。如是外事活节～新节稿件节必节节外事部节节节。 ,互节节念品或合影留念。根据工作需要可以节互节品或节与来礼念品～也可合影留念。14 节根据来礼国教节的节俗节节节节品或节念品～特节要注意避节不同民族、不同家、不同宗的禁忌。 ,及节做好接待节节节算。在客人节走前～节按节定做好接待节节的节算。做到节目楚清～、手节节节15 以免使日后节理节生矛盾。 ,安排好送行事宜。节节去节～节安排有节节节或工作人节节客人送行。可以提前去客人来离16 下榻的节节、节店送行～也可以去节站、机节、节节节客人送行。若是外节～有节节要节行节行宴会。也有节客出面节行答节、告节宴会哪会与的。不节是节宴～主人都节提供良好服节。要注意的是～送客迎客同等重要～节善始善节～切忌虎节蛇尾～节节才能节客人留下良好印象和美好回节～节今后节一步合作打下良好基节。 ;二,制作接待工作节节表 接待工作节节表是在接待日程表的基节上～节合接待工作的要求～将并每节工作节化～落节到具节节人。一般而言～体体比节重要节客的接待及节接待～都需要制作接待节节表。接待节节表节节节节核通节后～要在节节节节主持下至少召节一次节节～明分工节会确与跟与任。节节秘节～起着全程踪节节的作用。秘节节每次跟踪的节果都要做好节节～表格节节可用版面向排横内填列～节节各节容可以列得更加节A4 节。